Urenregistratie: hoe precies?

[gxjansen]

Hoop dat ik goed zit met de vraag. Ondanks zoeken heb ik er geen antwoord op kunnen vinden...

 

Q:Om te bewijzen dat ik met mijn eenmanszaak de 1225 uur per jaar haal moet ik dus urenregistratie bijhouden. De vraag is hoe preecies dat moet. Is het al prima als ik per week aangeef hoeveel tijd ik aan mijn onderneming besteed of moet ik dat specificeren naar soort bezigheid (administratie, communiceren met klanten, het ondernemen zelf etc.)? En misschien ook nog preciezer qua tijd: per dag invullen op welk uur ik wat precies gedaan heb.

 

Bij voorbaat dank voor het antwoord!

[msteer]

Om te bewijzen dat ik met mijn eenmanszaak de 1225 uur per jaar haal moet ik dus urenregistratie bijhouden. De vraag is hoe preecies dat moet.

 

ik vond het volgende op zibb.nl: agenda's en afsprakenboeken. als ik dat moet geloven zijn de eisen zijn niet bijzonder streng, gewoon een goede agenda bijhouden.

[2thePoint]

:-\ He technootjes, even van ondernemer tot ondernemer.....

Je houdt je uren toch niet bij voor de Belastingdienst, evenmin als je je administratie voor hun zou moeten bijhouden....

Behalve technootje ben je ook ondernemer en die wil (zou moeten willen) weten hoe het met zijn bedrijf gaat....

Hou dus gewoon je uren per project gewoon bij,....Hoe weet je anders wat je zo ongeveer per uur aan een klant berekend.... en wat je opbrengsten zijn.....DIT HEET MANAGEMENT INFO...

Algemene uren hou je gewoon ongeveer bij... dat hoeft niet zo precies.....

Gewoon in een excel-sheetje kan voldoende zijn, en anders Olaf J eens benaderen, want die heeft een complete projectadministratie opgezet.....

KENNIS IS MACHT en WETEN IS ONDERNEMEN.

[msteer]

Hou dus gewoon je uren per project gewoon bij,....Hoe weet je anders wat je zo ongeveer per uur aan een klant berekend.... en wat je opbrengsten zijn.....DIT HEET MANAGEMENT INFO...Algemene uren hou je gewoon ongeveer bij... dat hoeft niet zo precies..... Gewoon in een excel-sheetje kan voldoende zijn

 

sommige bedrijven werken niet per uur, maar voor een vaste aanneemsom die door de markt gedicteerd wordt. een projectadministratie is dan niet nodig. management info voor een eenmanszaak is overbodige burocratie. een excel sheetje is dan een overkill als een agenda bijhouden voldoende is.

[OlafJ]

Uren registreren is ook voor jezelf van belang. Het bijhouden van uren is voor jezelf om te kunnen reflecteren. Je kunt dan achteraf nagaan waaraan je je tijd hebt besteed.

 

Een basic urenverantwoording geeft aan dat je op een bepaalde dag x uur aan activiteit a en y uur aan activiteit b hebt besteed. Als je zo een lijst hebt en die met een datum ondertekent, komt de bewijslast in principe bij de fiscus te liggen (namelijk bewijzen dat je lijst frauduleus is)

 

Daar kun je nog de soort activiteit aan toevoegen en eventueel project/order/ etc

Ook kun je ter controle je rittenadministratie ernaast leggen, samen met je agenda, maar een gedateerde en ondertekende urenlijst is m.i. in principe voldoende.

[Nils de Witte]

sommige bedrijven werken niet per uur, maar voor een vaste aanneemsom die door de markt gedicteerd wordt.

 

Dan moet je nog globaal weten hoeveel tijd je er in steekt anders weet je niet of je geld verdient hebt. Een bureauagenda volstaat, waar je aan het eind van de dag globaal opschrijft waar je je tijd aan besteed hebt.

 

En nou niet zeuren, maar gewoon een agenda kopen!

[msteer]

Dan moet je nog globaal weten hoeveel tijd je er in steekt anders weet je niet of je geld verdient hebt.

