Nog maar eens: boekhouden in Excel (nu met screenshots van Excel spreadsheets)

[neemonder]

Hallo,

 

Ik run met mijn studerende zoon naast mijn baan een website-bedrijfje (succesvol maar noodzakelijkerwijs klein) en wil m.i.v. 2009 een formele administratie gaan bijhouden omdat we meer zaken denken te gaan doen. We gaan de financiën daarvan niet kunnen overzien zonder administratie.

 

In de eerste plaats heb ik me wat kennis eigen gemaakt over dubbel boekhouden. Vervolgens hebben we gekeken naar gratis boekhoudpakketten, maar de constatering was dat dit voor ons echt overkill is (en het opzetten nog best een gedoe). Ook hebben we een aantal Excel-sheets gevonden. Die gaven ons wel leuke ideeën, maar geen van die sheets vonden we voldoende.

 

Zoals zovelen zijn we zelf aan de slag gegaan met Excel (leuk en leerzaam :)) en we denken echt een prachtig sheet in de steigers te hebben.

We werken vanuit journaalregels. De balansrekeningen en de V&W rekeningen worden vanuit het journaal automatisch geproduceerd en de balans en V&W zelf komen ook automatisch tot stand (de zaak is nog niet af, maar alle mechanismes werken al).

 

Nou zit ik nog wel met een gebrek aan kennis en ervaring met boekhouden, dus vandaar enkele vragen hier (ik overweeg overigens het sheet op een of andere wijze beschikbaar te maken, kostenloos of tegen lage vergoeding; er zit toch veel werk in).

 

We plaatsen nu in onze journaalregels die betrekking hebben op de debiteurenrekening, een debiteurnummer en een beschrijving van de post. In ons sheet hebben we daarmee een werkblad waarop je een debiteur kunt selecteren uit de lijst; Het werkblad geeft vervolgens alle boekingen op de debiteurenrekening weer voor die specifieke debiteur. Je kunt dus zien of de debiteur nog schulden aan je heeft.

 

vraag 0: welke informatie vind je typisch op een journaalregel?

Vraag 1: is dit een besmetting van de boekhouding met debiteurenbeheer en is dat erg?

Vraag 2: als ik in die debiteurregels OOK een faktuurnummer toevoegm kan ik gemakkelijk in het overzicht van een debiteur aangeven welke fakturen nog open staan... Nog meer debiteerenbeheer.... Wat is ertegen om in het journaal allerlei extra kolommetjes met info op te nemen voor niet primair boekhoudkundig werk?

vraag 3: is het een beter plan om het al dan niet betaald hebben van fakturen geheel apart te administreren?

vraag 4: het sheet kan denk ik (ng niet uitgewerkt) relatief gemakkelijk OOK een BTW-aangifte genereren vanuit het journaal. Is dat een goed plan of kan ik dat (ook) beter apart doen?

 

Alvast bedankt voor eventuele antwoorden!

 

[Marcel (Up)]

Wanneer je (bovenaan) in zoeken "excel" intikt, komen er diverse excel-sheetjes bovendrijven. Misschien vind je hier bepaalde dingen of formules in terug die je kunt gebruiken.

 

Succes !

[djluc]

Wellicht een idee om te laten zien wat je al hebt zodat mensen met verstand van zaken er naar kunnen kijken?

[neemonder]

@down: Ik heb dit forum al afgezocht en bepaalde dingen als inspiratiebron gebruikt. Mijn vragen zijn ook meer van theoretische aard..

 

@djluc: OK, ik kan wel h.e.e.a. laten zien (als ik thuis ben)., maar de vragen zijn meer van fundamentele aard. Het probleem zit niet in het programmeren van het sheet, maar meer in de vraag of het in een boekhouding bijvoorbeeld 'not done' is om faktuurnummers in een journaalregel op te nemen...

