Boekenonderzoek aangekondigd door Belastingdienst

[Jonny Doe]

Ben nu bijna 15 jaar ondernemer en heb voor het eerst een brief van de belastingdienst ontvangen met daarin deze tekst:

 

De Belastingdienst gaat binnenkort een boekenonderzoek bij u instellen. Het doel van het onderzoek is de aanvaardbaarheid vast te stellen van de aangiften:

- inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen van de jaren 2015 tot en met 2017;

- omzetbelasting over het tijdvak 1 januari 2015 tot en met 31 december 2017;

 

Ter voorbereiding op het onderzoek heb ik onderstaande gegevens van u nodig:

- Auditfiles Financieel (de jaren 2014 tot en met 2017), inclusief jaarafsluiting en voorafgaande

journaalposten

- Uitgebreide jaarstukken in digitale vorm (de jaren 2014 tot en met 2017)

- Ingevulde vragenlijst automatisering (bijgevoegd bij deze brief)

 

Nu dacht ik in eerste instantie dat dit vrij standaard was en dat het best lang duurde voor ik aan de beurt was. Echter mijn accountant die 4 jaar geleden zelf een bedrijf is gestart heeft het pas 1 keer eerder meegemaakt bij een van zijn klanten.

 

En dan ga je toch denken waarom, en waarom nu?

 

Ik las ergens dat er 3 redenen kunnen zijn voor een onderzoek zoals bij mij. Ten eerste de laatste aangiften inkomstenbelasting, een "klikbrief" en een onderzoek naar aanleiding van een eerder onderzoek bij een derde. Vroeger werkte men ook met een steekproef zodat iedereen kans had maar blijkbaar is men daar vanaf gestapt.

 

En hoewel ik een heel overzichtelijk bedrijf (EZ geen personeel) heb en geen idee waar iets te halen zou zijn voor de BD (idem voor accountant) ga je toch denken wat er nu aan de hand kan zijn? En vervolgens kan ik wel 10 dingen bedenken die elk ook weer vergezocht zijn bij nader inzien. Op één na. Door verlies van een grote klant loopt mijn omzet en winst dit jaar sterk terug en heb ik de voorlopige aanslag gecorrigeerd. Maar ja, dat hadden ze ook met een telefonische vraag af kunnen handelen.

 

Iemand ervaring met dit type onderzoek? Heb vanmorgen alle files aangeleverd, kostte me minder dan een uur.

 

[Lex van Roode]

Ik heb eerder dit jaar ook 2 van deze onderzoeken (voor mijn klanten) gehad. Het laatste daarvóór dateerde van meer dan 10 jaar terug. Bij navraag werd mij verteld dat het om willekeurige steekproeven ging, zonder specifieke aanleiding.

 

Bij elk onderzoek werd er eerst een bezoek aan de klant gebracht (bij één klant op diens verzoek in mijn aanwezigheid) en daarna een dag op mijn kantoor. Beide onderzoeken verliepen overigens in een prettige sfeer.

[Jonny Doe]

Bedankt Lex. Zijn er nog zaken waar ik me op voor zou moeten bereiden?

 

De standaard vraag is natuurlijk in hoeverre kosten privé, zakelijk of gemengd zijn? En als het dan gemengd is, welk percentage is dan zakelijk? Maar als dat al gecorrigeerd zou worden dan gaat het max om enkele honderden euro's belasting/BTW. Een onderzoek kost inclusief, de voorbereiding, het bezoek en het verslag veel meer lijkt me.

 

Komen ze trouwens altijd langs of is dat afhankelijk van het vooronderzoek?

 

[Lex van Roode]

Zakelijke en/of privé-kosten vormen inderdaad vaak aandachtspunten. Soms willen ze ook zien of zakelijk aangeschafte zaken (PC, telefoon) daadwerkelijk (nog) aanwezig zijn.

 

Verder is het heel afhankelijk van de omstandigheden. Als je contante inkomsten en uitgaven hebt, willen ze een kasboek of kassasysteem zien, bij zakelijke kilometers een kilometeradministratie (mogelijk in combinatie met een agenda) en grotere horeca-uitgaven.

 

Bij mijn recente onderzoeken gingen ze beide keren eerst bij mijn klanten op bezoek. Bij een ZZP-er was dat op het huisadres, bij een winkelier was dat in de winkel.

 

Bij kleine zelfstandigen kost zo'n onderzoek inderdaad meestal meer dan het oplevert.

 

[Maxn]

Komen ze trouwens altijd langs of is dat afhankelijk van het vooronderzoek?

 

Ben zelf ooit een keer uitgenodigd op hun kantoor i.p.v. dat ze langs kwamen.

Voelde wat ongemakkelijk -als op het matje moeten komen- maar naderhand gehoord dat ze dat bij ZZP'ers wel vaker deden, omdat die doorgaans geen kantoor hebben en het juist vervelend vinden om thuis inspecteurs over de vloer te krijgen.