 

niet helemaal mee eens. als eenpitter zonder andere inkomsten zou ik anders rekenen. als ik een opdracht aanneem die 1200 euro oplevert en 200 euro aan materialen kost, dan levert mij die klus 1000 euro op. of ik daar nu 1, 10 of 100 uur in steek.

 

stel die opdracht kost mij 100 uur. dat betekent 10 euro per uur. dan kan je zeggen dat is te weinig, ik moet minimaal 30 euro per uur vangen om rond te komen. dus doe ik die opdracht niet en heb ik die inkomsten niet. aan het einde van de maand mis ik wel die 1000 euro als ik geen alternatieve inkomsten heb gehad.

[msteer]

Uren registreren is ook voor jezelf van belang. Het bijhouden van uren is voor jezelf om te kunnen reflecteren. Je kunt dan achteraf nagaan waaraan je je tijd hebt besteed.

 

tsja, meningen verschillen maar ik zou er geen prioriteit van maken. liever achter de klanten aan en orders binnen harken, dan uren registreren en reflecteren. helemaal als startende ondernemer. voor je het weet kom je om in de lijstjes en schrijf je uren om je administratie bij te houden.

[Nils de Witte]

niet helemaal mee eens. als eenpitter zonder andere inkomsten zou ik anders rekenen. als ik een opdracht aanneem die 1200 euro oplevert en 200 euro aan materialen kost, dan levert mij die klus 1000 euro op. of ik daar nu 1, 10 of 100 uur in steek.

 

FOUT! Dat is zo bij je eerste opdracht, maar snel krijg je er meerdere en moet je keuzes gaan maken tussen de opdrachte die je aanmeent en de opdrachten die je laat liggen. Dan moet je wel weten welke soort opdrachten het meeste opleveren.

 

Anyway, je kan hoog of laag springen, eigenwijs zijn of wat dan ook. Het bijhouden van een agenda is uiterst belangrijk. Moet je meteen mee beginnen. Het kost namelijk nog al wat discipline om het goed te doen. Als je er eenmaal aan gewend bent, wordt het routine en heb je er de rest van je leven plezier van.

 

Geloof me nou: Wees niet eigenwijs en hou vanaf het begin een agenda bij!

[Nils de Witte]

tsja, meningen verschillen maar ik zou er geen prioriteit van maken. liever achter de klanten aan en orders binnen harken, dan uren registreren en reflecteren. helemaal als startende ondernemer. voor je het weet kom je om in de lijstjes en schrijf je uren om je administratie bij te houden.

 

Het is je agenda krassen van je projecten en de uren die je er aan besteed hebt, kost 30 seconden. En als je de volgende dag in de agenda kijkt om te zien hoeveel tijd je aan je klanten hebt besteed, schrik je je rot en gooi je allees aan de kant om de hele dag achter je klanten aan te zitten. Zo gaat een urenregistratie niet "te koste" van je klanten, maar is het een instrument om je tijd nuttiger te besteden.

 

 

[NathanW]

Ik ben overtuigd :). Ik geloof in het belang van het registreren van uren. Maar je doet dit o.a. om inzicht te krijgen, ook op langer termijn. Aan een papieren agenda heb ik dan niet zoveel.

 

Kun je me adviseren (of iemand anders) welke tool hier een hulp bij zou kunnen zijn. Het liefst plan ik alles (inclusie todo) in een agenda van te voren en geef ik achteraf aan wat ik heb gedaan en hoeveel tijd ik eraan heb gespendeerd.

 

Er zijn werkelijk duizenden programma's die dit voor je automatiseren. Ik heb er een paar (gratis) bekeken, maar allen zijn teveel georienteerd op een doel.

 

De tool moet uiteindelijk in staat zijn inzicht te geven in de tijd die je voor een bepaald project kwijt bent geweest. Of hoeveel tijd je kwijt bent op jaarbasis aan het registreren van uren ;). Efficiency word berekenbaar etc.

 

Iemand suggesties voor een dergelijke tool?

 

In de veronderstelling dat dit ook interessant zou kunnen zijn voor regenerate.nl stel ik deze vraag in dit topic.

 

TIA, Nathan

[R.I.P. - Benm]

FOUT! Dat is zo bij je eerste opdracht, maar snel krijg je er meerdere en moet je keuzes gaan maken tussen de opdrachte die je aanmeent en de opdrachten die je laat liggen. Dan moet je wel weten welke soort opdrachten het meeste opleveren.

