Verantwoordelijkheid vaststellen van identiteit en uploaden kopie id op server

[miguelcorderos]

Ik ben bezig met een internet start-up waarbij tijdelijke arbeidsovereenkomsten worden aangegaan. Hiervoor moet door bepaalde gebruikers een kopie paspoort worden overlegd.

 

Kan ik deze ook door de gebruiker laten uploaden, en dusdanig op de server opslaan dat deze ook voor de gebruiker weer toegankelijk is, b.v. als onderdeel van zijn profiel? Dit vanzelfsprekend met de veiligheid in ogenschouw houdend.

 

Een Google zoekopdracht leert dat meer bedrijven hiervan gebruik maken, maar zitten hier wellicht juridische restricties aan?

[Norbert Bakker]

Ik ben bezig met een internet start-up waarbij tijdelijke arbeidsovereenkomsten worden aangegaan. Hiervoor moet door bepaalde gebruikers een kopie paspoort worden overlegd.

 

Kan ik deze ook door de gebruiker laten uploaden, en dusdanig op de server opslaan dat deze ook voor de gebruiker weer toegankelijk is, b.v. als onderdeel van zijn profiel? Dit vanzelfsprekend met de veiligheid in ogenschouw houdend.

 

Een Google zoekopdracht leert dat meer bedrijven hiervan gebruik maken, maar zitten hier wellicht juridische restricties aan?

 

T.b.v. arbeidsvoorwaardelijke regelingen (zoals pensioenen e.d.) dienen alle kopie identiteitsbewijzen voorzien te zijn van een handtekening en akkoord van de ontvangende partijd, bijv. de adviseur . Die tekent dat hij/zij visueel heeft gecontroleerd dat de kopie afkomstig is van een goed origineel en dat - voor zover je dat kunt beoordelen - het origineel in het bezit is van de persoon in kwestie m.a.w. identiteit is visueel gecontroleerd. Ik neem aan dat dit voor arbeidsovereenkomsten ook (of zeker!) geldt? Ben erg benieuwd hoe dat wordt opgelost en juridisch zit bij on-line upload.

 

 

[Iwan van Geelen]

Welkom op HL!

 

Ik hoop dat je hier gaat vinden wat je zoekt en misschien kan ook andere leden helpen....

 

Tja dat zal dus niet gaan:

 

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen met een van de volgende documenten:

 

* Nederlands paspoort

* Nederlandse identiteitskaart

* gemeentelijke identiteitskaart

* verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER)

* nationaal paspoort of identiteitsbewijs van een land van de EER

* (elektronisch) w-document

* nationaal paspoort van een land buiten de eer met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning tot verblijf (aanmeldsticker)

* vluchtelingenpaspoort

* vreemdelingenpaspoort

* diplomatiek paspoort

* dienstpaspoort

 

Let op!

 

U mag de identiteit niet vaststellen met een rijbewijs of een kopie van een identiteitsbewijs.

 

Het identiteitsbewijs moet een origineel en geldig document zijn. U kunt dit vaststellen met de volgende vragen:

 

* Is het document geen kopie?

* Is de geldigheidsduur van het document nog niet verstreken?

* Bevat het document de pasfoto van de werknemer?

* Loopt een stempelafdruk door over de pasfoto?

* Zijn er geen beschadigingen, insnijdingen of lijmresten aan of rond de pasfoto?

* Komt de handtekening van het identiteitsbewijs overeen met de handtekening op bijvoorbeeld het arbeidscontract?

* Horen de gegevens in het document bij de werknemer, zoals lengte, leeftijd, geslacht, kleur ogen en nationaliteit?

* Kent de werknemer de gegevens in het document, zoals adres, namen van kinderen, plaats en datum van afgifte van het document?

* Is het document duidelijk leesbaar?

* Is de spelling van plaatsnamen en het gebruik van hoofdletters juist?

* Bevat het document geen eigenhandige bijschrijvingen of veranderingen zonder autorisatie(stempel)?

