Opdrachtbevestiging Accountant - Honorarium en Beperkingen

[Martinzed]

Opdrachtbevestiging Accountant - Honorarium en Beperkingen

Ik heb onlangs afgesproken met een accountant dat hij de fiscale aangifte voor mijn eenmanszaak doet, en daarvoor de nodige overzichten produceert.

Tijdens dat gesprek heeft hij een schatting gemaakt van de kosten, en hebben we doorgenomen welke informatie hij van mij nodig heeft om dit voor mij uit te kunnen voeren. In eerste instantie heeft hij aangegeven op basis van dit gesprek voor mij aan de slag te gaan.

Vorige maand heb ik hem van alle benodigde fiscale en financiële informatie voorzien.

Nu heb ik een opdrachtbevestiging ontvangen, waar:

- Alleen gesproken wordt over de samenstellingsopdracht, zijnde een jaarrekening (en niet over het verzorgen van de aangifte).

- Géén schatting wordt gemaakt naar de hoeveelheid uren of te maken kosten, wél wordt gesproken over het factureren per kwartaal en de betaaltermijn.

- Uitdrukkelijk een beperking wordt opgelegd tav. het openbaar maken van de samenstellingsopdracht en de bijbehorende jaarrekening zonder de uitdrukkelijke toestemming van de accountant.

Ik voel me onaangenaam "verrast", niet zozeer door de opdrachtbevestiging, als wel door de inhoud hiervan, welke in mijn beleving afwijkt van het voorafgaande "vrije" gesprek.

Heeft iemand hier ervaring mee? Zijn bovenstaande clausules gebruikelijk, danwel zijn mijn verwachtingen ten aanzien hiervan redelijk?

Graag jullie professionele mening.

[Joost Rietveld]

Dag Martin

 

Het is vreemd dat de offerte niet bevat wat je gevraagd had. Advies is eigenlijk kort:

als je nog met deze partij wilt samenwerken, wijs hem dan op de gebreken in zijn offerte en vraag altijd om een inschatting van de kosten. Nu staat de deur wagenwijd open voor hem om maar uren te schrijven en dan weet je nooit waar je aan toe bent.

 

Openbaarmaking van de jaarrekening kan de accountant wel eisen, maar is echt onzin! Als jouw bank er om vraagt, dan moet je die gewoon kunnen geven.

 

Andere vraag: waarom wil je met jouw eenmanszaak een accountant hebben? Is nergens voor nodig namelijk.

 

groet

Joost

[ronaldinho]

Dat is een standaardbepaling die veel accountants hanteren. De accountant is vervolgens verplicht om die toestemming te verlenen, maar stelt daarbij voorwaarden die bedoeld zijn om de kans op misbruik te verkleinen. Die voorwaarden zien op wat er in welke vorm openbaar gemaakt wordt en hoe (ook gelet op de wettelijke regels bij verplichte samenstel- of controleopdrachten). Mede omdat de verklaring wordt afgegeven voordat de jaarrekening wordt goedgekeurd. Is voor een eenmanszaak wat minder relevant, maar je budget is waarschijnlijk niet zo groot dat de accountant tijd heeft om dat allemaal aan de specifieke situatie aan te passen. Zoals Joost namelijk opmerkt: waarom een accountant?

[Joost Rietveld]

Is voor een eenmanszaak wat minder relevant,

 

Precies mijn idee en dus een vrij onzinnige bepaling in de offerte. Vraag blijft dan ook waarom de offerte niet aansluit bij je vraag en behoeften! Als de accountant daar niet op wil matchen met je incl. opgave van tenminste aan kostenraming, dan is het tijd een ander te zoeken.

 

succes

Joost

[Martinzed]

Ik had de man ook gewoon gevraagd, gezien de beperkte hoeveelheid activiteiten die ik als eenmanszaak heb, om zich te beperken tot mijn belastingaangifte, en daar is hij in ons gesprek akkoord mee gegaan.Ik vind dat zelf in ieder geval voor zo'n eerste jaar erg spannend.