 

Waarschijnlijk zul je bij de start gewoon omzet willen maken, no matter what. Op een gegeven moment krijg je het wel druk genoeg om zo nu en dan eens 'nee' te kunnen/moeten verkopen, en dan kan het nuttig zijn om te kijken hoeveel uur je waaraan kwijt bent etc. Maar het is belangrijker dat je dat van te voren weet dan dat je het op het uur nauwkeurig bijhoudt. Soms lopen dingen soepeler dan verwacht, en ben je er relatief weinig tijd mee kwijt. Aan de andere kant heb je ook wel eens een project dat toch meer tijd kost dan je had verwacht - hoort erbij denk ik.

 

Overigens vind ik dat er meer bepalende factoren zijn dan de 'euros per uur'. Vind je een opdracht leuk? Leer je er wat van, zodat je soortgelijke dingen in de toekomst efficienter aanpakt? Geeft het een bepaalde prestige, kans op vervolgopdrachten, interessante connecties? Dingen die er in die aspecten goed vanaf komen zou ik gerust doen als ze per uur genomen een stuk minder opleveren, maar dat is natuurlijk een persoonlijke keuze.

 

[OlafJ]

tsja, meningen verschillen maar ik zou er geen prioriteit van maken. liever achter de klanten aan en orders binnen harken, dan uren registreren en reflecteren. helemaal als startende ondernemer. voor je het weet kom je om in de lijstjes en schrijf je uren om je administratie bij te houden.

Juist als startende ondernemer heb je er belang bij om te weten waar je tijd in gaat zitten. En juist in het eerste jaar moet je reflecteren. Maar ook daarna is het van groot belang.

Uren registreren is geen omslachtige bezigheid. Als je voor een klant werkt is het toch al essentieel dat je het doet. Dat geldt onverminderd voor een fixed price opdracht. In geval van een conflict kun je dan op je urenlijst wijzen. Het verdient aanbeveling om ook dan dus je urenbriefjes te laten ondertekenen. Het helpt je bovendien bij je nacalculatie die anders toch maar natte-vingerwerk wordt (net als alles waarbij je geen registraties voert).

 

Ondernemers die denken dat ze het uit d'r hoofd kunnen doen lopen vroeg of laat tegen een groeigrens aan of tegen een pensioen dat door inefficiëntie lager uitvalt dan mogelijk was geweest.

 

Ook rittenadministraties zijn van belang. Als je een auto van de zaak hebt wil je immers weten voor hoeveel kilometer je een bijtelling hebt en als je declareert gebeurt dat op basis van je kilometeradministratie.

 

Kortom: meten is weten!

 

Als je meer dan 15 minuten per dag kwijt bent aan het bijwerken van je lijstjes, dan moet je de registratieprocedures nog maar eens nakijken (en tellen, want het hoeven er nooit veel te zijn).

 

Of registreren zinvol is merk je pas wanneer je het een tijdje gedaan hebt. Zonder registraties weet je namelijk domweg NIKS

[gxjansen]

Beste allemaal,

 

Bedankt voor de vele reacties! Ben er ook nog wel wat wijzer van geworden ;). Zoals de meesten van jullie al aanraden was ik ook wel van plan om een urenregistratie bij te houden omdat het idd gewoon erg handig is om te weten hoeveel tijd je kwijt bent aan je bedrijf.

Wat ik echter wilde weten is wat de eisen van de belastingdienst zijn aan de tijdregistratie (om er voor te zorgen dat dat er iig in zit). Dan kan ik dat aan mijn huidige administratie toevoegen als die elementen er nog niet in zouden zitten.

