Sluitende kilometeradministratie of niet?

[whugos]

Hallo allemaal,

 

Ik heb echt gezocht op dit forum, maar kom het antwoord niet tegen (of bij de vraagsteller speelt ook een aspect dat bij mij niet speelt).

 

Ik gebruik mijn prive auto zakelijk. Ik wil de BTW op brandstof en onderhoud aftrekken. Moet ik dan een sluitende kilometeradministratie bijhouden of niet?

 

De Belastingdienst zegt hier (http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aftrekken/btw_en_de_auto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto/) van wel:

 

"Houdt u een sluitende kilometeradministratie bij? Dan kunt u met behulp hiervan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. Daarnaast kunt u berekenen of dat zakelijk gebruik betrekking heeft op belaste of vrijgestelde omzet. Hoe u met die gegevens de aftrekbare btw berekent, leest u bij Voorbeeld zakelijk gebruik privéauto met kilometeradministratie. Houdt u geen kilometeradministratie bij? Lees dan hieronder hoe u de aftrekbare btw op het onderhoud en gebruik uitrekent."

 

Maar ik hoor en lees ook veel dat het bijhouden van alleen de zakelijke ritten voldoende is. Met de begin- en eindstand van een bepaald jaar kun je dan de verdeling zakelijk-prive-gebruik uitrekenen en BTW terugvragen.

 

Omdat het niet mogelijk is achteraf een kilometeradministratie te "maken", wil ik wel zeker weten of ik elke rit moet noteren. Hopelijk is er iemand die het antwoord zeker weet. Bij voorbaat dank!

[Anouk V]

Daar zijn de meningen over verdeeld. Ik geloof niet dat hier al jurisprudentie over is.

[Hans van den Bergh]

Over het begrip 'sluitend' bestaat geen twijfel, je dient d.m.v. van een sluitende administratie aan te kunnen tonen hoeveel belasting je verschuldigd bent. Als je netjes je zakelijke en totale kilometers bijhoudt, kun je inderdaad de verhouding privé / zakelijk aantonen. Voor een paar euro heb je al een app, waarmee je dat gemakkelijk kunt registreren.

[realist]

Daar zijn de meningen over verdeeld. Ik geloof niet dat hier al jurisprudentie over is.

 

We hebben het hier eerder over gehad, en inderdaad was er op dit punt enige onduidelijkheid.

Bedenk daarbij, dat wanneer je echt iets sluitend wilt hebben, het sluitend moet zijn in de zin van de administratie zoals bij de bijtellingsgrens van 500 km.

Dan moet je dus alle ritten, ook prive en ook voor onbelaste omzet, alsmede alle tankmomenten registreren.

 

Er kwam destijds uit dat je per rit voor de belaste omzet beginstand-eindstand en kms moest noteren

persoonlijk vind ik hier niets sluitend aan, niet meer dan enkel het gereden aan kms.

[prinsrachid]

Ik gebruik mijn prive auto zakelijk. Ik wil de BTW op brandstof en onderhoud aftrekken. Moet ik dan een sluitende kilometeradministratie bijhouden of niet?

Nee, dat is niet verplicht. Je kunt gewoon alle btw terugvragen. Het is dan alleen wel zo dat je aan het eind van het jaar een btw-correctie wegens het privégebruik moet maken. Deze correctie is een forfaitair percentage van 1,5% van de catalogusprijs van de privé-auto.

 

Als je wél een sluitende kilometeradministratie hebt, dan doe je in feite hetzelfde. Je vraagt gewoon alle btw terug. En ook dan moet je een btw-correctie wegens privégebruik maken. Deze correctie is dan het percentage van het privégebruik maal de teruggevraagde btw. Let hierbij trouwens op dat woon-werkverkeer níet zakelijk is voor de omzetbelasting.

 

De bijtellingsgrens van 500 km heeft hier in mijn ogen niets mee te maken, omdat we het hier hebben over de omzetbelasting en niet over de inkomstenbelasting - en bovendien over een auto in privé. Voor de inkomstenbelasting kun je waarschijnlijk gewoon 19 cent per zakelijke kilometer aftrekken. En hierbij geldt dus dat woon-werkverkeer wél mee telt.

