Volledige boekhouding uitbesteden

[woutergm]

Beste mensen,

 

Tot nu toe heb ik altijd zelf de boekhouding gedaan, maar wil het nu volledig gaan uitbesteden.

 

Het gaat om een klein handelsbedrijf in verpakkingsmaterialen.

 

De webshop is een belangrijk onderdeel en het liefst zie ik zoveel mogelijk geautomatiseerd worden.

 

Waar moet ik in mijn geval op letten bij het volledig uitbesteden van de boekhouding? Ik heb met een boekhouder gezeten en die noemde een bedrag van € 150 per maand. Is dit een normale vergoeding?

[Marije Miggiels]

Laat ik nu even wijselijk mijn mond houden en me niet schuldig maken aan SPAM ;D

 

Nee, zonder gekheid: op basis van de informatie die je nu geeft, is moeilijk te zeggen of € 150,00 per maand een redelijke prijs is. Zou kunnen, zou hoger kunnen, zou lager kunnen.

 

Waar je op moet letten, is ook weer afhankelijk van jouw behoeften: zoek je iemand om je administratie in te kloppen, zoek je iemand die met je meedenkt, m.a.w. wat vind je belangrijk? Prijs kan heel belangrijk zijn, maar welke service verwacht je? Verwacht je ook een bepaalde snelheid? Wat moet wel bij de prijs inbegrepen zijn, wat niet? Wil je een vaste prijs of wil je een uurprijs?

 

Los van dat alles: vertrouwen is het allerbelangrijkste. Als je iets uitbesteed (wat dan ook) dan moet jou dus daadwerkelijk werk uit handen genomen worden en dan moet jij erop kunnen vertrouwen dat het werk goed gedaan wordt.

 

Bedenk dus eerst goed wat je wilt en benoem dit.

Verzamel de historische administratieve feiten (aantallen facturen, omzet, winstcijfers, personeel, etc)

Stel vervolgens een vragenlijst op

Ga met een of meerdere aanbieders om tafel en kies degene waar jij het meeste vertrouwen in hebt.

 

Succes en laat ons weten hoe je het eea aanpakt?

 

gr, Marije

[woutergm]

Dag Marije,

 

Dat zijn inderdaad goede overwegingen. Betrouwbaarheid en integriteit zijn belangrijke aspecten, maar wellicht nog belangrijker is de mate van automatisering (koppeling met webshop, zo min mogelijk handelingen). En een helder en duidelijk overzicht van de resultaten.

 

Yuki lijkt een interessant concept te hebben, wat vind je hiervan?

 

Mvg,

 

Wouter

[Marije Miggiels]

Tja, Yuki....

Ik heb er zelf geen ervaring mee, maar wat ik van ze weet is dat ze niets meer doen dan boeken wat jij ze stuurt. Ik weet niet of zij een koppeling kunnen maken met jouw webshop. Of dit een goede oplossing voor jou is, kan ik moeilijk beantwoorden. Reken in ieder geval niet op meer dan het boeken van.

 

Ik weet dat er webshops zijn waarin de administratie voor een groot gedeelte geïntegreerd is. De voorraad wordt bijgehouden evenals facturen en betalingen. Met die totaalstaten moet een administratiekantoor goed uit de voeten kunnen. De vraag is: wat is er nu in jouw webshop aan administratie geïntegreerd.

Ik ken iemand met een webshop waarin voorraad en facturatie geïntegreerd zijn, ik kan hem eventueel vragen waar hij mee werkt en vragen of je contact met hem op mag nemen. Alhoewel, er zijn vast HL-ers die hier ook meer over kunnen zeggen.

[Marije Miggiels]

Ik heb overigens even gekeken of mijn boekhoudprogramma een mogelijkheid heeft om een webshop te integreren en dat is het geval. Hoe dit precies werkt weet ik dan weer niet. Het gaat om Profit van Afas en zij hebben koppelingen met iPublications webshop, de webshops van Trancon (Cartwise/Boxwise Pick & Pack), en met Webprodie Webshop).

Misschien dat de leverancier van jouw webshop kan vertellen met welke boekhoudprogramma's koppelingen mogelijk zijn?

