Boekencontrole - administratie kwijt!

[Nafets]

Dag iedereen,

 

Het zijn een paar stressvolle weken voor mij en mijn bedrijf. Ik verhuis 25 maart definitief naar de VS. Nu is het zo dat ik 22 maart een boekencontrole heb van de Belastingdienst. Mijn boekhouder heeft geprobeerd de belastinginspecteur te overtuigen dat een boekencontrole niet nodig is, maar hij wil toch langskomen. Nu heb ik mijn administratie (drie mappen) met de pakketdienst aangetekend opgestuurd naar mijn boekhouder. Dit heb ik gedaan vorige week vrijdag zodat mijn boekhouder alles ook nog even kan inzien, maar nog steeds heeft mijn boekhouder de mappen niet ontvangen. De barcode die ik van TNT heb gekregen om het pakket te traceren doet het ook niet. Mijn conclusie is dat deze mappen dus kwijt zijn. Ze moeten wel terug te vinden zijn, maar TNT onderneemt pas aktie na 10 werkdagen. Dan zit ik al in de VS en 22 maart is de boekencontrole...

 

Ik zit op dit moment echt heel erg in de stress. Ik weet ook niet wat ik moet doen. Het boekenonderzoek is al een keer uitgesteld omdat ik stel op sprong voor mijn bedrijf naar China moest. Nu had mijn boekhouder destijds al aan de belastinginspecteur gevraagd of zo'n onderzoek ook zonder mij zou kunnen gebeuren, maar de inspecteur wil mij er beslist bij hebben. Nu gaat dat denk ik niet gebeuren tenzij de administratie voor de 22e boven water komt. Zo niet, dan ben ik er na 25 maart dus niet...

 

Ik heb al heel veel gemaild, getelefoneerd, op Internet gekeken, maar ik zit helemaal in de stress. Mijn bedrijf loopt vrij succesvol, maar op dit moment kan ik door de bomen het bos niet meer zien. Ik vroeg me dan ook af wat andere ondernemers mij zouden adviseren en / of er ook andere ondernemers met soortgelijke ervaringen zijn.

 

 

[Zomaar iemand]

Allereerst toch maar weer uitstel vragen, met als bewijsstuk het tnt reciept. Alleen hoe je het ook went of keert je blijft zelf verantwoordelijk voor je boekhouding, ook al raakt het kwijt door een andere partij.

 

Een hele vervelende situatie en ik hoop maar dat de stukken optijd terecht komen.

 

 

Wat ik me wel afvraag waarom heb je de stukken verstuurd met de tnt. Je geeft wel iets heel waardevols uit handen aan een partij die weinig tot niets vergoed bij verlies.

[Nafets]

Wij maken al heel lang gebruik van de diensten van TNT. Aan het eind van de middag komt de koerier post ophalen. Ik zit nu de algemene voorwaarden van TNT te lezen om te kijken of eventuele schade op hun te verhalen valt. 22 maart is nog ver weg, maar ik heb hier geen goed gevoel bij.

 

De administratie als facturen, grootboekrekening, balansen, resultatenrekening, etc. heb ik digitaal tot mijn beschikking. Bankafschriften moet geen probleem zijn deze via Internetbankieren te printen of de bank verzoeken alle afschriften van 2010 op te sturen. Waar het hem vooral om gaat zijn de inkoopfacturen. Sommige facturen hebben we digitaal ontvangen, maar ronduit de meesten hebben we niet digitaal opgeslagen.

 

Als de administratie volgende week vrijdag niet bij mijn boekhouder is, zal het onderzoek uitgesteld worden. Het is echter wel zo dat ik hoop dat de inspecteur niet moeilijk doet dat ik dan in de VS zit. Het gaat hier immers ook om zaken waarvoor ik in de VS ben en ik denk niet dat ik voor een boekencontrole helemaal terug moet komen.

 

Ik wacht het af, maar ik hoop dat alles nog boven water komt. Een vervelende situatie is het zeker.

