vuurmuur secretaresses

[zrski]

Hoe gaan jullie om met secretaresses die zich als tientonner blokkade opstellen voor de persoon die je probeert te bereiken?

 

Mijn tactiek was normalitair blijven bellen en jezelf naar binnen charmeren, was niet altijd gemakkelijk en het heeft me behoorlijk wat bloed zweet en tranen gekost.

 

Wat doen jullie met dit soort lieverdjes? :D

[R.I.P. - Benm]

Vragen wanneer ze een vrije dag heeft, en net op die dag bellen?

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Die secretaresse heeft ongetwijfeld de opdracht zomin mogelijk onzin naar haar baas te laten doordringen. Aan jou om duidelijk te maken dat jij geen onzin bent.

 

Dat kan op verschillende manieren:

• je aanbod moet een 'win' voor de klant zijn - dit moet je in korte tijd ('elevator pitch') en telefonisch duidelijk maken
• je kunt haar hulp inroepen - 'wat moet ik doen (of laten!) om een afspraak met je baas te kunnen krijgen?'
• begrip tonen voor haar situatie! - 'krijg je veel van dit soort telefoontjes?'

 

Overigens werkt dat alleen (en niet altijd!) als je dit niet als trucje toepast. Respect voor de persoon aan de andere kant is essentieel!

 

Een optie is ook dit soort gesprekken (m.n. de elevator pitch) domweg te oefenen met een collega (niet een vriend, die zijn te aardig ;D). Als je collega genegen is je door te verbinden, ga je vooruit :D!

 

Succes,

ToC

 

PS als je niemand hebt om mee te oefenen, wil ik wel. Ik ben niet aardig in rollenspellen ;D!

[Wilbert Philippo]

Vaak zal zo'n secretaresse vragen 'waar gaat het over'. Ik heb in veel gevallen succes gehad met het bereiken van topmensen door aan te geven dat ik die informatie wel wilde mailen. In sommige gevallen kreeg ik dan het mailadres van de man/vrouw die ik wilde bereiken zelf! Zo niet dan mailde ik mijn concept/voorstel naar de secretaresse. Ook vaak een mailtje aan de secretaresse met een korte PowerPoint presentatie erbij. Vaak begrijpt ze de inhoud dan niet echt ??? en wil ze haar baas die informatie toch niet onthouden.... Vooral blijven nabellen totdat je een definitief nee hebt. In de meeste gevallen kreeg ik een ja! :D

[zrski]

Nabellen is volgens mij ook onwijs belangrijk, niet op een rottige manier maar op een aardige ondersteunende manier.

 

Respect opbrengen voor een secretaresse die graag belangrijk doet maar niet weet waar het over gaat vind ik erg moeilijk ;)

[Annedien Hoen]

Echt iets interessants hebben helpt ook wel volgens mij.

;D

[Celletje1974]

In sommige gevallen kreeg ik dan het mailadres van de man/vrouw die ik wilde bereiken zelf!

 

Okidoki,

 

Wees niet te verbaasd dat je het mailadres van de directeur zelf krijgt... veel secretaresses 'zuiveren' de mailbox van de directeur ook, net als het inkomende telefoonverkeer!

[zrski]

Helemaal juist, een soort van levende spam filters ;)

[Mikky Vrolijk]

Als er wordt gevraagd waar gaat het over, meld je "dat is persoonlijk" ... dat helpt bijna altijd (maareh ... volgens mij hebben we dit al eens besproken)

 

**quote een tip van Annedien uit de oude doos van 30-10-2002

 

Oh, en moeilijk bereikbare mensen?

 

Ik heb eens een tip gehad van een dierbare vriend:

Spreek tegenover de secretaresse alsof je nog hebt geknikkerd met degene die je wilt spreken.

 

Dus niet:

"Goedemiddag, u spreekt met Annedien Hoen uit Apeldoorn. Ik zou graag spreken met de heer de Vries."

 

maar: (en glimlach erbij!)

"Hallo, met Annedien, is Joep er ook?....(verwachtingsvolle stilte die er vanuit gaat dat ze je gaat doorverbinden.....)"

 

Het schijnt te werken

 

En (ook een telefoon-bereik-tracht-tip) vraag om een TIJD waarop je kunt terugbellen. Laat degene die je bericht aanneemt een tijd opschrijven dat jij gaat bellen.

