Eerste gesprek, offerte en overeenkomst..

[Stimpson]

Hallo,

 

Mijn eerste post hier, en gelijk een (ietwat dringende) vraag.

 

Ik freelance al een tijdje, maar eigenlijk alleen met goede kennissen en met mondelinge overeenkomsten. Nu heb ik morgen echter een eerste gesprek met een mogelijke opdrachtgever voor een spoed klus.

 

Nu is mijn vraag hoe je globaal zoiets aanpakt in het eerste gesprek als het gaat om de offerte en de overeenkomst? Hoe en wanneer kaart je dat eigenlijk aan? Leek mij verstandig om hierover eerst even wat feedback te krijgen als referentie :). Het gaat overigens om een relatieve kleine opdracht, zou een mondelinge overeenkomst ook kunnnen?

 

Zou iemand mij hierin kunnnen adviseren (voor vrijdag ;))?

[Jeroen Bakker]

Voor vrijdag moet lukken :)

 

Is het het eerste gesprek over het project? Of weet je al dat je hem krijgt?

 

Ga gewoon ontspannen het gesprek in, luister goed naar wat de opdrachtgever zegt, stel alle vragen die je wilt stellen, probeer vooral de achterliggende gedachte van waarom men iets wil hebben naar boven te krijgen. Eventueel kun je al wat ideeën geven van hoe jij denkt het aan te gaan pakken en welke mogelijke oplossingen je ziet (afhankelijk van hoe complex het probleem is natuurlijk). Zie het vooral als een gesprek waarbij jij vooral de luisteraar bent, niet als een verkooppraatje dat je uit je hoofd oplepelt.

 

Vraag aan het einde wat de opdrachtgever verwacht. Vaak heb je tijdens het gesprek al voldoende aanknopingspunten voor een offerte of een directe overeenkomst, en kun je dat traject voorstellen, kijken wat hij ervan vindt. Tijdens het gesprek samenvatten wat de opdrachtgever bedoelt en wil hebben helpt ook goed om wederzijds grip op de zaak te krijgen.

[WelleKe]

Het is duidelijk dat Decorum gevoel heeft voor gesprekken. Hij legt de nadruk op het luisteren en het goed interpreteren van de wensen van de klant.

 

Het vervolg is af te spreken met de potentiële klant wat de volgende stap is. Jij neemt hierbij het iniatief. Normaal gesproken werk je het gesprek uit op schrift en koppelt daar een prijs aanvast, met een ruimte voor ondertekening. Dan heb je een offerte dat de wensen van de klant weerspiegelt en na ondertekening kun je aan de slag.

 

Afhankelijk van de grootte van de opdracht kun je om jezelf wat in te dekken vragen om voorschotten of deelbetalingen.

[Stimpson]

Hee bedankt voor de snelle reacties :D. Erg goede adviezen.. precies wat ik zocht om een beetje gerust het gesprek in te gaan... ;)

 

Is het het eerste gesprek over het project? Of weet je al dat je hem krijgt?

Het is het eerste gesprek, maar de contacten waren goed tot nu toe. En omdat het om een spoedklus gaat (deadline volgende week vrijdag), is de kans groot dat ik hem krijg. Een directe overeenkomst zonder offerte lijkt mij dan misschien waarschijnlijker?

 

Nu heb ik twee (denk ik goede) voorbeelden gevonden van overeenkomsten, welke lijkt jullie het best? Of is er een specifiek soort IT overeenkomst dat ik zou kunnnen gebruiken wellicht?

 

http://www.overheidsforum.nl/modules/om/statics/management/Freelance_model.html

http://members.lycos.nl/zite/contracten5.htm

 

Kan de overeenkomst naderhand per e-mail verstuurt worden.. dus zonder ondertekening van mijn kant. Heeft deze dan enige waarde? Er sprake van een aanzienlijke reistijd, en gezien de deadline heeft dat dan zeker zijn voordelen.

 

Bedankt voor jullie moeite :).

[WelleKe]

Zonder naar de overeenkomsten te hebben gekeken even een reactie op deze opmerking:

 

Kan de overeenkomst naderhand per e-mail verstuurt worden.. dus zonder ondertekening van mijn kant. Heeft deze dan enige waarde? Er sprake van een aanzienlijke reistijd, en gezien de deadline heeft dat dan zeker zijn voordelen.

 

Heb je een fax? Probleem opgelost.

 

Overigens is die offerte gewoon direct een contract op het moment dat die ondertekent wordt. Ben volledig in de offerte, de klant leest herkent en accepteert door de handtekening.