 

Met vriendelijke groet,

 

GX Jansen

eigenaar Regenerate.nl

[Pim de Bokx]

De Belastingdienst vraagt gewoon om een urenregistratie. Ze beschrijft niet in welke categorien dat moet worden ingedeeld. Je moet ermee aannemelijk maken dat je minimaal 1225 uren aan/voor je bedrijf hebt gewerkt. Voor jezelf is het wellicht handig onderscheidt te maken in:

 

projectrealisatie [+evt. nr/naam]

productrealisatie [+nr/naam als je er meer hebt]

bedrijf opbouwen [plannen maken, advies & voorlichting]

bedrijf runnen [administratie, facturatie, boekh, overleg, etc]

marketing / aqcuisitie

productontwikkeling (indien van toepassing, ook handig voor als je WBSO of andere subsidie hebt)

 

Ik heb eens de vraag gehad of ik wel 1225 uren had gewerkt, gezien het lage inkomen. Ik heb toen aan de hand van mijn agenda en projectadministratie een urenregistratie gereconstrueerd. Dat was prima.

 

 

[gxjansen]

Ok, bedankt! Wel vaag dat hier geen regels voor zijn of zou de belastingdienst hier express vaag over doen...

 

MvG, GX Jansen

Regenerate.nl

[OlafJ]

De Belastingdienst vraagt gewoon om een urenregistratie. Ze beschrijft niet in welke categorien dat moet worden ingedeeld. Je moet ermee aannemelijk maken dat je minimaal 1225 uren aan/voor je bedrijf hebt gewerkt.

Klopt als een bus. Als je de agenda hanteert als een soort logboek, dan is dat in principe voldoende. Houd gewoon je afspraken goed bij en schrijf andere activiteiten en de tijdsduur in. Noteer eventueel dagelijks het aantal uren dat je totaal hebt besteed en maak een wekelijkse optelsom. Dat telt later ook gemakkelijker.

 

De computer zet je m.i. in voor je eigen inzicht en om deftige rapportjes te draaien.

 

Bedenk wel dat een slordig overzicht slecht inzicht kan opleveren en dat kan op zijn beurt weer vraagtekens bij de fiscus oproepen en daar zit je nou net effe niet op te wachten, want dan gaan ze (lastige) vragen stellen.

[Celletje1974]

Wel vaag dat hier geen regels voor zijn of zou de belastingdienst hier express vaag over doen...

 

Ik denk dat de belastingdienst hier (gelukkig!) bewust vaag over doet, zodat de ondernemer de vrijheid heeft deze registratie bij te houden zoals hij dat het handigste vindt... De belastingdienst geeft op veel gebieden veel vrijheid voor de manier waarop je iets bijhoudt.

 

Uiteindelijk is het enige dat de belastingdienst wil kunnen doen het controleren of je niet te weinig belasting betaalt... of ze je recht op zelfstandigenaftrek nu kunnen controleren in een agenda, of in een volledig geautomatiseerd systeem maakt daarbij niet uit. Het gaat erom dat vast te stellen is of je er recht op hebt.

[Edward]

Voordat ik vorig jaar ben gestart heb ik zelf een urenregistratieformulier gemaakt. Zie bijlage. Mijn agenda houd ik hiernaast bij voor de afspraken en voor wat betreft de urenverantwoording naar opdrachtgevers hanteer ik aparte formulieren. Er zijn wellicht mensen die dit veel mooier kunnen vormgeven, nog meer features aan kunnen toevoegen, etc.. Ik houd mij natuurlijk altijd aanbevolen.

 

Wellicht heb je hier iets aan. Succes.

 

[WelleKe]

Kijk nou er zijn dus wel degelijk andere ondernemers die ook precies bijhouden hoeveel tijd ze aan iets besteden. Zelf doe ik dat ook. Ik deed het eerst heel uitgebreid. Een uur voor administratie, 2 uur voor marketingactie, 5 uur projectuitwerking. Maar toen op een gegeven moment de werkzaamheden teveel door elkaar gingen lopen ben ik daarmee opgehouden. Nu houd ik alleen nog bij opdrachten waar het tot toe doet bij hoeveel uur ik eraan besteed.

 

Je moet aannemelijk kunnen maken dan je 1225 uur hebt gewerkt voor jouw eigen organisatie. Volgens mij hoeft dit niet zo moeiljik te zijn als dat sommigen hier doen voorkomen, maar goed ik heb de situatie nooit aan de hand gehad.

 

Wel kan het heel interessant zijn om te zien hoeveel tijd je nou ergens mee kwijt bent. Maar ik ben daar dus ergens mee gestopt omdat ik het niet consequent meer kon bijhouden.

