Bewaarplicht e-mails?

[Van Oo]

Hallo,

 

Ik heb een klein probleempje gehad met mijn mailprogramma en nu ben ik alle e-mails van het laatste half jaar kwijt, juist voordat ik van een en ander een back-up wilde maken. :-[

 

Een deel van de mailcorrespondentie kan ik wel weer opvragen, maar een ander deel ben ik toch echt kwijt. Geldt er zoiets als een bewaarplicht voor mailcorrespondentie? Bijvoorbeeld om je urencriteria voor de Belastingdienst te verantwoorden? Of voor iets anders?

Zo ja, welke stappen moet ik ondernemen om het missende deel te verantwoorden?

 

Ik hoop dat iemand me een antwoord op dit alles kan geven.

 

Alvast bedankt.

[Edo van Santen]

en dus voortaan wekelijks een backup maken.

 

wat ik zelf ook doe is een bcc van alle uitgaande mail aan mijn gmail account (google) sturen. dan heb ik automatische een off-site backup, waar ik vanaf iedere locatie bij kan.

 

succes!

[DEvRV]

Bedankt voor die tip, had ik nog niet aan gedacht!

[Van Oo]

en dus voortaan wekelijks een backup maken.

 

wat ik zelf ook doe is een bcc van alle uitgaande mail aan mijn gmail account (google) sturen. dan heb ik automatische een off-site backup, waar ik vanaf iedere locatie bij kan.

 

succes!

 

Ik heb nu eindelijk ruimte waar ik de mailtjes als back-up kan bewaren. Ik wist niet waar ik met die 350 MB naar toe moest (zeer vervelend als je cd-brander het ook nog eens niet deed). Om Gmail als extra back-up middel te gebruiken, dat is inderdaad een goed idee.

...maar nu is het wachten tot ik een invitatie voor Gmail krijg (geloof ik).

[willemj]

...maar nu is het wachten tot ik een invitatie voor Gmail krijg (geloof ik).

 

Beschouw je als uitgenodigd ;) Wist toch al niet wat ik met die 50 uitnodigingen moest.

[Van Oo]

...maar nu is het wachten tot ik een invitatie voor Gmail krijg (geloof ik).

 

Beschouw je als uitgenodigd ;) Wist toch al niet wat ik met die 50 uitnodigingen moest.

 

:D Zelfs bij de bakker moet ik langer wachten! Dank je wel!!

[Edward]

Titel aangepast en onderwerp verplaatst. Gaat meer over de vraag "hoe" dan de plicht tot bewaren.

[Edward]

Bijvoorbeeld om je urencriteria voor de Belastingdienst te verantwoorden? Of voor iets anders?

Zo ja, welke stappen moet ik ondernemen om het missende deel te verantwoorden?

 

aan email sec is geen bewaartermijn verbonden.

[Van Oo]

Bedankt voor je reactie.

 

Er zitten geen contracten of zo tussen mijn mailberichten. Tot zover is er niets aan de hand. Maar ik dacht meer aan het laten zien dat je voldoet aan het urencriterium dat de belastingdienst stelt? Wellicht zijn er nog andere redenen dat mailcorrespondentie bewaard zou moeten worden?

[Edward]

Bedankt voor je reactie.

 

Er zitten geen contracten of zo tussen mijn mailberichten. Tot zover is er niets aan de hand. Maar ik dacht meer aan het laten zien dat je voldoet aan het urencriterium dat de belastingdienst stelt? Wellicht zijn er nog andere redenen dat mailcorrespondentie bewaard zou moeten worden?

 

In die zin kan e-mail zeker relevant zijn. Ik weet overigens niet hoe de belastingdienst hiermee om zal gaan. E-mail is betrekkelijk eenvoudig te faken. Maar of de Belastingdienst dat al weet ???

 

Correspondentie, in welke vorm dan ook, kan altijd relavant zijn om te bewaren, al is het alleen maar voor je eigen dossiervorming.

[anna82]

qua urencritirum kan je misschien agenda laten zien, waar afspraken in staan? mocht je niet vaak afspraken hebben dan zou je de agenda als soort logboek of to-do agenda kunnen bijhouden....als je iedere dag opschrijft wat je moet doen, dan is dat volgens mij ook wel genoeg bewijs (hoewel ik niet weet hoe streng het belastingdienst is....e-mails beschouwen ze vast als betere bewijzen...)

[willemj]

Ben geen jurist maar voorzover m'n kennis reikt:

 

Een contract per email is niet rechtsgeldig. Tenzij je en je klant gebruik maken van een digitale handtekening. Contracten dus bij voorkeur altijd even printen en een ouderwets krabbeltje met de pen.

 

Voor het urencriterium kunnen agendas en email correspondentie wel van belang zijn. Maar een urenadministratie is een stuk handiger om te hebben.

 

Ook kunnen emails van klanten met afspraken die afwijken van contracten handig zijn. Als er een probleem optreedt kun je in ieder geval iets laten zien. Maar dat is dus alleen handig, geen plicht.

 

Kortom nog geen probleem dat je je mail kwijt bent. Maar het kan lastig zijn als er zich een probleem voor gaat doen. Backup maken dus!