[StudentStart]

Ik lees dit topic mee en heb een vraag. :)

 

Als je een offerte hebt gemaakt, staan daar (bij mij) geen voorwaarden op. Aleen mijn logo, de eisen die de belastingdienst stelt voor een offerte(je naam, Kvk nummer, BTW nummer etc.) en de diensten/producten die de klant wil hebben staan duidelijk omschreven.

Als zo'n offerte ondertekend is, zit de klant er dus aan vast, als ik het goed begrijp?

[Stimpson]

Met de fax.... klinkt logisch ::). Goed punt over die offerte als contract, Thx WelleKe.

 

Iemand iets op te merken over die voorbeeld overeenkomsten misschien. Ze zien er goed genoeg uit lijkt me. En zijn er hier freelancer die werken met algemene voorwaarden, zijn die nodig in mijn geval?

 

.... Hmmmm, ik heb het gevoel dat ik jullie de oren van het hoofd vraag hehe. Maar ik haat het om onvoorbereid zo'n gesprek aan te gaan..

[msteer]

Als zo'n offerte ondertekend is, zit de klant er dus aan vast, als ik het goed begrijp?

 

volgens mij kan een klant nog wel inkoopvoorwaarden hebben. als je die niet schriftelijk en uitdrukkelijk van de hand wijst, kan je daar nog last van krijgen.

[Rico]

Ik lees dit topic mee en heb een vraag. :)

 

Als je een offerte hebt gemaakt, staan daar (bij mij) geen voorwaarden op. Aleen mijn logo, de eisen die de belastingdienst stelt voor een offerte(je naam, Kvk nummer, BTW nummer etc.) en de diensten/producten die de klant wil hebben staan duidelijk omschreven.

Als zo'n offerte ondertekend is, zit de klant er dus aan vast, als ik het goed begrijp?

 

Als het ook gaat om toepassen en akkoord gaan van de algemene voorwaarden, dan moet de klant deze al wel hebben kunnen inzien.

 

Bijvoorbeeld afgedrukt op de achterzijde van de offerte, of apart meegezonden.

 

Of het alleen vermelden van 'algemene voorwaarden gedeponeerd bij KvK van .........' op een regel onderaan de offerte voldoende is, weet ik niet.

[R.I.P. - Benm]

volgens mij kan een klant nog wel inkoopvoorwaarden hebben. als je die niet schriftelijk en uitdrukkelijk van de hand wijst, kan je daar nog last van krijgen.

 

Dit is ook zoiets inderdaad.. Ik wijs ze (zoals vrijwel iedereen, i guess) per AV van de hand. Ik vraag me alleen af of die inkoopvoorwaarden sowieso geldig kunnen zijn als ze niet expliciet worden vermeldt op het contract dat je aangaat. Hoe zou je anders moeten weten dat ze bestaan, en hoe zou je ze moeten inzien?

 

[Stimpson]

Over AV's gesproken.. zou iemand mij wellicht een goed voorbeeld of een template kunnen geven voor standaard algemene voorwaarden voor de IT sector waar ik mij op kan baseren. Misschien die voorwaarden die jullie zelf gebruiken, puur als referentie?

 

Ik ben er heel wat tegengekomen, maar het lijkt me niet handig om deze zomaar klakkeloos over te nemen. En om ze van scratch zelf op te stellen lijkt me ook niet verstandig.

 

Je zou me flink op weg helpen.... :).

[Wekkel]

Nu heb ik twee (denk ik goede) voorbeelden gevonden van overeenkomsten, welke lijkt jullie het best? Of is er een specifiek soort IT overeenkomst dat ik zou kunnnen gebruiken wellicht?

 

http://www.overheidsforum.nl/modules/om/statics/management/Freelance_model.html

http://members.lycos.nl/zite/contracten5.htm

 

Contract no. 2 is wel erg beknopt. No. 1 laat overigens ook wel veel dingen ongeregeld. Je spreekt er wel iets meer in af dan met een mondelinge opdracht alleen, maar het houdt niet over. Ik zie bij opdrachten het lieft veel meer language over het traject van een project, tijdsduur, tussentijdse evalutatie, tussentijdse facturering, opschortingsrechten, calamiteiten, werk van derden, intellectuele eigendom?, aansprakelijkheid, ontbindingsmogelijkheden, vergoeding kosten etc.

 

Natuurlijk hoef je niet vanaf dag 1 supercontracten in je tas te hebben, maar het is fijn om een groot gedeelte van het door schade en schande wijs worden over te slaan. Schrijf in ieder geval heel duidelijk op wat je precies gaat doen voor de opdrachtgever, binnen welke tijd, voor welke prijs en iets over facturering(stermijnen). Dat scheelt al een hoop gedoe.

