Evenement organiseren. HELP!

[Mel-iissaa]

Hallo,

 

Omdat er op mijn vorige bericht een slotje ging doe ik het op een andere manier.

 

Ik ben bezig met een evenement te organiseren.

Dit doe ik trouwens ook al iets meer dan een jaar.

Alleen kan ik er niet echt verder mee komen.

 

We willen graag meer bezoekers hebben!

 

Weten jullie misschien hoe we dit moeten doen?

 

We doen al aan de nodige promotie (posters, flyers, hyves en de regionale krant)

Ik hoop op veel nuttige antwoorden.

 

Groeten Melissa

[Experionce]

Een website? ???

[Account23]

De gebruikelijke weg is zo te horen bewandeld. Een goed feest valt en staat natuurlijk met goede dj’s en een goede planning. ( zijn er geen andere feesten die net iets leuker dan jullie feest ) Is de doelgroep wel aanwezig ? Is die niet te klein > ?

[Mikky Vrolijk]

Omdat er op mijn vorige bericht een slotje ging doe ik het op een andere manier.

 

Ja... en dat is niet voor niets gedaan. En eigenlijk redelijk vermoeiend voor moderatoren als mensen (terwijl ze hiervan wel bericht hebben gekregen) op een slotje opnieuw een topic plaatsen.

 

Beetje begrip voor dit (ons) gedrag lijkt mij nodig !!!

Zie het als deurbeleid. Ook enorm belangrijk als je een event organiseert ;) !!!!

 

Beste Mel-iissaa, kijk even rond op dit forum want er staan nogal wat tips in de al bestaande topics. Dit topic gaat op slot, want we hebben als beleid dat we hier op dit forum geen studie-, stage- en huiswerkvragen willen behandelen, en dit forum voor en door ondernemers willen laten zijn. Succes!

 

Ik ben min of meer geneigd om dit nieuwe topic weer te verwijderen. Maar okay... als mensen dan toch al een antwoord hebben gegeven... verplaatst ik deze naar off topic !

 

[Mel-iissaa]

De gebruikelijke weg is zo te horen bewandeld. Een goed feest valt en staat natuurlijk met goede dj’s en een goede planning. ( zijn er geen andere feesten die net iets leuker dan jullie feest ) Is de doelgroep wel aanwezig ? Is die niet te klein > ?

 

De doelgroep is zeker wel aanwezig. De leeftijd grens is begonnen bij 18 jaar. Jonger mag je er dus niet eens komen. Dit is omdat er al genoeg jongeren feesten zijn en we nu eens iets willen doen voor de personen die wat ouder zijn.

En het is volgens mij niet te klein. Het blijft zo klein omdat er nog steeds te weinig mensen komen. We hebben er meer nodig. En dan kan het weer groter worden. Dit is namelijk anders doodzonde.

 

En als wij dit event doen is er geen event in de buurt aan de gang. Tenminste, niet een event dat met ons te maken heeft. Er kan dus best wel eens een klein feestje zijn maar dat haalt niet zoveel mensen bij ons weg.

 

Nog meer tips?

[Quinten86]

Je hebt je dus gericht op jongeren boven de 18? hoeveel jongeren zijn er dan bij jullie in de buurt boven de 18? zou je dat niet iets meer in een kader stoppen.

 

[Hans van den Bergh]

Ja, volgende tip: doe aan gedegen eventplanning waarin je duidelijke haalbaarheidseisen, doelstellingen, actieplanning en draaiboek opneemt.

 

Achteraf vaststellen dat het niet uitkon (wat je blijkbaar al is overkomen), is te laat. Of laat je daarbij door een ervaren organisator bijstaan.

 

Succès en groet,

 

Hans

(CREANIZE!)

[Mel-iissaa]

Hoi Quinten86,

 

We zitten in de buurt van Almelo.

Daar zit een ROC dus dat zit allemaal wel goed.

En wat bedoel je met "iets meer in een kader stoppen"?

