E-mail archiveren

[Johannes Regelink]

Dag allemaal,

 

Ik zit met een probleem, mijn e-mailbox zit namelijk vol. Nu zou ik natuurlijk kunnen kijken naar een andere oplossing, maar eigenlijk ben ik heel tevreden moet hoe nu eea werkt.

 

Kent een van jullie een goede methode om e-mail te archiveren waardoor die niet meer op de server staat maar ik er wel gewoon bij kan. (ik imap nu alles)

 

Alvast bedankt!

 

Johannes

 

[mod edit: titel hersteld na samenvoegen oud en nieuw topic]

[Sandra.]

Ik ben een echte imap fan (mail vanaf overal bereikbaar, geen synchronisatiegedoe) dus heb geen ervaring met andere mailstandaarden, maarreh:

...

 

Kent een van jullie een goede methode om e-mail te archiveren waardoor die niet meer op de server staat maar ik er wel gewoon bij kan. (ik imap nu alles)

...

Bedoel je waar je bij 1 pc/laptop erbij kan of ook vanaf meerdere locaties? Als je niet vanaf meerdere locaties erop hoeft (dus mail ook echt alleen op die pc bewaard) kun je eventueel 'n pop mailadres aanmaken, dat toevoegen aan je mailprogramma, en de mail die je van imap kwijt wil daarheen slepen. Dan wordt het op je eigen pc bewaard. Een pop account kan je waarschijnlijk wel aanmaken bij je eigen domeinnaamregistratie.

[P.J.]

Maak gewoon gerubriceerd mailboxen aan op je pc/mac en sleep de berichten waar ze horen als je ze hebt afgewerkt en wil bewaren.

[Johannes Regelink]

Dag Sandra,

 

Inderdaad is één PC goed, het is dan toch puur archief.

 

Een pop-account heb ik idd ook aan zitten denken, maar vraag me af of dat de meest gebruiksvriendelijke oplossing is.

 

Maar: dank voor je (zeer snelle) tip! En ben uiteraard nog wel benieuwd naar andere oplossingen.

 

Groeten,

 

Johannes

[Sandra.]

Ik weet niet of je bij je mailprogramma echt een 'archief' kan aanmaken, dat het dus wel op je pc bewaard blijft maar niet gekoppeld is aan een mail account, dat is wellicht de beste oplossing. PJ, is dat wat jij voorsteld dan los van een mailaccount of dat je een mailaccount aanmaakt die alles op pc bewaard?

[P.J.]

Ik maak even een screenshot. Gaat bij mij gewoon in Mail. Als ik een nieuwe mailbox aanmaak, (menu) kan ik kiezen dat die op de Mac komt en niet op de server.

[P.J.]

Zoals je ziet hou in inkomend en uitgaand ook netjes gescheiden.

[Micha van Veen]

Zoals PJ werkt, zo werk ik ook.

 

En deze manier is mogelijk in heel veel mail programma's, zoals mac mail, outlook, entourage en vele andere.

 

De mail wordt op deze manier bewaard op de pc/mac. Op de pc in outlook bijvoorbeeld in een pst bestand. Wanneer je mail lokaal gaat archiveren en dus niet op een server heb staan, raad ik wel aan om de backup voorziening goed te regelen.

 

Micha

[Roel J]

Ik werk met een pop mailadres en MS outlook en ik heb in MS outlook ingesteld dat gedurende 10 dagen een kopie van de mail word bewaard op de server, hierdoor heb ik voor mijn gevoel "the best of both worlds", Gedurende 10 dagen kan ik op elke locatie bij de mail en na 10 dagen en daarna staat alles netjes lokaal opgeslagen in de juiste map waar ik het wil hebben.

 

(het enige nadeel is dus dat ik online geen uitgebreidde mappenstructuur heb. Maar meestal heb ik die ook niet nodig en als ik mails wel in aparte map wil hebben dan verplaats ik ze online wel zelf met als voordeel dat ze dan ook niet meer automatisch worden verwijderd na 10 dagen, dat gebeurd alleen op de online inbox.

