Herrie met een opdrachtgever

[MVproject]

Beste allemaal,

 

misschien kunnen jullie wat advies geven als onbevooroordeelde buitenstaanders.

 

Ik heb een aantal opdrachtgevers waarbij het vooral gaat om stichtingen met een bestuur op afstand. Ik verzorg voor hen het dagelijks reilen en zeilen en de besturen komen ca 4 keer per jaar bij elkaar. Van alle stichtingen is er vaak wel 1 bestuurslid dat zich wat meer met de inhoud bemoeit. De stichting legt weer verantwoording af aan een overheidsinstantie die ook de subsidie verstrekt.

 

Bij 1 opdrachtgever heb ik al vanaf het begin problemen. Ik ben aan deze opdracht gekomen via een van mijn andere opdrachtgevers. De opdracht is een aantal jaar uitgevoerd door een grote organisatie maar de persoon die zij erop gezet hadden heeft er een zootje van gemaakt. Ik ben in eerste instantie aangetrokken om hem te helpen en toen het niet meer ging is na veel pijn en moeite de opdracht naar mij toe gegaan (er waren geen andere kandidaten die het konden leveren voor het beschikbare budget)

 

Ik heb het gevoel dat men de problemen van mijn voorganger nog steeds meeneemt in mijn functioneren. Er worden continu stokken gezocht om de hond te slaan. Op zich kan ik dat nog wel handelen, het is ook wel een uitdaging om je zaken echt scherp op orde te hebben. Maar de extra werkdruk die dit met zich meebrengt heeft me al een inhuurkracht gekost.

 

Daarnaast is er bij de overheidsinstantie waar ik mee samen moet werken een interne strijd gaande tussen verschillende afdelingen die elkaar in de haren vliegen en waar ze kunnen mij daarbij betrekken.

 

De combinatie van deze twee zaken levert een niet zo prettige werkomgeving op. En los van het feit dat het veel energie kost, kost het ook veel tijd. Veel meer dan de uren die begroot zijn op basis van het budget.

 

In feite spelen hier dus 3 zaken:

1) het bestuur trekt mijn integriteit in twijfel

2) werksfeer bij de instantie waar ik geplaatst ben is onder het vriespunt

3) door het extra werk dat dit met zich meebrengt lopen de uren ver boven de begroting op

 

ad 1) Dit steekt me persoonlijk het hardst. Ik heb geprobeerd deze integriteit te verdienen door mijn werk zeer goed uit te voeren maar dat mag niet baten. Intussen ben ik zo vaak tegen de haren ingestreken dat mijn reserves op dit punt een keer op zijn.

 

ad 2) Ik heb bij aanvang van de opdracht geprobeerd om een structureel overleg op de werkvloer vlot te trekken waarbij alle verschillende partijen aanwezig zijn. "Geroddel" kap ik regelmatig af. In onderling overleg lijkt het allemaal ok maar op alle momenten van besluitvorming merk je weer dat men elkaar onderling in de wielen zit te rijden. Ook mijn bestuur wordt hierbij betrokken en dit versterkt punt 1 weer, want zij rekenen het mij aan als een besluit niet de voor hen gunstige kant uitvalt.

 

ad 3) Ik houd een urenadministratie bij waar de opdrachtgever maandelijks een overzicht van ontvangt. In eerste instantie heb ik "blanco" weergegeven hoeveel uren ik maak, daar is nooit reactie op gekomen. Dus heb ik vorige maand de opmerking erbij geplaatst dat de uren volgens de begroting niet uitkomen en dat ik daar graag een gesprek over wil aangaan. Hier geeft men het antwoord op dat het mijn probleem is omdat ik de opdracht heb aangenomen en men vindt de kous daarmee af. Zonder het "gedoe" is het krap maar wel haalbaar.