* Is het aantal, de volgorde en de nummering van de bladzijden juist? Zitten de bladzijden niet los, zijn ze niet geplakt en hebben de bladzijden hetzelfde documentnummer?

 

Als u twijfelt aan de echtheid van een identiteitsbewijs, kunt u contact opnemen met het Nationaal Bureau Documenten van de Koninklijke Marechaussee.

 

Zie : http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/lb22_gegevens_administreren/lb22_gegevens_administreren-07.html#P76_7390

 

Is dit het antwoord wat je zocht

[WaltervL]

Bron: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/lb22_gegevens_administreren/lb22_gegevens_administreren-08.html#P118_10429

 

Kopie identiteitsbewijs bewaren

Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en kinderen. Lege bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn.

 

U kunt de identiteit van een Nederlandse werknemer vaststellen aan de hand van een identiteitskaart of een Nederlands paspoort. Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.

 

Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. Blijken deze gegevens niet uit de kopie, dan moet u ze bij de loonadministratie vastleggen. De kopie moet u ten minste 5 volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaren. Wij kunnen u toestemming verlenen of opdracht geven om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren. Hieraan kunnen wij voorwaarden verbinden.

 

 

Samenvatting: Je moet de identiteit persoonlijk controleren adhv een origineel document. Wil je de kopie op een server opslaan moet je toestemming vragen aan de belastingdienst.

 

[Sander]

Een duurdere optie:

een scanner dat paspoort/ID (niet alleen van Nederland) kan controleren op bepaalde punten.

www.securitech.nl

 

Ik heb er mee gewerkt en het apparaat werkt nauwkeurig.

 

Zoals Iwan ook al aangeeft, bij twijfel Kon. Mareschaussee inschakelen. Als je wilt, heb ik emailadres voor je.

 

Succes!

[miguelcorderos]

Hartelijk dank voor alle reacties!

 

Op zich is het me vrij duidelijk: Ik moet zelf instaan voor de correctheid van de kopie paspoort. Het vreemde is dat ik in mijn huidige bedrijf tot op heden alleen nog maar heb gewerkt met payrollers die slechts een kopie paspoort vroegen.

Daarbij teken ik aan dat het hier gaat om 'Artiestenverloningen'. Het langs sturen van alle artiesten met een origineel paspoort bij de payroller zou een ondoenlijk groot karwei zijn, te meer omdat het meestal slechts om één tot een paar verloningen per jaar gaat.

 

Valt te concluderen dat, hoewel payrollers verplicht zijn een origineel paspoort op echtheid te controleren, dit in de praktijk vanuit een kosten- en rompslomp-aspect met een kopie paspoort wordt afgedaan? Wat is hiervan het risico? Zijn er andere manieren om te voldoen aan de voorwaarden maar met minder rompslomp?

[Edward]

Dat gaat dus formeel niet.

 

De onderzoeksplicht van de werkgever reikt verder dat menigeen denkt. Iedere werkgever heeft onder meer op grond van artikel 28 Wet op de Loonbelasting en artikel 15 Wet arbeid vreemdelingen een onderzoeksplicht naar de identiteit van zijn werknemers.

 

De onderzoeksplicht gaat verder dan alleen maar een kopie bewaren volgens de hierbovengenoemde voorschriften. De werkgever moet de identitiet ook echt vaststellen en dus controleren of de werknemer wel is wie hij zegt dat hij is. Dit is niet alleen om te voorkomen dat illegale werknemers in dienst worden genomen, maar ook identiteitsfraude, witwaspraktijken, etc.. tegen te gaan. De werkgever moet daarom de identiteit van een werknemer vaststellen aan de hand van een identiteitsbewijs zoals is bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. Meest voorkomend is een paspoort of een identiteitskaart.

 

Het vaststellen van de identiteit moet formeel aan de hand van het originele document. Daarbij moeten zaken zoals uiterlijk, kenmerken en handtekening worden vergelijken aan de hand van pasfoto, lengte, leeftijd (altijd arbitrair) en de handtekening(bijv. a.d.h.v. de handtekening op de arbeidsovereenkomst).