Moet hij daarvoor dan ook een jaarrekening opstellen?

Zélf heb ik een overzicht gemaakt van mijn financiële mutaties (34 over heel 2010) deze bevat alleen geen echte boekhoudposten met grootboeknrs.

[odeon]

 

In principe kun je volstaan met de winstaangifte. In de winstaangifte staan een balans en winst- en verliesrekening. Met de huidige software kan een jaarrekening rechtstreeks ingelezen worden in de winstaangifte. Het opstellen van een jaarrekening kost dan weinig extra tijd t.o.v. het inkloppen van de cijfers in de winstaangifte. Bovendien geeft een jaarrekening (als het goed is) meer informatie dan een winstaangifte.

 

De jaarrekening is dus niet alleen bedoeld om aangifte te doen, maar geeft je ook belangrijke informatie voor het aan-/bijsturen van je onderneming.

 

Odeon

 

 

 

[Martinzed]

Hij heeft inderdaad tijdens ons gesprek gesproken over het maken van de winst- en verliesrekening. Als ik jou goed begrijp, is de jaarrekening dan extra, maar voor hem met de huidige software waarschijnlijk een beter alternatief, want met het opstellen van de een, heb je gelijk de ander.

Blijkbaar is hij dan van mening veranderd, en dat vind ik an sich niet erg, als dit niet meteen leidt tot het schieten naar een mug met een kanon, ook in termen van kosten.

Als ik jullie zo lees, ga ik hem dat ook in deze bewoordingen vertellen, en dan verwacht ik dat hij de offerte/opdrachtbevestiging op die punten (kostenschatting/toestemming) aanpast.

Als iemand andere suggesties heeft, hou ik me aanbevolen. Vooralsnog dank voor de hulp!

[Joost Rietveld]

vraag hem inderdaad om een nieuwe offerte, zonder jaarrekening en alleen voor de balans en W&V i.c.m. de IB aangifte + winstbijlage.

 

groet

Joost

[postmerger]

Wellicht ook goed om af te spreken of de accountant ook vragen beantwoord die gedurende het jaar gaan spelen op specifieke onderwerpen. Sommige ondernemers besteden liever alles uit aan een accountant, maar worden dan nog wel eens door hoge(re) accountancykosten verrast, even vaststellen wat de accountant als service ziet en waar wel een rekening voor gestuurd zal worden kan helpen dit te voorkomen,

 

groet Robrecht

[Nattetas]

De opdrachtbevestiging staan bij accountantskantoren los van de offerte.

 

Deze wordt door beroepsregels verplicht gesteld voor de werkzaamheden die de accountant verricht. Hierin staan de voorwaarden van de opdracht, de werkzaamheden die hij uit gaat voeren en wie waarvoor verantwoordelijk is de offerte wordt in mij ervaring altijd los opgesteld.

 

In zijn slordigheid heeft hij hoogstwaarschijnlijk een standaard template gebruikt en deze (wie weet uit kostenoverwegingen...) niet aangepast naar jullie afspraken.

 

Als er wordt gesproken over samenstelwerkzaamheden terwijl je dit niet afgesproken hebt lijkt het mij in ieder geval een goede om de opdrachtbevestiging niet te tekenen. Als je verder schriftelijke afspraken hebt over de prijs zal ik je niet al te druk maken om deze opdracthbevestiging.

 

Waarom stel je deze vraag overigens op het forum in plaats van aan hem zelf?

 

[Martinzed]

Dank, ik heb mijn reactie zoals eerder verwoord reeds verzonden, ik vermoed idd. dat ik een standaard brief gehad heb. Ik wacht de reactie even af. Nogmaals dank voor de tips.

[P.J.]

