Documenten live ondertekenen met tablet

[Okido-]

Beste higherlevelaars,

 

Als gastouderbureau heb ik veel te maken met documenten die ondertekend moeten worden. Contracten, maar ook een uitgevoerde risico-inventarisatie of ander huisbezoek. Nu lijkt het me handig als niet alles uitgeprint hoeft te worden, ondertekend te worden en weer ingescand moet worden, maar ik gewoon tijdens een gesprek waarin een document besproken wordt de klant op mijn tablet of touchscreen laptop kan laten tekenen. Scheelt een hoop werk!

 

Ik zoek me rot op internet wat hierin kan en mag, maar kan er niets over vinden. Ik kwam wel 2 voorbeelden tegen waarin dit wordt genoemd, maar verdere details zijn niet te vinden:

Deze: http://woningadviseurs.nl/Nieuws/7187/Eerste-digitaal-ondertekende-koopakte-bij-makelaar-een-feit.html (stukje 'persoonlijk')

en Deze: http://www.flexnieuws.nl/2012/03/29/susa-papierloze-inschrijving-met-een-handtekening-op-een-tablet/

 

Het gaat dus niet om een handtekening op afstand, maar gewoon tijdens een gesprek.

 

 

Gelijk een 2e vraagje, enigszins gerelateerd: Ik werk met automatische incasso en mijn klanten tekenen daarvoor dus een machtiging. Ik krijg vaak de vraag of ze het document ook mogen printen, ondertekenen en inscannen en dan mailen. Is dat rechtsgeldig voor een incassomachtiging?

 

Groetjes,

Janneke

[Sander]

Hi Janneke,

 

Ik laat medewerkers op een tablet het contract ondertekenen via een app. Vervolgens stuur ik via mail het getekend contract direct naar de mailbox van de medewerker. App is van SIGNificant Signature Capture. Tablet draait wel op Android, maar ik weet of het ook beschikbaar is voor Apple (heb zelf geen Apple spullen). Ik adviseer wel een touchscreen pennetje aan te schaffen. Het tekent wel makkelijker dan met je vinger (wat ook mogelijk is). Let, lijnen worden wel dikker weergegeven.

 

Wacom verkoopt ook touch pads en je sluit het aan op je computer of laptop en dan kan men ook 'digitaal' ondertekenen.

 

Vraag 2, misschien weet iemand van HL het antwoord. Ik in ieder geval niet ;-)

 

Succes

[dArgent]

Een monteur die aan huis kwam liet me op die manier de werkbon ondertekenen op een tablet, moeten dus mogelijkheden voor zijn

[Okido-]

Zo ver was ik ook ja ;)

 

@Sander: tnx, ik ga eens naar die app kijken! Hier ook geen apple spul ;D

[4711]

Ik werk met automatische incasso en mijn klanten tekenen daarvoor dus een machtiging. Ik krijg vaak de vraag of ze het document ook mogen printen, ondertekenen en inscannen en dan mailen. Is dat rechtsgeldig voor een incassomachtiging?

 

Volgens mij ligt dit toch iets anders (ben geen jurist overigens):

 

Het is maar net wat je 'rechtsgeldig' noemt.

Het zal vast genoeg zijn om iets te incasseren. Maar wat als de klant achteraf dit laat storneren?

(want volgens mij kan je dit soort automatische incasso's altijd terugdraaien)

 

De vraag is dus eigenlijk, volgens mij dan, of de rechter (in een extreem geval) vindt dat er een verplichting tot betalen bestaat.

[Okido-]

Het gaat om doorlopende incasso's. Daarvoor moet ik een machtiging laten ondertekenen, dat zegt de bank in ieder geval tegen mij. Kan natuurlijk ook niet zomaar gaan incasseren. Nouja, dat zou kunnen, maar dat geeft natuurlijk problemen ;)

[4711]

Maar dan is de vraag of iets "rechtsgeldig" is niet zo relevant. Want het gaat er dan om:

Neemt de bank hier genoegen mee (om het geld voor jou te incasseren)?

En diegene die daar het antwoord op heeft is... De bank.

[Okido-]

Hmmm, morgen maar eens bij de bank navragen wat die erover zeggen :)

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik heb laatst digitaal ondertekende (op een tablet) stukken teruggestuurd gekregen door een notaris, die gaf aan dat hij daar niet mee mocht werken.

