gezeur met administratie kantoor - hoe los je het op en hoe voorkom je problemen

[Vince75]

Om mij heen hoor ik het steeds vaker, een boekhouder ruil je na 3 jaar in. tot vorig jaar was ik zeer tevreden met de boekhouder die ik heb. Alleen in het afgelopen jaar zijn er diverse fouten gemaakt in onder andere de loonadministratie, met de BTW aangifte en is de communicatie een stuk verslechterd.

 

Als klap op de vuurpijl komt er ook nog eens een buitensporig hoge factuur overheen De vaste prijs die we elke jaar afspreken is op eens niet meer geldig omdat mijn bedrijf volgens hem "gegroeid" is en er dus meer werk in zit dan verwacht, (ongeveer 50 facturen extra). Blijkbaar een reden om ruim 200% meer te vragen dan het afgesproken bedrag.

 

Omdat ik die factuur weiger te betalen is de boekhouder in zijn eigen administratie gedoken en tot te conclusie gekomen dat ik van zijn facturen uit 2011 en 2012 de BTW niet heb betaald.

 

Wederom aangeven dat ik dat ik van een boekhouder mag verwachten dat zijn eigen administratie in orde is en hier graag een bewijsje van zie. Omdat we natuurlijk voor het punt staan om de aangifte IB te gaan doen weigert deze om de aangifte te doen en gaat pas weer aan het werk als ik de facturen betaal.

 

Natuurlijk is een ander administratiekantoor zo gevonden, alleen lijkt het er nu op dat ik niet meer kan inloggen in het online boekhoudpakket. De wachtwoorden zijn veranderd.Dus even snel de data overhalen is er niet bij.

 

Het voelt als een soort van gijzeling De komende BTW aangifte staat voor de deur en je moet aangifte IB doen. De boekhouder weigert, die gaat pas weer aan het werk als ik betaal. Wat ik best wil doen mits redelijk en niet zijn woekerprijs.

 

Bah, dit zijn van die dingen in het ondernemen die ik echt haat, elke keer weer de discussie en het gebrek aan respect voor elkaar en weer voor het blok.

 

 

 

[Hermes Ratgers]

Vraag 1)

Wat voor afspraak heb je gemaakt dan, want als je zelf al de boekhouding doet dan maakt een grotere administratie niet uit.

Vraag 2)

Met welk administratiepakket werk je, wie betaald de rekening etc?

 

Tariefverhoging kan altijd, maar het lijkt me billijk om dat voor het nieuwe jaar af te spreken met elkaar. Tenzij van te voren is afgesproken dat de prijs afhankelijk is van de hoeveelheid facturen. Als er van te voren geen sprake is geweest van een voorwaarde (grote van de administratie) dan heeft de andere partij juridisch best een lastig kwestie.

 

Verder is het ook van belang welke fouten er zijn gemaakt, want daarvoor kun je hem aansprakelijk stellen (wellicht verzekeringskwestie) zodat het evt in mindering gebracht kan worden op de factuur.

 

Ik zou wel adviseren om in gesprek te blijven en proberen een deal te maken. Je komt namelijk vaak genoeg tegen dat een boekhoudkantoor spreekt van "overstapweken" en dat het zo gemakkelijk dan is, maar je hoort maar weinig over dat daartegenover "opstapweken" staat en daar zijn ze niet zo makkelijk in.

 

In ieder geval sterkte.

[Vince75]

Vraag 1)

Wat voor afspraak heb je gemaakt dan, want als je zelf al de boekhouding doet dan maakt een grotere administratie niet uit.

We boeken zelf alle inkoopfacturen in, alle inkomsten worden door de boekhouder geboekt. 99% bank (pin) 1% kas.

Vraag 2)

Met welk administratiepakket werk je, wie betaald de rekening etc?

Twinfield, de boekhouder betaald en factureert € 75,- per kwartaal door.

 

[henkh]

een boekhouder ruil je na 3 jaar in.