En djluc, in je signature kan een extra R in verassingen :-) Je wilt geen crematies aanbevelen, neem ik aan :-)

 

 

Wat ik over journaals lees (afgezien van het feit dat dit in onbruik is geraakt in boekhoudprogramma's; die werken anders) is dat er een bedrag, rekeningnummer, D/C en een verwijzing in staat. De dingen die ik erbij verzin zijn dus niet gebruikelijk, naar het schijnt. Daarmee is de boekhouding nog niet incorrect natuurlijk, maar de vraag is toch of mijn aanpak verstandig is.

[ecofin]

Journalen zijn niet in onbruik geraakt in boekhoudprogramma's. Ze vormen nog steeds het hart van een boekhouding. Wel zijn dagboeken minder belangrijk geworden omdat journaalposten in geautomatiseerde programma's niet meer worden gebundeld maar tuk voor stuk worden verwerkt. Het enige dat overgebleven is van een dagboek is de registratie van het soort dagboek, zodat je kunt zien of je b.v. in de kas of de bank moet zijn om een mutatie terug te zoeken.

 

Vraag 0

op een journaalregel (in een geautomatiseerde omgeving) vindt je dan achtereenvolgens

Administratienummer (bij mogelijkheid van meerdere administraties)

Dagboeknummer of -naam

Boekjaar

Datum

Rekeningnummer

Omschrijving

D/C

Bedrag

 

Bij verwerking van debiteuren/crediteuren tevens

Debiteuren/Crediteurennummer

Faktuurnummer

 

Vraag 1

Debiteuren/Crediteuren kunnen worden opgenomen in het grootboek of beter worden gebundeld in Debiteuren- en Crediteuren-subgrootboeken met automatische doorboeking naar de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren

Op deze laatste rekeningen mag dan niet direkt worden geboekt. Ze worden bijgewerkt door het systeem zelf vanuit de boekingen in de subadministraties.

 

Vraag 2

Er is niets op tegen om meer info op te nemen op de journaalregels als dat nadere info kan geven

 

Vraag 3

Zie antwoord bij vraag 1

 

Vraag 4

Geen probleem; hoe meer wordt geautomatiseerd hoe gemakkelijker het wordt

Tip:

maak een additionele journaalpost op basis van de gegevens van het aangifteformulier

Te betalen BTW

Aan Te verrekenen BTW

Aan Betaalde BTW

 

Vervolgens van de betaling zelf:

Betaalde BTW

Aan Bank

 

Wat is daarvan het voordeel?

1. De kwartaaltellingen worden op nihil gezet. anders moet je voor het volgende kwartaal de aangiftes van de vorige kwartalen er weer vanaf aftrekken

2. Maak je eens een overnamefout op het formulier dan wordt het verschil vanzelf het volgende kwartaal meegenomen.

 

John

[neemonder]

GE-WEL-DIG

 

Een meer to-the-point antowoord kon ik me niet wensen. Echt enorm bedankt. De journaalregels zoals ik die dacht te gaan maken (maar waar ik onzeker over was) stemmen nauwkeurig overeen met wat je hier stelt.

 

Voor debiteuren heb ik het idd als volgt aangepakt:

 

Er is een grootbeokrekening DEBITEUREN; die wordt gevuld vanuit het journaal. Daarnaast heb ik EEN wekrblad waarop je een debiteurnummer kunt selecteren. Vervolgens wordt de subrekening van die debiteur getoond (deze is ook uit het journaal gehaald).

 

Ik zal dit weekend wat screenshots publiceren om te tonen wat we al wel en niet hebben.

 

Nogmaals *enorm* bedankt!

[neemonder]

OK, ik heb h.e.e.a. verder uitgewerkt. We gaan het sheet bij gereedkomen vrijwel zeker beschikbaar stellen, want de resultaten zover zijn enorm veelbelovend.

 

We hebben nu een relatielijst (relatienummers, n.a.w. enz.) en een journaalwerkblad.

Verder hebben we een lijst van rekeningen (met daarbij B of V voor Balans of V&W) (en met daarbij D of C)

Dan is er een balans en een V&W werkblad. Die hebben elk een aantal regels voor rekeningen.