[Stimpson]

Bedankt Wekkel. Ik denk dat ik dan maar met overeenkomst 1 ga, en deze verder specificeer. Tenzij er een beter voorbeeld is dat ik kan gebruiken misschien.

 

En ik zat te denken aan deze algemene voorwaarden:

 

http://www.yourcomonline.nl/page.php?ViewArticle=voorwaarden&koptitel=7

 

Opzich toepasselijk voor een freelance multimedia developer?

 

Kijk, het probleem is dat ik op dit moment gewoon de tijd en de kennis niet heb om een totaal sluitend pakket van offerte/overeenkomst/algemene voorwaarden op te zetten. En ik ben dan ook zeer geneigd om dat wat voor handen is op het net samen te zetten, en aan te passen. Ik zie in dat dat zeer waarschijnlijk niet de beste oplossing is..... , ik hoop alleen dat het niet te veel nadelen kan hebben...?

 

[Rico]

En ik ben dan ook zeer geneigd om dat wat voor handen is op het net samen te zetten, en aan te passen. Ik zie in dat dat zeer waarschijnlijk niet de beste oplossing is..... , ik hoop alleen dat het niet te veel nadelen kan hebben...?

 

Heb ze al eens gezien die gekopieerd waren, alleen het bedrijfje die deze voorwaarden gekopieerd had, was zo slordig dat de bedrijfsnaam van het bedrijf waarvan ze de voorwaarden gebruikten er nog in hadden laten staan. ;D

[R.I.P. - Benm]

Naja, ik denk dat de meeste AV wel aardig doorgekopieerd worden hoor - op zich ook niet zo dramatisch omdat de meeste bedrijven in een sector toch tegen dezelfde risico's aanlopen.

 

Voor de meeste starters lijkt het me nauwelijks haalbaar ze from scratch door een jurist te laten opstellen, dus samenstellen van de goede stukken uit publiek opvraagbare AVs is dan een handige oplossing.

 

Maar het is wel van belang dat je zelf die dingen goed doorleest en begrijpt wat er staat, zodat je er ook op weet terug te vallen in geval van problemen. Als je dit doet kan het haast niet gebeuren dat er nog een bedijfsnaam van een ander in staat.

 

[Wekkel]

Daar hebben we ook de Tools van Word e.d. nog voor 8)

 

Het is inderdaad belangrijk dat je weet hoe je eigen systeem werkt. Dan kan je er goed mee spelen in de praktijk zonder dat je weer een hele studie moet verrichten naar je eigen AV.

[Stimpson]

Hee, bedankt voor de tips mensen! De opdracht is geland :).

[Jeroen Bakker]

Hee, bedankt voor de tips mensen! De opdracht is geland :).

 

Gefeliciteerd! Hoe ging het gesprek?

[Stimpson]

Gefeliciteerd! Hoe ging het gesprek?

Thx! Tja, zoals te verwachten eigenlijk... eerst een beetje de zenuwen natuurlijk, daarna veel soepeler :).

 

... Ik ga maar eens die AV naspitten denk ik ;).

[Victor]

En ik zat te denken aan deze algemene voorwaarden:

 

http://www.yourcomonline.nl/page.php?ViewArticle=voorwaarden&koptitel=7

 

Opzich toepasselijk voor een freelance multimedia developer?

 

Kijk, het probleem is dat ik op dit moment gewoon de tijd en de kennis niet heb om een totaal sluitend pakket van offerte/overeenkomst/algemene voorwaarden op te zetten. En ik ben dan ook zeer geneigd om dat wat voor handen is op het net samen te zetten, en aan te passen. Ik zie in dat dat zeer waarschijnlijk niet de beste oplossing is..... , ik hoop alleen dat het niet te veel nadelen kan hebben...?

 

 

Toevallig kwam ik net deze topic tegen, met een link naar mijn Algemene Voorwaarden. Deze zijn natuurlijk voor Yourcom gemaakt en dus niet zomaar te kopieëren. :o

 

Hoe dan ook, de url ernaar is inmiddels veranderd dus het is toch niet meer te openen. ;D

[Ilja van Roon]

Een reden om AV niet klakkeloos te kopieren - ook niet van branchegenoten - is dat je AV zich moet richten op jouw productieproces, de specifieke risico's die jouw tak van sport met zich meebrent en de regels die jij graag hanteert in je omgang van klanten. Speel je met AVs van anderen, dan speel je niet je eigen spel.