[realist]

 

De bijtellingsgrens van 500 km heeft hier in mijn ogen niets mee te maken,

Dat klopt, die 500 km grens heeft hier niks mee te maken, dat stel ik ook niet.

 

De vraag is: wat wordt er nou precies bedoeld met de term 'sluitend".

 

het gaat er natuurlijk om dat wanneer je ritjes maakt voor je bedrijf, dat dat aftrekbaar is (19 cent + btw)

wanneer je ritten maakt voor onbelaste omzet, is dat aftrekbaar ( 19 cent, géén btw)

wanneer je ritten prive maakt, is dit niet aftrekbaar.

 

Teneinde te kunnen controleren of je wel echt zakelijk ritten maakt, moet de belastingdienst natuurlijk kunnen inzien hoe je gereden hebt. Er mag natuurlijk een twijfel zijn of jij niet prive rijdt en zakelijk opvoert.

 

Voor die 19 cent hoef je slechts "aannemelijk te maken" dat je die rit hebt gemaakt.

Een rit naar een klant bijvoorbeeld, waarbij je later in je factuur kunt aten zien dat je ook bij die klant bent geweest. (want die klant betaalt jouw reiskosten, dus zal je er ook wel geweest zijn)

 

Voor de 500 km grens van de bijtelling staat ook heel duidelijk omschreven hoe sluitend die administratie moet zijn: alle ritjes, prive en zakelijk.

 

De 'sluitende administratie" zoals die voor btw terugvragen vereist is, staat in ieder geval op de site niet heel nauw omschreven. of beter: geheel niet. Daar staat:

"U houdt een sluitende kilometeradministratie bij."

 

Dus: wat is dat precies?

 

Kijken we verder op de website BD, dan zien we bij die 500 km grens, dat er nu opeens over een rittenregistratie gesproken wordt. Waarom een andere term gebruiken als er precies hetzelfde bedoeld wordt?

 

Deze riitenregistratie bestaat uit:

 

Per rit moet u de volgende gegevens vermelden:

 

de datum

de begin- en eindstand van de kilometerteller

het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis

de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen

of het een privérit is of een zakelijke rit

de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt

 

Het lijkt me een crime als je dit voor die paar centen van de btw moet doen.

 

[colombo]

Ik houd het dagelijks bij in mijn excel-sheet en het werk valt reuze mee en ik zie geen enkele reden om het niet steevast goed bij te houden voor zowel de zakelijke als de prive ritten.

[teunis]

Ik doe het op de volgende manier:

 

[colombo]

Hoe zit het dan met je sheet als je 2 ritten op een dag hebt. Volgens de regels moet je elke rit apart registreren en zo te zien is jouw sheet oplopend op dag.

 

Het is beter je sheet zo in te richten dat je echt elke rit apart kun registreren en dagen dat je geen rit hebt hoef je dan niet op te nemen.

[teunis]

Het is voor de BTW, daar hoeft dat niet.

[colombo]

Ik zie geen specifieke regels voor de kilometeradministratie voor de BTW. Wel heb ik ergens een keer gelezen dat je in principe alleen de zakelijke ritten hoeft te administreren en de begin- en eindstand van het belastingjaar.

 

Maar goed, mijns inziens is het echt een hele kleine moeite om elke rit apart te registreren. En mochten de regels nu inderdaad toch soepeler zijn maar straks strenger worden dan heb je tenminste de administratie rond.

[Eric Mailer]

Maar ik hoor en lees ook veel dat het bijhouden van alleen de zakelijke ritten voldoende is. Met de begin- en eindstand van een bepaald jaar kun je dan de verdeling zakelijk-prive-gebruik uitrekenen en BTW terugvragen.

 

Waar jij privé naar toe gaat, gaat de belastingdienst niets aan. Als je alleen de zakelijke ritten bijhoudt moet dat voldoende zijn. De missende km's zijn dan vanzelf privé.

 

Het hele doel van de administratie is om het controleerbaar te maken dat bepaalde zitten echt zakelijk zijn en niet privé. Bij de niet geregistreerde km's is er dus geen discussie of dit wel zakelijk was omdat je dan impliciet aangeeft dat dit privé was.