Je hoeft in de V&W of Balans *alleen* een rekeningnummer in te voeren. Het sheet gebruikt dan automatisch een werkblad met de naam van dat rekeningnummer (dat moet er uiteraard zijn).

 

De rekening-werkbladen zijn qua systematiek identiek, maar voor enkele rekeningen zijn er ene paar extra kolommen. Het mooie is dat de NAAM van het werkblad wordt gebruikt om op te zoeken over welke rekening dit werkblad gaat, welke journaalposten in de rekening moeten worden opgenomen, enz. Je hoeft dus voor een extra rekening nagenoeg niets te programmeren.

 

Het saldo van de rekening komt automatisch in de balans/V&W.

 

De subrekeningen van debiteuren en crediteuren moeten we nog maken en ik vermoed dat we nog iets moeten met wat technische rekeningen, maar daarvan moet ik de theorie nog uitzoeken :-)

 

Het wordt echt prachtig... als teaser attached een screenshot van enkele aan elkaar geplakte screenshots van pagina's (gescheiden door rode strepen) . Let ook op de formules :D. Je ziet hier en daar nog unhidden velden en rasters enzo, maar kijk daar doorheen. Ook erg netjes (bijvoorbeeld in het relatiewerkblad of journaal) is dat er altijd precies 1 lege regel in de tabel staat... zodra je die lege regel vult, breidt de tabel zich schijnbaar uit. Dat is een wat flauwe truc met conditional formatting.

Blauwe velden zijn om in te vullen, zachtgele zijn berekende velden.

Het journaal bevat mogelijk nog onzin, maar dat is om te testen.

 

In V&W en Balans zie je nog #REFs. Dat komt omdat die rekeningen wel in de balans zijn geschreven, maar de rekeningbladen zijn nog niet gemaakt. Sommige rekeningen zijn er al echter wel en de meeste andere zijn kopieën van die reeds bestaande.

 

Ik ben wel benieuwd naar eventuele reacties alvast :-)

 

 

[ecofin]

Ziet er heel goed uit.

 

Een paar vragen (niet direct op de systematiek slaande):

 

ik zie privé opnamen en stortingen in de 4-rubriek staan. Deze rfekeningen behoren een onderdeel te zsijn van het eigen vermogen en moeten dus in de buurt van die rekening staan.

 

Waarom de intrestbaten in rubriek 4; ik zou deze in rubriek 8 zetten.

 

Als alles is geprogrammeerd zou ik graag eens met die sheets willen stoeien.

 

John

 

 

[spruce]

Ziet er erg goed uit.

Als hij af is, zou ik er ook graag mee willen spelen.

 

BTW dat blurren had ik grondiger gedaan.

Niet dat iemand wat met die gegevens kan, maar met reverse blur tooltje kan ik zo voor je opnoemen wat er staat.

Wellicht handig om te weten dat dit dus mogelijk is, voor het geval er een situatie voordoet waar wel belangrijke gegevens onleesbaar gemaakt moeten worden

 

 

[neemonder]

@John Hoogheid: bedankt voor de tip; dat van die privéstortingen was nog een gebrek aan kennis. Ik ben inmiddels verder aan het studeren en was er intussen ook al achter dat dit niet klopte :-) (en zo zijn er nog meer zaken die misschien niet kloppen en wellicht moeten er nog andere rekeningen komen; in elk geval weet ik intussen wat memoriaal is; ook zo'n term die ik niet kon plaatsen).

 

Overigens moet ik eerlijk bekenennen dat ik nog een slecht gevoel heb over de nummering van de rekeningen. Op internet zie je zoveel tegenstrijdige nummeringen. Misschien kan iemand nog een goede tip geven. Ik heb gehoord van systeem Bakker (en ik ken de hoofdrubrieken intussen) , maar iemand met ervaring kan waarschijnlijk veel gemakkelijker adviseren hoe dat op te zetten. Bovendien vergeten we misschien nog essentiële rekeningen. We verkopen websites en nog wat andere diensten, zoals hosting. We zijn geen productenverkoper, maar een PC meeleveren zou wellicht ooit interessant zijn. Voorraad gaan we niet aan doen.

