Onkosten buitenland van non-personeel aftrekken

[Rjs]

Goedemiddag allemaal,

 

Als standbouwbedrijf zijn wij met name actief in Europa, bijna niet in Nederland. In tijden als deze (extreem druk), komt het wel eens voor dat zowel eigen personeel als onze vaste zzp-ers, allemaal ergens ingepland zijn. Als eigenaar kies ik er dan wel eens voor om een vriend of mijn vriendin mee te nemen naar een eenvoudige klus in het buitenland (paar uur opbouw, paar uur afbouw). Alhoewel ze wel echt meewerken/helpen op de beurs, betaal ik ze niet uit. Ik betaal echter wel voor de vliegtickets, het eten/drinken en het verblijf.

 

Deze reis- en verblijfkosten vallen bij ons onder 'inkoop' omdat het een zeer wezenlijk onderdeel van de 'kosten per klus' behelst. Ruim boven de drempel van 4500 Euro per jaar. 

 

Nu is mijn vraag of ik die kosten zomaar mag aftrekken? De kosten worden immers wel echt gemaakt voor de klus, alleen staan de mensen niet op de loonlijst. Is dat verkapt loon? En zo ja.. als men mij een factuur zou sturen van bv 100,- Euro, is het dan niet langer verkapt loon? Of ben ik sowieso verplicht om ze een soort minimum loon uit te betalen als ik de onkosten wil aftrekken?

 

Alvast bedankt voor de inzichten!

[Hans van den Bergh]

Je stelt kortgezegd de vraag: "Als ik vrienden meeneem op een (uitsluitend voor jou zakelijk) reisje mag ik dan de kosten voor de vrienden ook aftrekken?" Als je het zo leest, wat vind jij dat het antwoord moet zijn?

 

Misschien kun je jouw partner wel als 'meewerkend' betitelen en daar dan fiscaal nog iets mee. Dat zou je uit kunnen vogelen op de site van de belastingdienst. 

[Rjs]

 

31 minuten geleden, Hans van den Bergh zei:

Je stelt kortgezegd de vraag: "Als ik vrienden meeneem op een (uitsluitend voor jou zakelijk) reisje mag ik dan de kosten voor de vrienden ook aftrekken?" Als je het zo leest, wat vind jij dat het antwoord moet zijn?

 

Misschien kun je jouw partner wel als 'meewerkend' betitelen en daar dan fiscaal nog iets mee. Dat zou je uit kunnen vogelen op de site van de belastingdienst. 

Kort gezegd wel inderdaad.. dat is ook het lastige. Zonder die vriend of vriendin kan ik het werk niet uitvoeren. Daar is tenminste 2 man (of vrouw) voor nodig. In feite doet diegene ook daadwerkelijk het werk dat een zzp'er ook zou doen. Het ligt dus wel iets genuanceerder dan zomaar iemand meenemen voor de lol. En daar kan ik helaas niets over vinden. Ik zou ze ook wel willen betalen, maar gek genoeg wil men dat niet omdat ze het dan moeten opgeven bij de IB-aangifte en dat vindt men gedoe. Voor hen is het genoeg dat ze af en toe eens mee kunnen. De vraag is dus of zij dat als betaling/verkapt inkomen moeten aangeven of dat ik hen toch loon móet uitkeren om mijn kosten af te kunnen trekken. 

[Ward van der Put]

Sinds 1 januari 2022 gelden er aangepaste regels voor uitbetaalde bedragen aan derden.

 

Complicatie in dit geval is dat je in het buitenland werkt en dat buitenland dan ook wat te zeggen heeft over hoe je met je tijdelijke krachten en hun beloning moet omgaan.

 

Denk verder aan een goede reis- en ongevallenverzekering.

[prinsrachid]

1 uur geleden, Rjs zei:

Alhoewel ze wel echt meewerken/helpen op de beurs, betaal ik ze niet uit. Ik betaal echter wel voor de vliegtickets, het eten/drinken en het verblijf.

 

In feite zijn ze dus vrijwilligers?

 

Ik dacht in eerste instantie dat je wellicht gebruik zou kunnen maken van de vrijwilligersregeling. Die regeling is namlijk van toepassing als je onder de volgende bedragen blijft:
- 5 euro per uur of minder
- 180 euro per maand of minder
- 1800 euro per jaar of minder

 

Als je beneden die bedragen blijft (alle drie), dan is de vergoeding die je betaalt belastingvrij voor de ontvanger ervan. Die eventuele vergoeding zijn wel gewoon aftrekbaar voor de onderneming als kosten. Maar deze regeling is helaas alleen van toepassing als je bedrijf een "privaatrechtelijk lichaam" (BV/NV, stichting/vereniging, coöperatie) is die bovendien géén aangifte vennootschapsbelasting hoeft te doen.

 

In alle andere gevallen kun je volgens mij wél gebruik maken van vrijwilligers, maar zo te zien mag je dan geen vrijwilligersvergoeding betalen. De noodzakelijke onkosten die je maakt, zijn volgens mij wel gewoon bedrijfskosten.