[Hans van den Bergh]

Zou de vraag van Whugos nu beantwoord zijn? Daar ben ik nu wel even benieuwd naar...

[teunis]

Ik had eea voorgelegd bij mijn accountant (forfait toepassen of kms bijhouden). Dit was zijn reactie:

 

De regel welke jij beschrijft is de hoofdregel in de btw, echter wordt in het algemeen verkeer inmiddels de 2,7% forfait gehanteerd. Voor dit specifieke geval is de hoofdregel inderdaad voordeliger. Ik heb de opstelling van de kilometeradministratie gelijk even getoetst bij de fiscus, dit is voldoende.

[colombo]

Dit is wat een accountant zegt, zelf neem ik het zekere voor het onzekere. Het is echt zo'n kleine moeite om het goed bij te houden.

 

Overigens is "de fiscus hoeft niet te weten waar ik prive naar toe ga" een non-argument. De fiscus moet kunnen toetsen of alle kilometers die als zakelijk zijn opgegeven daadwerkelijk ook zakelijk zijn en dan moeten ze in feite dus ook weten of waar jij zegt prive naar toe gereden te zijn ook echt wel kan.

 

Daarnaast moet je als eenmanszaak bij controle van de boekhouding ook inzicht geven in alle bankrekeningen, zowel zakelijk als prive. Ofwel de fiscus krijgt hiermee ook inzicht in wat jij prive allemaal besteed. Als de fiscus een kijkje kan nemen in mijn prive bestedingen dan vind ik het helemaal geen probleem dat ze ook een kijkje kunnen nemen in mijn prive ritten.

[teunis]

Mijn accountant zegt dit niet, hij heeft de administratie voorgelegd aan de fiscus en daar een akkoord op gekregen.

[Lex van Roode]

De betreffende regeling is opgenomen in besluit BLKB 12 639 OB (paragraaf 2.2). Daarin staat o.a.

 

"De wettelijke regeling brengt met zich mee dat ondernemers de privé gereden kilometers en de autokosten in hun administratie bijhouden. De privékilometers worden vervolgens afgezet tegen de in totaal in dat jaar gereden kilometers. Uit die verhouding afgezet tegen de voor de desbetreffende auto gemaakte kosten volgt dan welk bedrag aan btw is verschuldigd wegens het privégebruik van de auto." en

 

"... dat uit de administratie van de ondernemer blijkt in hoeverre de auto voor privédoeleinden is gebruikt en welke kosten hieraan zijn toe te rekenen."

 

Er wordt daarbij niet gesproken over een sluitende kilometeradministratie of het administreren van individuele ritten, al wil de Belastingdienst ons dat op haar website wel doen geloven.

 

---

Overigens hanteer ik zelf gemakshalve het forfait, ook betaal ik dan per jaar misschien een paar tientjes meer BTW.

[brood]

Lijkt me de beste uitleg, Lex.

 

----------------------------------------------

Dat je zelf forfaitair toepast ligt geheel aan de cataloguswaarde van je auto. Een dikke bolide die men nauwelijks zakelijk inzet zal dat geen goede optie zijn.

 

[Lex van Roode]

Ja, dat klopt.

Voor een aantal van mijn klanten gebruik ik het forfait niet.

[colombo]

Mijn mening is dat er te veel onduidelijkheid hierover bestaat en waarom zou je het risico nemen terwijl het hooguit gaat over een paar minuutjes per week. Sterker, als je een slim exceel-sheet hebt gemaakt net als ik dan kost het voor zeker meer werk om de uitzonderingen in te voeren met afwijkende kilometerstanden dan generiek elke rit afzonderlijk te administreren. Ik voer elke rit 4 kolommen in, namelijk /dagnummer/soort rit (P of Z)/eindstand/omschrijving/. Vervolgens worden een hele set van kolommen automatisch ingevuld met totalen ed. En het mooie van zo'n sheet is auto-complete. 1 of 2 letters is vaak al voldoende voor een complete omschrijving. Hoe simpel kan het zijn.

 

In het aangehaalde artikel gaat het overigens over privegebruik van een zakelijke auto, terwijl het topic gaat over zakelijk gebruik van een prive auto.

[Lex van Roode]

Beide regelingen zijn voor wat betreft de administratie/bewijslast in wezen identiek.