 

Deze 3 dingen samen maken dat ik me ernstig afvraag wat ik aan het doen ben, ik kan mijn tijd en energie wel beter besteden. Tegelijkertijd wil ik dit wel netjes oplossen. De oplossing zit mede in de opstelling van het bestuur, zij hebben een rol in 1 en kunnen mij bij 2 buiten schot houden waardoor 3 zichzelf oplost. Ik kom er echter niet meer uit met de klant.

 

Wat moet ik hiermee? De overeenkomst ontbinden (mogelijkheid zit er in - wederzijds goedvinden) of nog energie insteken?

[ronaldinho]

In hoeverre heb jij hen nodig als opdrachtgever en zij jou als opdrachtnemer? Dat bepaalt uiteraard in enige mate de vorm en inhoud van je reactie. Dat kan varieren van voorzichtig aankaarten (maar dat heb je deels al gedaan) tot simpelweg opzeggen. Er zit nog een heel breed spectrum daartussen. Een stap daartussen is bijvoorbeeld aangeven dat het zo niet langer kan en de (financiële) gevolgen van doormodderen inzichtelijk maken (inclusief faillissement van de stichting).

 

In hoeverre zit er in de overeenkomst ruimte om extra uren te declareren of het tarief te verhogen?

[MVproject]

De overeenkomst kent geen mogelijkheden om 'meerwerk' te factureren. De stichtingen werken op een vastgesteld subsidiebudget dus het heeft ook weinig zin.

 

Ik denk dat zij mij harder nodig hebben dan ik hen. Er zijn wel kandidaten voor deze opdracht maar het budget is aardig krap. Ik kan het alleen maar doen doordat ik al een aantal soortgelijke stichtingen als klant heb waardoor ik een aantal processen gelijktijdig kan laten verlopen. Op die manier is de opdracht vorig jaar ook mijn kant uit gerold, er was niemand die kon werken voor het budget wat ze hadden.

 

We hebben een opdrachtovereenkomst met daaraan gekoppeld een document met daarin de werkafspraken. Wat ik wel merk in de praktijk is dat men probeert deze werkafspraken heel erg ruim te interpreteren, tot het vervelende toe. Deels is dat onwetendheid, men staat zelf op afstand en heeft gewoon geen benul van de werkelijke urenbesteding ("je moet dat gewoon even doen") Ik ben nu een aantal keer op m'n strepen gaan staan en het begint vervelend te worden.

 

Ergens wil de deur niet heel hard dichtgooien (het is ook een klein wereldje) maar ik wil ook niet op deze manier verder. En het gezeur op de werkvloer is echt heel erg vervelend en sfeerbepalend, zuigt energie. Ik merk dat het een beetje ten koste gaat van de tijd en aandacht voor mijn andere opdrachten en dat wil ik voor zijn.

 

Ik zit te overwegen om de opdrachtgever in kennis te stellen dat ik (voornemens ben?) de opdracht per 1 okt op te zeggen. De overeenkomst spreekt van wederzijds goedvinden dus ze hebben de ruimte om er ja of nee op te zeggen. Als ze niet met mij verder willen hebben ze de ruimte om vervanging te zoeken en als ze wel met mij verder willen zullen ze zelf een aantal zaken moeten veranderen.

 

 

[Jaap B]

Ik zit te overwegen om de opdrachtgever in kennis te stellen dat ik (voornemens ben?) de opdracht per 1 okt op te zeggen. De overeenkomst spreekt van wederzijds goedvinden dus ze hebben de ruimte om er ja of nee op te zeggen. Als ze niet met mij verder willen hebben ze de ruimte om vervanging te zoeken en als ze wel met mij verder willen zullen ze zelf een aantal zaken moeten veranderen.

 

 

eigenlijk geef je hier zelf het antwoord al

[TwaBla]

(er waren geen andere kandidaten die het konden leveren voor het beschikbare budget)

 

Je moet je niet verantwoordelijk voelen voor hun problemen. Gewoon beleefd afscheid nemen. Is ook zakelijk. ;)

[John B]

Ik proef uit je verhaal dat je het liefst de werkzaamheden onder normale omstandigheden zou willen voortzetten. Dan zou ik daar in eerste instantie ook op aansturen.