[herman van der helm]

Je moet aannemelijk maken voor de BD dat je aangiftes kloppen. Al het bewijs zal niet beschikbaar zijn, maar wel heel veel als ik je zo hoor. Laat zien wat je hebt, en geef aan dat er nog wat onderweg is. Een beetje administratie is al goed te doorgronden met de digitale vastlegging. Ook jouw leveranciers hebben kopieen als het goed is. dus als er vragen van de inspecteur komen, probeer je deze uit te zoeken en te beantwoorden. Dit hoeft niet al la minuut. Je mag hier later op terug komen.

succes

[Nafets]

Wij hebben in het jaar 2010 heel veel geinvesteerd en ik lieg er niet om als de inkoopfacturen tussen de 750 en 800 liggen. Het is voor mij / ons onmogelijk dit allemaal opnieuw te ordenen in zo'n kort tijdsbestek. Ik denk dat ik een medewerker van mij in leidinggevende functie de bevoegdheid geef om namens mij op te treden zodra het boekenonderzoek is verplaatst naar een andere datum. Ik weet niet zo goed wat ik anders moet gaan doen. Ik wacht het allemaal wel af. Ik heb wel een vraagje nog en dat is of de Belastingdienst dit als nalatigheid van mijn kant ziet en dus een boete kan opleggen? En stel dat er een boete wordt opgelegd, kan ik dan nog wel langs de paspoortcontrole van Schiphol, of denken ze daar meteen dat ik een belastingboef ben? ;D

[RiVe]

Om hoeveel stukken gaat het, en welke tijdsperiode.

 

Ik stuur 1x per 3 maand alles naar de boekhouder, hou daarbij zelf de originelen en boekhouder krijgt kopieën.

 

Mocht het volgens de wet van Murphy mis gaan dan ben ik drie maand administratie kwijt.

 

verkoopfacturen zijn er dan nog digitaal, inkoopfacturen aan de hand van maandschriften van de bank mogelijk nog o te vragen bij leveranciers.

 

Maandschriften van de bank zijn ook digitaal.

 

Begrijp dat je niet zit te wachten op de werkzaamheden, maar dit is wat er mogelijk is.

 

Heb je nog personeel?

 

 

Edit: ik lees ndt dat je 750 inkoopfacturen hebt. :(

 

[Nafets]

Dit is dus ook een probleem. Ik heb in 2010 zelf de administratie gevoerd en sinds 2011 heb ik een boekhouder. De grootboekrekening, resultatenrekening, verkoop, balans, heeft mijn boekhouder. Al het andere echter niet. Mijn boekhouder is in februari drie weken op vakantie geweest, dus we hadden afgesproken dat ik het daarna zou opsturen. Enfin, dat is nu dus opgestuurd, maar niet te traceren. Het waren drie dikke mappen met talloze facturen, en in een klein mapje de verschillende rekeningen (die m'n boekhouder al had). Het zit hem dus vooral in de inkoopfacturen en bankafschriften, en laat dat nu net datgene zijn waar de Belastingdienst vooral naar wilt kijken (neem ik aan). Ik heb drie man aan personeel, en heb hen al gevraagd als de administratie niet boven water komt en ik in Amerika zit, dat een van hen in charge is om dit zo spoedig mogelijk op te lossen door het ordenen van bankafschriften, en het opvragen van inkoopfacturen. Punt is echter wel dat van die inkoopfacturen ook talloze bonnetjes tussen zitten waarvan ik dus totaal geen idee heb wat het zou zijn. Dit zijn dingen als postzegels tot kantoorspullen.

 

Ik wacht het eerst wel even af tot volgende week en dan moet er een knoop doorgehakt worden. Ik hoop echter van harte dat de Belastinginspecteur galant is en mij de tijd gunt om de administratie bijeen te krijgen.

[TwaBla]

 

Gelukkig had je nog kopieen....

 

Ik vond dit wel een berichtje waard. Over het 4e kwartaal heeft mijn B.V. aan omstreeks 750.000 euro aan goederen gekocht met een terug te vorderen Btw van omstreeks 145.000 euro. Minus de omzetbelasting zal het terug te ontvangen Btw bijna 120.000 euro bedragen.

 

Ik ben heel eerlijk als het om zulk grote bedragen gaat, dus ik had al allerlei kopieen van facturen gemaakt, en een uitdraai van het grootboek om op te sturen naar mijn Belastingkantoor wanneer er om werd gevraagd. We zitten nog in de eerste week van januari (heb vorige week aangifte gedaan), maar toch blijf ik altijd goed voorbereid. Toch zat het me niet lekker dat ik vandaag (laatste dag van de week) nog geen bericht had van de Belastingdienst voor een verzoek tot inlichting van facturen en een uitdraai van het grootboek. Zojuist heb ik dus gebeld met de Belastingtelefoon en mijn mond viel van verbijstering wijd open. Het volgende gesprek ontstond er:

 

Ik: "Goedemiddag, ik heb een vraag over mijn aangifte van 4e kwartaal. Mijn BV heeft recht op omstreeks 145.000 euro aan teruggaaf van voorbelasting, minus de gemaakte omzet komt dit neer op een teruggaaf van omstreeks 120.000 euro. Echter, moet ik mijn facturen en een uitdraai van mijn grootboek opsturen naar regiokantoor."