Zoals Joost al stelde heb je als eenmanszaak helemaal geen administratieve/fiscale hulp nodig op accountantsniveau. Dat kan je ook nog eens onverwacht duur komen te staan. Je kunt beter een ter zaken kundige administrateur zoeken, waar je een goed persoonlijk contact mee hebt en die je goede bijkomende adviezen geeft. Een accountant zit over het algemeen als deelgenoot op een duur kantoor en is voor een eenmanszaak veel te afstandelijk.

[Jantax]

P.J., als fiscalist pur sang voel ik mij geroepen om te reageren op jouw post. Uiteraard weten veel accountants en administrateurs (boekhouders) ook best veel van fiscale zaken, maar dat betekent nog niet dat ze op fiscaal gebied ook het naadje van de kous weten, laat staan dat ze er goed over (kunnen) adviseren. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de instelling waarmee gewerkt wordt.

 

Een boekhouder is nog meer dan een accountant iemand die het liefst zo vaak mogelijk hetzelfde kunstje herhaalt: transacties inboeken en verwerken tot cijfermatige overzichtjes. Boekhouders en accountants zijn dus dol op steeds weer hetzelfde werk, want dat kun je zo efficiënt mogelijk inrichten. Om diezelfde reden hebben zij veelal een bloedhekel aan fiscaal maatwerk, want daarvoor moet je steeds weer opnieuw investeren in kennis zonder dat je bij voorbaat weet hoeveel elke investering in een bepaald onderwerp oplevert. Accountants en boekhouders vinden een kleine ondernemer en zeker een starter vaak dus een pain in the ass, of een veel-geschreeuw-weinig-wol-klant, want zo'n klant betekent veelal weinig administratie (efficiënt stampwerk), maar des te meer fiscaal maatwerk. Hun offertes en werkwijze passen ze daar vaak op aan = je betaalt als starter teveel voor het standaard stampwerk en er wordt te weinig aandacht besteed aan fiscale optimalisatie.

 

Mijn welgemeende en oprechte advies aan elke starter is daarom: zoek een fiscalist die het stampwerk overlaat aan een goedkope boekhouder, maar die je met alle plezier helpt om de boel fiscaal te optimaliseren. Dan loop je niet onnodig fiscale voordelen mis en loop je het minste risico dat er verkeerde fiscale keuzes worden gemaakt.

 

Nog even een voorbeeld om dit te illustreren: een vriend van me zocht als starter onlangs een goedkope boekhouder. Ik heb hem geadviseerd om zeker ook een offerte op te vragen bij een klein kantoor waar een CB-fiscalist de boel leidt én om elke potentiële partij de vraag te stellen of hij wegens werken in/vanuit zijn woning een deel van de huur kon aftrekken. De CB'er was de enige die het juiste antwoord/advies op deze vraag gaf (zie elders op deze site), waardoor dat het enige kantoor was dat hem geen aftrekpost van per saldo E 9.000 per jaar(!) door de neus boorde. En dat terwijl zijn totale offerte maar E 25 hoger was dan die van de andere partijen.

[P.J.]

Excuses Jan. Terecht dat je reageert. Ik had even niet gedacht aan de verschillende expertise in jullie vakgebied. Maar dat komt ook wel een beetje omdat de TS niet laat doorschemeren dat hij op fiscale voordelen uit was.

 

Ik hoop op de beachparty een glaasje met je te heffen.

[Nattetas]

Één kneus voor de man die denkt dat alle boekhouders en accountants niet voldoende fiscale kennis hebben van een eenmanszaak met enkele mutaties per jaar om er optimale fiscale voordelen uit te kunnen halen.

 

In elk vak, elk vakgebied, elke branche, op iedere hoek van de straat heb je mensen die hun vak beheersen, vak niet beheersen, zo snel mogelijk geld willen verdienen, de kantjes ervan af lopen en mensen die hun werk goed doen.