 

Geef dus aan dat je op deze manier niet verder wilt. Stel voor om de werkafspraken - die blijkbaar momenteel te veel ruimte voor interpretatie bevatten - opnieuw vast te leggen en daarbij de aan jou toebedeelde taken in lijn te brengen met het aantal uren dat jij hiervoor beschikbaar bent. Als ik het goed begrijp heb je nu steeds discussies over details, daar moet je zo snel mogelijk vanaf. Willen ze daar niet aan, dan kun je vriendelijk en zakelijk afscheid van elkaar nemen.

 

Ik heb het gevoel dat je het vervelend vindt dat ze binnen hun budget wellicht geen vervanger voor jou kunnen vinden. Maar als de stichting onvoldoende middelen heeft om haar doelen te realiseren, is dat primair het probleem van de stichting. Bepaal jouw rol daarin, bepaal waar je grenzen liggen en houd je daaraan.

[Mikky Vrolijk]

Binnen je overweging laat je hen de keus of ze met je verder willen?

Maar wil jij uberhaupt nog met hen verder? Het kost je energie/uren en onder de commerciële streep houd je nagenoeg niets over. Bovendien gaat het ten kosten van je andere opdrachten. Reden temeer om zakelijk afscheid nemen.

 

Mocht je wel de keus aan hen laten, en ze willen met je verder en jij met hen, dan zal niet alleen het Bestuur moeten veranderen, maar jijzelf ook door specifiekere werkafspraken te maken. Er zit nu volgens je opdrachtgevers enorm veel rek in en interpreteren ze deze te ruim (al dan niet door onwetendheid). Ze hebben een heel ander verwachtingspatroon, dan jij voor ogen hebt/had met het aangaan van de opdracht. Er worden grenzen overschreden die jij zelf moet bewaken.

[Mikky Vrolijk]

En tussen het eten door had John nagenoeg dezelfde opmerking ;)

[MVproject]

Dank voor jullie input, het is wel fijn als er iemand met net iets meer afstand naar kijkt soms.

 

John slaat twee keer de spijker op z'n kop. Ik wil nog wel verder maar niet op deze manier. Wat ik me daarbij afvraag is of het haalbaar is om naar een situatie te komen die werkbaar is. Los van de discussies met het bestuur ben ik ook nogal klaar met het gedoe en geroddel op de werkvloer.

 

Je slaat ook heel erg de spijker op met je opmerking dat men heel erg in details blijft hangen. Toen ik hier vorig jaar begon was dat mijn eerste constatering en bij het opruimen van het puin van mijn voorganger was dus ook het motto dat we gingen sturen op de processen en niet op de details. Driekwart jaar verder heb ik echter het gevoel dat ik weer op hetzelfde punt beland ben.

 

Maar wil jij uberhaupt nog met hen verder? Het kost je energie/uren en onder de commerciële streep houd je nagenoeg niets over. Bovendien gaat het ten kosten van je andere opdrachten. Reden temeer om zakelijk afscheid nemen.

 

... Ze hebben een heel ander verwachtingspatroon, dan jij voor ogen hebt/had met het aangaan van de opdracht. Er worden grenzen overschreden die jij zelf moet bewaken.

 

In essentie vraag ik me af of je op dit punt gewoon moet stoppen en je energie ergens anders in moet steken, of dat ik mezelf moet ontwikkelen om beter met een dergelijke lastige klant om te kunnen gaan. Blijf je anders niet in dezelfde situaties terecht komen?

[Hans van den Bergh]

Ik voel met je mee, de situatie schreeuwt om een oplossing en - zoals al eerder aangegeven - sta jij blijkbaar voor de keus.

