Gat tussen verzendkosten webshop - factuur koeriers

[Tubing]

Ik ben nieuw hier, en loop tegen een aantal vragen aan als eigenaar van een fashion-webshop.
Wellicht brengen jullie mij tot nieuwe inzichten. 

Zojuist heb ik de statistieken van de verzendkosten die ik aan mijn klant door berekend heb bij elkaar opgeteld (uitdraai gemaakt) ten opzichte van de factuur die ik zelf aan mijn koeriers betaal (vanuit fietskoeriers, dus op een groene manier bezorgd). 
Verzendkosten: 4,95. (prijs voor klant dus voor mij excl. btw) Boven de 75 euro zijn de verzendkosten bij ons gratis en heel af en toe bieden we een kosteloze deelzending aan. Retourneren is op kosten van klant. 
Pakketjes worden verzonden als brievenbuspakket of gewoon pakket. (+-80/20)

Hiertussen zit best een groot verschil. 
Q1: 
Verzendkosten aan klant doorberekend; 7757 incl/excl??  btw hierover moet ik ook nog btw afdragen.
Verzendkosten aan koeriers betaald; 16157 incl btw
Hierin zit dus een 'gat'van 8000 die ik in Q1 zelf betaald heb. 

Ziet iemand in mijn verhaal een fout/of mogelijkheid om dit te optimaliseren? 

[Norbert Bakker]

Beste Tubing,

 

Allereerst welkom op Higherlevel!

 

2 uur geleden, Tubing zei:

Ziet iemand in mijn verhaal een fout

 

Hooguit een denkfout, want het gat is geen gat maar het logische gevolg van een eigen - en hoop ik bewuste - keuze.  Bij pakketten boven de 75 Euro betaal jij de verzendkosten zelf, dus ten koste van de marge op die pakketten. Wellicht biedt het je meer inzicht en vergelijk als je die interne kosten dan ook zo boekt: dus je marge met de te betalen verzendkosten verlagen en boeken als intern betaalde verzendkosten. 

 

Vervolgens vergelijk je dan de som van aan klant doorbetaalde verzendkosten en de intern betaalde verzendkosten met de daadwerkelijke aan koeriers betaalde verzendkosten. Die vergelijking zou dan min of meer moeten kloppen 

 

3 uur geleden, Tubing zei:

of mogelijkheid om dit te optimaliseren? 

 

Meten is weten. Wellicht moet je de grens waarboven je de verzendkosten voor eigen rekening neemt verhogen. Of wellicht moet je gewoon iedereen verzendkosten rekenen: zeker omdat je gebruik maakt van een mileuvriendelijk maar daardoor soms wel wat duurdere verzendwijze.

 

[Gast Wigbolt]

Gaat dit over lokale bezorgingen waar een vaste stuksprijs voor betaald wordt?

 

Tweede 'denkfout' is rekenen  met incl. BTW-prijzen.

 

Mvg,

 

Wigbolt

16 mei 2021 aangepast door Wigbolt

[prinsrachid]

3 uur geleden, Tubing zei:

Verzendkosten aan klant doorberekend; 7757 incl/excl??  btw 

 

Verzendkosten aan koeriers betaald; 16157 incl btw

 

De verzendkosten die jij berekent zijn BTW-belast. Ook als je zelf geen BTW of een hoog tarief op de verzendkosten betaalt. Het BTW-tarief dat je moet hanteren volgt het tarief van de producten die je verstuurt. Verstuur je producten met 9%, dan zijn je verzendkosten ook belast met 9%.

 

Als je dus voor bepaalde zendingen geen verzendkosten rekent, dan kan een kind van 6 nog wel bedenken dat je verlies maakte op de verzendkosten. Dit is dan ook gewoon the cost of doing business.

 

Je verlies of winst op de verzendkosten is overigens het saldo tussen de betaalde en in rekening gebrachte verzendkosten exclusief BTW voor de inkomstenbelasting. Voor de omzetbelasting vraag je alle betaalde BTW terug en draag je alle in rekening gebrachte BTW af.

