Boekhoudpakket is gecrashed: verloren administratie, advies gevraagd

[Alwyn23]

Hallo allemaal,

 

Het boekhoudpakket is gecrashed. 

Met behulp van een specialist is het gelukt om de gegevens terug te plaatsen. Dachten we. We zien echter dat er halverwege '21 hele rare memoriaalboekingen heen en weer gaan. Zowel in boekjaar 20 als 21. We hebben gezien dat;

 

er in de bankmutaties betalingen opengegooid zijn waardoor het lijkt alsof de facturen niet geboekt zijn. Vervolgens zijn die betalingen, vanuit het bankboek, op de crediteur geboekt. De betaling staat dus open.

 

Wanneer ik de inkoopfactuur erbij zoek, staat hij niet op de kaart. Wanneer ik hem probeer in te boeken krijg ik de melding 'bestaat al'. De 'onbetaalde' factuur is afgeboekt naar GB 'niet toegewezen' en toont op de balans. We hebben diverse stappen doorlopen om de memoriaalboekingen weg te krijgen/aan te passen, maar zonder succes. 

 

De boekjaren zijn tevens niet meer afgesloten en de balansen van 2020 en 2021 zijn niet meer zoals ze waren. 2022 heb ik nog niet bekeken eigenlijk maar dat zal idem zijn vrees ik.

 

Er lijken steeds meer issues te verschijnen. Vrijdag kreeg ik steeds foutmeldingen na iedere boeking. Vandaag kon ik mijn BTW overzichten niet meer ophalen.

 

We hadden al bedacht om een andere backup terug te plaatsen maar we kunnen niet herleiden welke dan wel correct zou zijn. Enige issues die we zelf kunnen bedenken:

In 2021 is de server eruit geklapt door stroomstoring en kregen we een week lang dagelijks meldingen dat de data vol was (van het boekhoudpakket).

Ook hebben we in 2021 via derden vernomen dat onze data bloot was gesteld door malware maar lijkt me (persoonlijk)  sterk, toch?

Vlak na de verhuizing begin 2022 is er brand geweest in de meterkast en is de server er nogmaals 'uitgeklapt'.

De backups zelf gaan dagelijks en extern maar ja, welke backup is dan nog niet 'aangetast'.

 

De specialist is wederom gevraagd naar de bijgekomen foutmeldingen gaan kijken, maar iets in mij verteld mij om geen tijd meer te investeren in zoekwerk en z.s.m. te starten met opnieuw inboeken. Ben als de dood dat het pakket er helemaal mee kapt en dat de rapen dan helemaal gaar zullen zijn. Nu kan ik nog enigzins bij de gegevens.

 

Daarbij niet te vergeten dat de dagen gewoon verder tikken, met oog op afsluiten 2022.

 

Het inboeken zal redelijk recht toe zijn

(Inkoop - verkoop - banken (2) - loonjournalen - afschrijvingen) en ik kan hier hulp bij krijgen. Er zullen denk ik wel BTW verschuivingen ontstaan. Kop op oneindig en doen?

 

Wat zouden jullie adviseren?

 

* note, afgelopen November de knoop doorgehakt om met een online pakket te werken, we waren met de inrichting hiervan bezig.

 

 

 

 

7 februari 2023 aangepast door Mikky Vrolijk
Titel aangepast

[Hans van den Bergh]

Welkom op HL 

 

Een beroerde situatie, ook lastig om in te adviseren. Mijn eerste ingeving is toch proberen een backup te vinden waar nog aansluiting mee te maken is en vanaf daar opnieuw inboeken... maar misschien heb je dat al uitgeprobeerd, gespecialiseerde hulp lijkt inderdaad de beste optie. Sterkte in ieder geval...

[Ron van der Kolk]

Tussen verder prutsen met de oude oplossing en alles opnieuw invoeren in een nieuwe oplossing zit mogelijk nog een optie: heeft de oude oplossing een exportfunctie in een generiek formaat als tekstbestand? Mogelijk kun je in de export handmatig problemen vinden en oplossen. Zelfs al moet je veel aanpassen, het scheelt vast de helft in vergelijk tot alle transacties helemaal opnieuw inkloppen.

 

 

 

[wimj]

Dan moet er wel ook een import functie zijn.
En die implementeren in software is veel lastiger, want je moet dan wel allerlei consistentie checks doen.

Of bedoel je iets anders?

[Cosara]

21 uur geleden, Alwyn23 zei:

Het inboeken zal redelijk recht toe zijn

(Inkoop - verkoop - banken (2) - loonjournalen - afschrijvingen) en ik kan hier hulp bij krijgen. Er zullen denk ik wel BTW verschuivingen ontstaan. Kop op oneindig en doen?

 

Wat zouden jullie adviseren?

Kop op oneindig en doen!

 

De (pijnlijke) ervaring leert dat alle pogingen, om het weer normaal te krijgen, tijdverspilling is.

Op een gegeven moment kom je tot de conclusie dat opnieuw inboeken de beste oplossing is, waardoor je zeker weet dat het hart weer klopt zoals het moet kloppen.

 

21 uur geleden, Alwyn23 zei:

* note, afgelopen November de knoop doorgehakt om met een online pakket te werken, we waren met de inrichting hiervan bezig.

Je kunt de data ook op een externe server in de cloud wegschrijven. Daarmee heb je geen gedoe meer met het onderhoud van de eigen locale server(s).

 

"Normaal" gesproken staan de data los van het boekhoudprogramma en importeer en exporteer je er op los. Bij ons wordt er elke 15 minuten automatisch een back-up van een geopend account in de cloud weggeschreven.