 

Nu is geld de bedrijfseconomische drijfveer voor jou als ondernemer, maar voldoening uit je prestatie halen, is wellicht wel net zo noodzakelijk. Immers, als jouw prestatie een tevreden klant oplevert, geeft dat energie en het voldane gevoel dat je je tijd nuttig en plezierig hebt besteed. Maar je benoemt zelf haarscherp waar je de pijn - de verspilling - het meest voelt, namelijk in Geld, Energie en Tijd. Bedenk daarbij dat ontevredenheid over jouw geleverde prestatie gemiddeld 30 - 35 keer 'rondzingt' en een goede prestatie slechts 2 keer. Je kunt door dit slecht op te lossen dus nog lang last hiervan hebben, zoals je aangeeft, je verkeert momenteel blijkbaar in een kleine wereld.

 

Ik neig er dan ook naar jou te adviseren om met deze klant om tafel te gaan en te bespreken dat je de opdracht in deze vorm voortijdig wilt be-eindigen, maar dat je bereid bent om de opdracht opnieuw - onder aangepaste, heldere condities - opnieuw aan te gaan. Met aangepaste, heldere condities bedoel ik dat concreet wordt beschreven met welke uitkomsten de klant tevreden zou zijn, dus een opdracht beschrijving zonder woorden die eindigen op 'er', zoals beter, efficienter, flexibeler, etc... De gecreëerde verwachting blijft onduidelijk, die onmeetbaarheid (want wanneer is het dan naar tevredenheid verbeterd?), maakt dat je elkaar nooit kunt vinden in hetgeen is bereikt.

 

De formule hiervoor:

(on)Tevredenheid = Concrete ervaring -/- Gecreëerde verwachting

 

Kortom, breng opheldering in hetgeen de ander van jou kan en mag verwachten en zorg ervoor dat je dat minimaal bereikt.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

[TwaBla]

Los van de discussies met het bestuur ben ik ook nogal klaar met het gedoe en geroddel op de werkvloer.

 

Kan je vergaderen en spreken als Brugman: het blijft multilevel problematisch. Het bestuur en de directie willen wel, maar de uitvoering hapert en dat ziekt zo te zien al jaren door.

[MVproject]

Donderdag komt er iemand van de opdrachtgever langs voor een gesprek.

Ik heb een aantal punten opgeschreven en naar aanleiding van bovenstaande adviezen kijk ik ook nog eens kritisch naar de lijst met werkafspraken. (Hans, jouw opmerking over verwachting heeft me ook aan het denken gezet over de verschillen die er bestaan in de verwachting die mijn bestuur van me heeft en die de werkvloer van me heeft)

 

Ik denk dat daarmee dan alle middelen benut zijn. Als het niet het gewenste resultaat heeft is de enige optie om beleefd afscheid te nemen. In ieder geval is er dan de mogelijkheid geweest om er iets aan te doen.

 

 

 

[MVproject]

Toch even een update:

 

De directe aanleiding voor het posten van dit verhaal was een "crisis" die maandag ontstond op de werkvloer.

Tot mijn grote verbazing bleek donderdag dat mijn bestuurslid

A) al op de hoogte was

B) zonder verdere vragen vierkant achter mij bleek te staan (dat is voor eerst...)

(zouden ze soms meelezen hier? :D)

 

We hebben de afsprakenlijst nogmaals doorgelopen en op een aantal punten aangepast en deze punten worden nu vanuit het bestuur nogmaals naar de werkvloer gecommuniceerd.

Ik heb aangegeven dat ik het tot oktober aan wil zien of dit de situatie verbeterd.

[John B]

Ik heb aangegeven dat ik het tot oktober aan wil zien of dit de situatie verbeterd.

Spreek af dat je tussentijds een paar keer contact hebt om je ervaringen met de nieuwe afspraken te bespreken. Met alles "opsparen" tot oktober doe je jezelf en de organisatie geen plezier.