[GJ Bramer]

Hi,

 

Er is een gratis programma http://www.mailstore.com/ waar je zelfs vanuit meerdere mailprogramma's een backup kunt maken en dat werk prima.

Daarnaast zou je ook je mail kunnen doorsturen of opnemen in een Gmail account, daar kun je nogal wat mailtjes kwijt voordat je account vol zit (nu ca 7 Gb geloof ik).

 

GJ

[Norbert Bakker]

4 jaar geleden voor 1200 Euro een Dell MS Small business Server + Exchange met 5 licenties aangeschaft. Na het koffiezetapparaat de beste investering tot dusverre.

 

Niks overkill voor maar 2, nu 3, man: 20.000 mail + bijlagen dag en nacht beschikbaar, ook vanaf de Iphone. Volledig doorzoekbaar (ook in bijlagen) geïndexeerd met Windows Search en dagelijkse on-line backup (Exhange + brick level). En dat terwijl het ons eigenlijk alleen te doen was om een gezamenlijke ondernemingagenda (die ook perfect werkt, zeker nu de Iphone meerdere exchange account tegelijk aan kan: hebben we zowel de eigen agenda als de gezamenlijke bij de hand )

 

 

[Johannes Regelink]

Daarnaast zou je ook je mail kunnen doorsturen of opnemen in een Gmail account, daar kun je nogal wat mailtjes kwijt voordat je account vol zit (nu ca 7 Gb geloof ik).

Ik heb nu een Google Mail account en die zit dus vol...

 

Overigens allen dank voor de reacties! Ik ga het eens op een rijtje zetten...

[djluc]

Als je nu tevreden bent kan je wellicht wat betalen om gewoon je IMAP mailbox wat meer ruimte te geven? Dat is toch het meest eenvoudig, kost je waarschijnlijk het minste en is ook nog eens een beproefde methode waar je tevreden over bent.

[P.J.]

4 jaar geleden voor 1200 Euro een Dell MS Small business Server + Exchange met 5 licenties aangeschaft. Na het koffiezetapparaat de beste investering tot dusverre.

 

Niks overkill voor maar 2, nu 3, man: 20.000 mail + bijlagen dag en nacht beschikbaar, ook vanaf de Iphone. Volledig doorzoekbaar (ook in bijlagen) geïndexeerd met Windows Search en dagelijkse on-line backup (Exhange + brick level). En dat terwijl het ons eigenlijk alleen te doen was om een gezamenlijke ondernemingagenda (die ook perfect werkt, zeker nu de Iphone meerdere exchange account tegelijk aan kan: hebben we zowel de eigen agenda als de gezamenlijke bij de hand )

 

 

 

Ik kan alle mailboxen netjes sincen op alle Mac's hoor. Geen server nodig. ;)

 

p.s. Backups worden automatisch gemaakt met TimeMachine.

[Norbert Bakker]

Ik kan alle mailboxen netjes sincen op alle Mac's hoor. Geen server nodig.

 

De gemiddelde laptop in ons bedrijf is € 1.000,- goedkoper dan een macbook pro.

4 laptops MET een Small business server zijn per saldo daarom € 3.000,- goedkoper dan 4 macbooks zonder server.

Geef mij in dit geval de Small business server maar ;)

topic>

[Micha van Veen]

hmmm vanuit een vraag over een overvolle mailbox naar een pc vs mac discussie. Pfff zometeen gaat odems weer reageren hoe goedkoop de macos server is en wordt er weer terug gereageerd dat je bij mac alleen betaald voor het stomme appeltje.

 

Micha

[Norbert Bakker]

Point taken Micha. Mea Culpa :-[ Aangezien TS alles op een rijtje aan het zetten is doe ik hier een slotje op.

[ebia]

Jammer dat dit topic dicht ging na een soort windows/mac flamewar, maar ik had nog graag een serieuze bijdrage willen leveren aan de discussie...

