Hoe regel jij je debiteurenbeheer?

[Edward]

Puur uit nieuwsgieringheid. Nu het einde van het jaar weer nadert horen wij weer wat gesmoorde geluiden over dubieuze debiteuren. Naast het feit dat klanten vaak te laat betalen, maken sommige ondernemers zichzelf ook verwijten dat zij hun debiteurenadministratie onvoldoende op orde hebben en hier te weinig naar om kijken. Navraag leert dat een ieder weer een eigen systeem gebruikt. Soms zit er een tool voor in een boekhoudpakket, maar ik hoor ook geluiden over schriftjes met betalingstermijnen. Hoe hebben jullie dit geregeld en vind je je eigen systeem goed werken, of is het voor verbetering vatbaar?

[R.I.P. - Benm]

Ik heb er een heel simpel systeem voor:

 

Zoals velen houd ik een overzicht bij van alle verzonden (en ontvangen) facturen, waaruit meteen de getalletjes voor de btw-aangifte rollen. In dat overzicht markeer ik het factuurbedrag rood bij verzenden+invoeren van een nieuwe factuur.

 

Periodiek (zeker wekelijks) loop ik de betaling op de bankrekening na, en verwijder de markering bij facturen die betaald zijn. Aangezien ik altijd met dezelfde betalingstermijn werk, kan ik zo vrij gemakkelijk zien welke 'rode getalletjes' aandacht behoeven.

 

Wat ik er vervolgens precies mee doe verschilt per geval, maar ik weet wel snel wie ik nog even moet aanspreken. Als er bijvoorbeeld een afspraak wordt gemaakt voor een uiterste datum, vermeld ik die in het overzicht.

 

Voor mij werkt dit (schandalig simplistische?) systeem goed - het gaat niet om grote aantallen facturen, en met gelijke betalingstermijnen etc. houd je zo toch een aardig overzicht.

 

 

[2thePoint]

De meeste klanten van mij werken met een vast patroon:

 

-Rekeningoverzicht faxen/mailen in de week dat ze "overdue" zijn..

-Week daarna nabellen en betalingsbelofte aftroggelen.

-Week daarna aanmaning sturen per post en twee dagen daarna bellen.

-Week daarna 2e en laatste aanmaning (ingebreke stelling) per post.

evt daarna juridische stappen....

 

De meeste boekhoudsystemen hebben een teller in hun maningsysteem zitten, dus de eerste is een rekeningoverzicht, de tweede een aanmaning en de derde de laatste aanmaning (ingebrekestelling)

Het bellen doe je steeds tussendoor om er ook zeker van te zijn dat de klanten de brieven hebben gehad en er geen disputen zijn....

 

[old account]

Ik heb heel mijn boekhouding nog in excel staan (de OpenOffice variant natuurlijk). Paar keer per week controleer ik alles met mijn bankrekening en zie ik welke facturen nog niet zijn betaald. Meestal zit het bij mij zo in elkaar:

 

1e april: factuur verstuurd (termijn standaard 14 dagen).

21e april: herinnering

1e mei: eerste aanmaning

14e mei: aanmaning met sticker van incassobedrijf.

1e juni: opdracht naar incassobedrijf

 

Meestal wordt er ondertussen ook wel gebeld natuurlijk.

Ik heb een abonnement bij AFI incasso een sticker op de laatste aanmaning helpt altijd, en ze handelen alle debiteuren zeer goed af.

 

Jelmer.

 

[willemj]

Ik gebruik davilex account en kan daar een overzicht uit krijgen van alle openstaande facturen met aantal dagen te laat. Heeft wel tot gevolg tot ik de btw moet afdragen op het moment dat de factuur de deur uit gaat. De btw aangifte uit het programma gaat hier nl. vanuit.

 

De rest is handwerk. Eens per maand even lijstje doorlopen en bij late betalingen even bellen of mailtje sturen. Meerdere herinneringen gaan ook nog steeds via een belletje (gelukkig nooit verder hoeven gaan) en het lijstje van de hoeveelste herinnering zit in m'n hoofd.