 

Wel zijn er vervolgens bij de BTW-berekening van zakelijke ritten met de privé -auto een aantal verschillen:

• Er hoeft geen rekening te worden gehouden met de verrekende BTW bij aankoop

• Het forfait (indien gebruikt) is altijd 1,5%

• Als het forfait hoger is dan de werkelijk betaalde BTW, is er geen BTW-bijtelling

 

Overigens zou voor sommige ondernemers zo'n Excel-sheet nog iets "slimmer" moeten zijn. Voor hen moet namelijk ook een derde soort kilometers kunnen worden vastgelegd: woon-werkverkeer. Voor de IB zijn deze zakelijk en voor de OB privé.

 

[colombo]

Overigens zou voor sommige ondernemers zo'n Excel-sheet nog iets "slimmer" moeten zijn. Voor hen moet namelijk ook een derde soort kilometers kunnen worden vastgelegd: woon-werkverkeer. Voor de IB zijn deze zakelijk en voor de OB privé.

 

Klopt, maar ik heb het voor mezelf eenvoudig gehouden daar ik geen woon-werkverkeer heb. Maar inderdaad zou er een derde soort bij kunnen, dit pleit enkel en alleen voor een dergelijke generieke opzet dat je elke rit apart registreert met soort rit als discriminator.

[Lex van Roode]

Mijn woon-werkverkeer is ongeveer 3 meter, ik woon boven mijn kantoor. ;D

[prinsrachid]

Ik had eea voorgelegd bij mijn accountant (forfait toepassen of kms bijhouden). Dit was zijn reactie:

 

De regel welke jij beschrijft is de hoofdregel in de btw, echter wordt in het algemeen verkeer inmiddels de 2,7% forfait gehanteerd. Voor dit specifieke geval is de hoofdregel inderdaad voordeliger. Ik heb de opstelling van de kilometeradministratie gelijk even getoetst bij de fiscus, dit is voldoende.

Sorry, maar dit verhaal van de accountant slaat volgens mij nergens op. Er wordt niet 'inmiddels' een forfait van 2,7% gehanteerd. Dat forfait is alleen in specifieke situaties van toepassing, namelijk als het gaat over een nieuwe auto van de zaak waarvoor de btw is afgetrokken - en dan ook nog alleen in de eerste 4 of 5 jaar. In alle andere gevallen is het gewoon 1,5%.

 

Aangezien we het hier over een privé-auto hadden (de btw is dus per definitie niet teruggevraagd), is dus gewoon het forfait van 1,5% van toepassing.

[prinsrachid]

Het is toch wel erg triest dat je tegenwoordig nog anonieme kneuzen krijgt voor het wijzen op incorrecte suggesties van een accountant. >:(

 

^KNEUS: hele topic gaat om 'welke eisen' Teunis vraagt dat accountant, en die toetst dat bij de fiscus. Daar komt uit dat Teunis' opstelling goed is. Dat is dan geen onzin - integendeel

Ik was in de veronderstelling dat alle verschafte informatie in het licht van de oorspronkelijk gestelde vraag mocht worden gezien. En Teunis haalt daarbij een quote van zijn accountant aan, waarin die suggereert dat het alternatief op de hoofdregel een forfait is van 'inmiddels' 2,7%. Dat is niet zo, en al helemaal niet voor TS - daar geldt namelijk 1,5% voor.

 

En ik vind het verschil tussen 2,7% en 1,5% nogal significant. Dat kan net genoeg zijn om te besluiten om geen (sluitende) kilometeradministratie bij te houden. Dus leek me dit wel relevant om te melden voor TS, zodat die een (juiste) afweging kan maken om al dan niet voor het (lagere) forfait te kiezen.

 

De website van de fiscus suggereert ook dat dat het standaardforfait is, maar als je de informatie goed leest, dan is dat alleen van toepassing op nieuwe auto's waarvoor de btw is teruggevraagd.

[Hans van den Bergh]

Allemaal leuk en aardig dat elkaar vliegen afvangen, kneuzen en nauwelijks nog on topic uitweiden e.d., maar... vindt de TS dat zijn oorspronkelijke vraag inmiddels beantwoord is?