Andere factuurnummering gebruiken, mag dat?

[PaulVdT]

Ik heb een bepaald ritme in mijn factuurnummers die ik gebruik voor mijn facturen die ik verstuur naar mijn opdrachtgever voor mijn geleverde werkzaamheden. Met dat ritme bedoel ik dus bijvoorbeeld 202301 als in januari, 202312 december en daarna ga ik weer naar 202401. Dit zijn mijn enige facturen die elke maand voorkomen als zzp’er zijnde.

 

Nou is mijn vraag of ik mag afwijken van dit ritme voor een verkoop die een keer is voorgekomen en misschien pas weer over 1,5-2 jaar voor zal komen? Mag ik dan bijvoorbeeld 2023001 op die factuur zetten of 2023004 omdat de verkoop in april is gedaan?

[Rik ·]

1 uur geleden, PaulVdT zei:

Nou is mijn vraag of ik mag afwijken van dit ritme voor een verkoop die een keer is voorgekomen en misschien pas weer over 1,5-2 jaar voor zal komen?

Nee, dat mag niet. De belastingdienst is daar redelijk duidelijk over.

Quote

 

- een factuurnummer

Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.

 

 

Je mag dus wel werken met verschillende reeksen. 123xx en 123yyy zou dus mogen. Maar als 123yyy maar 1 keer gebruikt is en ook mogelijk niet elk jaar dan kun je niet meer over reeks spreken.

 

Gewoon doornummeren dus.

 

Ps. Ik weet niet hoe streng de BD is op afwijkende factuurnummers. Maar uit hun tekst maak ik op dat het dus niet de bedoeling is dat je incidenteel op deze manier factuurnummers 'tussen voegt'.

 

9 mei 2023 aangepast door Rik ·

[sca_]

Aanvullend: doorlopend nummeren hoeft niet te betekenen dat je iedere factuur +1 doet. Dus bijvoorbeeld begint met 20230001 en dan naar 20230002.

 

Ik zie steeds meer bedrijven die maar enkele klanten hebben, zonder dat uit de facturatie blijkt dat ze de maar enkele klanten hebben. Ze hanteren dan bijvoorbeeld bij iedere factuur +16 (20230016 voor de eerste factuur, 20230032 voor de tweede etc.)

[Ward van der Put]

In het Handboek Controle Belastingdienst 🗏PDF kun je teruglezen dat het ontbreken van factuurnummers op bijzondere aandacht van de controlemedewerker kan rekenen. Het stelselmatig ontbreken van facturen kan immers betekenen dat er stelselmatig omzet wordt verzwegen.

[Cosara]

4 uur geleden, sca_ zei:

Aanvullend: doorlopend nummeren hoeft niet te betekenen dat je iedere factuur +1 doet. Dus bijvoorbeeld begint met 20230001 en dan naar 20230002.

2023 wordt gezien als een nummer prefix ... de nummering loopt dus aaneengesloten door van 0001 naar 0002, naar 0003 ...

 

4 uur geleden, sca_ zei:

Ik zie steeds meer bedrijven die maar enkele klanten hebben, zonder dat uit de facturatie blijkt dat ze de maar enkele klanten hebben. Ze hanteren dan bijvoorbeeld bij iedere factuur +16 (20230016 voor de eerste factuur, 20230032 voor de tweede etc.)

Dat is dus niet correct.

Genoemd voorbeeld kan geïnterpreteerd worden dat er tussen factuur 16 en 32 meerdere facturen ontbreken.

 

Ondernemers die niet willen laten zien dat zij weinig klanten hebben, kunnen de factuurnummering met elk willekeurig getal beginnen - bijvoorbeeld 10327 - en daarna doorlopend over de jaren heen telkens aansluitend met 1 nummer verhogen. Niet dat je daar veel verder mee komt, want als je maar 1 klant hebt, dan loopt de nummering vanaf 10327 naar 10328 naar 10329 ... dat ziet die ene klant ook.

 

6 uur geleden, Rik · zei:

Gewoon doornummeren dus.

Dat dus ...

... makkelijk voor de Belastingdienst en de boekhouder, maar vooral makkelijk voor jezelf.

 

[Freeaqingme]

1 uur terug, Cosara zei:

 

Dat is dus niet correct.

Genoemd voorbeeld kan geïnterpreteerd worden dat er tussen factuur 16 en 32 meerdere facturen ontbreken..

 

Als jij het altijd volgens zelfde systeem doet, dat ergens gedocumenteerd hebt, en je hebt ook geen factuurnummers die afwijken van dat systeem zal er niet zo veel aan de hand zijn. 

 

Je zou bijv. op diezelfde manier alleen maar even factuurnummers kunnen uitreiken, of achter ieder factuurnummer een controlegetal kunnen zetten. Op zich is het allemaal prima, mits je maar kan aantonen wat je gebruikte systeem is, en dat alle facturen binnen dat systeem te verklaren zijn zonder dat er gaten in zitten.

9 mei 2023 aangepast door Freeaqingme

[Ward van der Put]

32 minuten geleden, Freeaqingme zei:

Je zou bijv. op diezelfde manier alleen maar even factuurnummers kunnen uitreiken

Je zou dan ook binair kunnen tellen:
0, 1, 10, 11, 100, 101, 110, 111, 1000, ...

Of je gebruikt de reeks van Fibonacci:
1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, ...

Of alleen priemgetallen:
2, 3, 5, 7, 11, 13, 17, 19, 23, 29, 31, 37, ...

 

Wiskundig waterdicht, maar je hebt nog steeds wat uit te leggen.

[Cosara]

30 minuten geleden, Freeaqingme zei:

Je zou bijv. op diezelfde manier alleen maar even factuurnummers kunnen uitreiken, of achter ieder factuurnummer een controlegetal kunnen zetten. Op zich is het allemaal prima, mits je maar kan aantonen wat je gebruikte systeem is, en dat alle facturen binnen dat systeem te verklaren zijn zonder dat er gaten in zitten.

Je mag er best een prefix of suffix aan toevoegen, maar de basis blijft ... aansluitend en opeenvolgend ... duidelijker kan het niet.

 

Vooral niet te moeilijk denken en doen.

Als boekhouder zie ik regelmatig cryptische factuurnummers voorbij komen waarvan de maker het zelf ook niet meer begrijpt wat het voorstelt. Vragen, vragen, vragen ... dat kost 3x tijd en 3x geld.