Gedoe met boekhouders en accountants

[Operator_14]

Dag forummers,

 

Ik ben al 14 jaar ondernemer in de particuliere en zakelijke dienstverlening, maar eens in de zoveel tijd heb ik gedoe met een boekhouder of een accountant. Dan heb ik het niet over de uitkomsten die ze produceren, maar over de afspraken die ik (inmiddels we) met hen heb(ben). Om vaak onverklaarbare redenen worden er facturen gestuurd waarbij je pas toelichting krijgt als je echt op je strepen gaat staan. Of ze zeggen gewoon hun contract op omdat ze je niet meer rekenen tot hun core business. Ik heb inmiddels een paar ervaringen en ben benieuwd naar jullie ervaringen. 

 

Mijn ervaringen zijn dit.

1. Mijn eerste boekhouders was tevens een accountantskantoor. Mijn omzet van het eerste jaar was slechts €14000. Het tweede jaar had ik een omzet van €21000. We hadden afgesproken dat mijn "kleine" boekhouding voor €400 werd gedaan. In het eerste jaar hebben ze dat netjes gedaan. In het tweede jaar verhoogden ze dit tarief ineens naar €1200. Waar dat verschil precies in zat konden ze niet uitleggen. Feitelijk deed ik al het werk voor hun en zoveel facturen had ik niet eens (stuk of 20/30 destijds, inmiddels over de 200). Ik niet blij... en dus ben ik verder gaan kijken.

2. De tweede boekhouder werkte met simpele excelsheets. En je kon je map inleveren. Lekker simpel systeem, hoewel dat op den duur wel steeds vermoeiender werd om in te vullen. Er kwam iemand bij me werken (mijn latere zakenpartner) en de omzet steeg. Toen duidelijk werd dat deze medewerker ook mijn partner werd begonnen de problemen. Ze konden hem niet helpen met de boekhouding, want druk. Ook konden ze de (toen) VOF niet helpen. En mijn boekhouding wilden ze ook niet meer doen, want ze rekenden mij niet langer als creatieve ondernemer. Ik moest binnen een jaar weg. Dus... op naar een nieuwe boekhouder.

3. De derde boekhouder (en tevens huidige boekhouder / accountant) was een groot commercieel bedrijf. Je komt binnen met een mooi verkooppraatje, de 'gewone' medewerkers zijn wat minder proactief. En het systeem is in sommige opzichten wat statisch. Maar wel veel geautomatiseerd en veel inzage in de geldstromen. Niet bijzonder, maar alles werkte wel - en voor een vast tarief.

4.  De vierde boekhouder / accountant (accountantskantoor) kwam op mijn pad door een derde zakenpartner en een nieuwe onderneming. Vanwege nieuwe zakenpartner kijken naar die nieuwe accountant. Een mooie kostenindicatie afgesproken, leek allemaal redelijk in orde. Hun systemen konden hetzelfde als de derde boekhouder. Maar de overgang ging totaal niet soepel. Contracten bleven uit. Systemen werden niet aangezet en op ons afgestemd. En pas na 3 maanden konden we factureren. En letterlijk alle kosten - inclusief hun eigen systeemstoringen - werden 1-op-1 aan ons doorbelast. Niet dat dat ergens stond, het gebeurde gewoon. Medewerkers konden niet verklaren waar die facturen voor waren en pas toen we bezwaar gingen maken op de facturen van honderden euro's per maand kwam er wat duidelijkheid. Hun systemen waren helemaal niet geschikt voor ons bedrijf en om het geschikt te maken rekenden ze torenhoge kosten. Nooit afgesproken, maar we moesten natuurlijk wel betalen.

 

Gisteren sprak ik een studievriend die inmiddels ook DGA is geworden. Ook zij hebben gedoe met accountant die voor iedere poep en scheet fors rekenen en waarbij ook niet alle rekeningen verklaarbaar waren. Zijn schoonvader kon er ook over meepraten. Het deed me denken: hebben meerdere mensen hier last van? Waar komen die hoge kosten vandaan? En zijn accountants allemaal zo vaag en onduidelijk? 