 

Het productieproces moet je dus wel eerst goed in kaart brengen. Oftewel: wie doet wat, wanneer, hoe en waarom? Vervolgens kijk je welke risico's er zijn dat dingen niet lopen zoals jij en/of je opdrachtgever had gepland (zoals beschreven in je offerte). Bijvoorbeeld: een leverancier levert te laat, je klant neemt meer tijd dan gepland om intern iets te bespreken of een halfproduct (ik zeg maar wat) voldoet niet aan EU normen en mag niet gebruikt worden.

 

Aan jouw de vraag: welke foutmarge, vertraging of verandering leidt tot welke consequenties? Door dit soort dingen in je AV op te nemen, voorkom je nare discussies achteraf. Daarnaast kan het, afhankelijk van het soort werk dat je doet, niet onverstandig zijn om een jurist je AV te laten maken, omdat hij je bedrijfsproces kan vertalen naar juridische taal die ook nog eens echt juridisch onderbouwd is. Bijvoorbeeld om je aansprakelijkheid mee te minimaliseren.

 

Uiteraard neem je in je offerte op dat op die offerte de AV van toepassing zijn en stuur je met je offerte de AV op. Idealiter laat je je klant naast de offerte ook de AV tekenen. Met dit soort dingen is het altijd zo dat je ze nooit nodig hebt als het goed gaat, maar als het fout gaat ben je blij dat alles netjes is beschreven en ondertekend.

 

Nogmaals, het hangt helemaal af van het soort werk je doet en welke risico's dat zich met zich meebrengt. Ook telt mee wat jij verlangt van je opdrachtegevers, qua betalingsgedrag, toegang tot informatie, etc.

 

Overigens, je schrijft dat je opdracht binnen is en dat je nu maar eens je AV gaat bekijken. Als je klant al een offerte heeft getekend, dan heeft dit dus geen zin voor deze ene opdracht. Je kunt namelijk niet achteraf nog eens AV gaan bedenken (of veranderen), zonder toestemming van je opdrachtgever. Hij heeft er immers niet voor getekend. En je AV wel laten deponeren bij de Kvk, anders hebben ze geen rechtsgeldigheid.

[Camelot]

En je AV wel laten deponeren bij de Kvk, anders hebben ze geen rechtsgeldigheid.

 

Even een kleine verbetering ;): het deponeren van je algemene voorwaarden bij de KvK is niet verplicht. Wel heb je als leverancier in deze een informatieplicht. Dit omvat in het kort dat je voor of tijdens het sluiten van de ovk de inhoud van de AV hebt verstrekt aan de wederpartij. Deze dient er vervolgens mee in te stemmen.

[Wekkel]

Het deponeren bij de KvK is alleen zinvol als je rechtens van de uitwijkmogelijkheid van verwijzing naar AV gebruik kan maken als terhandstelling redelijkerwijze niet mogelijk is. Deze uitzondering komt niet zo snel in zicht, en als je de AV stug iedere keer meezendt heb je een verwijzing niet nodig naar de KvK (ze zijn immers al meegezonden).

[Victor]

Of deponeren slim is of niet, even terzijde.

Het gaat mij erom dat iemand waarschijnlijk gewoon míjn AV gebruikt, en niet veel meer gedaan zal hebben dan mijn bedrijfsnaam vervangen voor die van hem. Je mag gewoon niet iemand ander's AV gaan kopieëren, naast dat het juridisch niet meer warerdicht is als je er zelf wijzigingen in aanbrengt.

[WelleKe]

Je mag gewoon niet iemand ander's AV gaan kopieëren,

Waarom niet?

[Edward]

En ik zat te denken aan deze algemene voorwaarden:

 

http://www.yourcomonline.nl/page.php?ViewArticle=voorwaarden&koptitel=7

 

Opzich toepasselijk voor een freelance multimedia developer?

 

Bedankt voor het compliment, maar ik sluit mij volledig bij Victor aan. Los van hetgeen Victor opmerkt raad ik je het kopiëren van deze voorwaarden dringend af, niet in de laatste plaats omdat deze door ons zijn opgesteld. Normaal gesproken zijn wij waar mogelijk HL leden graag van dienst en brengen wij echt niet alles in rekening, maar hier komen onze belangen toch in het gedrang. Dit is overigens één van de - maar niet de belangrijkste - redenen waarom wij onze voorwaarden niet online zetten.

 

Over algemene voorwaarden is overigens reeds een hele thread geschrevenAlgemene voorwaarden. Voor zover je daar nog geen kennis van had genomen raad ik je aan om dit alsnog te doen. Succes.