Hoe verantwoord ik OV-kosten in mijn balans?

[AppBouwerDaan]

Ik heb een eenmanszaak en doe aangifte inkomstenbelasting over 2015. Mijn bedrijf is jong en bestond voor 2015 niet. Ik vraag me af welke gevolgen mijn OV-kosten hebben op mijn balans en hoe ik dit netjes verwerk.

 

Mijn bedrijf werkt zonder contant geld en heeft geen personeel.

 

Een rekenvoorbeeld die een versimpelde weergave is van mijn situatie in 2015.

Omzet: 20.000 euro

Kosten (niet OV): 3000 euro

Winst: 20000 - 3000 = 17000 euro

Onttrokken: 10000 euro.

 

Je kunt dus hieruit afleiden dat ik 7000 euro op mijn zakelijke rekening moet hebben staan. Ik heb immers 17000 euro verdiend (winst) en 10000 eraf gehaald als privé-onttrekking (gestort op priverekening). Je verwacht dus een saldo van 7000 euro op de rekening aan liquide middelen. Dit vul ik netjes in als dit gecontroleerd wordt blijkt dit ook te kloppen.

 

Nu is het iets ingewikkelder.

 

Echter zijn er meer kosten: Openbaar vervoer waarbij ik niet betaald heb door te pinnen of een factuur te betalen maar door in te checken met mijn OV-chipkaart. Vanzelfsprekend kan ik deze kosten verantwoorden en heb ik hiervan overzichten gemaakt en gedownload van ov-chipkaart.nl . Uiteraard staan hier alleen zakelijke reizen in.

 

Kosten openbaar vervoer: 1200 euro.

 

Meer kosten maken verlaagt mijn activa naar 5800 euro. Echter zie je dit niet terug op mijn bankrekening. Op de bankrekening staat nog netjes 7000 euro. Dat lijkt me iets dat ik moet kunnen verantwoorden. Of kan ik gewoon 5800 euro aan liquide middelen invullen ? Dat zou wel raar zijn want er staat aan het eind van het jaar 7000 euro op.

 

Als ik zakelijk geld uitgeef door in en uit te checken met de OV-chipkaart maak ik echt kosten die tot een daling van mijn activa leiden maar hoe laat ik dat zien? Er wordt immers geen geld afgeschreven van mijn rekening.

 

Ik zie twee oplossingen:

Ik vul gewoon 5800 euro aan liquide middelen in. Dan klopt de balans en kan ik mijn aangifte versturen. Echter klopt dit niet met mijn zakelijke banksaldo van 7000 euro.

 

Andere oplossing.

Ik beschouw die 1200 euro die ik heb besteed als een investering in mijn bedrijf (prive-storting). Ik heb immers geld op mijn OV-chipkaart gestort om het zakelijk uit te gaan geven. Dit is wel heel vreemd om te doen.

 

Hoe kan ik dit het beste oplossen? ik kan mijn aangifte pas versturen als mijn activa kloppen met de rest van de administratie.

 

 

 

 

 

[Roel J]

Alleen moet je misschien nog even letten op de btw. Je bent waarschijnlijk al te laat met terugvragen daarvan of je hebt misschien geen factuur die voldoet aan de voorwaarden voor de omzetbelasting. Je zult daarom de kosten inclusief btw kunnen aftrekken voor de inkomstenbelasting.

 

Een zakelijke ov is handig maar niet strikt noodzakelijk voor aftrek btw op OV kosten.

Er is immers nog steeds de uitzonderingsregel dat bij OV het vervoersbewijs voldoende is om btw te kunnen aftrekken en het overzicht van de ov chipknip is dus ook voldoende.. (heb er al een tijdje geen gezien, maar volgens mij staat ook op de particuliere versie een btw kolom of is die aan te zetten zodat je niet hoeft te rekenen)

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Het zou inderdaad een prive-storting moeten zijn, alleen weet ik niet of dat in dit geval mag - of je voldoende hard kunt maken dat het zakelijke kosten zijn. Wacht even op de experts!

[AppBouwerDaan]

Ik kan goed verantwoorden dat de OV-chipkaart uitgaven zakelijke kosten zijn. Ik heb een overzicht gebaseerd op een persoonlijke (dus niet een anonieme) OV-chipkaart. Uit mijn facturen blijkt dat ik daadwerkelijk tijd heb besteed aan mijn klant die op dezelfde plek is gevestigd als waar ik heenreis. overzichten van ov-chipkaart.nl zijn prima om je reisgedrag aan te tonen voor de fiscus. Dit moest ik ook doen toen ik in loondienst werkte (door ze aan mijn baas te geven en het vergoed te krijgen). Echter toen had ik financieel geschoolde collega's die de verantwoording naar de fiscus deden.

