Auto van de zaak en brandstofkosten

[haroldz]

Voor diverse auto's van de zaak (BV) hanteren wij de volgende constructie:

 

De auto staat volledig op balans van de zaak en alle kosten, behalve brandstofkosten worden door de BV betaald.

De brandstofkosten gaat als volgt:

Alle brandstofkosten worden betaald door de werknemer. Vervolgens geeft de werkgever (BV) een bepaalde vaste vergoeding per maand ter dekking van de brandstofkosten voor woon-werk verkeer.

Deze vaste vergoeding wordt bepaald o.g.v. de kilometers woon-werk verkeer (ANWB routeplanner, kortste route) x aantal werkdagen per maand x gecombineerd verbruik auto x gemiddelde literprijs betreffende brandstof.

 

Mijn vragen zijn:

* Mag dit/gaat dit goed (deze maandelijkse vaste brandstofvergoeding wordt dan een looncomponent en als onbelaste kilometervergoeding verantwoord in de BV)?;

* Kan er nu nog iets worden gedaan met de btw brandstofkosten?

 

Er zijn nl. ook werknemers met een auto van de zaak die een tankpas van de zaak (BV) hebben en dan wordt er geen vaste brandstofvergoeding meer verstrekt (en dan worden uiteraard de autokosten als autokosten van de BV verantwoord en de BTW door de BV teruggeclaimd).

 

Groet,

Harold

[4711]

Wat staat er dan als bijtelling in de loonadministratie (is de eigen bijdrage - de benzine dus - in mindering gebracht)?

 

Hoe doen jullie dat met de eigen bijdrage? Dat bedrag (de benzine) is dan toch elke keer anders. Wordt dat elke maand doorgegeven door de werknemer (en vervolgens in de loonadministratie verwerkt)?

[haroldz]

Bijtelling volgens mij gewoon bijtellings% x cataloguswaarde auto.

Het brandstofbedrag werknemer komt als onbelaste brandstofvergoeding in de resultatenrekening (onder overige personeelskosten als kostenvergoeding).

 

Het benzinebedrag wordt op basis van ingeleverde brandstofbonnen bepaald, rekening houdend met het maximale vaste bedrag volgens de eerder gegeven berekeningsmanier.

Stel het vaste berekende bedrag is € 100 en er wordt voor € 110 gedeclareerd => € 100 aanhouden;

stel het vaste berekende bedrag is € 100 en er wordt voor € 90 gedeclareerd => € 90 aanhouden.

[4711]

Dat klopt dan toch niet?

 

Jullie zadelen de werknemers op met een te hoge bijtelling, want jullie corrigeren hun eigen bijdrage niet (dat is de brandstof die zij kennelijk zelf moeten betalen!).

De autokostenfictie (de forfaitaire bijtelling van 25% enz.) heeft als uitgangspunt dat de werkgever alle autokosten voor zijn rekening neemt. Maar jullie laten hen de benzine betalen.

 

Of ik begrijp niet precies hoe jullie dit nou doen, dat kan ook…

 

[haroldz]

De brandstof wordt niet door de werknemers zelf betaald. De werkgever (BV) betaald de brandstofkosten, maar met een vooraf vastgesteld maximum op basis van woon-werk kilometers.

Per saldo komen deze branstofkosten (met een maximum) ten laste van het resultaat van de werkgever (BV).

[4711]

Als de werkgever alleen een gedeelte van de brandstofkosten betaalt (omdat een bepaald gedeelte doorberekend wordt), dan betaalt de werknemer toch dat andere gedeelte?

 

En dat is een eigen bijdrage voor de auto. En dus klopt de bijtelling niet die jullie de werknemer mee opzadelen. Althans als deze eigen bijdrage niet op de bijtelling, in de loonadministratie, in mindering wordt gebracht.

Of is de eigen bijdrage in de loonadministratie verwerkt? En hoe doen jullie dat dan?

[haroldz]

Volgens mij wordt er niets met een eigen bijdrage gedaan in de loonadministratie.

Dit is toch ook niet verplicht (alleen dan wel een nadeel voor de werknemer, want mogelijk te hoge bijtelling)?

[4711]

Dit is toch ook niet verplicht (alleen dan wel een nadeel voor de werknemer, want mogelijk te hoge bijtelling)?

 

Uiteraard is de werkgever verplicht om een juiste loonadministratie te voeren! Met het juiste bijtellingsbedrag.

 

En je kan toch ook niet zomaar de werknemer benadelen door dingen niet juist te administreren en dit afdoen met "alleen dan wel een nadeel" voor je personeel.