 

Je zou wel gek zijn om iedere 3 jaar van boekhouder te wisselen. Je kan beter werken aan een goede relatie met hem of haar ;) Dat doe je als ondernemer met jouw klanten toch ook? Ik wel, pamper ze, leg ze in de watten en loop mijn sloffen uit het vuur voor ze.

 

En dat doe ik naar mijn vaste leveranciers en adviseurs ook. Bij hun werk ik ook continue aan een goede relatie, dat vertaalt zich in een prima dienstverlening en levert vaak extra voordeel op. :)

 

Vorig jaar zat ik 30 jaar bij dezelfde boekhouder. Belangrijk is dat je dezelfde taal spreekt en weet waarover het gaat. Dan is een vraag snel gesteld en ook snel beantwoordt. En onduidelijke rekeningen bespreek ik gewoon en daar komt altijd een plausibel antwoord op bij mijn boekhouder.

 

Maar ja misschien heb ik het gewoon getroffen. ;D

 

Oja, alles gaat naar mijn boekhouder maar niet zonder dat er eerst een back-up of kopie van gemaakt is. Niet uit wantrouwen maar prettig als ik snel zelf iets moet opzoeken. Bij eventuele problemen zit ik in ieder geval niet in zak en as.

 

[RiVe]

De vaste prijs die we elke jaar afspreken is op eens niet meer geldig omdat mijn bedrijf volgens hem "gegroeid" is en er dus meer werk in zit dan verwacht, (ongeveer 50 facturen extra). Blijkbaar een reden om ruim 200% meer te vragen dan het afgesproken bedrag.

 

Omdat ik die factuur weiger te betalen is de boekhouder in zijn eigen administratie gedoken en tot te conclusie gekomen dat ik van zijn facturen uit 2011 en 2012 de BTW niet heb betaald.

 

De komende BTW aangifte staat voor de deur en je moet aangifte IB doen.

 

 

Het is je eerste kwartaal wat je nu in moet dienen, als jezelf een paar uur gaat plussen en minnen heb je het BTW bedrag wat je dient te betalen, een eventuele verrekening mocht je iets fout hebben gedaan volgt bij de tweede aangifte.

 

Als je de BTW over zijn facturen niet betaald hebt, is dat natuurlijk vrij snel uit de bank afrekening te zien, is het terecht dan betaal je het alsnog en mag je het ook weer terug vragen.

Of je vraagt je boekhouder om zijn bank-afschriften, wie eist bewijst toch. ;)

 

Je spreekt elk jaar een vaste prijs af, is het voor dit jaar niet gebeurt? Het is nu eind maart en nu komt er in eens een prijsverhoging na een afspraak die in december is gemaakt?

 

m.i. inziens heb je dan wel een reden je overeenkomst te verbreken met deze boekhouder, of het gewoon bespreken mocht je nog "on speaking terms" zitten.

[Hermes Ratgers]

We boeken zelf alle inkoopfacturen in, alle inkomsten worden door de boekhouder geboekt. 99% bank (pin) 1% kas.

Vraag 2)

Met welk administratiepakket werk je, wie betaald de rekening etc?

Twinfield, de boekhouder betaald en factureert € 75,- per kwartaal door.

 

En je leest de bankmutaties ook nog eens in? Tja, lijkt me eerder gezegd iets wat zelf ook wel aan te leren is.

Hoe Twinfield daar mee om gaat, weet ik niet. Mijn leverancier heeft als standpunt dat het een klantenadministratie is, dus als ik jou was kun je altijd een belletje doen bij Twinfield.

 

Maar het lijkt me niet handig om dit te laten escaleren. Ga in contact met de boekhouder, doe een voorstel en kijk wat je dan gaat doen. Ik wil niet zeggen dat je hem gelijk moet geven hoor, geenszins. Maar het kan best makkelijk verder escaleren en daar hebben jullie beiden niets aan.