 

Gevoelsmatig zou ik zeggen dat als ik geld stort op mijn OV-chipkaart om het zakelijk uit te gaan geven (iets wat ik kan verantwoorden) dit een privé-storting is.

 

Maar inderdaad, laten we wachten op de experts.

[brood]

Waarom hannessen met liquide? Liquide is datgene wat er op 'balanstijd' (31/12) op de bankrekening staat. Stel dat dit 7000 is . De winst met de OV kosten is 15800 .

 

Stel je begin Eigen Vermogen = 0 (einde vorig jaar) , dan is er een Prive Onttrekking van 8800 . Dit moet je dus verantwoorden. Het nieuwe Eigen Vermogen wordt dan 7000.

 

Maar het is hier allemaal 'stel' en onwezenlijk, omdat er niet meer posten genoemd zijn. (vorderingen, schulden, etc).

 

Maar ja, we kunnen nog wachten op 'experts' ;)

 

[Roel J]

natuurlijk ga je nooit zitten klooien met je liquide middelen.

Liquide middelen laat je altijd een weergave zijn van de banksaldi (en indien van toepassing kassaldo)

 

als je een OV-chip oplaad met je privérekening dan gebruik je de kostenspecificatie van de OV site om de kosten en je privestorting te betalen.

 

Als je je ov chip oplaad via de zakelijke rekening dan heb je dus een tussenrekening nodig waar je het oplaadsaldo parkeert en de reizen op afboekt. en als er dan een privéreis tussen zit boek je die als prive opname.

[AppBouwerDaan]

als je een OV-chip oplaad met je privérekening dan gebruik je de kostenspecificatie van de OV site om de kosten en je privestorting te betalen.

 

Ik gebruik alleen mijn priverekening om mijn OV-chipkaart op te laden

 

Mijn conclusie uit je uitleg:

 

Die 1200 euro is dus "kosten" (omdat ik het zakelijke uitgaven zijn die ik kan verantwoorden) maar ook een "privestorting" omdat het geld is ingebracht vanuit mijn prive-rekening.

 

Thanks. Is mijn conclusie juist?

[prinsrachid]

Die 1200 euro is dus "kosten" (omdat ik het zakelijke uitgaven zijn die ik kan verantwoorden) maar ook een "privestorting" omdat het geld is ingebracht vanuit mijn prive-rekening.

 

Thanks. Is mijn conclusie juist?

Ja, dat klinkt goed. Je hebt in feite privé een bedrag voor de zaak voorgeschoten.

 

Alleen moet je misschien nog even letten op de btw. Je bent waarschijnlijk al te laat met terugvragen daarvan of je hebt misschien geen factuur die voldoet aan de voorwaarden voor de omzetbelasting. Je zult daarom de kosten inclusief btw kunnen aftrekken voor de inkomstenbelasting.

 

Misschien is trouwens een zakelijke OV-chipkaart voor de toekomst nog een idee. Je krijgt in dat geval de chipkaart gratis, de kosten worden pas achteraf berekend, het staat meteen op naam van de zaak en de incasso vindt met nog eens een betalingstermijn van 30 dagen plaats. Zo kun je meteen al elke maand je zakelijke OV-kosten inboeken, heb je ook btw-aftrek en een klein cashflowvoordeeltje. Persoonlijk vind ik het werken als een tierelier.

[AppBouwerDaan]

Misschien is trouwens een zakelijke OV-chipkaart voor de toekomst nog een idee.

 

Dit is voor veel ondernemers heel slim (dus bedankt voor deze tip). Ik heb dit ook overwogen. Op mijn privekaart krijg ik een fikse korting vanwege mijn nog lopende voordeelurenabbonement (niet meer aan te vragen wel te verlengen). Dit abbonement heb ik vanwege privegebruik maar zakelijk is het ook fijn om korting te krijgen. Toen ik nog in loondienst werkte waren mijn werkgevers altijd hier erg blij mee. Ik declareerde lage reiskosten. Nu ben ik mijn eigen werkgever en ben ik om dezelfde reden er erg blij mee.

 

Enfin, mijn vraag is beantwoord.