 

@spruce: Die blur is niet zo gemakkelijk terug te draaien. Ook ik ken dat gevan van die kindermisbruiker waarvan de foto unblurred was :-).... Ik heb niet slechts 1 blur gedaan, maar meerdere met tussendoor veranderde settings. Ik denk dat een undo moeilijk is.

 

Vermoedelijk wordt het nu even stil van mijn kant, want ik moet eerst een boekhoudboek uitlezen (je ziet toch dat kennis van zaken wel helpt) en heb 2 drukke weken. Wellicht zou het mooi zijn eens live samen met iemand te zitten om h.e.e.a. door te spreken (al is het maar aan de telefoon). Als iemand met goede kennis van zaken daarvoor open staat, hoor ik het wel. In ruil stuur ik uiteraard het sheet alvast op.

 

Een punt waarvan ik vermoed dat ik daar nog eens goed over moet nadenken is of ik direct vanuit de grootboekrekeningen de balans kan genereren. Op dit moment doe ik niks met een aparte proef- of saldibalans. Ik *denk* dat dat niet nodig is (er komen in de sheets goede checks op van alles), maar wellicht heb ik nog iets volledig gemist (en ik het hoofdstuk over proef- en saldibalans nog niet bestudeerd).

 

Naja, elke hint is nog steeds welkom.

 

Nog een technische opmerking, vooral aan degenen die willen spelen: ik probeer altijd om geen visual basic toe te passen en dat is tot zover gelukt. Nadeel daarvan is dat je niet het sheet echt volautomatisch kan uitbreiden. Dat streef ik ook niet na.

[DCBJ]

Nog een technische opmerking, vooral aan degenen die willen spelen: ik probeer altijd om geen visual basic toe te passen en dat is tot zover gelukt. Nadeel daarvan is dat je niet het sheet echt volautomatisch kan uitbreiden. Dat streef ik ook niet na.

 

Kijk, dat is nog eens een goede insteek, ik werk zelf op een apple en kan daardoor al die mooie VB-dingen niet gebruiken. Zou erg graag eens willen kijken naar jullie sheet(s). Ik denk dat je er ook best een kleine bijdrage voor kan vragen, er zijn genoeg kleine bedrijfjes die gewoon niet de omzet hebben om een paar honderd euro uit te geven voor een boekhouder of willen investeren in een boekhoudprogramma..

 

Als je bijvoorbeeld ´€10,- vraagt, denk ik dat je het best een aantal keer kunt verkopen aan kleine ondernemers.. (mits getest ed. natuurlijk)

 

Groeten,

 

Dennis

 

 

[Ewout Wolff]

(Even de titel wat minder schreeuwerig gemaakt)

[wimpie]

Screens zien er goed uit, maar wat ik me afvraag is of, als er anderen mee gaan werken dat ze ook per transactie een journaalpost moeten maken. Dat gaat de gemiddelde ondernemer echt nooit lukken, die kapt daar gelijk mee. Ik heb daar ervaring in, want heb al meer dan 100 excel boekhoudpakketten voor kleinbedrijf verkocht, en zelfs op iets wat zo goed werkt krijg je vaak de meest onzinnige vragen en problemen terug. Ik heb het gebaseerd op een basis invoer blad waar je met 1 regel in te vullen je kas/bank/inkoop/verkoop gelijk goed geboekt krijgt in alle benodigde output(dus saldibalans, btw aangifte, grootboek, kasstroom etc). Heb daar met al m'n ervaring op excel en financien ruim twee jaar aan gewerkt, maar het is te doen. Ik zie zo aan het format dat daar "profi" aan gewerkt wordt, maar wil je het naar buiten brengen moet het "extreem simpel" werkbaar zijn. Overigens ben ik zeer met je eens dat je geen of weinig VB gebruikt (misschien alleen macro's voor snelle acties) maar dat houdt het wel stabiel.