 

Maar om dan glashard te beweren dat fiscalisten meer voordeel uit een eenmanszaak kunnen halen dan boekhouders of accountants getuigt van een overschatting van je eigen vakgebied.

 

 

[Joost Rietveld]

@nattetas

 

Dit ben ik hartgrondig met je oneens. Ten eerste geeft Jan een prima onderbouwing van zijn mening en ten tweede is het echt geen zelfoverschatting. Ieder zijn vak en ook al lijkt het alsof elke boekhouder zijn klanten op zijn eigen niveau kan bedienen, toch kun je gewoon niet verwachten dat de fiscale regels voor iedere boekhouder helder zijn.

 

Neem nu de auto van de zaak. Zelfs op HL, ondanks de notitie van Van Driel Fruijtier, blijven er vragen komen. Inbreng in een BV ruisend, geruisloos? Of gewoon staken en verkopen aan de BV? Alle uitzonderingen in de loonbelasting, werkkostenregeling? Hoe te handelen met de BTW bij ICP sinds 2010 bij diensten? Alle IB voordelen bij de koop van een 14% bijtelling auto? Juiste toepassing van de KOR bij BTW verlegd?

 

Ook ik zie dat dit soort zaken niet altijd goed behandeld worden door boekhouders. Vergis je niet: Jan en ik scheren niemand over een kam. Er zijn prima kantoren die deze kennis wel hebben, maar het merendeel beschikt hier niet over en voert deze werkzaamheden of wel incorrect uit of ziet ze niet.

 

Daarmee is Jans stelling er wel een van waarde.

 

groet

Joost

[Jantax]

Één kneus voor de man die denkt dat alle boekhouders en accountants niet voldoende fiscale kennis hebben van een eenmanszaak met enkele mutaties per jaar om er optimale fiscale voordelen uit te kunnen halen.

 

In elk vak, elk vakgebied, elke branche, op iedere hoek van de straat heb je mensen die hun vak beheersen, vak niet beheersen, zo snel mogelijk geld willen verdienen, de kantjes ervan af lopen en mensen die hun werk goed doen.

 

Maar om dan glashard te beweren dat fiscalisten meer voordeel uit een eenmanszaak kunnen halen dan boekhouders of accountants getuigt van een overschatting van je eigen vakgebied.

 

Zo, één kneus maar? Kom ik daar even goed weg! En dan ook nog een compensatiereus en bijval van Joost! Dankje Joost! ;D

 

Nattetas, waarschijnlijk ben jij één van de vele uitzonderingen op de regel die ik in mijn vorige post heb verkondigd, maar daarmee heb je mij er nog niet van overtuigd dat die regel niet klopt. Boekhouden en accountancy zijn gewoon een andere business dan fiscaal advies en vergen dan ook heel andere kwaliteiten en persoonlijkheden, al zijn er natuurlijk ook de nodige overeenkomsten tussen beide beroepsgroepen te constateren.

 

Niet om er nóg een kneus bij te halen (maar feel free to do so), maar om mijn stelling nog iets meer te onderbouwen, dat boekhouders (door omstandigheden) niet altijd de beste fiscale adviezen geven, het volgende:

 

Een boekhouder houdt i.h.a. niet van het kritisch lezen van ingewikkelde wetteksten en rechtspraak, want dat kost hem veel tijd. En zoveel tijd heeft hij i.h.a. niet inbegroot in zijn offerte voor het jaarwerk inclusief antwoord op "kleine fiscale vragen", zoals hij dat zo mooi, klantvriendelijk en vooral cryptisch weet te omschrijven. Daarom neemt menig kleine zelfstandige boekhouder in een voorkomend geval al snel zijn toevlucht tot een belastingalmanak waar alles in Jip &Janneke taal instaat, kijkt hij op de site van de Belastingdienst, of belt hij de Belastingtelefoon. En natuurlijk put hij ook uit zijn verzameling "Tips & Advies" waarin alles nóg bondiger en stelliger in staat en met van die handige wijsvingertjes erbij.

