e-mailberichten met facturen bewaren

[Jasper S.]

Binnenkort zijn wij verplicht electronisch te gaan facturen naar de overheid (niet te verwarren met digitaal factureren.)
Mijn softwarepakket heeft helaas deze mogelijkheid nog niet.
In mijn zoektocht naar een oplossing kwam ik er vandaag achter dat de belastingdienst eist dat de e-mailberichten met facturen bewaard moeten worden.
Tot nu toe bewaarde ik alleen de bijlages en niet de e-mailberichten.

Ik kan dit echter op de website niet terugvinden:
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren

Weet iemand hier meer over?

[Rik ·]

Je moet alles wat maar met je onderneming te maken heeft bewaren. Dus b.v. ook die kleine sticky notes die je gebruikt als een klant gebeld heeft 

 

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie.

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/administratie_opzetten/wat_hoort_er_allemaal_bij_uw_administratie

 

Overigens wordt er niet bepaald waar je die bewaard. Het is dus geen verplichting dat je die e-mail ook aan de factuur hecht. Zolang je maar een archief hebt van al je mail.

 

 

[Jasper S.]

En ik maak er juist een gewoonte van om mijn e-mailaccounts regelmatig op te schonen. Waarbij ik alle klussen die geweest zijn eruit gooi.
Juist om een beetje orde te creëren.

[Rik ·]

Als je dan niet eerst een backup gemaakt hebt voor je administratie is dat dus niet volgens de regels.

 

Als het om outlook gaat kun je gewoon de pst file backuppen op een externe schijf voordat je je opschoonactie uit gaat voeren.

 

Of je negeert de regels gewoon 🤐

[Jasper S.]

Ik gebruik thunderbird, maar misschien is de schade minder groot dan ik eerder dacht, want mijn verzonden e-mailberichten zijn er allemaal nog.
Is niet helemaal compleet, maar grotendeels wel.

[Cosara]

18 uur geleden, Rik · zei:

Je moet alles wat maar met je onderneming te maken heeft bewaren. Dus b.v. ook die kleine sticky notes die je gebruikt als een klant gebeld heeft.

Nou, niet echt alles ... maar wel die informatie ‘dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.’ 

Artikel 52 van de AWR

De versnipperaar is dus niet helemaal overbodig geworden.

 

 

 

 

 

[Arie_H]

 

Wat dacht je van een e-mail back-up programma gebruiken en deze back-up naar de cloud (of op externe schijf) backuppen?

Zelf ben ik het programma Mailstore (https://www.mailstore.com). gaan gebruiken nadat mijn harde schijf crashte.

De Home-versie is gratis voor particulier gebruik

[Jasper S.]

Je bedoeld je complete bedrijf vertrouwen aan een onbekend bedrijf, terwijl er nergens op de website staat wat men met de gegevens mag doen?
 

Denk trouwens niet dat je veel particulieren hier vindt 😉

Ik gebruik nu zelf thunderbird, met gratis backuptool.

 

Welkom op Higherlevel en bedankt voor je input!

23 mei 2019 aangepast door Jasper S.

[mmint]

Vergeet trouwens ook de AVG niet. Zomaar allerlei gegevens die je ooit zijn toegestuurd voor onbepaalde tijd bewaren in backups voldoet wellicht niet aan de gestelde eisen.

[Arie_H]

Op 23-5-2019 om 23:38, Jasper S. zei:

Je bedoeld je complete bedrijf vertrouwen aan een onbekend bedrijf, terwijl er nergens op de website staat wat men met de gegevens mag doen?
 

Denk trouwens niet dat je veel particulieren hier vindt 😉

Ik gebruik nu zelf thunderbird, met gratis backuptool.

 

Welkom op Higherlevel en bedankt voor je input!

Nee, ik heb weinig vertrouwen in de "grote/bekende" bedrijven om daar mijn gegevens te bewaren, tenzij flink versleuteld.

Wat ik bedoelde is dat je jouw bedrijfsgegevens (of in ieder geval een back-up) niet op dezelfde schijf/pc moet bewaren als je 'werk-'gegevens. Als je pc crasht tijdens het dagelijks gebruik is het wel zo makkelijk om een separate back-up te hebben die dus niet op je pc zelf staat.

 

Ik ben zelf een voorstander van open-source en gebruik zelf ook thunderbird. (En LibreOffice voor de admin, maar ben steeds op zoek om het nog makkelijker/efficienter te maken)

[Jan-PieterGLD]

Hallo Jasper!

 

Ik zou me er niet druk om maken. Een mailtje waarin staat 'bij deze ontvangt u een nieuwe factuur' heeft ook voor de belastingdienst geen meerwaarde. Ik ken zelf geen bedrijf waar expliciet de mailtjes zelf ook bewaard worden. Mijn inkomende facturen komen overigens direct in mijn boekhoudpakket terecht. Mijn leveranciers mailen dus gewoon naar mijn boekhoudpakket. De factuur komt netjes in mijn boekhouding, maar het mailtje heb ik zelf nooit gezien 😉

[wimj]

Stel dat je al je email moet bewaren, hoe ga je dan om met links in de email?

Die zullen naar korte on lange tijd allemaal dood zijn.