[woutergm]

Dank voor de snelle respons! Het gaat om een Magento webshop; er zou een koppeling bestaan met Exact boekhouden, maar hoe dit precies werkt weet ik niet.

 

De ideale situatie is dat inkoopprijzen en verkoopprijzen welke ingevoerd worden in de back end van de webshop snel de bruto marge moet kunnen laten zien. Verder is het vrij eenvoudig de voorraad bij te houden en worden er automatisch verkoopfacturen gegenereerd bij bestellingen. Dit alles moet dan samenkomen in één overzicht en programma, waar natuurlijk de bank bij -en afschrijvingen + inkoopfacturen en kosten ook in zijn weergegeven.

 

Volgens mij moet het mogelijk zijn!

[djluc]

Wat ik me afvraag qua boekhouding van een webshop en wat meer zeer relevant lijkt in deze discussie: In hoeverre moeten boekingen dubbel gemaakt worden? Is het verplicht elke losse factuur van een webshop in de boekhouding te plaatsen of kan je bijvoorbeeld een verzamelstaat per maand inboeken?

[Joost Rietveld]

wellicht kan het nog goedkoper dan Yuki:

 

http://mediaarchief.rabobank.nl/demos/boekhouden/

 

Moet je wel klant worden van Rabo en Exact, maar het werkt fantastisch.

[NOYB]

wellicht kan het nog goedkoper dan Yuki:

 

http://mediaarchief.rabobank.nl/demos/boekhouden/

 

Moet je wel klant worden van Rabo en Exact, maar het werkt fantastisch.

 

Dat kan ik beamen, wij werken met beide programma's en ik kan niets anders zeggen dan een zeer mooie koppeling.

 

Als het goed is kan je ook xml data importeren in exact online dus als je webshop dit ook ondersteund een mooie geautomatiseerde boekhouding, hoef je alleen de jaarrekening opstellen nog uit te besteden scheelt je ook weer ;)

 

gr.

erik

[Marije Miggiels]

Kijk, nu alweer wat meer input van meerdere HL-ers. Ik zou zeker eens kijken naar de opmerking van Joost en Erik.

Over Exact heb ik wisselende verhalen gehoord, ik ken Exact zelf alleen in een heel oude versie. Toen prima, ik weet niet hoe het nu gesteld is.

 

Eerlijk gezegd zou ik de koppeling met een boekhoudprogramma voor nu even loslaten en eerst bekijken wat je nu precies zelf wilt blijven doen en wat je wilt uitbesteden. Als de oplossing van Joost daarbij aansluit, zou ik zeggen: try before you die ;)

Wil je toch nog minder doen dan dat, ga dan gewoon eens met een paar administratiekantoren praten. Die koppeling met je webshop kan je dan ook ter sprake brengen.

 

[Pieter Reitsma]

Toen ik begon met m'n zaak had ik geen zin me met boekhouden te bemoeien. Ik denk dat de "angst" om zaken

verkeerd te doen en naheffingen van de Belastingdienst te krijgen meespeelde, alsmede hoe ik niet weet hoe ik

bepaalde investeringen/afschrijvingen en reserveringen moet afhandelen. En fiscale regelgeving - wat allemaal

wel en niet mag en kan - ligt me niet zo.

 

Ik heb een (klein) administratiekantoor gevonden, die het voor 500 euro per jaar doet.

Man en financieel directeur bij een bedrijf, en de vrouw runt het administratiekantoor.

Zij doet het 'makkelijke' werk en hij de aangiften en de fiscale vraagstukken.

Er rekening mee houdend dat ik wellicht in de toekomst nog een fiscaal adviseur nodig zou hebben.

Per kwartaal laat ik een balans uitdraaien, en ik digitaliseer zelf de administratie.

 

Als ik nu opnieuw een bedrijfje zou beginnen, zou ik - denk ik - Snelstart XD gaan gebruiken of een

online boekhoudpakket, waar telefonisch advies achter hangt, en waarmee een administratiekantoor

of accountantskantoor overweg kan voor controle. Dit om er meer controle op te houden.

 

Kijk naar de meningen ( en aanbevolen producten ) van de andere HL'ers,

want volgens mij heeft ieder zo z'n eigen beweegredenen voor een bepaalde keuze.