 

Groeten Melissa

[Quinten86]

Wat voor een feest organiseer je? een hard rock, house, 70ties of misschien wel een schoolfeest voor de ROC?

 

Dat zijn totaal verschillende doelgroepen. in de buurt zit een ROC bij het vorige feest heb je daar toen geadverteerd geposterd? en sluit het thema wel aan bij de jongeren bij jouw in de buurt?

 

Waar word dit feest gehouden? misschien vinden die jongeren die locatie niks.

 

Weet je van te voren hoeveel mensen er komen dmv kaart verkoop? of een gastenlijst?

[Mel-iissaa]

Het feest word bij ons in Lucky georganiseerd.

www.lucky.nl

hier staan alle gegevens van het feest wel op.. je moet dan wel kijken naar Dangerouzmind

dit is namelijk een hardstyle feest.

 

Groeten Melissa

[Hans van den Bergh]

Misschien de oproep verplaatsen naar vraag & aanbod?

 

Succès en groet,

 

Hans

(CREANIZE!)

[retail]

Vertel mij eens waarom ik naar jullie feest moet komen.

 

Hebben jullie goede DJ's, is er een happy hour?

 

Het wereldje van de Hardcore is erg klein en iedereen kent iedereen misschien een aankondiging doen op Hardcore site's en forums.

[Joost Schravendeel]

Ik zie dat je je evenement wel promoot op hyves, maar niet op partyflock. Voor feesten waar de hardere stijlen gedraaid wordt is dit wel hét online medium. Daarnaast heb je nog link2party, djguide, partyscene en vast nog wel meer sites waar je je feest (kosteloos) kunt pluggen.

 

De jeugd is moeilijk, ze komen niet zomaar naar een feest. Een grote line-up of 1 grote naam in de DJ wereld is vaak ook niet (meer) genoeg om je zaak ramvol te krijgen. In de hardcore-scene zijn er een aantal evenementen-organisatoren die al een hele grote vaste achterban hebben die sowieso op hun feesten verschijnen.

 

Voordeel van hardcore-feesten is dat vanwege de relatief kleine (hechte) club de bezoekers wel bereid is van buiten de regio naar een goed feest te komen. Maar jij bent degene die ze ervan moet overtuigen dat het een goed feest is.

 

Klopt het dat je een hardcore-evenement organiseert maar zelf totaal niet in die 'scene' actief bent?

[Mel-iissaa]

Ik ben zeker wel in die scene bezig.

Ik ben zelf een grote fan van hardstyle muziek!

Ik ben er ook elke keer aanwezig.

 

En er komen elke keer een aantal grote namen. Dus niet 1 ;)

 

Partyflock is ook een onderdeel waar wij aan doen.

Moet je maar eens goed kijken.

 

We hebben de vorige keer nog een winactie gedaan om te kijken hoe dat ging maar volgens mij zijn er niet meer mensen door gekomen of we hadden toen gewoon een line-up die wat minder was.

 

En misschien is het wel een leuk idee om een happy-hour te doen. Bijvoorbeeld tussen 2 en 3 uur. Zo houden we de mensen ook wat langer en hebben hun er misschien een pleziertje aan.

Ik zal het hier eens voorleggen.

 

Allemaal alvast bedankt voor de tips.

Nog meer tips zijn van harte welkom!

 

Groeten Melissa

[status]

hallo,

 

Ikzelf heb 2 dance concepten bedacht met een paar vrienden. We zijn hierbij klein begonnen en steeds groter geworden.

 

 

Ik zou het volgende doen:

 

* Nieuwe naam bedenken voor het feest. Deze moet krachtig zijn en gewoon goed klinken en niet bestaan uit meerdere woorden.(Overload, Dimension) Koop hierbij ook een domainnaam natuurlijk met een (simpele) website.

* Contacteer overal mensen die je gratis entree geeft om fotos'te laten maken, geef acties en mailings op partyflock (daar komt vaak 50% van je bezoekers vandaan). Verloot gratis kaartjes en maak posters die je overal ophangt.

* Zorg dat mensen de kaartjes makkelijk en overal kunnen krijgen.

