Administratiekantoor komt achteraf met flinke kosten aan

[Arturo]

Beste forumleden,

 

Voor twee BV's ben ik sinds 2020 klant bij een administratiekantoor. Deze partij adverteert met de volgende zin: "U betaald bij ons altijd één vast tarief per jaar voor alle administratieve- en fiscale werkzaamheden". Dit staat ook (nog steeds) op alle stukken, waaronder de maandelijkse factuur die ik ontvang. In die hoedanigheid ben ik ook klant geworden en het eerste jaar ging dat, afgezien van wat foutjes, prima.

In november 2022 is men bezig met de jaarcijfers van 2021 en laat het administratiekantoor het volgende weten: "Door verrichtte en nog te verrichten werkzaamheden additionele werkzaamheden aan dit dossier is er meerwerk ontstaan en dat maakt dat het tarief hiervoor niet toereikend is".
- Voor BV 1 in 2021 € 1750 betaald. Kosten om het jaar te kunnen afronden: € 2850 (€ 1100 extra)
- Voor BV 2 in 2021 € 990 betaald. Kosten om het jaar te kunnen afronden: € 1450 (€ 550 extra)

 

In 2021 had ik tussentijdse jaarcijfers en een prognose voor 2022 nodig. Dat is apart gefactureerd. In 2021 heb ik meer facturen verstuurd dan in 2020. Verder zijn er geen bijzonderheden geweest.

 

Ik heb laten weten het daar niet mee eens te zijn, want dat was niet hetgeen we afgesproken hadden. Ik kreeg de volgende reactie "Dit bedrag is niet toereikend om de jaarrekening van de werk bv op te maken omdat de adviseur destijds een te lage inschatting heeft gemaakt" en een paar bijlagen waaronder:

- de (gewijzigde) algemene voorwaarden met als opmaakdatum 22-03-2022;
- een overzicht van de diensten (die is gemaakt op 19-11-2022);

- een urenspecificatie met datums verspreid over het hele jaar, zonder verdere toelichting.

Ik kwam er later achter dat ze de wijziging van hun algemene voorwaarden op 23-03-2023 kenbaar hebben gemaakt via een nieuwsbrief (onderaan anchter de andere onderwerpen) en die nieuwsbrief lees ik niet. De oorspronkelijke algemene voorwaarden, waarmee ik in 2020 akkoord ben gegaan, hebben ze t/m oktober 2022 nog naar gelinkt in alle e-mails waaronder de verzonden facturen.

 

Afgezien van mijn protest per e-mail is het door drukte eigenlijk blijven liggen. De werkzaamheden zijn gefactureerd en geïnd via een automatisch incasso.

Nu kreeg enkele weken geleden weer zo'n mail, maar dan voor de cijfers van 2022. De schade:

- Voor BV 1 in 2022 € 1.800 betaald. Kosten om het jaar te kunnen afronden: € 1540 (€ 550 extra)

Ik begrijp heel goed dat niemand voor niets kan werken. Maar achteraf op de proppen komen met dergelijke kosten, wanneer het jaar al is verwerkt en ik dus ook niet meer zonder hoge kosten over kan stappen, vind ik absurd en voelt als dwang. Bovendien is het niet 1 vast tarief voor alle administratieve- en fiscale werkzaamheden.
 

Wat zouden jullie doen in deze situatie?

19 oktober 2023 aangepast door Arturo
Spelfouten

[shoptillyoudrop]

5 minuten geleden, Arturo zei:

Wat zouden jullie doen in deze situatie?

 

Zo snel mogelijk een ander bureau, dat wél te vertrouwen is, inschakelen.

[Arturo]

  

2 minuten geleden, shoptillyoudrop zei:

 

Zo snel mogelijk een ander bureau, dat wél te vertrouwen is, inschakelen.

 

Dat ga ik sowieso doen!

Maar ik bedoel vooral met betrekking tot de aankomende afspraak en de in rekening gebrachte kosten.

19 oktober 2023 aangepast door Arturo
Quote toegevoegd en bericht uitgebreid

[DaMedia]

En de automatische incasso stopzetten. Dat had ik nooit automatisch laten afschrijven.

[UwJurist]

Tja, de nota gemotiveerd betwisten en ook verwijzen naar de eerdere protesten. Incasso stopzetten. En weg daar!

[Cosara]

12 uur geleden, Arturo zei:

"U betaald bij ons altijd één vast tarief per jaar voor alle administratieve- en fiscale werkzaamheden".

Als vooraf geen uitzonderingen zijn overeengekomen … Duidelijk.

 

12 uur geleden, Arturo zei:

“Door verrichtte en nog te verrichten werkzaamheden additionele werkzaamheden aan dit dossier is er meerwerk ontstaan en dat maakt dat het tarief hiervoor niet toereikend is".

Met een verdienmodel dat vaste tarieven hanteert, daarmee kan het gebeuren dat klanten soms teveel en soms te weinig betalen … maar dat is niet uw probleem.

 

12 uur geleden, Arturo zei:

“Dit bedrag is niet toereikend om de jaarrekening van de werk bv op te maken omdat de adviseur destijds een te lage inschatting heeft gemaakt"

Kulverhaal …  Ook niet uw probleem.

Het komt op mij over als een additioneel verdienmodel … klanten goedkoop binnenhalen en daarna uitkleden. Daar kennen wij hier op HL meer voorbeelden van.

 

12 uur geleden, Arturo zei:

Wat zouden jullie doen in deze situatie?

Ga eerst persoonlijk en vriendelijk in overleg en niet direct met een gestrekt been de strijd aangaan.

 

Mocht dat geen acceptabel resultaat opleveren … Gezien de grootte van de extra kosten, de energie en tijd die het kost om de prijs naar beneden te drukken, en niet te vergeten wat er voor de administratie van 2023 staat te gebeuren … per direct de prijs betalen, alles inpakken en wegwezen.