Bij deze de ervaring/mening van mij ;)

 

Natuurlijk is het ook afhankelijk van de grootte van de administratie.

Mijn prijs is gesteld op basis van het aantal te verwachten facturen en transacties.

Als iemand zomaar zonder inschatting roept 150 euro per maand, word ik voorzichtig.

Voor welke diensten betaal je extra ? Stel dat je heel veel gaat verkopen ?

Wanneer word de maandfee opgehoogd ?

Een aantal kritische vragen die je - denk ik - moet stellen.

[NOYB]

Het mooie is met bijvoorbeeld exact online dat je het eerst 30 dagen vrijblijvend kan proberen (doen andere online aanbieders overigens ook).

 

Een soortgelijke koppeling als exact heeft met de Rabo heeft Reeleezee trouwens met de ABN kijk hier maar eens.

 

Over beide programma's ben ik enthousiast ;) ;D

 

Ik ben het eens met marije dat het wellicht handig is om eerst te inventariseren wat je wensen zijn en in hoeverre je dit volledig geautomatiseerd wilt of moet hebben.

 

@ Marije, ik kom zelf nog uit het exact voor DOS tijdperk en was toen tevevreden over het pakket, via de windows versie (bagger) naar globe (een verademing). Globe is echt een top programma, als je dan doorstapt naar online moet je wel even omschakelen omdat exact globe op de top van de markt is gepositioneert en exact online helemaal onderaan, en dat merk je met de functionaliteit (wij werken met beide overigens).

 

 

[Pieter Reitsma]

Het mooie is met bijvoorbeeld exact online dat je het eerst 30 dagen vrijblijvend kan proberen (doen andere online aanbieders overigens ook).

 

Een soortgelijke koppeling als exact heeft met de Rabo heeft Reeleezee trouwens met de ABN kijk hier maar eens.

 

Over beide programma's ben ik enthousiast ;) ;D

 

Zo heb ik ook eens gekeken voor Asperion.

Uiteindelijk kun je bij de partners kijken van Reeleezee en Asperion en - neem ik aan - Exact online ; welke

administratie- en accountantskantoren deze pakketten ondersteunen, ofwel de "boekhouderversie" hebben.

Dat kan schelen in de kosten, dat je een deel zelf doet, en het adm- of acc-kantoor een deel.

 

Eens met de reactie van de anderen. Je moet eerst kijken wat je precies wilt.

[Marije Miggiels]

@ Marije, ik kom zelf nog uit het exact voor DOS tijdperk en was toen tevevreden over het pakket, via de windows versie (bagger) naar globe (een verademing). Globe is echt een top programma, als je dan doorstapt naar online moet je wel even omschakelen omdat exact globe op de top van de markt is gepositioneert en exact online helemaal onderaan, en dat merk je met de functionaliteit (wij werken met beide overigens).

 

 

Grappig, ik ken exact ook nog uit het DOS tijdperk en heb de overgang naar windows ook nog meegemaakt. Drama inderdaad. Een aantal jaar later (ik denk nu een jaar of 8 geleden) heb ik kort nog eens met Exact gewerkt, was al veel beter dan direct na de overgang.

Profit Accountancy Light (voor administratiekantoren) vind ik dan weer een topprogramma, de overgang naar de online versie is gelukkig niet heel groot, heeft inderdaad wel wat minder functionaliteit.

Volgens mij geldt dit wel voor de meeste (grote) aanbieders.

 

Kortom Wouter: de keuze is reuze ;)

[ROVened]

De dosversie van Exact was goed en betrouwbaar ook de support was uitstekend. Maar toen wij op Exact voor Globe overstapte begon de ellende. Het programma was een drama terwijl de consultants van Exact in en uit liepen. Dat was ook de reden om met Exact te stoppen.

Ik denk dat een directe verwerking middels de bankmutaties wel leuk en efficient kan zijn maar het maakt je ook gelijk afhankelijk van de bank. De meeste boekhoudprogamma's kunnen middels het downloaden van de bankmutaties de boekingen in de administratie verwerken.

Kijk daarom eerst of dat je goed met programma kunt werken en wat de mogelijkheden van allerlei koppelingen met het boekhoudpakket zijn.