 

Belastingmedewerker: *Vraagt om Btw nummer en kijkt op computerscherm* "Ik zie dat u inderdaad recht heeft op 120.000 euro teruggaaf. Met de gemaakte omzet die u in het vierde kwartaal hebt gemaakt, is het niet nodig om kopieen van uw facturen en een uitdraai van uw grootboek op te sturen."

 

Dat is toch te zot voor woorden? Als het om zo'n hoog bedrag gaat, hoort de Belastingdienst dit toch te controleren? Van dit soort fouten profiteren kennelijk dus een heleboel ondernemers die de Belastingdienst dus aan een oor naaien. Zijn er op dit forum soortgelijke ervaringen, of had ik nou net een trainee aan de telefoon? ;)

 

 

[Joost Rietveld]

 

Gelukkig had je nog kopieen....

 

 

volstond dat maar.... :-\

 

Anders gezegd: de fiscus kan eisen dat de originele stukken beschikbaar moeten zijn

[Joost Rietveld]

Nafets

 

Volgens mij kan de fiscus niet eisen dat jij aanwezig bent.

 

Voor nu: uitstel aanvragen

Voor de toekomst: online boekhouden en in persoon de stukken afgeven bij je boekhouder.

 

groet

Joost

[TwaBla]

 

Als ik belastinginspecteur was, zou ik allergisch reageren op al die praatjes van Stefan.

[Zomaar iemand]

waarom?

[John Kode]

Mijn boekhouder heeft geprobeerd de belastinginspecteur te overtuigen dat een boekencontrole niet nodig is, maar hij wil toch langskomen.

 

Dag Nafets,

 

Deze quote vind ik nog wel het meest opmerkelijke van je hele verhaal. Als de inspecteur reden ziet voor een onderzoek, dan wordt de drang alleen maar groter na zo'n exercitie van je boekhouder. Beetje dom, vind ik.

 

Nu het probleem: als het goed is heb je een schriftelijke aankondiging gekregen van het onderzoek. Daarop staat, als het goed is, een doorkiesnummer van de controle-ambtenaar. Bel hem/haar, leg de situatie uit , maar vraag zeker niet om uit- of afstel.

De controleur kan volgens mij wel eisen jou te zien/spreken, dus bied aan om bijv. naar het belastingkantoor te komen vóór het onderzoek. Wees meegaand, stel je open op en een doorsnee ambtenaar zal begripvol reageren.

 

Je hebt als ondernemer een flink probleem als (een deel van) de boekhouding zoek is. Maar als daar een aannemelijke verklaring voor te geven is (brand/diefstal/TNT) zal de ambtenaar niet zomaar kunnen gaan straffen met aanslagen en boetes. Ook hij/zij moet zich aan de regels houden en de zaak in alle redelijkheid oplossen.

 

Als jij niks te verbergen hebt, heb je weinig te vrezen.

 

suc6

 

John

 

P.S. dat verhaal van 7 januari: ja je had een nono aan de lijn. Zo'n antwoord mag en kan helemaal niet worden gegeven door iemand van de BelTel.

Als je aangifte uitmondt in een teruggaaf beslist de inspecteur of hij/zij wel of geen bewijsstukken wil zien.

Vooraf kopieën maken kan zonde van de tijd zijn. Dien de aangifte in en wacht af.

[member123]

je geeft aan dat TNT pas na 10 dagen onderzoek gaat doen.

Wat je moet doen is de zakelijke desk bellen (als je daar een account hebt, anders de normale tnt lijn) en de handtekening opvragen van de zending.

Als ze die niet vinden nemen ze direct het onderzoek in behandeling.

 

Overigens heel gevaarlijk als het bij tracktrace niet gevonden kan worden, mijn ervaring is dat ze dan gewoon keihard zeggen dat je nooit wat hebt afgeleverd (in elkgeval als je via parcelware verzend) en dat als jij beweerd van wel dat je voor leugenaar wordt uitgemaakt.