 

Door simpelweg te volstaan met het uploaden van identiteitsdocumenten voldoe je niet aan de wettelijke verplichting. Nu is het een publiek geheim dat veel werkgevers doorgaans genoegen nemen met een kopie van een paspoort, maar formeel klopt het niet en ben je dus ook als werkgever aansprakelijk te houden voor het verzuimen van de controleplicht. Of je dat risico als werkgever wilt lopen is dus geheel ter eigen beoordeling.

 

Laat ik daarbij wel opmerken dat het voor onder meer de belastingdienst gemakkelijk is om vast te stellen dat niet niet voldoet aan de vaststellings- en controleplicht wanneer de documenten kunnen worden geupload en worden bewaard in een apart bestand of database.

 

 

[Edward]

 

Valt te concluderen dat, hoewel payrollers verplicht zijn een origineel paspoort op echtheid te controleren, dit in de praktijk vanuit een kosten- en rompslomp-aspect met een kopie paspoort wordt afgedaan? Wat is hiervan het risico? Zijn er andere manieren om te voldoen aan de voorwaarden maar met minder rompslomp?

Ik ziet de twee voorlaatste posts elkaar net hebben gekruist. Ik zie dat je gelukkig ook op de hoogte bent van alle verplichtingen. Het risico heb ik hierboven al beschreven. WIl je binnen de marges van de wet blijven is het zaak om hier heel praktisch mee om te gaan. Vaststellen en controleren bij gelegenheid is een optie. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de gelegenheid van een thema.- of netwerkbijeenkomst.

[R.I.P. - Benm]

Werken met het uploaden van een scan lijkt me lastig, je kunt daarbij natuurlijk feitelijk helemaal niet vaststellen of het gaat om een scan van het paspoort van degene die je denkt voor je te hebben. Bij het fysiek inleveren van een kopie kun je nog kijken naar pasfoto en andere eigenschappen, bij een uploaden heb je eigenlijk nauwelijks een mogelijkheid identiteitsfraude te voorkomen.

 

Misschien is het wel mogelijk fraude te bemoeilijken door bijv ook een bankrekening te verifieren (bijv zoals paypal dat doet), al zal het denk ik niet aan de eisen voldoen.

[miguelcorderos]

Ook bij de Payroller heb ik inmiddels navraag gedaan. Deze stelt dat de controleplicht bij mij ligt en dat dat in hun voorwaarden is opgenomen. Een tegenvraag die ik hem gesteld heb is:

Hoe gaan jullie om met de situatie dat een verloning vanuit de artiest wordt geïnitieerd, maar waarbij jullie factuur gericht is aan de (particuliere) klant van de artiest is? De klant heeft dan dus niet vooraf jullie voorwaarden ingezien. Daarbij rijst de vraag: kun je een particuliere klant met onderstaande opzadelen?

 

Oftewel gelden voor particuliere klanten dezelfde regels? Moet ook deze in de weer met paspoortcontrole, etc?

 

[miguelcorderos]

Ik heb weer contact gehad met zowel de Belastingdienst als de Payroller. De belastingdienst vertelde me dat de controleplicht niet geld voor particuliere klanten. Dus dat maakt het een stuk overzichtelijk voor die groep.

 

De payroller stelde dat een verloning zonder ondertekend werkbriefje niet mogelijk is. Oftewel, wanneer de artiest zelf de verloning initieert moet hij alsnog een handtekening voor akkoord halen bij de opdrachtgever. Deze tekent dan ook meteen voor de verantwoordelijkheid van de controle van het ID-bewijs.

 

Wanneer we uitgaan van het extreme geval dat elke zakelijke opdrachtgever netjes de paspoorten zou controleren, zou dit dus kunnen betekenen dat een artiest met 100 optredens per jaar bij verschillende klanten, theoretisch gezien, 100 keer wordt doorgelicht. Het is een wat extreem voorbeeld, maar helaas wel de praktijk.

 

Of heeft iemand nog een heel andere oplossing/visie?