Personeelsbeleid inzake externe werkzaamheden.

[LittleBit]

Met onderstaande case wil ik suggesties/ideeen/discussie rondom personeelsbeleid/leiderschap inzake externe werkzaamheden bij jullie lospeuteren.

 

Je hebt een medewerker welke incidenteel werkzaamheden bij klanten dient te doen.

Je kantoor staat -voorbeeld- in Utrecht en je medewerker moet naar een klant in -bv- A'dam op 1 uur reistijd.

Je medewerker vertrekt thuis om 07:30 weg (een uur vroeger dan normaal)

op weg naar de klant maar komt in een file terecht en doet er dus 2 uur over ipv 1 uur

en stapt pas om 09:30u bij de klant binnen.

Men luncht een half uurtje en om 17:00 gaat de medewerker weer weg bij de externe klant

en komt verdorie weer in een file terecht en is om 19:00u pas thuis.

(ik ga er even vanuit dat de medewerker in een bedrijfsauto rijdt)

 

De gevoelsstatus is dan:

Je klant meent dat hij slechts hoeft te betalen voor 7 uur (09:30-17:00 minus lunchtijd) verrichtte werkzaamheden.

Je medewerker meent dat hij 11uur (07:30-19:00 minus lunchtijd) bezig is geweest voor het bedrijf.

En de werkgever baalt en denkt: Hoe voorkom ik dat ik meer personeelskosten en minder omzet krijgt ?

 

 

Wat doe je dan ?

- je betaalt je medewerker de normale 8 uur (en dan mag hij blij zijn want eigenlijk heeft hij maar 7 uur gewerkt)

- je betaalt je medewerker de 2 normale reisuren en de 7 werkuren, zodat hij 1 overuur betaald krijgt.

De filetijd betaal je niet want dat is overmacht.

- je betaalt je medewerker voor de volle 11 uur en dus krijgt hij 3 overuren.

- je zegt dat dit werk (met alle bijzaken als bv file) past bij zijn functie en dat van overwerk geen sprake kan zijn.

 

Wie schiet ?

 

[Henk B]

Tja, wat zou je redelijk vinden als je zelf die medewerker was?

 

Lijkt me ook afhangen van het normale ww verkeer van die persoon. Ik zou neigen naar de gehele tijd minus de normale reistijd. Files rondom de grote steden kun je maar moeilijk als overmacht beschouwen; die staan er nl altijd rond genoemde tijden...

Standje zuinig levert uiteindelijk alleen maar weerstand op tegen dit soort klussen.

 

En waarom niet een deel doorberekenen naar die klant? Die heeft er toch zelf voor gekozen om slecht bereikbaar te zijn?

[Norbert Bakker]

Incidenteel werkzaamheden bij een klant die niet in de buurt zit in een filegevoelige regio? Ik reken dan naast reiskosten ook een reistijdvergoeding (van de helft van het normale uurtarief). Het personeel krijgt overwerkvergoeding over de extra reistijd ten opzichte van de normale reistijd.

 

Edit: zie nu pas reactie HenkB: inderdaad, zo doen wij het dus!

[LittleBit]

@HenkB

> En waarom niet een deel doorberekenen naar die klant? Die heeft er toch zelf voor gekozen om slecht bereikbaar te zijn?

 

Dat kan.... maar dat lijkt me dan eerder een sales-issue,

welke los staat van je personeelsbeleid

Maar je opmerking is natuurlijk wel terecht want als ondernemer

heb je natuurlijk ook een sales-pet om te kijken naar maximale omzet.

 

 

[adlasko]

Wat zegt zijn CAO hierover ?

 

Dat is de eerste vraag die ik zou stellen.

Binnen welke periode hanteer je je tijdvenster, van 07.00 tot 19.00 ?

Zit hierbinnen 8 uur werken met 1 uur pauze, 2uur overwerk+ pauze + 2 uur overwerk ?

Ze hoeven geen pauze te nemen (gedoogd, volgens CAO volgens mij wel verplicht) zijn ze een uur eerder thuis.

Maar in de reistijd wel 1 uur minder overwerk. Tijdregistratie dus 1 uur minder.

