Verkochte producten uit voorraad boekhouding halen

[0108daniel]

Even een vraag die ik nergens kan vinden.
Mijn voorraadbeheer gebeurd in Excel.
Bij een verkocht product zet ik in Excel een 0 bij 'op voorraad' als ik het product verkocht heb en dus niet meer in voorraad heb.
Elke maand hou ik de verkoop bij die ik inboek in de boekhouding.

Alle verkochte producten zet ik apart in Excel tegen inkoopprijs.
Aan het einde van de maand tel ik alle verkochte producten op en de totale inkoopprijs boek ik dan van die maand in.

Mag ik vervolgens de voorraden van de producten die op 0 staan verwijderen in Excel?
Reden hiervan is dat als ik een aantal producten opnieuw inkoop ik deze apart inboek dus met een nieuw factuur.

Ik verander niet de '0' naar bijvoorbeeld '1' op voorraad omdat de prijs kan verschillen en aangeraden werd facturen/producten apart in te boeken.

Ik moet nu soms best ver scrollen/zoeken om dat product te vinden waar ik er nog 1 van op voorraad heb.
Heb namelijk bij een aantal producten een lijst met dezelfde naam van dat product waarbij alles al op 0 staat en ik juist degene zoek met 1 op voorraad.

Daarom mijn vraag of de verkochte producten die ik niet meer op voorraad heb mag weghalen uit Excel.

[DaMedia]

In Excel kun je sorteren zodat alles groter dan 0 bovenaan komt te staan.

 

Verkochte producten verwijderen betekent dat je inkoopadministratie niet meer op orde is en je ook niets terug kan zoeken. Of je moet steeds een backup opslaan, maar dat wordt in de loop van de tijd ook steeds moeilijker terugzoeken.

[IJsbrand Schipperus]

Je kunt ook een tabel maken in excel. Die kun je vervolgens sorteren of filteren op elke kolom. Dus als je producten met voorraad zoekt, filter je '0' er uit. Zoek je juist verkochte producten, dan filter je op '0'. Maak je ook een kolom met verkoopdatum, dan kun je makkelijk filteren op '0' en 'maand', en je hebt je verkochte producten van die maand.

[Ron van der Kolk]

7 uur geleden, 0108daniel zei:

Mijn voorraadbeheer gebeurd in Excel.

(...)

Mag ik vervolgens de voorraden van de producten die op 0 staan verwijderen in Excel?

Aan de ene kant: de voorraadadministratie valt onder de basisgegevens van de administratie voor ondernemers, met een bewaartermijn van 7 jaar (bron). In Excel overschrijf je steeds de waarde en bouw je geen historie van voorraadmutaties op, dus een echte "administratie" is het niet. 

 

Aan de andere kant: zolang je financiële administratie maar compleet is (financiële mutaties door inkoop, verkoop, verkoop, onttrekking, derving van de voorraad) en je aan het einde van het boekjaar weet wat je huidige voorraad is (voor de balans), zijn alle tussenliggende voorraadmutaties in Excel niet zo interessant. 

 

Of het handig is, is wat anders. Als je een boekhoudpakket neemt met voorraadbeheer, dan wordt de voorraad automatisch bijgewerkt bij inkoop en verkoop. Dit kan handig zijn om te voorkomen dat je voorraad scheef gaat lopen tov de boekhouding. Fijn voor jou, fijn voor je klanten en fijn voor de Belastingdienst.

[0108daniel]

16 uur geleden, Ron van der Kolk zei:

Aan de ene kant: de voorraadadministratie valt onder de basisgegevens van de administratie voor ondernemers, met een bewaartermijn van 7 jaar (bron). In Excel overschrijf je steeds de waarde en bouw je geen historie van voorraadmutaties op, dus een echte "administratie" is het niet. 

 

Aan de andere kant: zolang je financiële administratie maar compleet is (financiële mutaties door inkoop, verkoop, verkoop, onttrekking, derving van de voorraad) en je aan het einde van het boekjaar weet wat je huidige voorraad is (voor de balans), zijn alle tussenliggende voorraadmutaties in Excel niet zo interessant. 

 

Of het handig is, is wat anders. Als je een boekhoudpakket neemt met voorraadbeheer, dan wordt de voorraad automatisch bijgewerkt bij inkoop en verkoop. Dit kan handig zijn om te voorkomen dat je voorraad scheef gaat lopen tov de boekhouding. Fijn voor jou, fijn voor je klanten en fijn voor de Belastingdienst.

Dankje voor de informatie.
Om het nog even te verduidelijken zal ik een voorbeeld geven.
Ik heb 1 puzzel in Excel op voorraad voor 5 euro.
Ik verkoop de puzzel voor 8 euro en zet in Excel de voorraad op 0.
In Excel heb ik een aparte tabblad voor 'verkochte producten' voor iedere maand.
In Februari zet ik daar de puzzel bij voor inkoop 5 euro.

Ik koop dezelfde puzzel en maak in Excel een nieuwe regel waar de puzzel in staat met voorraad 1.

Ik mag dus de puzzel waarvan de voorraad op 0 staat dus verwijderen.

Dit maakt het dan wel overzichtelijker zodat ik ook exact weet wat ik op voorraad heb.

 

[DaMedia]

Maar waarom maak je dan een nieuwe regel? Als je op de oude regel de nul in een 1 veranderd kan het ook.
Ik zou het zelf anders inrichten als ik het met Excel zou doen, na inkoopkolom 12 extra kolommen maken (voor elke maand) en daar de verkochte aantallen (of inkoopbedrag) inzetten.

Of zelfs nog 12 extra kolommen voor inkoop, dan kun je totalen inkoop en verkoop bijhouden en weet je wat je omzet is en wat op voorraad is.

Ik zou het dan in een database doen, maar in Excel is ook mogelijk, die heeft goede databasefuncties.

[Cosara]

Op 27-2-2023 om 19:24, Ron van der Kolk zei:

Als je een boekhoudpakket neemt met voorraadbeheer, dan wordt de voorraad automatisch bijgewerkt bij inkoop en verkoop. Dit kan handig zijn om te voorkomen dat je voorraad scheef gaat lopen tov de boekhouding. Fijn voor jou, fijn voor je klanten en fijn voor de Belastingdienst.

Als je Excel-achtige tabellen gewend bent, dan is het volgende misschien het overwegen waard …

 

https://www.banana.ch/nl/voorraadbeheer