 

Alleen bij "kleine vragen" waarbij hem het zweet uitbreekt en dit niet stopt tijdens zijn eigen korte speurtocht, raadpleegt hij misschien nog eens een fiscalist. Maar liever doet hij dat niet, want vaak krijgt hij dan eerst een hele hoop lastige vragen terug en ingewikkelde antwoorden met de nodige mitsen en maren. Vaak snapt hij zelf al niet waarom dat allemaal zo moet, dus dit doorspelen en uitleggen aan zijn klant ziet hij al helemaal niet zitten.

 

Vooral de kleine zelfstandige boekhouder die houdt van kort, snel en duidelijk, is dus liever niet al te kritisch en kiest daarom liever een standpunt dat hij kort, snel en duidelijk kan verkopen aan zijn klant en zoekt daar de hem bekende passende argumenten bij. Een kort en duidelijk antwoord én geen hoge nota, wat wil je als klant nog meer? Niets toch? Dus de klant is helemaal blij en blijft klant....

 

...Totdat de fiscus een boekencontrole komt doen en een streep haalt door datgene waarvan de boekhouder ooit had gezegd dat het wel kon, of de klant opeens iets over een aftrekpost leest of hoort, waarvan de boekhouder ooit had gezegd dat het niet kon. Dan is de klant opeens niet meer zo blij met zijn goedkope kleine zelfstandige boekhouder en zijn bijna gratis antwoorden op "kleine fiscale vragen". Had hij die "kleine fiscale vragen" waarvan hij al had kunnen vermoeden dat het antwoord en de fiscale gevolgen nogal wat minder klein zouden zijn, nou toch maar rechtstreeks aan een echte fiscalist gesteld...

[Hermes Ratgers]

En zo kunnen we doorgaan:

- juridische vragen stellen we natuurlijk ook allemaal aan een advocaat

- websites laten we alleen maar maken door mensen die daarvoor minimaal op afgestudeerd zijn

- de teksten wordt opgesteld door een professor

 

 

of kan een fiscalist dat allemaal ook?

 

Maar Jan, ga je voor je brood naar een banketbakker of een supermarkt?

Koop jij nooit je bloemen waar de prijs / kwaliteit verhouding het beste is?

 

Geen enkele fiscalist weet alles. Ook al ben je afgestudeerd, niemand kan weten of diegene de juiste adviezen geeft.

Dat is een gok, waarvan je de uitkomst nooit van te voren weet.

 

Het belangrijkste is wel, dat je van te voren weet wat het niveau en de ervaring is van degene die je vertrouwd.

Dat kan je nagaan (bijv via Linkedin).

Doe dat dan ook!

 

 

[odeon]

Hieraan wil ik nog aan toevoegen dat boekhouders niet tot nauwelijks georganiseerd zijn. Ze zijn doorgaans niet aangesloten bij een beroepsvereniging, hebben geen plicht tot permanente educatie (zodat hun vakkennis vaak niet optimaal is) en vallen niet onder tuchtrecht (zodat een klagende cliënt juridische minder sterk staat). De boekhouders zijn in feite de vrije jongens onder de adminstratieve dienstverleners. Natuurlijk zijn er boekhouders die hun klanten uitstekend weten te bedienen en precies weten wanneer ze een "specialist" moeten inschakelen, maar er zit ook veel kaf onder het koren. De meeste ondernemers zijn nauwelijks in staat om te beoordelen of zijn boekhouder wel of niet over de vereiste vakbekwaamheid beschikt. En inderdaad, bij een belastingcontrole vallen veel boekhouders door de mand. Maar dan is er voor de cliënt al veel (onherstelbare) schade aangericht. Vaak is het toch een kwestie van "penny wise, pound foolish".

[Joost Rietveld]

Maar Jan, ga je voor je brood naar een banketbakker of een supermarkt?