[prinsrachid]

Alleen moet je misschien nog even letten op de btw. Je bent waarschijnlijk al te laat met terugvragen daarvan of je hebt misschien geen factuur die voldoet aan de voorwaarden voor de omzetbelasting. Je zult daarom de kosten inclusief btw kunnen aftrekken voor de inkomstenbelasting.

Een zakelijke ov is handig maar niet strikt noodzakelijk voor aftrek btw op OV kosten.

Er is immers nog steeds de uitzonderingsregel dat bij OV het vervoersbewijs voldoende is om btw te kunnen aftrekken en het overzicht van de ov chipknip is dus ook voldoende.. (heb er al een tijdje geen gezien, maar volgens mij staat ook op de particuliere versie een btw kolom of is die aan te zetten zodat je niet hoeft te rekenen)

Hoe zou dit trouwens exact werken in geval van vragensteller? ^{(Heb al tijden zo'n zakelijke OV-chipkaart)}. Hij heeft het namelijk over boekjaar 2015. Ik kan me voorstellen dat je niet een half jaar na dato nog de voorbelasting kunt aftrekken. Je kunt tot 1.000 euro nog verwerken op de eerstvolgende btw-aangifte. Maar we zitten nu (nog nét) al een kwartaal dáár weer na. Vandaar dat ik voorstelde om de btw in dit geval maar voor de inkomstenbelasting in de kosten van 2015 te laten vallen en voor de omzetbelasting te laten zitten.

 

En hoe werkt dat eigenlijk met de zakelijke btw, als TS het helemaal correct had willen doen (en in de juiste periode had aftrokken voor de omzetbelasting)? Trek je de btw als voorbelasting af op het moment dat je het als tegoed op je kaart zet? Of pas op het moment dat je daadwerkelijk van een OV-dienst gebruik maakt (= vervoersbewijs?) met die privékaart?

[AppBouwerDaan]

Trek je de btw als voorbelasting af op het moment dat je het als tegoed op je kaart zet? Of pas op het moment dat je daadwerkelijk van een OV-dienst gebruik maakt (= vervoersbewijs?) met die privékaart?

 

Als je geld op zo'n kaart zet ben je niet bezig met (BTW) kosten te maken die je kunt verantwoorden. Je verplaatst geld. Dit geld kun je terugkrijgen (van het kaartbedrijf) als de termijn van je kaart is verlopen.

 

Ik heb wel wat geleerd over de BTW, hoewel mijn vraag daar niet over ging. :).

 

Ik begrijp nu wat een privestorting inhoudt in deze context. Daar ging het me om.

[dicko]

[...]

Hoe zou dit trouwens exact werken in geval van vragensteller? ^{(Heb al tijden zo'n zakelijke OV-chipkaart)}. Hij heeft het namelijk over boekjaar 2015. Ik kan me voorstellen dat je niet een half jaar na dato nog de voorbelasting kunt aftrekken. Je kunt tot 1.000 euro nog verwerken op de eerstvolgende btw-aangifte. Maar we zitten nu (nog nét) al een kwartaal dáár weer na. Vandaar dat ik voorstelde om de btw in dit geval maar voor de inkomstenbelasting in de kosten van 2015 te laten vallen en voor de omzetbelasting te laten zitten.

[...]

Uit de uitleg van de BD meende ik op te kunnen maken dat niet het tijdvak waarover gecorrigeerd moet worden relevant is, maar het moment waarop de correctie blijkt (maar ik weet niet of dit klopt).

 

De BD heeft het over 'de afgelopen 5 jaar' (dus sowieso meerdere BTW-tijdvakken); als je moet corrigeren die je dat met een suppletieformulier, tenzij blijkt dat het om minder dan 1000 euro gaat. Wanneer blijkt dat het om minder dan 1000 euro gaat, mag het via de eerstvolgende aangifte nadat de correctie (van minder dan 1000 euro) gebleken is, volgens mijn interpretatie.

Als die klopt, kan je in kwartaal 3 een correctie doen over kwartaal 1, wanneer die correctie in juli blijkt.

 

De vraag is dan wel weer of 'blijkt' slaat op een objectieve gebeurtenis (een klant blijkt failliet te zijn waardoor je de btw van een factuur uit maart terug kan vragen) of op een subjectieve gebeurtenis (met de HL-antwoorden van nu blijk ik in maart teveel te hebben afgedragen).

[Roel J]

wat de tijdigheid van terugvragen betreft, zal ik het kort houden.

- Strikt formeel is het te laat want je moet terugvragen in het tijdvak van aangifte.