 

Met je Gmail account kun je een aantal dingen doen:

 

Mail die je niet direct beschikbaar hoeft te hebben (dus echt een archief inderdaad) kan je door middel van pop of imap van de server halen door je favoriete client (zover je die hebt). Neem je een doorsnee applicatie, bijvoorbeeld Outlook, dan is het eindresultaat een .pst bestand. Daarmee ben je in de toekomst redelijk zeker dat die nog wel te openen blijft door de latere versies van Outlook. Apple Mail maakt een mbox bestand aan welke ook relatief compatible is met vele clients. Uiteindelijk is de houdbaarheid natuurlijk het belangrijkst... kan je je mail over 10 jaar nog steeds openen?

 

Uiteindelijk blijft zelf een archief aanleggen een gedoe... je moet back-ups bewaren, enzovoorts... Als Gmail je bevalt kun je ook eens kijken naar Google Apps. Dat is de (online) suite van bijvoorbeeld mail, calendar, contacts, docs, talk enzovoorts, maar dan allemaal op je eigen domein. De gratis versie (ja gratis) heeft qua opslag voor je mail niet meer te bieden dan wat je nu al hebt. De premier versie, voor 40 euro per account per jaar, biedt 25 GB aan mailopslag. Dan is van archiveren dus nog lang geen sprake. En mocht je dan ooit willen archiveren kun je de Postini diensten afnemen bij Google, die bieden sowieso 10 jaar lang archiveren mocht je dat nodig hebben. Als je meer wilt weten hoe dit technisch in elkaar steekt hoor ik het graag...

 

Even nog over de mac vs windows discussie. Die discussie is nonsens. Apple maakt mooie intuïtieve en user-friendly producten, die trouwens ook goed integeren met die Google Apps suit. Apple Mail werkt goed met Gmail, iCal met caldav naar je calendar enzovoorts. Idem dito voor de iPhone... Het is gewoon mooie software. Dat staat natuurlijk los van of je het waardevol vind om relatief dure designhardware te kopen... De oplossing van SBS met exchange is relatief duur voor wat je krijgt, uiteindelijk kom je op een moment dat je weer moet upgraden qua hardware en/of licenties om met de nieuwste standaarden mee te lopen enzovoorts. Of als het ding crasht en je er met je eigen kennis niet meer uitkomt, dan zul je een expert erbij moeten halen á veel euro's per uur. Kies je voor een Google Apps oplossing dan ben je hoe dan ook goedkoper uit... ongeacht het platform wat je gebruikt. Nooit meer nadenken over archiveren, backups, gestolen hardware, enzovoorts; alles staat immers online.

[Johannes Regelink]

(..) Als je meer wilt weten hoe dit technisch in elkaar steekt hoor ik het graag...(...)

Graag!

 

We gebruiken nu idd de gratis versie van Google Apps. Ik vind het ook best om ervoor te gaan betalen maar liever niet voor gebruikers die niet meer gebruikt worden. Die bestaan nu nog wel omdat daar de e-mail archieven in staan, die zou ik dan eerst bv. met pop naar een computer (/fileserver) moeten halen....

 

@Mods: Kunnen jullie dit samenvoegen met mijn eerdere topic?

[Norbert Bakker]

Jammer dat dit topic dicht ging na een soort windows/mac flamewar

Flamewar? Verre van, 2 kleine speldeprikjes v.v. dat was alles, mede dankzij Micha's wijze woorden

Al met al nog niet eens een 1,0 op de schaal van Bonjernoor Odems (de logaritmische HL topic flame/ ontsporing schaal)

 

@Mods: Kunnen jullie dit samenvoegen met mijn eerdere topic?

Bij deze.

 

[Mod edit: naam van de schaal aangepast [mod edit van een mod edit: naam Micha ook gecorrigeerd]]

[ebia]

(..) Als je meer wilt weten hoe dit technisch in elkaar steekt hoor ik het graag...(...)

We gebruiken nu idd de gratis versie van Google Apps. Ik vind het ook best om ervoor te gaan betalen maar liever niet voor gebruikers die niet meer gebruikt worden. Die bestaan nu nog wel omdat daar de e-mail archieven in staan, die zou ik dan eerst bv. met pop naar een computer (/fileserver) moeten halen....

 

Je kunt wel accounts 'hergebruiken' als je ze eenmaal hebt gearchiveerd, daarmee voorkom je dus dat je voor elk 'oud' account ook moet betalen.

