Kopiebon in administratie?

[Mick86]

Vorig jaar heb ik voor mijn bedrijf een weegschaal aangeschaft voor mijn bedrijf. Echter is deze nu defect gegaan, maar gelukkig heb ik 5 jaar garantie. Maar nu ik deze wilde omruilen bij de Blokker werd er wel verwacht dat ik de originele bon inleverde (deze dienen zij met het product terug te sturen) en dus ben ik het origineel kwijt. Mag ik een kopie van deze bon met de nieuwe vervangende bon in mijn administratie doen? Hoe kan ik het anders oplossen?

Alvast bedankt

[renep]

Sinds 2009 ofzo is het bewaren van facturen vormvrij. Je kunt bijvoorbeeld een scan van de bon digitaal bewaren, en de originele bon bij Blokker inleveren.

 

Ook alle door de ondernemer zelf ontvangen facturen worden moeten worden opgeslagen. De ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat.

Bron: Besluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32

 

[Belastingdienst]

Hallo Mick,

 

Je zegt dat je een bon hebt gekregen van je aankoop. De btw daarvan kun je aftrekken als je aan de voorwaarden voldoet. Zie Welke btw mag u aftrekken? .

Eén van de voorwaarden is dat je een factuur hebt. Wij moeten kunnen controleren dat je de btw op zakelijke kosten hebt betaald. De factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Je naam en btw-nummer moeten er bijvoorbeeld op staan. Op onze website staat waaraan de factuur nog meer moet voldoen. Lees Verplichte gegevens op uw factuur.

 

Ik begrijp dat je een vervangende bon hebt gekregen toen je de weegschaal omruilde. Voldoet deze vervangende bon aan de factuureisen? Dan kun je deze gebruiken voor je administratie. Je hoeft dan geen kopie te maken van je originele bon.

 

Met vriendelijke groet,

 

Bart

Webcareteam Belastingdienst

[Erik-]

Sinds 2009 ofzo is het bewaren van facturen vormvrij. Je kunt bijvoorbeeld een scan van de bon digitaal bewaren, en de originele bon bij Blokker inleveren.

 

Is dat altijd zo? Voor digitale facturen schrijft de Belastingdienst:

Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op.

Ik heb voor alle digitale facturen die ik ontvang (en dat is het grootste deel van mijn facturen) wel een print in een map zitten, maar ik heb ook nog alle originele PDFs die ik destijds heb ontvangen, vanwege deze eis.

[renep]

Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen.

 

Dat staat inderdaad nog op de website, maar is strijdig met het besluit van de staatssecretaris waar ik uit citeerde.

 

Er wordt in die tekst verwezen naar een brochure, waarin weer iets anders staat, dat ook strijdig is met het besluit van de staatssecretaris:

U moet gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken

van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen nota die u in de

computer ingevoerd hebt, moet u het origineel bewaren. Zo moet u

gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, in principe ook

in dat computersysteem bewaren.

 

Op grond van het besluit van de staatssecretaris is het staande praktijk geworden om ontvangen papieren nota's in te scannen, digitaal te bewaren en het origineel weg te gooien. Volgens deze teksten op de website en in de brochure zou dat niet mogen.

 

Kennelijk hebben de tekstschrijvers van de Belastingdienst de website en de brochure niet goed aangepast na het besluit van 2009.

[Belastingdienst]

Renep,

 

De informatie uit het besluit van 12 februari 2009 dat jij aanhaalt gaat over digitale facturen, niet over facturen op papier.

Als je digitale facturen ontvangt, mag je dus zelf weten hoe je die opslaat. Als je ze maar binnen een redelijke termijn ter beschikking kan stellen.

 

Met vriendelijke groet,

 

Arnoud

Webcareteam Belastingdienst

[brood]

Ik begrijp dat je een vervangende bon hebt gekregen toen je de weegschaal omruilde. Voldoet deze vervangende bon aan de factuureisen?

 

Een retorische vraag. Bonnetje van Blokker ??? Wat moet Mick hiermee als het niet voldoet aan de factuur eisen. Is een pin betaalde bon geen voldoende bewijs?

[renep]

De informatie uit het besluit van 12 februari 2009 dat jij aanhaalt gaat over digitale facturen, niet over facturen op papier.

 

Ik lees wat er staat:

Ook alle door de ondernemer zelf ontvangen facturen worden moeten worden opgeslagen. De ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat.

 

Her en der in de tekst staan inderdaad uitspraken specifiek over elektronische facturen, maar deze mededeling gaat expliciet en ondubbelzinnig over alle facturen.

[steefv]

Kan nu wel of niet worden bevestigd dat originele kassa bon kan worden weggegooid nadat deze is gescand en digitaal wordt bewaard?

 

[Joost Rietveld]

originelen moeten bewaard blijven. Punt.

[renep]

Kan nu wel of niet worden bevestigd dat originele kassa bon kan worden weggegooid nadat deze is gescand en digitaal wordt bewaard?

 

Nogmaals, de staatssecretaris heeft besloten dat je als ondernemer vrij bent in de wijze waarop je facturen opslaat. Als je een factuur deugdelijk digitaal opslaat dan volstaat dat, en hoef je hem niet ook in een andere vorm te bewaren.

