Klantreferentie op factuur, door klant zelf laten aanpassen?

[Anonymous coward]

Hallo, ik lees al jaren met enige regelmaat met plezier mee hier op Higherlevel, en steek er veel van op. Nu toch zelf een vraag waar ik geen antwoord op kon vinden in het forumarchief:

 

Ik werk als procesautomatiseerder/software-ontwikkelaar voor een organisatie die een paar duizend facturen per jaar verstuurt. Zoals velen, krijgen wij ook veel te maken met administratieve afdelingen van klanten die, zoals zo mooi door @Roel J  in dit topic,"systeembevrediging of de boekhoudkundige variant van smetvrees" wordt genoemd: ze willen "iets" op de factuur aangepast zien. Daar zitten soms redelijk onnozele verzoekjes tussen.

 

Nou bestelde ik laatst iets online in de VS, en daar krijg je meestal een halfbakken "invoice" waar je hier vaak niks mee kunt. Maar daar lieten ze wel toe om je bedrijfsnaam nog even online aan het ding toe te voegen, achteraf dus. Zou hier wat discutabel zijn, maar ik dacht wel: "dat is een mooie oplossing voor die klant-referenties die we altijd achteraf nog moeten toevoegen". 

 

Dus, mijn idee is om klanten een link te sturen waarmee ze zelf nog wat op de factuur kunnen aanpassen, nadat deze al verstuurd is (doen we altijd per e-mail, altijd PDF, volledig automatisch gegegeneerd). Uiteraard geen zaken die niet veranderd mogen worden, zoals factuurdatum en/of geleverde diensten/producten. Maar wel dus het veld met klantreferentie (inkooporder-/opdrachtnummers, hoe ze het ook noemen). Onze accountant was nogal tactisch in haar advies hierover: "nee, je mag niets meer aanpassen als de factuur eenmaal de deur uit is, er mogen geen twee facturen in omloop zijn die van elkaar verschillen", en ik snap haar standpunt. Ze mag/wil hierin niet adviseren, want als er iets misgaat en we krijgen mot met de Belastingdienst, dan wil ze daar geen partij in zijn.

 

Het liefst zou ik ook het factuuradres door de klant zelf laten aanpassen, want ook daar komt vaak geleuter over. En nee, ondanks dat je wettelijk gezien geen postbusadres mag vermelden als factuuradres, krijgen we heel vaak de vraag om juist even het postbusadres op de factuur te zetten. Waarom, is me een raadsel.

 

Mijn vraag is als volgt: wat denken de experts hier van mijn "self-service"-idee? Ik kan het zo bouwen dat er maar één keer een wijziging mogelijk is, en dat er bijv. ook een opmerking op de factuur verschijnt dat er gegevens door de klant zelf zijn aangepast op datum XX-XX-XXXX. Wat ook regelmatig gevraagd wordt is om de (aangepaste) factuur direct naar de financiële administratie te sturen, soms mogen medewerkers dat niet zelf. Ook daarin kan ik voorzien vanuit dit web-formulier.

 

Ik hoor het graag.

[Ward van der Put]

Allereerst (alsnog) welkom op Higherlevel!

 

Ik denk in eerste instantie aan een digitale versie van een boekhoudstempel. Zoals deze of deze.

 

Zo'n boekhoudstempel is in wezen metadata die je toevoegt aan bestaande data. Metadata verandert de factuur an sich niet, maar voegt er wel iets aan toe. Vergelijkbaar met de metadata die opeenvolgende e-mailservers toevoegen aan het e-mailbericht waarin een factuur wordt verzonden.

[DaMedia]

Of je mailt een proforma factuur waarop klanten (binnen 2 dagen) nog mogen aanpassen, waarna je de echte factuur stuurt.

[Rik ·]

16 uur geleden, Anonymous coward zei:

En nee, ondanks dat je wettelijk gezien geen postbusadres mag vermelden als factuuradres

Is de Belastingdienst hier ooit over gevallen bij controle? Dat er op de factuur alleen postadres staat van de afnemer? Dan heb ik het altijd verkeerd gedaan (nog nooit een opmerking over gehad overigens). Ook op mijn inkoopfacturen heeft heel lang alleen maar mijn postbus gestaan (toen ik er nog een had).

 

Ha. Google...

 

https://www.partnersinadministraties.nl/nieuws/postbusnummer-als-adres-op-factuur-mag-dat/

Quote

Europese rechter. Volgens het Europees Hof van Justitie is het vermelden van een postbusadres op een inkoopfactuur niet voldoende om het recht op aftrek van btw te weigeren.

 

Toch vestigingsadres vermelden. Als het slechts gaat om een klein gebrek op de inkoopfactuur, zoals het vermelden van een postbusadres in plaats van het vestigingsadres, dan mag de Belastingdienst de btw-aftrek niet weigeren als er verder aan alle factuurvereisten is voldaan. Toch is het gebruik van een postbusnummer af te raden en is het aan te bevelen om een adres met vestigingsplaats te vermelden, zodat de Belastingdienst achteraf eenvoudiger vast kan stellen waar de ondernemer gevestigd is. Zorg dus dat op facturen ook de vestigingsadressen staan.

 

Vermeld op facturen altijd een adres met vestigingsplaats. Vraag bij ontvangst van een inkoopfactuur met daarop alleen een postbusnummer om een gecorrigeerde factuur met vermelding van het volledige adres om geen risico te nemen met betrekking tot het recht op vooraftrek. bron:indicator

 

 

19 februari 2024 aangepast door Rik ·

[Anonymous coward]

15 uur geleden, Ward van der Put zei:

Ik denk in eerste instantie aan een digitale versie van een boekhoudstempel. Zoals deze of deze.

Dat is inderdaad helemaal geen slechte oplossing. Het mooie van zo'n "stempel" is dan ook dat het duidelijk is dat de klant deze zelf heeft toegevoegd, in wezen een onderdeel van hun eigen administratie. Hier ga ik verder mee, thanks!

 

28 minuten geleden, DaMedia zei:

Of je mailt een proforma factuur waarop klanten (binnen 2 dagen) nog mogen aanpassen, waarna je de echte factuur stuurt.

Bedankt voor de suggestie, dat was ook het advies van onze accountant. Maar dit gaat in de praktijk niet werken. Vanwege het soort diensten dat we leveren gaat de factuur vaak naar een persoon die ver van de administratie af zit, soms moet zo'n factuur nog langs een leidinggevende etc. Dus er gaat soms weken overheen voordat de factuur op z'n plek is.

 

14 minuten geleden, Rik · zei:

Is de Belastingdienst hier ooit over gevallen bij controle? Dat er op de factuur alleen post[bus]adres staat van de afnemer?

Wij hebben er nog nooit iets over gehoord, maar dat er geen postbusadres op een factuur mag staat wel heel prominent vrij dicht bovenaan op de pagina over factureren op de website van de Belastingdienst.

 

"Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als u alleen een postbusnummer vermeldt."

 

Dat is ondubbelzinnig, ondanks dat er dus blijkbaar jurispudentie over is van het Europese Hof die weigeren van BTW-teruggave door de Belastingdienst ongeldig verklaart.