[Vince75]

Het is ook zeker niet de bedoeling om te escaleren, echter wil ik wel weg, het vertrouwen is er niet meer en de manier waarop is niet goed, daarbij is dit een kantoor met veel ondernemers uit de buurt en er wordt al meer gemopperd over de dienstverlening door de collega ondernemers.

 

en de BTW ga ik inderdaad zo oppakken als RiVe voorstelt.

 

Het dispuut is over het boekjaar 2014, normaal gesproken maakte we in maart altijd het prijsje voor het boekjaar, dat is ook het moment dat ik de factuur krijg van het voorgaande jaar, om een beeld te geven in maart 2014 spraken we € 2.600,- af voor het boeken en de W/V rekening ik heb nu een factuur liggen van ruim € 5.500 als ik dat met mijn klanten doe dan weet ik zeker dat ze niet meer terugkomen.

 

Dat BTW verhaal is voor mij gewoon een stukje principe, een boekhouder die zelf zijn betalingen niet controleert wekt weinig vertrouwen.

 

 

[Highio]

Je kunt morgenochtend ook gewoon onnozel bellen dat je niet meer in kunt loggen. En dat je graag een afspraak maakt over de onverwacht en onduidelijk hoge factuur. Maar goed, misschien zijn jullie dat stadium al gepasseerd. Heb je niet het idee dat er mogelijk iets speelt bij het kantoor?

 

Heb je inmiddels wel gewoon € 2.600,- betaald? Dat is misschien het begin van een oplossing en in het algemeen kun je mondelinge afspraken natuurlijk per e-mail (of schriftelijk) bevestigen als preventieve handeling.

 

Er zijn boekhouders die starters een sympathiek tarief rekenen. Na één tot drie jaar en stijgende omzet ontgroei je die fase en behandeling. Communicatie over een gewijzigd tarief blijft dan wel van toepassing, of niet als dat bij aanvang duidelijk afgesproken of aangegeven is. Jullie jaarafspraak lijkt me duidelijk.

 

Groet,

 

Highio

[henkh]

in maart 2014 spraken we € 2.600,- af voor het boeken en de W/V rekening ik heb nu een factuur liggen van ruim € 5.500

 

Je geeft aan dat je 50 facturen meer hebt dan voorgaand jaar dus daar kan die 2900 niet in zitten. Maar hoe zit het met de inkomsten die de boekhouder boekt? zijn dat veel meer transacties geworden?

 

Gewoon vragen hoe hij die extra kosten heeft berekend en of hij die wil specificeren.

[Vince75]

in maart 2014 spraken we € 2.600,- af voor het boeken en de W/V rekening ik heb nu een factuur liggen van ruim € 5.500

 

Je geeft aan dat je 50 facturen meer hebt dan voorgaand jaar dus daar kan die 2900 niet in zitten. Maar hoe zit het met de inkomsten die de boekhouder boekt? zijn dat veel meer transacties geworden?

 

Gewoon vragen hoe hij die extra kosten heeft berekend en of hij die wil specificeren.

 

De inkomsten zijn er ook ongeveer 50 meer, en meneer wist halverwege het jaar nog te melden dat hij zo blij was dat het inlezen tegenwoordig automatisch ging met Twinfield. Dus hij zou er minder werk aan hebben.

 

Er speelt zeker wat bij het kantoor, volgens een collega ondernemer zijn er twee langdurig zieke werknemers en wordt er veel extern ingehuurd en blijkbaar komt dat op het bordje van zijn klanten.

 

 

 

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Je zegt (in je topictitel) dat je gezeur wil oplossen en problemen wil voorkomen. Maar uit je antwoorden krijg ik de indruk dat je niks wil oplossen, je wil gewoon weg.

Misschien is het dan zinvol om je boekhouder een voorstel te doen, bijvoorbeeld: normaliter betaalde ik 2600, daar maken we nu 3400,- van, ik krijg alle administratie-stukken terug en de bestanden om de boekhouding elders onder te kunnen brengen.