 

 

[Roel J]

feitelijk kunnen weinig zinnigs zeggen over je plaatje want

- We weten niet bij hoeveel orders je geen verzendkosten rekent

- We weten niet wat je per zending betaald aan de fietskoeriers

- We weten niet of klanten gratis kunnen retourneren en dat dus ook in de kosten zit. (dat kan wel een echte margekiller zijn als je meer dan een paar procent retouren hebt. )

 

Met de gegevens die je geeft en het feit dat je nog met incl btw prijzen rekent wek je de indruk dat je je verwachte verzendkosten niet echt (goed) hebt begroot en dat je er simpelweg voor gekozen hebt 4,95 te rekenen omdat "anderen dat ook doen"

 

De eerste vragen die je moet beantwoorden om je probleem te snappen is.

- Wat zijn de gemiddelde kosten per zending

- Waar wordt verzendkosten (met een fietskoerier) door beïnvloedt.

- klopt dan het gerekende tarief daar wel bij en klopt de grens voor gratis wel,
is er voldoende marge op die orders om die verzendkosten te dekken én ook nog wat winst over te houden.

 

Er is niet 1 "gouden" methode om je verzendkosten te dekken, het is een combinatie van wat het kost en wat de klant ervoor wil betalen.

Ik zou me voorstellen dat klanten die bewust voor milieuvriendelijke bezorging kiezen het ook niet erg vinden 8 of 9 euro verzendkosten te betalen.

Dus vaak is het ook een kwestie waar je met het juiste verhaal mee weg kan komen.

Tegelijkertijd kun je er ook voor kiezen om je productprijzen iets hoger te maken, 1 euro per kledingstuk en gemiddeld 3 kledingstukken per bestelling kleiner dan 75 euro en je hebt het ineens over 4 euro ex btw op de factuur + 3 euro (ex btw) uit de productprijzencalculatie = 7 euro gemiddeld per zending onder de 75 euro.

 

Het kost voor een webshop altijd de nodige tijd uit te vinden welke methode de kosten het beste dekt. Je moet gewoon heel veel rekenen

Het lastigste daarbij is wat je op welke manier door kan rekenen, hoeveel kosten accepteren klanten nog als extra en hoeveel moet je dekken uit je winstmarge op het product.

 

De eerste stap is hoe dan ook al die kostenposten en opbrengsten excl btw te maken dan pas heb je een goed beeld van hoe groot het gat is.
Daarna zul je echt de details in moeten duiken van wat het kost en hoe je het terugverdiend en hoe je dat in je boekhouding gaat volgen. Of dat je goede vaste rekenregels gebruikt om je verkoopprijzen te bepalen zodat je achteraf kunt berekenen hoeveel verzendkosten uit in je brutomarge zit.

 

[herman van der helm]

Wat  is de reden van jouw vraag?

Heb je een matige of misschien wel negatief resultaat?

Drukken de verzendkosten onevenredig hoog op het resultaat?

Lijkt me dat je dan misschien iets aan je winstmarge of aan het productprogram moet sleutelen.

Doe je veel hetzelfde als anderen?

[Gast Wigbolt]

Quote

Er is niet 1 "gouden" methode om je verzendkosten te dekken, het is een combinatie van wat het kost en wat de klant ervoor wil betalen.

Ik zou me voorstellen dat klanten die bewust voor milieuvriendelijke bezorging kiezen het ook niet erg vinden 8 of 9 euro verzendkosten te betalen.

Dus vaak is het ook een kwestie waar je met het juiste verhaal mee weg kan komen.

Doelstelling voor een kleine/middelgrote kledingzaak of fashion webshop is in het algemeen/met klassieke visie een zo groot mogelijk deel van een (seizoens-)collectie aan de adviesprijs te verkopen en daarna omzetmaximalisatie of hoge aanschafwaarde per bestelling.

 

Dekkende verzendkosten berekenen in fashion is bijna niet mogelijk. 8 of 9 euro verzendkosten rekenen zonder gratis retourneren waarschijnlijk al helemaal niet.