 

Ik ben wel toe aan een nieuw pakket en je zegt 'soms zit er een tool in het boekhoudpakket'. Wil je daarmee zeggen dat zo'n overzicht van debiteuren niet standaard is of doel je op tools om herinneringen e.d. te genereren?

[Edward]

Ik ben wel toe aan een nieuw pakket en je zegt 'soms zit er een tool in het boekhoudpakket'. Wil je daarmee zeggen dat zo'n overzicht van debiteuren niet standaard is of doel je op tools om herinneringen e.d. te genereren?

Ik doel specifiek op een rappelinstrument, oftewel een tool om herinneringen te genereren. Soms is een boekhoudpakket daarmee uitgerust en dan is het gemakkelijk, het vereist alleen discipline (maar dat geldt in zijn algemeenheid voor de administratie).

 

Het simpele systeem waar Ben op doelt kom ik vaak bij kleine ondernemingen die zelf de administratie doen. Volgens mij is dit ook het meest doeltreffende. Maar gisteren zat ik bijv. bij een klant die een simpel schriftje (waar hij overigens eerst een kwartier naar moest zoeken );) gebruikt en ook geen idee welk bedrag hij aan openstaande vorderingen precies heeft. Ontstellend.

[NathanW]

Van elke factuur die ik verzend gaat er een kopie in twee ordners:

 

1. verkoop

2. debiteuren

 

Ordner 1. raak ik nooit meer aan. Elke donderdag, de dag dat mijn bankafschrift binen komt, controleer ik map 2. Elke factuur die is betaald gaat achter het bankafschrift in de ordner 'bank'. Alle andere controleer ik of ze te laat zijn of niet.

 

Bedrijven die te laat zijn bel ik even op.

 

Het systeem is simpel en erg 'offline', maar werkt voor mij. De ordner debiteuren geeft mij het 'overzicht' wat ik nodig heb.

 

Het idee kreeg ik van de KVK.

[willemj]

Het simpele systeem waar Ben op doelt kom ik vaak bij kleine ondernemingen die zelf de administratie doen. Volgens mij is dit ook het meest doeltreffende. Maar gisteren zat ik bijv. bij een klant die een simpel schriftje (waar hij overigens eerst een kwartier naar moest zoeken );) gebruikt en ook geen idee welk bedrag hij aan openstaande vorderingen precies heeft. Ontstellend.

 

Ik weet niet of dit het meest doeltreffende is. Het invoeren van facturen inkomend en uitgaand kost nauwelijks tijd (niet meer dan het intypen in een spreadsheet o.i.d) maar een boekhoudpakket werkt gelijk goed met deelbetalingen (in mijn geval door klanten die ex. btw bedragen overmaken of een typefoutje) en geeft me met twee muisklikken een overzicht van factuurdatum, te laat in kolommen 0-14, 15-30 etc en eventuele al deelbetalingen. Daarnaast komt m'n BTW aangifte, balans en verlies- en winstrekening er zo uitrollen. Kost me dus echt, ook als kleine overnemer, niet meer tijd dan welke simpele andere oplossing dan ook.

 

Ik denk dat je niet zo zeer in kleine of grote ondernemingen moet denken maar meer het aantal klanten en de relatie tussen leverancier en klant. Met (bijna) al mijn klanten zou ik zo de kroeg in duiken om gezellig een pilsje te gaan drinken zonder enige andere motivatie dan gezelligheid. Als ik een aanmaning op de post moet gaan doen dan is er echt wat mis. Zou ik als kleine onderneming een massa hoster zijn van 5 euro accountjes dan zou ik zeker automatisch herinneringen willen kunnen versturen.

 

Een vriend van me met een winkel heeft ook zo'n schriftje (maar dan in de vorm van een boekhoudpakket..) Hij is gewoon bezig met verkopen en die openstaande posten maakt hem niet zoveel uit. Als dat continue hetzelfde bedrag van zeg 20k euro is kost hem dat 600 euro per jaar (tegen 3% rente als het op 0 dagen betalingstermijn zou komen te staan) Vind hij niet de moeite om tijd te investeren in het sneller invorderen (kost ook 50 euro per uur, in die 12 uur per jaar kan hij ook omzet draaien)

[Peter Schapekop]

. Hoe hebben jullie dit geregeld en vind je je eigen systeem goed werken, of is het voor verbetering vatbaar?