Groeten Wim

 

 

 

[gcraenen]

Interessant en de eerste plaatjes zien er veelbelovend uit. Ik ben op zoek naar een vrij uitgebreide en complete spreadsheet om de boekhouding in bij te houden. Is deze ergens verkrijgbaar om te gebruiken?

 

Groeten,

 

Guido

[P.J.]

Je hoeft niet te blurren. Je kunt ook de tekst gewoon wit maken, dan is het resultaat onzichtbaar en wordt niet mee uitgeprint.

[neemonder]

Hallo allen,

 

het kostte me even moeite deze thread terug te vinden, maar toch gelukt. Ik ben de aanstichter van dit topic, maar liep op een gegeven moment vast met het sheet, vooral vanwege gebrek aan boekhoudkennis en ook vanwege de rest van mijn leven :-).

 

Heb nu een boekhoudboek gelezen, advies gekregen en EINDELIJK een presentabel sheet weten te maken. Geloof me, het was een zware bevalling (vooral om achteraf nog h.e.e.a. te documenteren). Toch duizendmaal excuses voor de lange levertijd....

 

VOORDAT je op de downloadknop drukt: gebruik is voor eigen risico; het is en blijft een Excel sheet en het is niet zo rigoureus getest als commerciele software. Gebruik is dan ook volledig voor eigen verantwoording (maar er zitten leuke constructies in voor degenen die nog niet zo los zijn met excel :-)).

 

We zouden graag horen als je het sheet downloadt / gebruikt en ook willen we je mening wel horen. Support leveren doen we echter niet, want er zit al zoveel tijd in en je krijgt het sheet al voor niets :-).

 

En tenslotte: zoals gezegd: het gebruik is gratis, maar ik zou het waarderen als je de bronvermelding laat staan. Verkopen is pertinent niet toegestaan, ook niet na het maken van uitbreidingen.

 

Reacties graag aan info at ccf-it.nl

boekhoudsheet_ccf-it.nl_1_0.zip

[PokerFeest]

Hoi Remco,

 

Heb je net sheet bekeken. Ziet er erg goed uit.

Helaas kan ik m niet gebruiken, maar ik kan zien dat je hier heel veel tijd aan hebt besteed.

groetjes

Jolanda

[henkh]

Het ziet er op het eerste oog leuk uit alleen werk ik met calc (openoffice) en om de een of andere reden worden boekingsregels niet doorgerekend. :(

 

We zouden graag horen als je het sheet downloadt / gebruikt en ook willen we je mening wel horen. Support leveren doen we echter niet, want er zit al zoveel tijd in en je krijgt het sheet al voor niets :-).

 

ik ga er vanuit dat je dit als hobby gedaan hebt en niet om op de aanschaf van een simpel boekhoudprogramma te besparen. En als je er niets aan uit wil geven dan circuleren er genoeg gratis programma's op het internet.

 

maar toch leuk dat je na zo'n tijd een update plaatst. wat mij betreft een reus waard.

[neemonder]

Dankjewel,

 

Nee, dit was niet puur voor de besparing, want ik had de 'markt' al afgezocht en ook gratis alternatieven bekeken. Toch wilde ik voor mezelf aantonen dat dit met Excel kan en volgens mij is het sheet het bewijs dat het technisch kan. Wellicht moeten er nog dingen anders aan; het is maar een eerste versie.

 

Mogelijk dat ik in een moedige bij de journaalinvoer verstop, maar nu eerst even wat andere dingen doen.

 

Voor het minibedrijfje van mijn zoon gaan we dit wel gebruiken; ook een goede mogelijkheid om de correctheid te testen. Als iemand nog adviezen heeft: ik houd me aanbevolen.

 

Groet!

 

PS: bedankt voor de reus :-)