[Sellwell]

 

 

Q:Om te bewijzen dat ik met mijn eenmanszaak de 1225 uur per jaar haal moet ik dus urenregistratie bijhouden. De vraag is hoe preecies dat moet. Is het al prima als ik per week aangeef hoeveel tijd ik aan mijn onderneming

 

Had vanmorgen even de belastingdienst aan de lijn over een ander akkefietje en heb voor mezelf deze vraag ook maar gesteld. De reactie van de belastingdienst was simpel. Het gaat er niet om dat je het moet bewijzen, het moet aannemelijk zijn dat je dit aantal uren draait. Dit zal bijvoorbeeld blijken uit het aantal klanten omzet etc. Indien het niet aannemelijk wordt gevonden kan men vragen het aan te tonen dmv de urenregistratie.

Ach hebben we niet allemaal van die dagen dat je eigenlijk niet eens kan omschrijven wat je de hele dag gedaan hebt maar toch giga veel werk verzet hebben.

[R.I.P. - Benm]

Je moet aannemelijk kunnen maken dan je 1225 uur hebt gewerkt voor jouw eigen organisatie. Volgens mij hoeft dit niet zo moeiljik te zijn als dat sommigen hier doen voorkomen, maar goed ik heb de situatie nooit aan de hand gehad.

 

Als je fulltime ondernemer bent (dus geen baan of studie naast je bedrijf hebt) is het geen probleem... die registratie komt wel kijken als je bijv parttime werkt, en dan moet 'bewijzen' dat je ondernemer en geen loondiener bent voor de belasting.

[Edward]

Als je fulltime ondernemer bent (dus geen baan of studie naast je bedrijf hebt) is het geen probleem... die registratie komt wel kijken als je bijv parttime werkt, en dan moet 'bewijzen' dat je ondernemer en geen loondiener bent voor de belasting.

 

Precies, dat is ook de reden dat ik hiermee ben begonnen. Naast mijn baan als interim-consultant ben ik met een onderneming gestart. Om alle uren enigszins inzichtelijk te maken heb ik de urenregistratie opgesteld. Dit werkt goed en kost alleen maar een paar minuten per dag en enige discipline. Ik ben deze registratie gestart om alle non-declarabele uren inzichtelijk te maken (schrijven businessplan, productontwikkeling, organisatieontwikkeling, overleg met allerlei partijen, informatie inwinnen, website ontwikkeling, noem maar op…) In het opstarten van een onderneming zit enorm veel tijd en die zul je toch op enigerlei wijze aannemelijk moeten maken, zeker als je de onderneming parttime drijft.

 

 

 

 

[NathanW]

Onlangs heb ik dus de belastingdienst op bezoek gehad. Hij zij dat ik er goed aan deed inderdaad mijn uren te registreren. Hij voreg me of ik een agenda had. Ik gebruik Outlook hiervoor.

 

Volgens die adviseur was dat goed, maar moeilijk te controleren. Ik deed er goed aan een papieren agenda bij te houden. Het argument was dat het eenvoudig was aan het eind van het jaar om in outlook van alles in te gaan vullen??? Lijkt me niet veel makkelijker dan in een papieren agenda?

 

Meer mensen die het advies kregen een papieren agenda te gebruiken boven/naast een elektronisch agenda?

[2thePoint]

Het is niet verplicht hoor, zo'n papieren agenda, maar ik weet wel waarom hij dat liever heeft....In een papieren agenda kun je niet zomaar dingen verplaatsen zonder te krassen etc. In een elec.agenda kan dat wel.

 

Overigens hoef je je uren niet te bewijzen, maar aannemelijk te maken. Bij twijfel moet juist de belastingdienst het tegendeel bewijzen.

[NathanW]

Overigens hoef je je uren niet te bewijzen, maar aannemelijk te maken. Bij twijfel moet juist de belastingdienst het tegendeel bewijzen.

 

Ik kreeg het net andersom te horen van mijn adviseur. Bij twijfel moet ik juist bewijzen/ aantonen dat ik weldegelijk een bepaald aanal uren heb gewerkt.

 

Hmm, liever jouw versie.

 

Echt op één lijn zitten deze adviseurs dus niet.