***unquote

 

 

[H.]

Toevallig kwam ik zojuist dit artikel tegen, waarin dit ook aan het licht komt.

Het is best diepgaande informatie voor een bedrijf dat acquisitietrainingen verkoopt.

[Anoeniem8]

Mijn ervaring is dat in 70 % van de gevallen het volgende lukt:

 

- Spreek met een hele resolute stem en zeg: "Ik wil degene spreken die verantwoordelijk is voor ( bijv internet ) binnen uw organisatie !"

 

of

 

"Wie is er verantwoordelijk voor ....?" en daarna "Kunt u mij met hem/haar doorverbinden".

 

In 70 % van de gevallen verbind men direct door. Als de persoon in vergadering is heb je de naam en bel je later terug !

 

Het is vaak de vastberadenheid die in je stem klinkt die bepaalt of je wordt doorverbonden of niet. Als een secretaresse merkt dat je niet zo vastberaden bent gaat ze stomme vragen stellen !

 

 

[Wilbert Philippo]

 

Okidoki,

 

Wees niet te verbaasd dat je het mailadres van de directeur zelf krijgt... veel secretaresses 'zuiveren' de mailbox van de directeur ook, net als het inkomende telefoonverkeer!

 

Als je directe vragen of suggesties naar de directeur doet zal zij altijd met hem overleggen. Als de mail aan haar gericht is zal ze zich vrij voelen om hem gewoon weg te gooien.

[Wikkie]

Ik ben dus zelf secretaresse bij een Universiteit afdeling ICT. En alle bedrijven vragen direct naar de directeur of noemen hem zelfs bij zijn naam zodat ik misschien wel ga denken dat ze de directeur kennen..nou mooi niet! >:(

 

Wij filteren voor de directeur wat mogelijk interessant kan zijn. Als het toevallig met een lopend project te maken heeft dan wil ik graag nog eens bij de directeur informeren. Maar eigenlijk bereik je hem alleen door mailings, want die krijgt hij allemaal onder ogen. :)

 

Daarbij is het bij ons verstandiger om gewoon naar de verantwoordelijk te vragen van een bepaalde dienst/product. Die verbinden we namelijk wel door.

 

Het is namelijk altijd erg makkelijk om te vragen naar de directeur.

 

Ben zelf ook commercieel medewerkster geweest dus weet zo'n beetje elke standaard zin wel uit mijn hoofd en werkt gewoon niet bij ons.

 

Meestal denkt men dat de secretaresse alleen maar een doorgeef luik is en zich verder van de domme houd. Maar wij moeten best veel van de organisatie weten en wat er speelt omdat je de ondersteuning bent en daarom kunnen wij prima filteren wat wel en wat niet belangrijk is! ;D

 

Veel succes

 

 

[Wilbert Philippo]

Dank voor de aanvullende info Wikkie! Inderdaad noem ik ook altijd de naam en als het even kan ook voornaam van de man die ik spreken wil. Zonder bel ik eigenlijk haast nooit. Als ik die gegevens niet heb vraag ik inderdaad naar de verantworodenlijke. In mijn geval is de directeur altijd een belangrijk sleutelpersoon. Mijn dienst zadelt de verantwoordelijke vaak met werk op maar kan de onderneming een hele hoop geld besparen! Daar heeft de eindverantwoordelijke toch het meeste oog voor in mijn branche.

 

Ik heb overigens in mijn reactie helemaal niet willen zeggen dat secretaresses alleen maar doorgeefluiken zijn, hoewel dit fors verschilt per ondernemening / directeur.

 

[H.]

Oplossing volgens Dilbert:

 

:)

[Gast joost_k]

Wij bellen altijd op "om de afspraak te verzetten" :D

Valt niet altijd in goede aarde trouwens...

[msteer]

Maar eigenlijk bereik je hem alleen door mailings, want die krijgt hij allemaal onder ogen.

 

dat is geen algemeen geldende regel: ook mailings worden bij mijn huidige werkgever gespamfilterd door het secretariaat.

 

en op de golfbaan kom je steeds meer loslopende managers rond, zonder deze vuurmuren.

[Henk de Greef]

Okay dan,

 

hele draadje gelezen en mijn idee niet gezien....

 

Vraag naar een willekeurige andere persoon (debiteuren) in het doelbedrijf en laat je dan doorverbinden met de gewenste gesprekspartner.