* Zorg dat een paar plaatselijke dj's komen draaien. Van mij part gooi je die tent om 8 uur al open en laat je wat residents draaien. Zo komen altijd veel plaatselijke vrienden, kennisen en andere mensen.

* Wanneer geef je het feest? Als jij je feest houdt in de week van de eindexamens ( je doelgroep) komt er niemand

houd jij je feest als thunderdome, qlimax, qountdown wordt gegeven komt er ook (bijna) niemand. Check dit dus GOED na .. datum van het feest is meest essentiele. Ik vind dan ook dat je 28-12 niet goed gekozen hebt. Oud & Nieuw is hierna.. het hardstyle publiek gaat dan massaal naar Qountdown en andere feesten.. Met Kerst zullen ze ook uitgaan en geld uitgeven.. die periode ertussen rusten ze liever uit..

* Nog iets heel belangrijks: Het dance publiek wil geen discotheek maar een feestopstelling.. Ik neem aan dat je vaak naar feesten bent geweest zoals: Mysteryland, DanceValley, FYM, Qlimax, Hardbass e.d. Daar heb je een podium met geluid en licht en dan de zaal.. iedereen is gericht naar de DJ en de boksen knallen het geluid er vanuit een front opstelling uit.

Bij ons in de discotheek worden ook vaker hardstyle feesten gegeven.. die lopen ook niet.. totaal niet de perfecte jump/hardstyle/hardcore sfeer.. je publiek wil die bass voelen..

* Daarbij moet je denken.. In hoeverre is hardstyle nog populair? Spreid je kansen.. begin met jumpstyle, daarna hardstyle en daarna early rave en oldschool.

 

Aan je line-up zal het niet liggen lijkt mij; zany en headhunterz.

en de prijs ook niet.

 

Ik hoop dat je sommige dingen kunt oppikken.

 

Groeten Status,

[JoeriT]

Melissa, ik neem aan dat je zelf werkzaam bent bij de locatie Lucky, of organiseer je dit als externe organisatie voor Lucky?

 

Je doelgroep is erg verwend qua kwaliteit en verwachtingspatroon. Als je kijkt naar de top organisatoren in dit genre: Q-dance, b2s, Art of Dance of ID&T. Dan zie je dat hun promotie erg gelikt is - uiteraard is daar ook een heel ander budget tegen aan gezet vanwege hun naam en expertise in deze scene, maar als ik jouw promotie er dan naast leg dan ligt dat heel ver uitelkaar Er zit een groot kwaliteitsverschil in... Met de promotie die je nu hebt ben je niet een onderscheidende factor in de hevige concurrentie in de hardere muziekstijlen. Als ik bijv. jouw flyer op een stapel zou zien, zou ik hem zelf niet onthouden. Er is tegenwoordig zoveel aanbod dat het een felle strijd is om de keus van de bezoeker voor je te winnen.

 

Op dit moment zou ik het advies van Status grotendeels opvolgen, hij heeft een aantal sterke punten opgenoemd waar jij zeker je voordeel mee kan doen. Ik denk in combinatie met een sterker campagnebeeld dat je een heel eind kan komen... Het is het nu allemaal net niet. En let ook vooral op de opstelling, die is ook heel belangrijk voor je publiek... hoe het geluid en de DJ van elkaar staan afgestemd..

 

Probeer eens te kijken of je met een professionele ontwerper in contact kan komen die jouw promotie kan verbeteren of jou wellicht kan helpen met een visueel concept. Als je daar niet uitkomt, PB mij dan even, ik kan je helpen aan een adres daarvoor.

 

Aan de line-up en prijs ligt het volgens mij niet, die is schappelijk en up to date.

[Mel-iissaa]

Ik heb de tips doorgegeven en verwerkt/uitgewerkt.

Nu nog kijken of het ook gaat werken.

Maar daar stond ook tussen dat de kaartjes makkelijk en overal verkrijgbaar moet zijn. Dit is het ook wel want je kan de kaartjes via het internet kopen. Via onze site en daar kan je het bestellen en krijg je het via de mail.