Ik denk dat het per issue verschilt.

[brood]

Gelijk een 2e vraagje, enigszins gerelateerd: Ik werk met automatische incasso en mijn klanten tekenen daarvoor dus een machtiging. Ik krijg vaak de vraag of ze het document ook mogen printen, ondertekenen en inscannen en dan mailen. Is dat rechtsgeldig voor een incassomachtiging?

 

Een kopie van een document waarop de handtekening staat, is volgens mij ook rechtsgeldig. Althans het kopie is bewijs dat je het document met akkoord ondertekend hebt.

Scannen en per e-mail versturen is dus identiek aan een kopie overhandigen.

 

[R.I.P. - Benm]

Ik vrees dat het niet zo eenvoudig ligt. Voor algemene zaken als tekenen voor een pakketje of werkbon zal het meestal wel los lopen, maar het probleem komt pas als er gerede twijfel is over een document wel is getekend door de persoon wiens handtekening daaronder staat.

 

Een handtekening op papier bevat veel meer informatie dan een digitaal exemplaar. Je kunt daarbij denken aan indrukking van het papier op plaatsen waar iemand meer druk heeft gezet en dergelijke, waardoor via expertise aangetoond kan worden dat iemand exact dat stuk papier heeft ondertekend.

 

Bij een digitale handtekening ontbreekt deze informatie en heb je feitelijk slechts een soort 'foto van een handtekening'. Hierin schuilt dan ook een probleem: stel dat ik je laat tekenen voor iets heel onschuldigs als een pakketje van de postbode, dan kan ik die digitale handtekening zonder enige moeite copy-pasten onder een contract met gevolgen die verder gaan.

 

Vervolgens is vrijwel onmogelijk te bewijzen of die handtekening nou op dat document is gezet of niet. Normaliter is een handtekening zelden het -enige- bewijsmiddel, maar als dat wel het geval is zul je zien dat het niet met aan zekerheid grenzende waarschijnlijk is vast te stellen of een digitale handtekening(*) daadwerkelijk op het document in kwestie gezet is, noch of deze alleen van de ondertekenaar afkomstig kan zijn en niet gefingeerd is.

 

 

 

* digitale handtekening in de zin van gezet onder een scan, op een touchscreen etc. Daadwerkelijke, cryptografisch gebaseerde, digitale handtekeningen zijn betrouwbaarder dan handgemaakte krabbels.

[Ward van der Put]

Je kunt een dienst zoals Signhost of SimpleSign Pad gebruiken, beide van Evidos.

 

Digitale handtekeningen kun je eventueel laten zetten met tussenkomst van een trusted third party. Daarvoor wordt bijvoorbeeld een symbolische iDEAL-betaling in toenemende mate gebruikt: die vereist verificatie van een Nederlandse bank én toegang tot de beveiligde bankieromgeving. Daarnaast heb je dan meteen een bevestiging van de debiteurgegevens bij de hand.

 

Dezelfde toepassing van iDEAL leent zich in dit specifieke geval ook goed voor het afgeven van een doorlopende Euro-machtiging voor dezelfde bankrekening.

[brood]

Een handtekening op papier bevat veel meer informatie dan een digitaal exemplaar. Je kunt daarbij denken aan indrukking van het papier op plaatsen waar iemand meer druk heeft gezet en dergelijke, waardoor via expertise aangetoond kan worden dat iemand exact dat stuk papier heeft ondertekend.

 

Bij een digitale handtekening ontbreekt deze informatie en heb je feitelijk slechts een soort 'foto van een handtekening'. Hierin schuilt dan ook een probleem: stel dat ik je laat tekenen voor iets heel onschuldigs als een pakketje van de postbode, dan kan ik die digitale handtekening zonder enige moeite copy-pasten onder een contract met gevolgen die verder gaan.

 

Daarom moet je nooit je echte handtekening op een pad van een pakjesbezorger zetten.

Ten tweede: Een handtekening, waarop dan ook, heeft geen waarde wanneer dat niet vergeleken wordt met een handtekening op een persoonsbewijs.

Ten derde: Weet je dat handtekeningen op paspoort en rijbewijs ook kopieën zijn ::).