 

Wat ook werkt zijn de doorkiesnummers, meestal niet bekend maar wel te raden. Bij grotere bedrijven met een belbundel van 100 nummers heeft men meestal een "mooi" roepnummer eindigend op 88, 33, 11, enzovoort. Als het niet lukt langs de secretaresse te komen kan je altijd willekeurig een ander eindcijfer proberen. De directie heeft vaak 01.

 

Dit zijn niet de meest elegante oplossingen, maar het doel heiligt soms de middelen. Het zou toch zonde zijn als dat bedrijf dankzij een onwillige secretaresse geen miljoenenwinsten kon boeken met onze produkten, toch?

[2thePoint]

Waarom zijn jullie allemaal zo nega over directiesecrataresses?

Volgens mij is de secretaresse vaak de allerbeste ingang bij een bedrijf, en zeker bij de directeur.

Overtuig daarom gewoon eerst haar (nodig haar eens uit voor een lunchafspraak ;)) en laat haar de directeur daarna maar overtuigen...!

[Christian J.]

probeer het anders gewoon eens door je voor te doen als iemand die de directeur kent van de voetbal/golf tennis

 

"he met Jan-Willem is Pieter er ook"

 

zo kwam een van mijn oude collega's bija overal binnen, ondanks de secretaresse. Je moet vervolgens wel een sterk verhaal klaar hebben trouwens, anders kom je nooit meer binnen!!

[StudentStart]

Bellen jullie allemaal zomaar potentiële klanten op om te vragen of jullie bedrijf iets voor hem/haar kan betekenen?

Ik vind dit vrij onbeschoft, want veel mensen zitten hier niet op te wachten.

Of werkt dit wel en krijgen jullie hierdoor veel opdrachten binnen?

[Victor]

Als ik bel vraag ik naar de verantwoordelijke van de afdeling bijvoorbeeld internet. Dan nog bestellen ze niks, maar ze verbinden wel door. ;D

 

Is het iemand wel eens gelukt op die manier een bedrijf te overtuigen? Mij nog nooit. :(

[Jeroen Bakker]

Is het iemand wel eens gelukt op die manier een bedrijf te overtuigen? Mij nog nooit. :(

 

Misschien daar lering uit trekken? Het werkt niet op deze manier... Een aanrader is trouwens Endless Referrals van Bob Burg, lees ik op dit moment en gaat precies hierover.

[Victor]

Misschien daar lering uit trekken? Het werkt niet op deze manier... Een aanrader is trouwens Endless Referrals van Bob Burg, lees ik op dit moment en gaat precies hierover.

 

Wie weet. Misschien werkt bellen na een DM-actie beter.

[StudentStart]

Als ik bel vraag ik naar de verantwoordelijke van de afdeling bijvoorbeeld internet. Dan nog bestellen ze niks, maar ze verbinden wel door. ;D

En wat heb je dan bereikt met dat doorverbinden!? ???

Het zal wel aan mij liggen, maar ik zie het nut van zomaar een bedrijf opbellen niet echt in.

[XYZdotCLUB]

Een ding is zeker, als je wacht tot een klant jou belt kun je wachten tot je een ons weegt. ;D

 

Natuurlijk moet je de aquisitie van nieuwe opdrachten, orders goed voorbereiden.

 

Een in mijn ogen goed werkende entree is: Ga beurzen, borrels, lezingen af die betrekking hebben tot jouw vakgebied en regel visitekaartjes en geef er ook veel, heeeeeel veel af . Wacht niet tot je gebeld wordt maak ga aktief aan de slag bij bedrijven binnen te komen. Op deze manier heb je altijd een voetje tussen de deur.

Volgende stappen zijn dan natuurlijk het opsturen van informatie, weer bellen, een presentatie regelen (hierbij benadrukken dat er bijvoorbeeld vestigingsmanagers, leidingegevenden etc aanwezig moeten zijn) en niet vergeten dat er ( nog steeds ;D ) mensen zijn die niets van HTML, XML, MySQL etc begrijpen. Hou het duidelijk en begrijpelijk voor iedereen en maak duidelijk dat je iets kunt toevoegen natuurlijk.

 

(Nu het bovenstaande nog een keer of tien, twintig, dertig, ... herhalen en uiteindelijk loop je met een mooie opdracht de deur uit)