 

Wat je in jouw geval het beste kunt doen is de e-mail van de oude accounts 'archiveren' (met je mail client alle mail van de betreffende user ophalen en lokaal opslaan). Daarna gooi je die accounts weg. Dan pas doe je de upgrade naar premier voor alle wél actieve accounts, dan hoef je dus niet te betalen voor de inactieve accounts.

(e.e.a. staat hier uitgelegd) Gaat daarna iemand weg, maar komt er iemand voor in de plaats hoef je dus niet persé te betalen voor een nieuw account.

 

Uiteindelijk heb je een aantal opties met de gearchiveerde e-mail. Ten eerste kun je alles gewoon lokaal bewaren. Dat druist een beetje in tegen de 'regels' van het cloud-werken. Je moet dan immers zelf tijd en aandacht besteden je e-mail archief te bewaren, backups maken, compatible houden, migreren naar nieuwe clients enzovoorts. Wat je ook kunt doen is de gearchiveerde e-mail terug uploaden naar je eigen premier account (waar je dan 25GB tot je beschikking hebt, wat hopelijk voldoende is). Zijn de archieven erg groot dan is de meest mooie optie het werken met Postini, en dan specifiek het product Message Discovery (extended). Dat kost je $45 per account per jaar, maar daarmee krijg je wel 10 jaar onbeperkte opslag voor je e-mail archief.

 

@Norbert: Sorry, dan had ik dat verkeerd geïnterpreteerd mede doordat het topic ook meteen gesloten werd.

[DaMedia]

Ik gebruik het mailpakket Eudora op zowel Mac als PC.

Op beide computers zo ingesteld dat de mail pas na 10 dagen na lezen automatisch van de server wordt verwijderd, zodat ik altijd met beide computers de mail kan ophalen.

Eudora slaat de mail netjes in mapjes op zoals je zelf de mailboxen hebt aangemaakt. De mapjes kun je zo verslepen naar een externe schijf voor backups.

Bij aanschaf nieuwe computer installeer je Eudora, zet vanaf de backup de oude gegevens terug en alle mailaccounts (bij mij rond de 30) zijn weer ingesteld. Tien minuten werk.

Bevalt mij zeer goed.

[ebia]

Ik gebruik het mailpakket Eudora op zowel Mac als PC.

Op beide computers zo ingesteld dat de mail pas na 10 dagen na lezen automatisch van de server wordt verwijderd, zodat ik altijd met beide computers de mail kan ophalen.

Eudora slaat de mail netjes in mapjes op zoals je zelf de mailboxen hebt aangemaakt. De mapjes kun je zo verslepen naar een externe schijf voor backups.

Bij aanschaf nieuwe computer installeer je Eudora, zet vanaf de backup de oude gegevens terug en alle mailaccounts (bij mij rond de 30) zijn weer ingesteld. Tien minuten werk.

Bevalt mij zeer goed.

Eudora doet dat inderdaad wel handig met die mapjes ja. Maar toch blijft het een groot risico op deze manier met je e-mail om te gaan. Wat als je bijvoorbeeld niet in staat bent met één van je computers binnen die 10 dagen te 'poppen'? Dan lopen beide e-mailboxen uit de pas met elkaar. Wat als je beide computers worden gestolen of verloren raken in een brand, etc? Het zijn natuurlijk zeer kleine risico's, maar wel met enorme gevolgen (althans, voor velen is e-mail hun belangrijkste asset).

[DaMedia]

Zolang de mail niet wordt uitgelezen staat het op de server, als het met 1 computer wordt uitgelezen blijft het alsnog 10 dagen op de server staan.Het klopt dat ik niet alle mail op beide computers heb staan, maar dat komt alleen omdat ik het meeste handmatig al van de server verwijder. Op 1 computer heb ik alle mail, op de tweede slechts een gedeelte. Maar dat is dus een keuze.

[Johannes Regelink]

Zo, eindelijk heb ik de tijd genomen alle oude mailboxen binnen te halen via pop, te verwijderen en onze (gratis) Google Apps omgezet naar een betaalde versie.

 

Dank voor jullie reacties!