 

Let trouwens ook op het juridische aspect. Je blijft voor zover ik weet wel verantwoordelijk voor de eventuele brokken die zo'n vrijwilliger maakt op lokatie.

2 april 2022 aangepast door prinsrachid

[wimj]

Iemand wil niet betaald worden omdat de IB aangifte te veel gedoe zou opleveren? 

[Roel J]

Er wordt wel erg naar het arbeidsrechtelijke aspect gekeken maar die heeft weinig invloed op de vraag of je de kosten van de winst mag aftrekken Aftrekbaarheid van (reis)kosten is niet gekoppeld aan het in dienst hebben van personeel of dat inhuren.

 

Voor de inkomsten of vennootschapsbelasting hoef je alleen maar aannemelijk te maken dat die vliegtickets voor zakelijke doeleinden waren. Aangezien al jou projecten minimaal 2 man afreist (zo ik begrijp) is het al vrij aannemelijk dat die kosten zakelijk zijn gemaakt. Zolang jij een verkoopfactuur hebt en waarschijnlijk andere inkoopfacturen voor die locatie zijn voor de IB ovf VPB die vliegtickets voldoende aannemelijk.

 

Qua aansprakelijkheid heb je wel iets te checken. Want iemand die je niet als zzp-er inhuurt en ook niet op de loonlijst hebt vallen mogelijk niet onder de dekking van zakelijke verzekering. Maar hoe dat precies zit weet ik niet.

 

Dus het ene deel van je vraag is voor mij niet zo ingewikkelde alle reis- en verblijfkosten kun je wel aftrekken voor de winstbelasting.

Het zal ook niet als verkapt loon worden gezien want je kunt aantonen dat deze kosten heel normaal zijn in de branche en bij alle (buitenlandse) opdrachten gemaakt worden en voor rekening van het bedrijf komen. Voor werknemers en zzp-ers wordt het ook niet als verkapt loon gezien.

 

Het arbeidsrecht is redelijk rechtlijnig er zijn 3 criteria Beloning, Gezagsverhouding en persoonlijke arbeid. Als 1 van de drie ontbreekt is er geen arbeidsrelatie, hier ontbreekt de beloning dus is er geen arbeidsrelatie.

 

Theoretisch zou we wel een inspecteur kunnen zijn hoor die wil pogen er toch een arbeidsrelatie van te maken door vliegticket of hotel aan te merken als bovenmatig. Maar als jij gewoon vergelijkbare kosten maakt voor al je projecten, dus ook die met "gratis" werklieden. dan wordt dat niet zo makkelijk.

 

Als ondernemer van een familiebedrijf loop je af en toe tegen dit soort grijze gebieden aan. Een goede vriend van de directeur van Shell zal niet snel gratis meegaan om een vriend te helpen.
Maar in familiebedrijven is dat een stuk normaler,

zolang de door jou "uitgebuite" mens niet klaagt over het ontbreken van loon of het hele weekend door moeten werken zal het wel loslopen met die arbeidsrechtelijke consequenties.

[Rjs]

17 uur geleden, wimj zei:

Iemand wil niet betaald worden omdat de IB aangifte te veel gedoe zou opleveren? 

Tja.. geloof het of niet, die mensen zijn er ;-) Het zijn ook geen astronomische bedragen hoor. Voor complexe klussen waar je 10+ uur op een dag aan het werk bent zal ik ze niet meenemen (en gek genoeg wil men alleen mee naar de warmere landen :D). Meestal hanteren we het 'voor wat hoort wat' principe en help ik ze later met een timmerklus in huis.

 

18 uur geleden, prinsrachid zei:

In feite zijn ze dus vrijwilligers?

Zo heb ik het nooit bekeken, maar als je het zo stelt komt het daar wel op neer. Bedankt!

 

16 uur geleden, Roel J zei:

Er wordt wel erg naar het arbeidsrechtelijke aspect gekeken maar die heeft weinig invloed op de vraag of je de kosten van de winst mag aftrekken Aftrekbaarheid van (reis)kosten is niet gekoppeld aan het in dienst hebben van personeel of dat inhuren.

 

Voor de inkomsten of vennootschapsbelasting hoef je alleen maar aannemelijk te maken dat die vliegtickets voor zakelijke doeleinden waren.

Thanks! Dat is eigenlijk precies waar de vraag om ging; of die zaken aan elkaar gekoppeld zouden moeten zijn en of de vliegtickets aftrekbaar zijn voor niet-personeel (dus of het uitmaakt wiens naam erop staat). De kosten zijn inderdaad niet anders dan wanneer we zelf of met zzp'ers gaan en de opbrengst is natuurlijk in alle gevallen hoger dan de totale kosten, dus dat is zondermeer aantoonbaar. Het verzekeringstechnische gedeelte is dan wel weer een onderwerp waar ik mij zeker even over moet buigen.

 

Bedankt voor de hulp!