 

consequent goed je zaken op orde hebben EN heel belangrijk betalingsgedrag bijhouden en anticiperen en bij klanten die altijd de uiterste grens opzochten heb ik apart opgebeld en gezegd dat we niet meer wilden leveren op rekening als er niet verbetering van betalingsgedrag tegenover stond

(dit dan wel na ervaring gedurende 3 a 4 jaar) en in overleg met sales/verkoopagenten.

 

 

 

[Peter Schapekop]

Van elke factuur die ik verzend gaat er een kopie in twee ordners:

 

1. verkoop

2. debiteuren

 

Ordner 1. raak ik nooit meer aan. Elke donderdag, de dag dat mijn bankafschrift binen komt, controleer ik map 2. Elke factuur die is betaald gaat achter het bankafschrift in de ordner 'bank'. Alle andere controleer ik of ze te laat zijn of niet.

 

Bedrijven die te laat zijn bel ik even op.

 

Het systeem is simpel en erg 'offline', maar werkt voor mij. De ordner debiteuren geeft mij het 'overzicht' wat ik nodig heb.

 

Het idee kreeg ik van de KVK.

 

 

bij kleine ondernemingen heel doeltreffend, maar je mist toch wel een totaaloverzicht en bij ettelijke honderden fakturen per week of maand is het niet meer werkzaam

[smart4u]

Helaas treffen wij veel ondernemers die het gehele traject niet voldoende onder controle hebben. Het traject van offerte -> opdracht uitvoeren -> facturatie -> betaling c.q. aanmaning is een hele belangrijke indicatie voor de debiteuren. Ondernemers die dit heel strak hebben geregeld, hebben minder vaak last van niet willende betalende klanten. Natuurlijk lopen deze ook wel een zeker debiteurenrisico, maar hoeven in de regel minder vaak wat te crediteren of openstaande posten afboeken als niet incasseerbaar.

 

Op een vaste dag in de week alle debiteurenposten doorlopen die vervallen zijn (factuurdatum + betalingstermijn) en deze aanmanen geniet de voorkeur. Debiteuren weten dan precies waar ze aan toe zijn. Zet ook op je aanmaning niet EERSTE AANMANING of iets dergelijks. Dit is misschien in Belgie wel heel gebruikelijk, maar zal voor veel debiteuren een reden zijn om te wachten op de volgende aanmaning.

 

Wel systeem je ook kiest (schrift, map, excel sheet of boekhoudpakket) wees consequent en hanteer een strak beleid hierin is ons advies in deze.

[ecofin]

@NathanW

 

De beschreven methode is prima te hanteren voor niet al te veel facturen (zoals reeds aangegeven); deze methode heet in het vakjargon het "slipsysteem".

 

Bedenk echter wel dat het heel verstandig is hieraan nog een controle te koppelen (b.v. met het grootboek en dan met name de rekening debiteuren). Een (kopie)factuur te veel of te weinig verwijderen is namelijk snel gebeurd en dan werkt het systeem niet goed meer.

[djluc]

Ik maak gebruik van Unit4 boekhoudsoftware. Daarin kan je zeer eenvoudig een overzicht halen met de openstaande posten. Deze kan je simpelweg uitprinten, telefoon pakken en bellen maar. Tevens kan je overzichtelijk zien welke het langste lopen, en zijn ze handig gegroepeerd per debiteur zodat je meteen ziet welke klanten het echt bont maken.

[Peter Schapekop]

Ik maak gebruik van Unit4 boekhoudsoftware. Daarin kan je zeer eenvoudig een overzicht halen met de openstaande posten. Deze kan je simpelweg uitprinten, telefoon pakken en bellen maar. Tevens kan je overzichtelijk zien welke het langste lopen, en zijn ze handig gegroepeerd per debiteur zodat je meteen ziet welke klanten het echt bont maken.