 

Nog van voor Corona:

 

https://nos.nl/op3/artikel/2263443-jouw-gratis-retourzending-is-niet-zo-gratis-als-je-misschien-denkt

 

Mvg,

Wigbolt

16 mei 2021 aangepast door Wigbolt

[Gast Wigbolt]

Best guess: je verstuurt een 1.100 brievenbuspakjes met een waarde < 75 EURO. Een 300 pakketten met een waarde < 75 EURO.

 

En een 1.000 pakketten met gratis verzending met een waarde > 75 EURO. Onder de aanname dat zendingen met een orderwaarde > 75 EURO pakketten zijn. In het eerste kwartaal.

 

Nu zitten we halverwege het tweede kwartaal. Misschien is het verstandig om een analyse op verzendmethoden en retouren (retourpercentages) te doen.

 

Mvg,

 

Wigbolt

16 mei 2021 aangepast door Wigbolt

[MGC1969]

Het heeft pas zin als je de verzendkosten naast je orders legt. Als 'slechts' de helft van de vervoerskosten aan de klanten wordt doorberekend en een analyse laat zien dat ook de helft van de orders kleiner is dan EUR 75. Dan klopt het precies met je verzendbeleid. Als het gaat over optimalisatie dan wordt ik getriggerd door 2 zaken:

 

 - is koerier kosten ook exact de 4.95 die je doorberekend? Hoe zit het dan met de inpak mateiralen en de kosten (verstuur je zelf of huur je een personeelslid in om te versturen). In dat geval zijn je verzendkosten veel meer dan de nota van de koerier alleen.

- deelzendingen, deze kunnen ook voor een extra kostenpost zorgen. Sommige versturen pas wanneer het product met de langste levertijd binnen is om deelleveringen te voorkomen. Hoe groot is dit aantal nu, is dit 1% of 50% van je orders? 

 

Neemt niet weg dat je van mening kunt zijn dat verzendkosten een bepaald bedrag 'horen' te zijn en dat bijvoorbeeld verpakking een vast onderdeel van je business is. Maar voor jezelf zal je wel moeten weten waar je geld heen gaat, ongeacht de commerciële beslissing om wel of niet voor een doorrekening te kiezen. Meten is weten en pas daarna kan je sturen.  

[Gast Wigbolt]

Tubing,  heb je onze reacties op jouw openingsbericht gelezen?

 

Mvg,

 

Wigbolt

[Tubing]

Sorry voor mijn wat late reactie. Ik dacht de meldingen aan te hadden staan van de reacties. 
Maar zojuist heb ik alles bijgelezen. Dit zorgt voor wat meer inzicht.  Bedankt allemaal.
Wat achtergrondinfo; In korte tijd is de webshop veel gegroeid, en ik heb weinig zicht / tijd voor de cijfers gehad daardoor. Eerst was het wat overzichtelijker.
Bedrijf is altijd erg winstgevend geweest maar gezien de afgelopen maanden wat minder gedraaid hebben (met wel veel retouren) was het tijd om wat op een rijtje te zetten. Hoognodig denk ik.
Inmiddels ook op zoek naar een nieuwe accountant zodat ik wat meer overzicht en daarbij juiste beslissingen kan maken. Het is lastig om alles zelf in kaart te brengen, zeker wanneer ik overdag wat meer bezig ben met operationele zaken.

Mijn actie voor nu direct is in ieder geval vast de verzendkosten te verhogen naar 5,95. Door de duurzame zending mogen die voor de klanten best wat hoger.  

Het zal deels komen door de zendingen boven de 75. Maar dit zijn er zo'n 30/40% van het totaal. Wat mij opvalt is dat er vooral van grote zendingen veel retour komt. Opzich logisch, want om aan de drempel van 75 te voldoen, bestellen ze misschien wat extra dingen zodat ze thuis kunnen passen en kiezen.  Maar dat is weer een andere discussie. 
Zoals hier ook gemeld, het is bijna niet mogelijk om de verzendkosten verder te verhogen, of gratis verzending af te schafffen, als retourneren ook niet gratis is.
Ik zorg dat de marge op de producten in ieder geval hoog genoeg is om de  resterende kosten uit onderneming voor verzending op te vangen. Maar door veel retouren is dat lastig. Misschien is het ook deels accepteren dat er soms ook mindere maanden bij zitten ;)