 

Ikzelf paste reistijd straal 50 km eigen tijd toe (incl.woonwerk) bij hele drukke trajecten moet je daar een beetje flexibel mee omgaan, bijv. verplichte pauze uitbetalen.(vertaald 1 uur).

 

Als de CAO er al in voorziet, alleen aanvullen met uitzonderingen, dus gedogen.

Toezeggingen worden al gauw regels, eenmaal vastgelegd heb je een probleem.

Wettelijk gezien geldt bij 2 gelijksoortige regelingen altijd de voor de werknemer meest voordelige.

 

Groetjes,

Roland

[Marnix Wansink]

Ik zou ook zeggen dat je je personeel vooral moet vergoeden voor hetgeen hij voor je doet. Is iemand 11 uur op pad, dan is dat uiteraard allemaal voor jou dus daar zou je hem ook naar moeten belonen. Hoe je dergelijke reiskosten uiteindelijk verrekent met de eindklant is dan aan jezelf uiteraard.

 

Dit geldt echter voornamelijk als het incidentele zaken zijn en geen hoofdwerkzaamheden zijn van de medewerker. 'Echte' buitendienstmensen hebben meestal wel andere afspraken waarbij targets (verkoop, aantal contacten etc.etc.) belangrijker zijn dan gemaakte uren en kan er de ene dag korter gewerkt worden dan standaard 8 uur en de andere dag wat langer, naar gelang de eigen inzichten dit toelaten met een poging alles rond een bepaald totaal te houden uiteraard.

[RiVe]

Als je medewerker om 09:00 vertrekt heb je een grote kans dat deze om 10:00 aankomt bij je klant.

Aan het eind van de dag ben je natuurlijk afhankelijk van het tijdstip dat de werkzaamheden zijn afgerond.

 

Je schetst nu een beeld wat in mijn ogen wel te beïnvloeden is door andere werktijden aan te houden, wel bij incidentele gevallen.

 

Overigens hanteerden wij wel een reistijdvergoeding van 1 min/km.

 

Of hanteer staffeltijden voor klanten om te kunnen bezoeken, plan de bezoeken zoveel mogelijk buiten de spits, en komt een medewerker toch nog in een file terecht, werknemers mogen ook wel bepaalde risico's dragen.

De klant die ze bezoeken is ook hun boterham.

Ik ga er wel van uit dat het incidenten zijn.

 

Is dit dagelijkse kost, dan moet je er samen uit zien te komen.

[Frans Sijtsma]

Eerst vastleggen hoe je met je werknemers omgaat en daar je verkoopuurtarieven op baseren lijkt me

 

Bij ons: Gewerkte uren + gewerkte overuren + werkelijke reisuren - 1 uur per dag eigen reistijd = totaal aantal uren dat vergoed wordt waarbij reisuren niet tegen overwerktarief worden vergoed maar als 1 uur gezien worden.

 

Verder de optie voor werknemer om overuren en overreisuren in tijd voor tijd of geld te laten betalen.

 

Qua verkoop hebben wij een aantal opties, waaronder:

- Als we vooraf offerte maken: Voorrijdkosten berekenen (doen we voor regionale klanten) of hoger werkuurtarief

- Bij storingsmeldingen en ad hoc situaties berekenen op nacalculatie met gereduceerd tarief voor reisuren

 

[Hans van den Bergh]

Dat kan.... maar dat lijkt me dan eerder een sales-issue, welke los staat van je personeelsbeleid

Oh? Leg uit?

 

Succès en groet,

 

Hans

[LittleBit]

@Hans:

>> Dat kan.... maar dat lijkt me dan eerder een sales-issue, welke los staat van je personeelsbeleid

> Oh? Leg uit?

 

Er zijn spelregels tussen bedrijf en klant; dat noem ik sales-issue

en er zijn spelregels tussen bedrijf en medewerker, dat noem ik personeelsbeleid,

Die spelregels hoeven an--sich geen koppeling te hebben.

Je kunt bv je medewerker wel een reistijdvergoeding geven en je klanten geen voorrijkosten laten betalen.

Of andersom.

Toch ?