 

Verder kan ik alle informatie/tips nog goed gebruiken!

Dus kom maar op!!

 

Groeten Melissa

[JoeriT]

Melissa, schoot mij net nog te binnen, onderstaande websites zijn de beter bekende/gebruikte online ticketshops voor dance/entertainment gerelateerde verkoop:

 

http://www.ticketonline.nl/

http://www.paylogic.nl/

http://www.ticketscript.com/

http://www.easyticket.nl/

 

Ik weet niet waar je nu bij zit, maar wellicht doe je er al zaken mee voor de verkoop. Evengoed om te hebben qua vergelijkinsmateriaal qua handelswijze of prijs.

 

Hoe vaak op jaarbasis wil je het eigenlijk organiseren? (Is het incidenteel of moet het een vaak terugkerend concept worden?)

 

 

[Mel-iissaa]

Wij hebben al 1 uit die rij gekozen ;)

en we doen het 6 keer per jaar.

Dus 1 keer in de 2 maand.

[JoeriT]

 

Melissa, misschien is het een idee dat je door een ontwerper dan 1 basis ontwerp laat maken dat je maandelijks laat terugkomen voor de herkenning. (Stand van de teksten en logo hetzelfde, enkel beeldwissel) In jouw geval, vanuit Lucky gezien scheelt dat kosten, maar zorg je er wel voor dat je een éénduidig beeld hebt. Publiek gaat het makkelijker herkennen als het veelvuldig onder de ogen wordt geschoven. Kwalitatieve promotie is daarom een pré. Vandaar mijn eerdere advies om eens kritisch naar jullie "design" te kijken.....

 

Ik weet niet of jullie zelf een ontwerper hebben intern bij Lucky of een bedrijf waar jullie mee samenwerken, maar kijk eens rond wat er te koop is om inspiratie op te doen. Succes.

[Christel FM]

Ik zou kiezen voor een andere naam. De huidige naam "bekt" m.i. niet echt lekker en doet me denken aan de film Dangerous Minds (en het muziekgenre uit de film).

 

Ik heb even wat foto's bekeken en vind het er voor een feest te veel als een avondje in de discotheek uitzien. Misschien kun je dat een beetje proberen te veranderen? Dus, meer het grote feestlocatie-idee creëren? Danseressen neerzetten? Ik weet nog wel een bureau daarin wat danseressen levert voor enorme dancefeesten. Pb je wel even daarover.

Eventueel met doeken (denk aan die soort theatergordijnen) delen afschermen waar het discotheek-gevoel door benadrukt wordt.

 

Eerder werd al het advies gegeven om met een andere stijl te starten en zo je doelgroep te verbreden.

 

Flyer je wel na andere grote feesten waar je doelgroep komt? Posters? Mailings?

 

Start ook eens een aparte website op waar foto's, info en een agenda op komen te staan. En, nodig inderdaad fotografen van partysites uit om foto's te komen maken.

[lincie]

hallo

wij zijn een groep vrienden en we willen voor een goed doel ( WSPA ) dat is een stigting voor dieren in nood ! willen wij iets gaan organiseren en het geld wat er opgebracht word willen we schenken aan het WSPA maar omdat we allemaal geen ervaring met zoiets hebben was de vraag of jullie een paar goeie tips kunnen geven hoe of wat we het beste aan kunnen pakken om het tot een goed succes te maken !

 

alsvast bedankt

lindsay

[KBIRI.NL]

@lindsay

 

Probeer als eerste natuurlijk een project plan op te zetten.

Dat even vertelt over wat jullie precies willen neerzetten. Bedenk wat het event leuk genoeg gaat maken voor publiek om te komen. Probeer alles te bedenken, van drinken, eventuele polsbandjes, dranghekken en artiesten. Maak een begroting.

 

Met dit project plan mensen binnen je netwerk die enige ervaring in zoiets hebben te beanderen. Waar na het document langzaam zal evolueren tot goed plan en draaiboek.

 

dat lijkt mij een goed begin