 

Wij zijn inmiddels terug bij de derde boekhouder. Blij met hun systeem, maar op termijn kunnen we bij hen waarschijnlijk niet doorgroeien. Heeft allemaal te maken met "due dilligence" en complexere bedrijfsprocessen. Op zich wil ik daar wel voor een deel in meegaan, maar waarom is het zo lastig voor accountants om daar goede afspraken over te maken? Het lijkt er nu op dat ze maar wat rekenen. Hun vak is transparantie, maar in hun eigen diensten zijn ze vaak behoorlijk intransparant. Of heb ik gewoon pech gehad?

[Joost Rietveld]

Heb je per se een accountant nodig?

[StevenK]

Heel veel mensen herkennen dit en het komt zeker voor dat de oorzaak is dat een dienstverlener wel een prijs noemt, maar niet voor een vaste prijs wil of kan werken.  Ik heb daar ook wel procedures over gevoerd als advocaat. 

 

En daar heb ik voorbeelden gezien waar de organisatie echt een klassieke urenfabriek is, waar gestuurd wordt op 'gefactureerde uren' en voor zo'n organisatie is een vaste prijs lastig waar te maken. En ook in de advocatuur heb ik deze discussie vaak zat gezien, eigenlijk nog veel vaker. En dat komt omdat hele volksstammen daar opgegroeid en opgevoed zijn met het idee dat ze wat ze verkopen hun eigen tijd is en niet een dienst.

 

Maar de kern is eigenlijk altijd dat het fout gaat omdat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt, niet alleen over de prijs, maar ook over wat er wel en wat er niet voor die prijs gedaan wordt of wat er gebeurt als het meer werk wordt door wijziging van wet- en regelgeving en of er indexering plaatsvindt of dat die afspraken wel gemaakt zijn, maar niet voldoende duidelijk zijn aangekomen.

[herman van der helm]

Ik heb al 47 jaar een goede boekhouder. Het kantoor is tussendoor wel overgenomen. Krijg altijd per kwartier gefactureerd met gepaste terieven per soort dienst. Bevalt me prima. Altijd overzicht bij de rekening. Per jaar rond de 2 a 3000 euro kwijt voor boekhouding eenmanszaak, holding en werk bv bij elkaar. We doen wel alles in snelstart aanleveren en boekhouder doet de jaarrekeningen.

Misschien heb je een beetje pech of is wat je aanlevert niet erg overzichtelijk.

 

[henkh]

Dit jaar zit ik al 41 jaar bij dezelfde accountant. Vanaf het begin hadden we samen een klik en nooit problemen ondervonden. 

 

Inmiddels allebei de pensioen leeftijd bereikt maar omdat het mag zijn onze bedrijven nog steeds in de running.

 

Inmiddels heb ikzelf wel veel taken overgedragen maar ondernemen doen we nog steeds met plezier. 

[Jasper S.]

OW ik herken dit verhaal zo goed.

In het begin lijkt het allemaal goed te komen, maar na een jaar verslapt het en komt er weinig goeds uit.
Helaas zegt de prijs niets over de kwaliteit. Ik had 4 jaar geleden een duur kantoor ingeschakeld, die in Corona tijd uitstekend werk leverde, maar uiteindelijk vergat aangiftes in te sturen (die wel af waren), verkeerde formulieren instuurde, loonaangiftes compleet verkeerd maakte etc etc.
Uiteindelijk zo ver in de problemen gekomen dat de belastingdienst beslag wilde leggen op het hele bedrijf.
Een andere boekhouder heeft dit min of meer kunnen rechttrekken omdat het oude kantoor duizenden euros extra wilde voor het vrijgeven van de boekhouding.
Uiteindelijk was het minder duur om de jaren opnieuw te laten maken, dan te gaan procederen.
Helaas was dit kantoor al de zoveelste die er een zooitje van maakt.

Dus ja, het blijft in Nederland een moeilijke zaak om een goede boekhouder te vinden.
Via Joost heb ik nu wel een kantoor gevonden die erg veel belovend lijkt te zijn.