 

[Hans van den Bergh]

LIttlebit:

 

Ehmm, even nadenken, want het komt op mij over alsof jij bepaalde zaken los van elkaar ziet (ik denk hierbij ook terug aan jouw topic over leiderschap), die je juist in samenhang met elkaar moet zien, en nu zit ik mij af te vragen hoe ik dat uit moet leggen.

 

Ik probeer even wat:

 

Jouw bedrijf is een organisatie, die probeer je doelgericht, doeltreffend en doelmatig in te richten (dus de organisatie te organiseren, zeg maar), zodanig dat er een optimum bestaat in het samenstel van de factoren 'mens(en)', 'middel(en)' en 'methode(n)'. Dat is een onlosmakelijk aan elkaar gekoppelde driehoeksverhouding (zie figuur, bron: www.creanize.nl) , waarbij de factor mens de basis vormt. Immers, de mens neemt beslissingen over de middelen die worden ingezet, welke werkmethoden er worden gevolgd etc...

 

Doel van jouw organisatie is winst maken door het cre-eren van wederzijds voordeel, dus jouw organisatie roept bij jouw klanten (in alles, dus ook de sales) het gevoel op dat zij er een zeker voordeel bij hebben (goede service, goede verhouding prijs/kwaliteit, betrouwbaarheid, etc...) om met jouw organisatie zaken te doen, zodanig dat zij jouw organisatie ook het voordeel gunnen van de betaling daarvoor.

 

Als jouw organisatie dit wederzijdse voordeel weet te realiseren, dan maak je dus omzet. Bij een doelgericht, doeltreffend en doelmatig ingerichte organisatie weet je uit die omzet een goede marge te behalen. De factor mens is daar altijd de basis in (van die driehoeksverhouding), dus essentieel en kan daarom nooit een losstaand isue zijn!

 

Succès en groet,

 

Hans

[adlasko]

Hoi Hans /Littlebit,

 

LIttlebit:

 

In dit verhaal mis ik inderdaad de gedachte van de werkgever, het lijkt wel of je deze koppeling hebt losgelaten t.o.v. je werknemers..

 

Hans, als ik jouw "driehoeksverhouding" even mag misbruiken, kan ik de problematiek van Littlebit een beetje vertalen naar het probleem waar hij nu voor staat. (zoals ik het zie)

Hans zijn Driehoeksverhouding als basis, die van mij als aanvulling persoonlijke invalshoek.

 

Als je bovenaan de driehoek "werkgever" neerzet en onder mensen "werknemer", dit staat voor je visie en benadering als leider en je bewustzijn van je positie binnen het bedrijf.

 

Dan is Littlebill momenteel als leider tussen zijn werknemers gaan staan, plaats dus een omgekeerde driehoek met de top (werkgever) precies in het midden van de mensen.

 

Deze omgekeerde driehoek is de hoeveelheid problemen die je als werkgever op de verschillende niveau's zal moeten oplossen. Des te hoger je middelpunt in de organisatie, des te kleiner de overlapping problematiek/volume/niveau.

 

Je zal dus wel degelijk de sales-issue moeten laten meewegen met je personeelsbeleid.

Je sales heeft nl. maar één doelstelling, dat is verkopen, desnoods tegen bodemprijs, alles wat niet is meegecalculeerd is onderhandelbaar, na verkoop zien ze dat vaak niet meer als hun probleem, dat is een andere issue.

 

 

Groetjes,

Roland

 

 

[Hans van den Bergh]

En ik (v/h Creanize) heb nog veel meer driehoeksverhoudingen, ook wel één om de samenhang verder te verduidelijken (hoop ik): de communicatiedriehoek (bijlage):

 

Bij een organisatie lopen er zowel intern als extern communicatieprocessen, anders gezegd: er wordt zowel tussen de organisatie en buitenwereld als tussen de organisatie en binnenwereld invloed uitgeoefend en ondervonden.