 

Er zijn kennelijk mensen die er anders over denken, waaronder ambtenaren van de Rijksoverheid en leden van dit forum, maar die zijn geen staatssecretaris van financiën.

[steefv]

Okee duidelijk, dank je!

[Joost Rietveld]

Renep,

 

Je quote zelf de stas

 

 

U moet gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken

van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen nota die u in de

computer ingevoerd hebt, moet u het origineel bewaren. Zo moet u

gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, in principe ook

in dat computersysteem bewaren.

 

Dus, factuur op papier is origineel bewaren op papier en digi factuur opslaan.

 

Groet

Joost

 

[Roel J]

Omdat je inderdaad op veel plekken verschillende antwoorden ziet neem ik toch maar eens de moeite wat uitgebreid te antwoorden, misschien wat overkill voor de vraag of je een benzinebon gescand mag bewaren of niet.

 

Feitelijk zijn beide antwoorden wat ongenuanceerd... de brochure die hierboven is gelinkt zegt feitelijk ook beide.

 

Een quote van pagina 6 hoofdstuk 3.1 De algemene regeling is.

 

U moet gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken

van deadministratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen nota die u in de

computer ingevoerd hebt, moet u het origineel bewaren. Zo moet u

gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, in principe ook

in dat computersysteem bewaren.

 

Daar staat dus ondubbelzinnig dat het originele document bewaard moet blijven. (dat is een cruciale zin zowel mbt papieren documenten alsook orginele electronische documenten / facturen)

Vervolgens komt er een een hoofdstuk 3.2 genaamd conversie. en dan staat er..

 

Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier

wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager,

is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een

ontvangen papieren document scant of als u bestanden uit de computer

overzet op microfiche.

 

en verder

 

U mag alleen converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

– U zet alle gegevens over.

– U zet de gegevens inhoudelijk juist over.

– U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.

– U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.

– U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

– U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

 

deze paragraaf word afgesloten met

 

Het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken (de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud). Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document. In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.

 

Hieruit kun je dus afleiden dat je wel mag converteren, maar dat je dan altijd de verantwoordelijkheid hebt om te zorgen dat ook onomstotelijk is vast te stellen dat je kopie overeenkomt met het originele document. Kortom, als je gaat "converteren" (of dit nu een gewone fotokopie, een scan, of voor mijn part een foto met je smartphone van de originele bon..) dan moet je dus zorgen dat het een goede volledige kopie is en als het document echtheidskenmerken heeft dat de controle op deze echtheidskenmerken ook bewaard word.

 

Samengevat, ja je mag converteren maar je loopt wel een (iets) groter risico dat de echtheid of juistheid van het geconverteerde document in twijfel word getrokken, bij een benzinebon is het aantal echtheidskenmerken gering zo niet volledig afwezig dus is het risico klein, zolang alle gegevens op de bon maar leesbaar zijn hoeft er weinig aan de hand te zijn.

 

Toch kan ik mij dus wel voorstellen dat een webcare team op een forum de lijn aanhoud dat je het originele document moet bewaren en bij een vraag over een benzinebon niet gaat verwijzen naar een toch wel wat ingewikkeld geformuleerde regeling over conversie. De hoofdregel is nog steeds dat je het originele document moet bewaren.

Je moet ook niet vergeten dat tot 2009 in de zin van de wet elektronische documenten / facturen geen origineel document kon zijn, het werd populair gezegd pas een "origineel" als hij werd uitgeprint.

 

Naast al deze formele regeltjes is er nog een heel praktisch probleempje met de benzine bonnen (en met veel kassabonnen), deze worden namelijk thermisch geprint en elke boekhouder (en belastinginspecteur/controleur) weet dat die dingen meestal niet 7 jaar leesbaar blijven, deze bonnen vervagen namelijk enorm snel onder invloed van licht waardoor ze onleesbaar worden en dan voldoe je dus ook niet aan de bewaarplicht.

Daarom adviseren de meeste boekhouders hun klanten al om thermisch geprinte bonnen te kopiëren (of te scannen) om zo zeker te stellen dat ze leesbaar blijven.

 

Al met al best wel een hoop gehannis zo'n dubbel systeem met papieren archief en digitaal archief. maar goed in de komende 10 jaar zal dit probleem zich wel oplossen, dan krijg je echt geen papieren bonnetje meer bij het benzinestation (of welke winkel dan ook) bij het pinnen of betalen met je telefoon of welke elektronische (betaal)techniek er nog bij komt zal de "factuur informatie" die nu op de papierenbon staat gewoon bij de betaaltransactie word toegevoegd en je dus ook nooit meer het bonnetje kwijt bent want die hangt al automatisch aan de transactie.. je factuur is dan niet meer als een paperclipje of plusje aan de banktransactie en dan zal de wetgeving met bewaarplicht daar ook wel meer op worden toegesneden want nu is er eigenlijk alleen maar een grote pleister geplakt op de oude wet om elektronische documenten en elektronisch archiveren ook te erkennen.

