Webshop bestellingen bewaartermijn

[headquarters]

Beste HL-ers,

 

Een van mijn webshops genereert per bestelling behoorlijk wat data.
Aangezien ik webhosting pakketten van TB's schijfruimte niet zie zitten ben ik voornemens om bestellingen simpelweg geen jaren te bewaren.
Uiteraard bewaar ik wel een boekhoudkundige export, o.a. voor de Belastingdienst.
Maar alle grafische data (dit zijn afbeeldingen) wil ik niet bewaren.
Als een bestelling eenmaal is afgerond is alle data ook feitelijk niet meer nodig.

Gelet op bovenstaande, wat vinden jullie er van om webshop bestellingen slechts beperkt te bewaren in de webshop, bijvoorbeeld een paar maanden?

[patmaniak]

Heb je een verplichting om de grafische data te bewaren? Waarom zou je de grafische data bewaren? 

Misschien op basis van garantie? Is de data eventueel extern op te slaan?

 

 

[headquarters]

Volgens mij heb ik geen verplichting. Ik ben natuurlijk verplicht de bestelling netjes uit te voeren en dat doe ik. Maar dat is een eenmalig iets.

Ook voor garantie heb ik die data niet nodig.

Extern opslaan heb ik jaren lang gedaan, maar dat is zo'n gedoe, kost veel tijd en geld en heel veel schijfruimte. 

[RubenT]

De afbeeldingen van bestelde producten lijken me niet relevant om te hebben voor wettelijk verplichte betaaltermijnen. Zolang je daarvoor de orderdata opslaat, zoals je aangeeft, lijkt me dat prima.

 

Ik zie dat je (o.a.?) bedrukte t-shirts verkoopt, wat dus voornamelijk maatwerk zal zijn. Het retourrecht zal daarom in veel gevallen uitgesloten zijn, maar een garantietermijn is natuurlijk nog wel van toepassing. In die periode  kan het voor jou (of je medewerkers) misschien handig zijn om volledige bestellingen in te kunnen zien, zodat ze goed met een klantvraag mee kunnen kijken. Als er dan geen afbeeldingen beschikbaar zijn, is dat misschien onhandig.

17 november 2020 aangepast door RubenT
Aanpassing na het zien van je handtekening

[Ward van der Put]

Als je webshop orderbevestigingen en facturen genereert en verzendt (of formeler: opstelt en uitreikt), geldt daarvoor strikt genomen de fiscale bewaarplicht.

 

Een oplossing die de grafische productiebestanden na 90 dagen verwijdert maar de brongegevens van de omzet 7 jaar bewaart, lijkt me beter.

[headquarters]

Top! Bedankt voor het meedenken en de tips. Ik weet wat te doen.

Orders zelf bewaren i.v.m. bewaarplicht etc. 
Grafische data eventjes bewaren, ook met oog op garantie, maar na x maanden "rm". 

[Roel J]

Je kunt natuurlijk ook wel zoveel mogelijk informatie over het grafisch bestand vastleggen.. tekst vreet geen data, dat kan bij garantieclaims ook helpen..

 

Ik heb ooit een canvas besteld van een mooie eigen foto toen kreeg ik een kwaliteitswaarschuwing dat de resolutie aan de lage kant was voor dat formaat en dat een kleiner formaat canvas werd geadviseerd. die waarschwing werd ook herhaald op de bestelling. En toen ik hem ontving was het inderdaad geen museum kwaliteit afdruk. maar voor mijn doel was de kwaliteit goed genoeg..
Als je dat soort technische informatie vastlegt in de order, resolutie afbeelding. afdrukformaat, evt de kwaliteitswaarschuwing die je de klant geeft. heb je voor garantieclaims ook wel voldoende informatie om je te kunnen "verweren"