 

M.a.w., terug naar je eerste vraag:

Nee, dit kan/mag niet zo.

 

[Joost Rietveld]

Beste Harold

 

Het personeel tankt dus alle kilometers en krijgt van de werkgever alleen de brandstofkosten terug voor het woon-werkverkeer. En dat niet op basis van het werkelijke verbruik maar op basis van een gemiddeld aantal kilometers maal dagen maal gemiddelde brandstofprijs maal gemiddelde literprijs.

 

Zoals Peter al opgemerkt heeft, betaalt de werknemer bijtelling vanwege het privégebruik van de auto. Die is in beginsel: (25% van de cataloguswaarde min de eigen bijdrage voor privégebruik).

 

Nu de werknemers de brandstof voor alle andere kilometers dan woon-werk zelf betalen, moet je die uitgaven aanmerken als een eigen bijdrage voor privégebruik. De bijtelling komt dan dus lager uit want die wordt verminderd met de brandstofkosten die de werknemers niet vergoed krijgen. Dit nog los van de vraag of de wijze waarop de brandstofkosten voor woon-werk wel correct geschiedt.

 

Het is niet zozeer de vraag of jullie als werkgever fout zitten maar wel wanneer de werknemers aan de bel gaan trekken dat dit niet spoort.

 

De bijtelling van 25% heeft als uitgangspunt dat de werkgever alle autokosten betaalt. Nu de werknemers dus ook kosten voor eigen rekening nemen, mogen zij van de werkgever verwachten dat deze rekening houdt met die eigen bijdrage in de autokosten en dus een vermindering van de bijtelling toepast. Jullie weten als werkgever immers dat die eigen bijdrage aan de orde is en hoe hoog deze exact is.

 

Ik zie dan ook niet in waarom je dit niet correct zou verwerken in de loonadministratie?! De enige partij die er nu rijker van wordt is de staatskas! Bovendien benadeel je je werknemers door een onjuiste toepassing van de wet. Ik zou niet graag in jullie schoenen staan als een werknemer erachter komt dat dit al jaren verkeerd gaat! Want hun claim op een correcte verwerking van hun eigen bijdrage is valide en rechtens afdwingbaar. Daarbij is de loonadministratie jullie verantwoordelijkheid dus een claim op verlaging van de bijtelling zal eerst de kas van de werkgever treffen (correctie naar hoger nettoloon werknemers). Jullie moeten daarna maar zien dat je het geld weer terug krijgt van de fiscus.

 

Succes

Joost

[herman van der helm]

Ik begrijp wel waarom het zo geregeld is door Harold.

Je voorkomt er onbeperkt privé autorijden door. Dus voor het milieu wel aantrekkelijk.

[Alex]

Ik zie nog een aantal haken en ogen aan deze casus:

 

1. Aangezien de werknemers alle brandstof voor kilometers buiten de woon-werk afstand zelf betalen betalen zij feitelijk een eigen bijdrage. Deze eigen bijdrage wordt weliswaar niet tussen werkgever en werknemer in geld verrekend, maar deze eigen bijdrage zou wellicht wel als een voor de btw belaste opbrengst kunnen worden aangemerkt voor de werkgever. Dat betekent dat hierover btw verschuldigd is.

 

2. Deze werkwijze leidt tot maandelijkse administratief werk ivm verzamelen tankbonnen. Je zou de business case kunnen uitwerken wat het je (minder) kost om alle brandstof te vergoeden (met tankpas) en gewoon een eigen bijdrage te vragen, die je staffelt naar omvang kilometers.

 

3. Rijden de werknemers ook wel eens zakelijk buiten de woonplaats-standplaats sfeer, bijv. voor een bezoek bij een klant, leverancier, beurs oid? Dan zijn dit ook zakelijke kilometers die binnen de huidige systematiek niet worden vergoed. Dit is niet in voordeel werknemer.

 

4. Wat is de rechtvaardiging om sommige werknemers een tankpas te geven en anderen niet? Heb je dit duidelijk vastgelegd in de autoregeling/arbeidsvoorwaarden?

 

Groet,

Alex

 

[Norbert Bakker]

Ik begrijp wel waarom het zo geregeld is door Harold.

Je voorkomt er onbeperkt privé autorijden door. Dus voor het milieu wel aantrekkelijk.

Dát en waarom Harold dit zo regelt staat wat mij betreft niet ter discussie (inderdaad goed voor het mileu); wel dat hij dat vervolgens niet correct verwerkt in de loonadministratie en zo zijn personeel onnodig financieel benadeelt?