- Praktijk is dat je ook bij een separate suppletieaangifte ook de vergeten voorbelasting bijna altijd wordt toegewezen door een ambtshalve goedkeuring. (er staat altijd een leuk stukje proza op zo'n aanslag waardoor je eerst denkt dat je het niet krijgt en dan ambtshalve alsnog)

Ik heb nog nooit meegemaakt dat voorbelasting is afgewezen op niet tijdig terugvragen.

Sinds een aantal jaar is dat verder "geautomatiseerd" doordat je correcties per saldo kleiner dan 1000 euro btw in het lopende tijdvak mag meenemen. Dat is niet jaar gebonden (alleen in de overgangsfase was er tijdelijk wel onderscheid in jaren omdat btw uit het jaar dat de oude regels nog golden niet gecorrigeerd mochten worden in de aangifte van het huidige tijdvak)

 

Kortom voor de meeste ondernemers is die regel van op tijd terugvragen een beetje dode letter omdat het ambtshalve vrijwel altijd wordt toegestaan en bij correcties kleiner dan 1000 euro zelfs ongemerkt toch gebeurd.

 

Wat betreft het tijdstip van btw, daar hou ik het altijd simpel, het opladen van een betaalmiddel leidt niet tot btw transactie, net als dat een geldopname bij een geldautomaat van de bank (opnemen cash) ook niet leidt tot een btw transactie.

Dus als je saldo op je OV chipknip zet voor losse reizen heb je nog geen diensten afgenomen die btw belast zijn. Pas als je reist ontstaat een btw belaste dienst.

 

Enige "verwarrende" is dat als er abonnementsproducten worden geladen op de OV chip dat er dan wel direct sprake is van een afgenomen dienst, bijv 1 maand reizen op een bepaald traject want dan betaal je niet per reis maar per periode.

 

feitelijk bestaat zo'n OV chip uit meerdere delen, een soort digitale portemonnee waarmee je losse kaartjes kunt kopen en je abonnementen waarmee je op bepaalde trajecten tegen vaste maandprijs reist.

 

[Roel J]

De vraag is dan wel weer of 'blijkt' slaat op een objectieve gebeurtenis (een klant blijkt failliet te zijn waardoor je de btw van een factuur uit maart terug kan vragen) of op een subjectieve gebeurtenis (met de HL-antwoorden van nu blijk ik in maart teveel te hebben afgedragen).

 

dat is een beetje ongelukkig gekozen voorbeeld.. van die failliete klant, dat doe je nooit via suppletie en ook niet via reguliere aangifte, dit moet teruggevraagd worden via een apart verzoek per brief

 

[prinsrachid]

wat de tijdigheid van terugvragen betreft, zal ik het kort houden.

- Strikt formeel is het te laat want je moet terugvragen in het tijdvak van aangifte.

- Praktijk is dat je ook bij een separate suppletieaangifte ook de vergeten voorbelasting bijna altijd wordt toegewezen door een ambtshalve goedkeuring. (er staat altijd een leuk stukje proza op zo'n aanslag waardoor je eerst denkt dat je het niet krijgt en dan ambtshalve alsnog)

Ik heb nog nooit meegemaakt dat voorbelasting is afgewezen op niet tijdig terugvragen.

Inderdaad. Ik bedacht me net dat ik zelf ook net zo'n suppletieaangifte had gedaan, en ontving inderdaad hetzelfde leuke stukje schier ondoorgrondelijk proza met die zelfde goedkeuring. ;)

 

Wat betreft het tijdstip van btw, daar hou ik het altijd simpel, het opladen van een betaalmiddel leidt niet tot btw transactie, net als dat een geldopname bij een geldautomaat van de bank (opnemen cash) ook niet leidt tot een btw transactie.

Ja, dat dacht ik ook, maar ik heb inmiddels gevonden dat je sinds begin vorig jaar bij de OV-chipkaart de btw wellicht al moet terugvragen bij het storten van het geld. Het verschil zit 'm er blijkbaar in of een tegoedkaart 'single purpose' of 'multi purpose' is. Als je maar één mogelijk doel hebt met een kaart - in dit geval openbaar vervoer tegen 6% - dan lijkt het er op dat je eigenlijk die btw al op het moment van opwaarderen of aankoop zou moeten teruggevorderen.

[Roel J]

Voor mij is het wel helder.. maar het is soms lastig uitleggen..

bij een single purpose kaart heb je feitelijk gewoon een treinkaartje voor een reis van Maastricht naar schiphol, of van groningen naar zwolle.. of een dagkaart voor de bus.