[Alwyn23]

De data stond apart, zonder andere 'rommel', dat is het jammere ervan. We dachten het zo goed geregeld te hebben. Niet dus.

 

Ik ben er even helemaal van de wijs. Naar mijn idee maak ik het idd alleen maar erger.

Vanmiddag voelde ik me nog opgewekt en had ik het idee ergens te komen, en weer meer aansluiting te hebben, totdat ik om 17.45 weer een ander probleem vond.

 

Maar goed, en dan. Het uitgekozen online pakket is gericht op enkel de toekomst en er kan niet terugwerkend geboekt worden.

Deze is maandelijks opzegbaar dus kan zo verwisseld worden.

We zijn gewend aan exact globe. We hebben al een poging gedaan om een nieuwe boekhouding aan te maken maar het ECL bestand geeft ook niet mee.

Dan zouden we naar exact online moeten (eigenlijk nog niet gekeken of dit terugwerkend zou kunnen).

Kost best wat maar goed, als ik ga relativeren, kost dit ook bakken tijd/geld. Inmiddels weer een volle dag besteed aan..tja, aan wat...

Voordeel is , denk ik, dat we wel de stamgegevens kunnen overdragen naar online.

 

Ik zal ze eens mailen.

Dank je.

[Alwyn23]

10 uur geleden, Ron van der Kolk zei:

Tussen verder prutsen met de oude oplossing en alles opnieuw invoeren in een nieuwe oplossing zit mogelijk nog een optie: heeft de oude oplossing een exportfunctie in een generiek formaat als tekstbestand? Mogelijk kun je in de export handmatig problemen vinden en oplossen. Zelfs al moet je veel aanpassen, het scheelt vast de helft in vergelijk tot alle transacties helemaal opnieuw inkloppen.

 

 

 

Dank je, we hebben er alweer een volle  dag opzitten en we kunnen het niet vinden. Morgen nog 1 poging en dan is het wel klaar denk ik. Ook het originele installatiebestand werkt niet mee (aanmaken nw adm.). Dus denk van hetzelfde pakket van lokaal naar online overstappen en dan proberen om in ieder geval de stamgegevens in te lezen...:-(

[Ron van der Kolk]

3 uur geleden, wimj zei:

Dan moet er wel ook een import functie zijn.
En die implementeren in software is veel lastiger, want je moet dan wel allerlei consistentie checks doen.

Of bedoel je iets anders?

Ik bedoel het simpeler; niet de complete boekhouding, maar stukje voor stukje. Gesteld dat je nieuwe pakket leeg is, maar een standaard import heeft, en je wilt bijvoorbeeld 2021 opnieuw opbouwen:

• in oude pakket alle relaties exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket
• in oude pakket alle verkopen exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket; als het goed is koppelen ze op naam al automatisch aan de relaties
• in oude pakket alle uitgaven exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket; als het goed is koppelen ze op naam al automatisch aan de relaties
• herhalen voor andere zaken zoals loon
• bankmutaties opnieuw importeren van de bank

Dan moet je wel alle betalingen opnieuw afboeken, maar wordt de boekhouding weer automatisch doorgerekend door het nieuwe pakket en neem je geen foute memoriaalboekingen  over. Als al je betalingen die de bank liepen, is dat ook meteen je controle of je alle verkopen en uitgaven weer in beeld hebt. Ook kun je daarna nog even vergelijken met de btw aangiftes van dat jaar om verschillen op te sporen. Nog steeds veel werk allemaal, maar misschien beter dan alles weer opnieuw inkloppen. 

[Cosara]

1 uur terug, Ron van der Kolk zei:

Ik bedoel het simpeler; niet de complete boekhouding, maar stukje voor stukje.

Als het databestand corrupt is, door een verstoorde data verificatie, dan valt er weinig te extraheren.

De kwaliteit van data verificatie verschilt nogal tussen de vele boekhoudprogramma’s.

 

 

[Alwyn23]

21 uur geleden, Ron van der Kolk zei:

Ik bedoel het simpeler; niet de complete boekhouding, maar stukje voor stukje. Gesteld dat je nieuwe pakket leeg is, maar een standaard import heeft, en je wilt bijvoorbeeld 2021 opnieuw opbouwen:

• in oude pakket alle relaties exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket
• in oude pakket alle verkopen exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket; als het goed is koppelen ze op naam al automatisch aan de relaties
• in oude pakket alle uitgaven exporteren naar excel, daar controleren op rare dingen, zo nodig aanpassen, importeren in nieuwe pakket; als het goed is koppelen ze op naam al automatisch aan de relaties
• herhalen voor andere zaken zoals loon
• bankmutaties opnieuw importeren van de bank

Dan moet je wel alle betalingen opnieuw afboeken, maar wordt de boekhouding weer automatisch doorgerekend door het nieuwe pakket en neem je geen foute memoriaalboekingen  over. Als al je betalingen die de bank liepen, is dat ook meteen je controle of je alle verkopen en uitgaven weer in beeld hebt. Ook kun je daarna nog even vergelijken met de btw aangiftes van dat jaar om verschillen op te sporen. Nog steeds veel werk allemaal, maar misschien beter dan alles weer 

 

[Alwyn23]

Lieve Mensen,

 

Helaas hebben we na wederom een poging met de specialist, en contact met een fiscaal jurist besloten de boeken te laten zoals ze zijn en opnieuw te starten met inboeken. 

 

Allen bedankt voor jullie reacties.