Koop jij nooit je bloemen waar de prijs / kwaliteit verhouding het beste is?

 

Geen enkele fiscalist weet alles.

 

Dat beweren we ook niet. Maar het beeld dat een fiscalist die meekijkt over de schouder van de boekhouder ineens heel veel geld zou gaan kosten is ook vreemd. Juist als je kijkt naar prijs-kwaliteit zou je er goed aan doen...

[Jantax]

En zo kunnen we doorgaan:

- juridische vragen stellen we natuurlijk ook allemaal aan een advocaat

- websites laten we alleen maar maken door mensen die daarvoor minimaal op afgestudeerd zijn

- de teksten wordt opgesteld door een professor

 

of kan een fiscalist dat allemaal ook?

 

Maar Jan, ga je voor je brood naar een banketbakker of een supermarkt?

Koop jij nooit je bloemen waar de prijs / kwaliteit verhouding het beste is?

 

Geen enkele fiscalist weet alles. Ook al ben je afgestudeerd, niemand kan weten of diegene de juiste adviezen geeft.

Dat is een gok, waarvan je de uitkomst nooit van te voren weet.

 

Het belangrijkste is wel, dat je van te voren weet wat het niveau en de ervaring is van degene die je vertrouwd.

Dat kan je nagaan (bijv via Linkedin).

Doe dat dan ook!

 

HeRaFin, je slaat de spijker op zijn kop: niemand zit te wachten op hoge nota's. Vrijwel iedereen die de nota uit eigen zak moet betalen, is dus al snel geneigd om te gaan voor het goedkopere alternatief. Ook op het gebied van fiscale en juridische zaken. En waarom ook niet? Want net als spullen van het AH-huismerk kan ook dat best goed uitpakken. Je weet het alleen nooit zeker.

 

Daarom is het verstandig om voor bepaalde zaken een erkend specialist te raadplegen. Bijvoorbeeld voor ingrijpende fiscaaljuridische beslissingen zoals die over (wijziging van) de rechtsvorm en de etikettering van gemengd gebruikte kostbare vermogensbestanddelen. Ook al heb je dan nog steeds niet de garantie dat je het perfecte advies krijgt, je hebt er dan wel veel aan gedaan om het wél te krijgen. Bovendien heb je - als het achteraf toch geen goed advies blijkt te zijn - dan een veel betere mogelijkheid om de adviseur aan te klagen en om de schade vergoed te krijgen. Een echte fiscalist is immers aangesloten bij een degelijke beroepsorganisatie met een gedegen permanente educatie- klachten- en tuchtregeling en zo'n fiscalist heeft ook een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

 

Je kunt als kleine ondernemer dus ruwweg één van de drie wegen volgen:

1. bent niet bereid om te betalen voor goed advies, gaat in zee met de allergoedkoopste boekhouder, denkt dat het allemaal wel niet zo'n vaart zal lopen, geeft hem de schuld als er toch zaken fout gaan en neemt verder je verlies.

2. Je bent wel bereid om te betalen voor goed advies, maar vertrouwt geheel op je wat duurdere kwaliteitsboekhouder, en gaat ervan uit dat die zijn beperkingen kent, dus zo nodig op tijd een fiscalist inschakelt, of

3. Je bent bereid om te betalen voor goed advies, maar vertrouwt niet geheel op je wat duurdere kwaliteitsboekhouder, dus vragen over ingrijpende fiscale zaken leg je rechtstreeks voor aan een fiscalist die aan de hierboven genoemde criteria voldoet.

 

Soms heeft zo'n fiscalist een goede samenwerking met één of meer goede maar niet al te dure boekhouders en doen zij allemaal waar ze het beste in zijn. Waarom zou je als kleine ondernemer dan nog onnodig risico lopen en alles via een boekhouder laten lopen waarvan je nooit zeker weet dat hij verantwoord omgaat met jouw lastiger fiscale vragen?