Het gebruiksdoel en de waarde staat vast, dus kan het btw bedrag ook bepaald worden.

 

Bij een multipurpose kaart gaat het in dit geval om de persoonlijke OV chipkaart, daar kun je verschillende producten op laden, maandabonnementen waarvan dus ook direct duidelijk waarvoor het geldig is, dit is feitelijk een dienst met vooruitbetaling, dus kun je direct btw terugvragen.

Naast dit soort producten kun je op die persoonlijke ov ook nog een digitaal portemoneetje laden waardoor je kunt reizen met dezelfde kaart op trajecten waar je geen abonnement voor hebt.

Dus voor dat saldo is niet bekend voor welke dienst dat gebruikt wordt en dus kan je daar pas achteraf btw voor terugvragen.

 

Je kunt dus we zeggen bij single purpose (eenmalig gebruik) kaarten vraag je direct btw terug.

maar je kunt niet zeggen bij multipurpose kaarten pas achteraf btw terugvragen. Het gaat er echt om of de dienst is afgenomen of niet.

 

 

[AppBouwerDaan]

Ja, dat dacht ik ook, maar ik heb inmiddels gevonden dat je sinds begin vorig jaar bij de OV-chipkaart de btw wellicht al moet terugvragen bij het storten van het geld. Het verschil zit 'm er blijkbaar in of een tegoedkaart 'single purpose' of 'multi purpose' is. Als je maar één mogelijk doel hebt met een kaart - in dit geval openbaar vervoer tegen 6% - dan lijkt het er op dat je eigenlijk die btw al op het moment van opwaarderen of aankoop zou moeten teruggevorderen.

 

Als je BTW op je OV-chipkaart hebt gezet heb je nog niet aangetoond dat dit kosten zijn voor zakelijk gebruik die met BTW zijn belast. Als je naar je klant reist en volgens je reisoverzicht daar aankomt en vervolgens een BTW-factuurtje verstuurt heb je dit wel aangetoond.

 

Hier de regels van de fiscus:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/internationaal/btw_voor_buitenlandse_ondernemers/btw_aftrekken_en_terugvragen/voorwaarden_bij_aftrekken_of_terugvragen_van_btw

 

Hoe zou je bij opladen van een OV-chipkaart moeten aantonen dat dit kosten zijn die aan de voorwaarden voldoen? Je verplaatst geld dat bij verloop van je kaart gewoon op je bankrekening wordt gestort en je gewoon prive zou kunnen gebruiken.

 

Die regels gelden voor 2015 overigens niet:

https://actueel.pwc.nl/belastingnieuws/btw/eindejaarsbericht-btw/

 

"Het soort voucher bepaalt of de btw wordt geheven bij verkoop of bij inwisseling. De nieuwe btw-regels zouden eerst vanaf 1 januari 2015 gaan gelden, maar invoering is uitgesteld tot 1 januari 2016."

 

[prinsrachid]

Voor mij is het wel helder.. maar het is soms lastig uitleggen..

Nee, je uitleg was uitermate helder! Ik snap 'm nu. Ik had de officiële Europese 'wetstekst' er even bijgepakt, maar dankzij je uitleg is het kwartje - met name met betrekking tot hoe je Artikel 30 bis van 2006/112/EG moet interpreteren - toch bij mij gevallen.

 

Hoe zou je bij opladen van een OV-chipkaart moeten aantonen dat dit kosten zijn die aan de voorwaarden voldoen? Je verplaatst geld dat bij verloop van je kaart gewoon op je bankrekening wordt gestort en je gewoon prive zou kunnen gebruiken.

Inderdaad, ik zie dat ik single purpose iets te algemeen had opgevat. Ik dacht dat je ook iets generieks als "openbaar vervoer" ook als single purpose kon beschouwen, omdat het btw-tarief op alle vormen van openbaar vervoer altijd hetzelfde is, namelijk 6%. Maar het moet dus blijkbaar iets krapper worden gezien, zeker aangezien de btw-Richtlijn spreekt over het feit dat "de identiteit van de leverancier of dienstverrichter, de plaats van levering of dienst, en het toepasselijke btw-tarief voor deze goederen of diensten bekend [moeten] zijn" en dus niet alleen het laatste.

 

Toch blij dat ik er even naar gevraagd heb. Weer wat geleerd! ^{(en blij dat ik een zakelijke OV-chipkaart gebruik)} :)