 

Tot die tijd blijft het als hoofdregel.. Bewaar je documenten in de vorm waarin je ze ontvangt. Als je gaat converteren heb je zelf de plicht te zorgen dat ze correct en volledig geconverteerd en als je daar te lichtvaardig mee omgaat dat ze bij een controle niet geaccepteerd worden.

 

Als afsluiting nog maar een keer de opmerking dat mijn beantwoording wellicht wat overkill is voor een gewone vraag over een benzinebon maar de vraag komt vrij regelmatig voorbij in verschillende vormen dus het leek me wel eens nuttig er net wat dieper in te duiken.

[renep]

Je quote zelf de stas

 

Dat was een quote uit een brochure, waarvan ik betoogd heb dat die strijdig is met het geciteerde besluit van de staatssecretaris. Als burger/ondernemer kun je rechten ontlenen aan zo'n formeel gepubliceerd besluit, en je mag er dus naar handelen en je erop beroepen, ongeacht wat andere brochures, webteksten, webcareteams en forumdeelnemers zeggen.

 

Ik zeg de staatssecretaris dus na: de ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat.

[Joost Rietveld]

@Renep

 

ok, maar het besluit dat je eerder aanhaalde van de Stas gaat over digitale facturen. Ik volg dus de informatie uit de brochure en na Roels reactie helemaal.

 

@Roel, dank voor de uitvoerige reactie. Volgens mij is het wel helder zo voor iedereen.

 

groet

Joost

 

 

[renep]

het besluit dat je eerder aanhaalde van de Stas gaat over digitale facturen.

 

Nee, de uitspraak die ik citeerde gaat expliciet en ondubbelzinnig over alle facturen. Zie Antwoord #7 Gepost op: 3 augustus 2012, 18:00 in deze discussie. Daarop heeft het webcareteam niet meer gereageerd, dus ik neem aan dat inmiddels een crisisteam binnen Financiën is geformeerd om de verschillende inconsistente teksten en uitspraken te repareren en dat het webcareteam zich ondertussen niet meer over de kwestie mag uitlaten.

 

[brood]

Zie Antwoord #7 Gepost op: 3 augustus 2012, 18:00 in deze discussie.

 

Zeer banaal is natuurlijk de wijze waarop de “originele” facturen opgeslagen mogen worden en niet de mogelijkheid inbegrepen van het converteren. Ik zou hieronder verstaan de wijze waarop de originelen papieren facturen (bonnen) worden opgeslagen is vrij. Zoals in ordner, doos, opgerold, gevouwen, zolder , kelder, kantoor, elders, etc.

 

Zo ook de wijze van opslag van hardcopy beelden (foto). Als die als origineel gekregen zijn.

Zo ook de wijze van opslag voor de digitale originele facturen. Disk, stick,PC, online, etc.

 

Aansluitend is natuurlijk de betekenis van origineel heel vaag.

Misschien hoort dit bij een ander topic?

 

Is het origineel de versie bij de klant of de leverancier?

Moet bij digitale versie de opslag datum en benaming ook origineel blijven?

 

Iets wat ik zeker bij dat laatste niet doe. Ik geef na ontvangst de benaming op de naam van de leverancier met het factuurnummer. Bijvoorbeeld: telefoonbedrijf_12345.pdf

 

De opslag datum (bij klant) wordt de datum waarop men het document van bijvoorbeeld een e-mail attachment kopieert. Dit is duidelijk al kopiëren en geen origineel. Het zou betekenen dat de e-mail versie als origineel in de e-mail bewaart moet blijven.

 

 

 

[Belastingdienst]

Naar aanleiding van onder andere de reactie van René hebben we het uitgezocht. Het is inderdaad toegestaan om facturen en bonnetjes in te scannen en digitaal te bewaren zolang het een juiste en volledige weergave van het origineel is.

 

De informatie op onze internetsite is aangepast: Uw facturen bewaren

 

Tobias

Webcareteam Belastingdienst

[pattygolsteijn]

@Tobias

De tekst op de website en in de brochure spreken elkaar tegen.

Website: "U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen."

Brochure: "Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren."

 

Wat is het juiste antwoord?

[P.J.]

Bij de Makro snappen ze dit probleem al lang. Ze gaan ervan uit dat je hun factuur/bon in je administratie hebt verwerkt en dus krijg je hem altijd terug.

[Belastingdienst]

Hallo Patty,

 

De informatie op onze website was aangepast, maar is gewijzigd naar de eerdere informatie. Tobias geeft de juiste informatie. Je mag facturen en bonnetjes inscannen en digitaal bewaren zo lang het een juiste en volledige weergave van het origineel is.

 

De juiste informatie is:

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar.

U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Deze overbrenging moet zodanig gebeuren dat er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel. Ook deze digitale administratie moet 7 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht leest u in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

 

Wij hebben het wederom doorgezet naar de internetredactie.

 

Anoek

Webcareteam Belastingdienst

[Belastingdienst]

Ter aanvulling:

 

De website van de belastingdienst over het bewaren van facturen is inmiddels weer aangepast met de juiste informatie.

 

Tobias

Webcareteam Belastingdienst