 

[R.I.P. - Benm]

Bij het accepteren kunnen ze het vergelijken met die op een persoonsbewijs, maar dat zijn inderdaad ook digitale afdrukken.

 

Als er echt twijfel is over de authenticiteit van een handtekening op papier wordt vergeleken met andere papieren die door de vermeende ondertekenaar zijn getekend. Ook kan men vragen een handtekening te zetten voor analyse door een grafoloog en dergelijke.

 

Pakjesbezorgers controleren in mijn ervaring nooit of je handtekening klopt, ze vragen niet eens om een identiteitsbewijs (geen idee of ze dat moeten/mogen). Ik krabbel er meestal maar gewoon een 'B' op en dan is het ook goed ;)

[Branko Collin]

Bij de meeste overeenkomsten bestaat geen vormverplichting. Je kunt een overeenkomst mondeling aangaan, via SMS, rooksignalen, bovenhandse akte, whatever.

 

Er zijn uitzonderingen. Een huis kopen kun je alleen via de notaris. Gewone zakelijke overeenkomsten kunnen op wat voor manier dan ook worden afgesloten.

 

Voor een overeenkomst is belangrijk dat er een aanvaarding is, dat beide partijen die overeenkomst ook echt wilden aangaan.

 

De problemen treden pas achteraf op als iemand gaat ontkennen de overeenkomst te hebben aanvaard. Je moet dan aannemelijk kunnen maken, dat de overeenkomst toch gesloten is. Dat probleem doet zich net zo zeer voor bij handtekening op een tablet als bij een handtekening op papier. Die laatsten zijn net zo goed te vervalsen.

 

In de tijd van het faxapparaat was het gebruikelijk dat ondertekende contracten terug werden gefaxt, daar heb ik nog nooit iemand moeilijk over horen doen. Ook dat voetballers per SMS worden gekocht en verkocht voor honderden miljoenen euro's is volstrekt normaal. Pas als er iets aan te pas komt als een computer, dan gaan mensen steigeren. Misschien, omdat een computer als iets heel onpersoonlijks aanvoelt? Voor de rechtsgeldigheid maakt dat echter niet uit.

 

Arnoud Engelfriet nuanceert het bovenstaande wat verder op http://blog.iusmentis.com/2013/12/10/wanneer-een-digitale-overeenkomst-rechtsgeldig/. Als ik hem goed begrijp, dan maakt het uit als er een geschil is over de inhoud van de overeenkomst of de overeenkomst op papier is getekend (akte) of digitaal is getekend.

[R.I.P. - Benm]

Bij een geschil over de INHOUD maakt dat niets uit. Maar als het geschil gaat over het uberhaupt -bestaan- van de overeenkomst (1 van de partijen beweert nooit getekend te hebben) is het een ander verhaal.

 

Voorbeeld: stel je wilt wat aan je auto laten sleutelen, vraagt een offerte, tekent die voor akkoord via email, en je laat dat werk uitvoeren. Geen probleem, werk gedaan, betaald, klaar.

 

Vervolgens maakt die garage een verkoopovereenkomst voor een andere auto, tegen een wat hoge (maar niet irreeele) prijs en zet daar die eerste handtekening onder (copy paste, done). Jij hebt hier geen zin aan, en die garage gaat je dagvaarden omdat je niet betaalt.

 

Op dat moment betwist je niet de inhoud van de overeenkomst (die weet je wellicht niet eens precies), maar het bestaan ervan. De vraag (voor de rechter) is dat of jij spijt hebt gekregen omdat je die auto elders goedkoper zag, of dat je er via bovenstaande methode bent ingeluist.

[Okido-]

Maar een gewone handtekening kan natuurlijk ook vervalst worden, dus wat dat betreft maakt het weinig uit zegmaar.

 

Als gastouderbureau wil sowieso de GGD getekende contracten en andere getekende documenten inzien. Ik zal de GGD ook eens vragen hoe zij daarmee omgaan, want zij moeten mij controleren.

[R.I.P. - Benm]

Gewone handtekeningen kunnen inderdaad vervalst worden, maar als het belang groot is kunnen ze ook dieper worden geanalyseerd. Dat kan middels grafologie, maar er zijn ook andere mogelijkheden: Je kunt denken aan vingerafdrukken die men normaliter op een vel papier achterlaat bij het ondertekenen en dergelijke.