 

Neem het volgende, simpele voorbeeld om de driehoeksverhouding in de communicatie te verduidelijken:

Intern besluit en communiceert een grote keten landelijk een apparaat in de aanbieding te gooien voor €999, echter intern wordt dit niet goed bewaakt en extern verschijnt er een iets ander bericht in de advertenties, het apparaat staat namelijk voor €799 in de folder. Een vergissing, maar er komt uiteraard veel volk op af en bij de kassa ontstaat er vervolgens bonje over: de interne invloed komt in aanraking met de externe en daar ontstaat een meningsverschil over de €200, met de nodige imagoschade tot gevolg, in groter verband kun je dit soort voorbeelden ook wel bedenken bij bijvoorbeeld Toyota, DSB, enz...

 

Bedenk dat imago de basis vormt voor je succes, want als je een slecht beeld oproept, ziet men het zaken doen met jou niet als een voordeel en wordt jou het voordeel van de betaling ook minder gegund. Bedenk hierbij tevens (om met Storm van 'Debiteuren, Crediteuren' te spreken: "Dat is in laboratoria onderzocht"), dat dingen die positief bijdragen aan de beeldvorming over jou (jouw imago) slechts ± 2 x worden doorverteld en negatief nieuws over jou maar liefst 30 - 35 x zal rondzingen. Even een rekensom: doe 50 x iets heel goed en het zal ± 100 keer worden doorverteld, doe 'slechts' 3 x iets verkeerd en het zal ook ± 100 x worden doorverteld! Je wordt in de buitenwereld net zo goed als slecht gevonden, dus maar 'zo zo'...

 

Trek uw conclusies.

 

Succès en groet,

 

Hans

[LittleBit]

> De factor mens is daar altijd de basis in (van die driehoeksverhouding), dus essentieel

> en kan daarom nooit een losstaand isue zijn!

 

Klopt, daar heb je helegaar gelijk in

maar desondanks beschouw ik de deelstukken los van elkaar.

Laat ik dat laatste nog met een voorbeeld toelichten.

Ziggo kan zijn medewerkers goed betalen, een reisvergoeding geven etc etc (=personeelsbeleid)

en toch het aansluiten op internet naar de klant gratis aanbieden (=verkoopbeleid)

Als Ziggo dan hun Personeelsbeleid onder de loupe gaat nemen (bv de reisvergoeding vergroten) dan zit hier

nog niet vast aan gekoppeld dat ze geen internet-modems meer gratis kunnen geven aan hun klanten.

Wellicht dat ze de inkomsten elders gaan halen of wellicht dat ze vergroting van hun marktaandeel ten doel stellen

en genoegen nemen met minder winst.

In een bedrijf als Ziggo vallen dergelijke zaken zelfs onder de verantwoordelijkheid van verschillende functionarissen.

 

In mijn belevenis hoef je die deelstukken dus niet direct te koppelen. Natuurlijk zal het totale bedrijfs-plaatje wel moeten kloppen.

En weer terug on topic:

in mijn belevenis staat een sales-afspraak over voorrij-kosten dus los van een -personeelsbeleid-afspraak over reistijd-vergoedingen.

Soms ontkom je daar zelfs niet aan. Als je als bedrijf garantie moet geven, zal het bedrijf iets gratis moeten aanbieden (verkoopbeleid) en toch zijn medewerker die dit uitvoert daarbij dienen te betalen (personeelsbeleid)

 

Is het zo duidelijker ?

 

[adlasko]

in mijn belevenis staat een sales-afspraak over voorrij-kosten dus los van een -personeelsbeleid-afspraak over reistijd-vergoedingen.

 

Dat kan ook,

Als je rekening houdt met extra reistijd in je standaard uurtarief, of als opslagpercentage kun je dit loskoppelen van je sales.

Voorrijkosten worden dan extra omzet bij sales of een gratis dienst in de ogen van de klant .

 

Sales en monteurs hoeven hier niets van te weten en zorgen voor de beste prijs en dienstverlening.

 

Maar jij als werkgever zal die koppeling toch moeten maken ?

Ergens zal het kostendekkend moeten zijn, anders klopt jouw bedrijfsplaatje (marge) niet.

van offerte tot betaling is één proces, als je de samenhang niet ziet, hoe wil je dan kostenneutraal handelen ?

Of is dat niet van belang ?

 

Groetjes,

Roland