 

[Bazzio]

mijn vrouw (financieel manager) heeft ook een paar jaar geleden ook boekenonderzoek gehad, toen werkzaam bij autodealer met twee vestigingen.

volgens inspecteur random, maar uiteraard wilden ze de afgedragen BPM checken.

er werd ook het 1 en ander uit het archief opgevraagd, zorg dat het beschikbaar is.

[Jonny Doe]

Inmiddels contact gehad met de BD omdat de auditfiles uit Reeleezee niet leesbaar waren. Maar gelijk doorgevraagd naar de reden van het onderzoek. Volgens de betreffende medewerker zijn er bij 1 of meer posten vraagtekens gezet door de controlesoftware. Wat dat dan precies was kon hij niet vertellen maar zou duidelijk worden bij de daadwerkelijke controle die hij nu ging voorbereiden maar met de mededeling dat hij daar verder niet bij betrokken was.

 

Waar en wanneer de boekencontrole zou plaatsvinden wist hij niet. Dat kon op korte termijn zijn of pas over 1 of meer maanden. Aan de ene kant heb ik nog steeds het gevoel dat er niets of niet veel aan de hand kan zijn maar helemaal gerust ben ik ook weer niet. Wellicht toch eens de W&V en balansen van de gevraagde jaren naast elkaar leggen en kijken of er een dissonant te zien is.

 

[ShopJeRot]

Maak je geen zorgen. De controlesoftware is "dom". Bij ons ging die af omdat we personeelskosten opgaven, maar geen LH aangifte deden. We werken met payrolling en dit klopt dus gewoon.

[Jonny Doe]

Even terugkoppelen. Boekenonderzoek was vrij grondig. En inderdaad het resultaat van een normale steekproef. Onderzoek was wel grondiger dan ik had verwacht. Zo zijn ook de aangiften van mijn echtgenote en de privérekeningen (ook hypotheek ed) bekeken. Alle factuurstromen zowel de belangrijkste que inkoop en verkoop heb ik allemaal moeten overleggen alsmede de voorraad administratie.

 

Waar ik vragen had verwacht, bijvoorbeeld over de correcties voor privé gebruik en bepaalde kosten zijn die niet gekomen. Wellicht omdat "het fiscale belang" daarvan gering was.

 

Recent het rapport ontvangen. Vrij uitgebreid en alles bleek te kloppen en aan te sluiten. Achteraf niets om je druk over te maken dus. Gewoon zorgen dat alles klopt en bij inschattingszaken de redelijkheid betrachten.

 

[wimj]

Hoe is de sfeer tijdens dat onderzoek? Zakelijk? Of dreigend zodra je niet binnen twee minuten

document XYZ kan ophoesten?

[Jonny Doe]

Onderzoek zelf was eigenlijk heel ontspannen maar wel heel grondig en zakelijk. Bepaalde facturen waren digitaal dus die konden niet a la minute getoond worden. Die zijn per mail of "we transfer" gestuurd. Had op steekproeven gerekend maar voor één bepaalde leverancier (de grootste) wilde men alle facturen hebben en ook alle facturen betreffende de webshop die ik via Mollie regel. Van een aantal klanten zijn wel steekproeven gedaan met de auditfile "ernaast".

Andere zaken, zoals banksaldi, werden meteen "naast" de auditfile gelegd en afgevinkt.

 

Het blijft spannend omdat ik ook van sommigen had gehoord dat een steekproef niet meer aan de orde is maar men altijd reageert op afwijkingen in de aangifte en dan de rest ook maar meepakt.

 

Dat is dus de belangrijkste les. Ga er maar vanuit dat je een keer aan de beurt komt. Als de grote lijnen kloppen gaat men niet muggenziften op representatie en prive gebruik ed zolang die maar redelijk blijven

 

[LiGuido]

Al het bovenstaande kan trouwens voorkomen worden door alle administratie/belastingzaken te laten doen door een accountant met horizontaal toezicht. De accountant is dan verantwoordelijk voor een kloppende administratie en de belastingdienst controleert de accountant.

[wimj]

Maar dat zal vast wel wat duurder zijn dan een gewone boekhouder. Niet iedereen kan of wil dat betalen.

[Jonny Doe]

Al het bovenstaande kan trouwens voorkomen worden door alle administratie/belastingzaken te laten doen door een accountant met horizontaal toezicht. De accountant is dan verantwoordelijk voor een kloppende administratie en de belastingdienst controleert de accountant.

 

Bij horizontaal toezicht is er al sprake geweest van een controle door die accountant en die heeft volgens afspraak met de belastingdienst de veilige kant gekozen van de fiscale regels of waar dat afwijkend is dat met toestemming gebeurd. Dit is uiteraard veel duurder dan de administratie, de afsluiting en de aangifte zelf doen (zoals ik) of alleen de afsluiting/aangifte laten doen door een boekhouder/accountant. Bovendien zal horizontaal toezicht ook min of meer op de winst kunnen drukken omdat fiscale standpunten zeer conservatief zullen zijn. Geen enkel probleem als je (heel) veel verdient, geen tijd hebt voor de administratie en geen risico wil lopen op een correctie.