Reiskostenvergoeding privé auto voor zakelijke ritten in alleen Excel?

[gfx]

Hi, 

 

Toen ik 'vroeger' nog in loondienst was en een privé auto had waarmee ik naar kantoor/klanten ging moest ik een vrij basic rittenadministratie bijhouden en op basis van de totalen hiervan kreeg ik dan 19ct per km 'uitgekeerd'.

Ik hoefde in het CRM systeem van de werkgever alleen maar het aantal kilometers per dag en de start+eind locatie op te geven (de google maps afstand berekende ik dan vaak ipv op de auto-teller te kijken). Bijvoorbeeld 1 regel is dan : 02-10-2022 : Amsterdam - Utrecht Retour : Klant ABC bezoek : 60 km

Ter verduidelijking, ik hoefde dus geen informatie als kenteken auto, begin kilometerteller-stand en eindteller stand bij te houden.

 

Nu ben ik ZZP (dga met BV) en ga heb ik een vrijwel dezelfde situatie dat ik met mijn (of die van mijn vrouw) privé auto naar kantoor/klanten toe ga. 

Mijn vraag is meer ter controle, maar is het bijhouden van een Excel-sheet met alleen datum + ritomschrijving (start/eind-bestemming en doel) en aantal kilometers genoeg om de 19cnt per km uit te kunnen keren voor zakelijk gebruik van mijn privé auto? (het gaat niet om (deels) BTW teruggaves opvoeren, alleen de kilometer vergoeding)

 

Ik vraag dit ook omdat ik (met commerciele insteek) regelmatig rittenadministratie-apps zie die 'écht' de afgelegde rit volledig tracken en daar een rapportje van maken. Al heb ik niet zo veel zin (tenzij het niet anders kan) om elke keer bij elke privé én zakelijke rit zo een app op te starten (+ abonnement van te kopen) als ik het ook gewoon in Excel bij kan houden welke dag ik naar welke klant ben gereden en hoeveel kilometer dat volgens Google Maps is.

Dat op de tellen en keer 19 cent aan het eind van de maand uitkeren.

 

Bedankt!

 

2 oktober 2022 aangepast door gfx

[Hans van den Bergh]

8 minuten geleden, gfx zei:

Al heb ik niet zo veel zin (tenzij het niet anders kan) om elke keer bij elke privé én zakelijke rit zo een app op te starten (+ abonnement van te kopen)

 

Ik heb in mijn actieve ondernemersbestaan jarenlang een app van eenmalig € 4,99 o.i.d.  gebruikt die automatisch bij elke rit startte en stopte en daar kon ik periodiek een keurige excel van uitdraaien. Voor mij gingen de bezwaren, die jij nu aangeeft, niet op. Handmatig een excelletje bijhouden zou mijn voorkeur niet hebben...

[Joost Rietveld]

Dat is gewoon voldoende voor de 19 cent per km. Bij controle helpt het wel als er ondersteunend bewijs is zoals een agenda

[Roel J]

Je kunt het gewoon in excel bijhouden. MAAR. zorg wel voor ondersteundend bewijs.

 

Het leek zo simpel dat je bij je werkgever alleen in het CRM systeem hoefde in te voeren. Maar daar zul je vast ook op zijn minst de klant en waarschijnlijk de (agenda) afspraak gekoppeld hebben.

 

Je hoeft absoluut niet ook de privéritten bij te houden. Maar je moet van de zakelijke ritten wel kunnen aantonen dat ze zakelijk zijn. Bij sommige (veel terugkerende) ritten is dat vrij eenvoudig. woon-werk, is duidelijk, elke maandag naar de groothandel kun je desgevraagd aantonen met de inkoopfacturen.

 

Een klein nadeel van excel is dat het niet echt goed controleerbaar is, je kunt vrij eenvoudig achteraf dingen invoeren naar wat je het beste uitkomt. Daarom heeft een excelsheet altijd wat minder bewijskracht. Maar nog steeds kan het volstaan.

Uitgangspunt bij de belastingdienst is altijd goed vertrouwen maar het moet ook controleerbaar zijn en dat mag gewoon met andere bewijsstukken van de boekhouding, je maakt je eigen leven dus makkelijker als je in je rittenadministratie al een link legt naar, afspraken, offertes of andere bewijsstukken waaruit blijkt dat je op die afspraak bent geweest.

Als je een CRM systeem hebt zou het dus helemaal niet gek zijn om het daar in te bouwen. omdat je dan de belangrijkste bewijzen op 1 plek hebt.

 

En wat die apps betreft, ja dat zijn feitelijk niet veel meer dan gemaksdingen, maar bij de meeste is ook geen koppeling met je administratie en andere bewijsstukken. Enige andere plus die ze hebben is dat je een (GPS) app niet kan manipuleren behalve dan de start-stop.

 

 

 

 

[gfx]

Dank allen voor de reacties, in principe zit ik in de consulting en heb ik vaak (mondelinge) afspraken over dat ik maandag + dinsdag bij klant A op locatie zit, woensdag thuis, do+vrij op eigen kantoorlocatie aan het werk voor andere klanten etc. (daar weten die klanten niks van, is meer voor mijn eigen productiviteit).

Mijn weken zien er dan ook meestal vrijwel hetzelfde uit vandaar mijn voorkeur naar Excel omdat ik veelal de weken kan copy-pasten met af en toe een kleine aanpassing. Dat is niet terug te zien in de facturatie (want altijd tarief all-in) helaas.

 

Ik heb dan ook niet echt 'formele' meetings of deliverables als ik bij een klant op locatie zit omdat ik dit in principe ook remote zou kunnen doen qua meetings, meestal is dat gewoon binnen de projectgroep monderling afgesproken welke dagen wie van de projectgroep samenkomen.

 

Maar ik kan wel n.a.v. jullie feedback in mijn eigen agenda ook deze dagen opvoeren wanneer ik bij wie zit, ondanks dat dat óók alleen maar eigen input is, is er dan wel een extra laag naast de Excel.

3 oktober 2022 aangepast door gfx

[Joost Rietveld]

30 minuten geleden, gfx zei:

ondanks dat dat óók alleen maar eigen input is

die op zich dan wel door derden te staven is.

Da's net als bonnetjes van zakendiners. Als je daarop noteert met wie dat was, dan laat je zien dat je er serieus mee omgaat. De fiscus zal echt niemand gaan bellen bij een controle, maar in theorie kunnen ze dat doen