 

 

voor mij was het dagtaak (debiteurenbeheer) en zeker in de jaren dat het economisch minder ging, kon je er ook heel veel meer uit halen dan alleen maar wie wel en niet betaalde.

 

met goede overzichten( historie per klant) kon je ook informatie doorsturen naar management over verschillen per land (EU) en dit toetsen met algemeen bekende statistieken zodat dit een indicator was hoe het bij ons zat.

 

we hebben dit ook gebruikt om bv goed-betalende klanten te belonen door hen in aanmerking te laten komen voor extra kortingen of sales-akties.

 

of aan sales te overhandigen welke regio's in het land goed scoren etc etc

[KovaK]

Ik heb mijn eigen administratie systeempje gecodeerd gemaakt naar eigen wens :) Ideaal

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ik houd al mijn facturen bij in een grote Excel sheet. Ik vul de factuurdatum daar in, de betaaldatum wordt berekend, en als deze is overschreden komt er in rood "Te laat!" achter te staan, en hoeveel dagen de factuur overtijd is.

 

Ik werk de mutaties van mijn zakelijke rekening dagelijks bij in deze sheet, dus ik weet dagelijks waar ik sta.

 

Hooguit vijf minuutjes werk per dag, en je staat nooit voor verrassingen.

[EdwinR]

Wat mij nou opvalt... dit is een draadje dat al lang loopt en ik zie niemand hier posten met de vraag: maar hoe moet ik het dan wel doen? of: ....ik heb problemen hier mee!

 

Ik kom bijna dagelijks bij bedrijven over de vloer die grote problemen hebben met slechte betalers. Misschien de streek, zou kunnen. Maar het valt me op dat ze ook vrijwel allemaal niet kunnen na-bellen. Ze zijn bang een klant te verliezen wanneer ze de klant aanspreken op hun betalingsgedrag.

 

Uiteindelijk is een goede cashflow in je onderneming van cruciaal belang. Klanten kunnen opvoeden betekent dat je ook je bedrijf kunt managen. Ergo: derden zullen sneller vertrouwen in je capaciteiten krijgen

 

Leuk om daar eens een adviesdraadje over op te zetten?

 

ik doe mee!

 

Edwin

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ze zijn bang een klant te verliezen wanneer ze de klant aanspreken op hun betalingsgedrag.

 

Dat had ik in het begin ook, totdat ik me dwong het allemaal zakelijker te bekijken. Als ik ergens iets koop in een winkel moet ik ter plekke betalen, terwijl mijn klanten gratis en voor niets 15 dagen de tijd krijgen om het over te maken.

 

Als het tegen die tijd nog niet is gelukt gaat er een vriendelijk mailtje achteraan met een herinnering omdat ze het misschien vergeten zijn. In vrijwel alle gevallen (op 1 na tot nu toe) wordt verontschuldigend gereageerd en staat het een paar dagen later op de rekening.

[Peter Schapekop]

Ze zijn bang een klant te verliezen wanneer ze de klant aanspreken op hun betalingsgedrag.

 

Dat had ik in het begin ook, totdat ik me dwong het allemaal zakelijker te bekijken. Als ik ergens iets koop in een winkel moet ik ter plekke betalen, terwijl mijn klanten gratis en voor niets 15 dagen de tijd krijgen om het over te maken.

 

Als het tegen die tijd nog niet is gelukt gaat er een vriendelijk mailtje achteraan met een herinnering omdat ze het misschien vergeten zijn. In vrijwel alle gevallen (op 1 na tot nu toe) wordt verontschuldigend gereageerd en staat het een paar dagen later op de rekening.

 

 

het hangt allemaal van de markt ook af, heb je te maken met grotere bedrijven, dan weet je dat je iemand van de crediteurenadministratie

tegenover je krijgt, geen probleem dus

 

heb je een kleine zelfstandige, dan moet je al uitdokteren (en dat duurt even) wanneer het beste moment is om te bellen.

 

 

en hou van te voren in je gedachte, WELK resultaat wil je horen ?

ga daarmee het gesprek in en leid het ook die kant op.

is het een klant die altijd op het randje zit, stel hem duidelijk een grens en vooral ook, afspraken schriftelijk laten bevestigen !