[Van Oo]

Met een agenda werk ik eigenlijk niet :-[ Ik heb wel van dag tot dag mijn uren geregistreerd. Op een Excel-sheet heb ik per project aangegeven hoe lang ik er ongeveer mee bezig ben geweest. Dan krijg je immers een mooi beeld hoe lang je ergens mee bezig bent geweest. :)

Wanneer ik daar bovenop dan in elk geval een aanzienlijk deel van de mail terug weet te halen, aangevuld met de zakelijke documenten (die ik weer wel in twee-/drievoud heb bewaard :) ) waar ook datums uit zijn te herleiden, moet toch een redelijk betrouwbaar plaatje ontstaan?

 

Zou ik de belastingdienst nog moeten inlichten (of op het moment dat ze een afspraak willen maken voor een bezoekje)?

[anna82]

als ik jou was zou ik het pas melden als ze langskomen en vragen om bewijs....

[swaziglass]

Beste VC Coach,

 

Hoe werkt dat: zo'n Gmail aanmaken?

[Jeroen Bakker]

GMail is het e-mailaccount van Google. Je moet uitgenodigd worden om een account te kunnen maken, maar aangezien Google nogal scheutig is met uitnodigingen is dat geen probleem :)

 

Je ontvangt zodirect een uitnodiging!

[Edo van Santen]

ik heb je vanuit GMail een uitnodiging gestuurd, daarmee kan je je je account aanmeken.

 

have fun!

[swaziglass]

Beste Decorum en VC Coach,

 

Baie dankie! Hier ben ik echt heel blij mee. Ik verblijf vaak in het buitenland en heb nu alles altijd bij de hand (wat een geheugen capaciteit!). Reuze handig!

 

Fijn weekend gewenst.

[Wilbert Philippo]

Overigens kun je op de microsoft office site een handig backup programma'tje downloaden voor Outlook (en ik meen ook eentje voor Outlook Express). Hiermee stel de je locatie in waar het bestand opgeslagen moet worden, maar leuker is dat je hem ook automatisch een backup kunt laten maken als Outlook afgesloten wordt. Dit is ook instelbaar. Ik heb hem zo ingesteld dat hij dit elke 3 dagen doet. Heb zo'n 1 G aan data en dat doet ie binnen een minuut.

[swaziglass]

Beter te laat dan nooit: reusje voor Decorum, VC Coach en OkiDoki!

[Ties [r.i.p.]]

Overigens kun je op de microsoft office site een handig backup programma'tje downloaden voor Outlook (en ik meen ook eentje voor Outlook Express). Hiermee stel de je locatie in waar het bestand opgeslagen moet worden, maar leuker is dat je hem ook automatisch een backup kunt laten maken als Outlook afgesloten wordt. Dit is ook instelbaar. Ik heb hem zo ingesteld dat hij dit elke 3 dagen doet. Heb zo'n 1 G aan data en dat doet ie binnen een minuut.

 

Zojuist programma gevonden, gedownload en geïnstalleerd! Werkt perfect. Mijn maandelijkse gehannes is nu over. Je bent een kanjer, okidoki! En natuurlijk een reus voor jou!

 

Met vriendelijke groet,

 

Ties

 

[PC-Group]

;D Eigenlijk bewaar ik zelfden E-Mails, ::) dat kost of heeeel veel papier of heel veel hardeschijven :P

[Wilbert Philippo]

Dank je Thies, graag gedaan.

 

@ PC-Group: ik weet niet hoveel e-mails en abijlage jij per dag verwerkt, maar ik meen er toch heel wat te hebben. Ik bewaar alles behalve nieuwsbrieven en spam. Zoals ik al aangaf is mijn backup bestand ca. 1 Gig groot voor 2 tot 3 jaar mail. Daar heb je echt je harde schijven niet vol mee.

[PC-Group]

Dank je Thies, graag gedaan.

 

@ PC-Group: ik weet niet hoveel e-mails en abijlage jij per dag verwerkt, maar ik meen er toch heel wat te hebben. Ik bewaar alles behalve nieuwsbrieven en spam. Zoals ik al aangaf is mijn backup bestand ca. 1 Gig groot voor 2 tot 3 jaar mail. Daar heb je echt je harde schijven niet vol mee.

 

Tja gemiddeld 500 E-Mails die er hier omgaan per dag bij mij alleen dan heb ik nog een collega ook.

[Anoniem6]

[...]

 

Zojuist programma gevonden, gedownload en geïnstalleerd! Werkt perfect. Mijn maandelijkse gehannes is nu over. Je bent een kanjer, okidoki! En natuurlijk een reus voor jou!

 

Met vriendelijke groet,

 

Ties

 

Jammer dat je het niet even met ons deelt dan ;)

Hoewel ik meestal Thunderbird gebruik voor e-mail (als ik geen webmail gebruik ten minste), biedt MS Outlook ook wel voordelen...

Zat nu net dus al even te kijken op Google, kwam veel tegen (waaronder een betaalde :( ), maar vraag me dan toch af over welke jullie het hebben?

 

Ook Outlook (Express): hoe maak ik een back-up? gevonden op MS.nl...

 

Uiteindeljik via MS.com Outlook 2003 Add-in: Personal Folders Backup gevonden: bedoelen jullie die?

 

[Wilbert Philippo]

Ik wist zelf niet meer waar hij stond, maar het is inderdaad dat bestand pfbackup.

 

Zie dat dit specifiek voor Outlook 2003 is. Ik heb even gekeken, maar ik schijn het ook geinstalleerd te hebben op een andere PC met Outlook XP. Daar moet dus ook een versie voor zijn.