 

Maar in elkgeval beginnen met direct telefonisch opvragen van handtekening (en laat je niet tegenhouden door kneusjes aan de telefoon die beweren dat dat niet kan want dat kan wel)

 

oja... je kan als je twitter hebt ook eens een berichtje sturen naar http://twitter.com/#!/TNTPostWebcare

[Nafets]

Dank voor alle berichten. Ja, dat bericht van 7 januari had ik geplaatst omdat dit de eerste keer was dat een aangifte uitmondde in een grote teruggaaf. Omdat al vaststond dat ik in maart naar de VS zou gaan, had ik opgebeld naar de Belastingtelefoon voor de zekerheid. Kopieen had ik alleen van belangrijke, grote facturen, maar dat volstaat niet daar het geheel van de facturen lang niet allemaal zijn gekopieerd.

 

Wij hebben een zakelijke account en de zakelijke desk heb ik al opgebeld. Mij werd toen verteld dat ik tien werkdagen moet wachten, want het pakketje kan ook achtergebleven zijn op een sorteercentrum. Pas na die tien werkdagen kunnen ze proberen het pakketje te traceren. Grappig dat je dat zegt Daniel, want de TNT vertelde mij exact hetzelfde dat als de barcode niet getraceerd kan worden, ik of een verkeerd barcode heb opgenoemd, of ik heb de zending niet geplaatst. Waar ik later nog aan zat te denken is of de postkantoormedewerker misschien een verkeerde postcode heeft ingevuld waar het heen gestuurd moest worden daar die barcode alleen traceerbaar is icm. de geadresseerde postcode.

 

Ik heb Twitter en heb zojuist maar even een DM gestuurd. Hopen dat alles nog terechtkomt. Heb vannacht ook geen oog diht gedaan!

 

-EDIT-

 

Zojuist TNT weer opgebeld en na lang aandringen en het ontbreken van een handtekening, gaan ze nu kijken waar het pakketje is. Er is weer een beetje hoop.

[herman van der helm]

Wij hebben in het jaar 2010 heel veel geinvesteerd en ik lieg er niet om als de inkoopfacturen tussen de 750 en 800 liggen. Het is voor mij / ons onmogelijk dit allemaal opnieuw te ordenen in zo'n kort tijdsbestek.

 

Volgens mij hoef je niet alles ter beschikking te hebben bij het bedrijfsbezoek. De belasting inspecteur moet met gerichte vragen komen. Bijvoorbeeld: waar is die en die faktuur. Die moet je dan binnen redelijke termijn boven water halen. Enkele weken llijkt me hiervoor redelijk.

Ik heb alle bescheiden thuis op een zolder. daar staan enkel honderden dozen van de administraties van de laatste twintig jaar. Als ik controle krijg geeft de BD aan welk jaar ze willen controleren en dan precies wat. Ik zorg dan dat als de inspecteur komt er een goede bak koffie is, en wacht zijn vragenlijstje af. Meestal komt hij/zij met een faktuur waar mijn naam op voorkomt van een ander bedrijf. Ik schrijf het netjes op en overhandig de bewuste faktuur in een later stadium, of laat op dat moment in mijn boekhoudprogramma zien hoe ik eea geboekt heb,

Ongeveer zes controles gehad de afgelopen dertig jaar en slechts één kleine correctie gehad.

[radeoxx]

Wij hebben in het jaar 2010 heel veel geinvesteerd en ik lieg er niet om als de inkoopfacturen tussen de 750 en 800 liggen. Het is voor mij / ons onmogelijk dit allemaal opnieuw te ordenen in zo'n kort tijdsbestek.

 

Volgens mij hoef je niet alles ter beschikking te hebben bij het bedrijfsbezoek. De belasting inspecteur moet met gerichte vragen komen. Bijvoorbeeld: waar is die en die faktuur. Die moet je dan binnen redelijke termijn boven water halen. Enkele weken llijkt me hiervoor redelijk.

Ik heb alle bescheiden thuis op een zolder. daar staan enkel honderden dozen van de administraties van de laatste twintig jaar. Als ik controle krijg geeft de BD aan welk jaar ze willen controleren en dan precies wat. Ik zorg dan dat als de inspecteur komt er een goede bak koffie is, en wacht zijn vragenlijstje af. Meestal komt hij/zij met een faktuur waar mijn naam op voorkomt van een ander bedrijf. Ik schrijf het netjes op en overhandig de bewuste faktuur in een later stadium, of laat op dat moment in mijn boekhoudprogramma zien hoe ik eea geboekt heb,

Ongeveer zes controles gehad de afgelopen dertig jaar en slechts één kleine correctie gehad.

 

Kreeg je toen ook een boete? Of hoe zit dat precies?

[Highio]

Over welke periode gaat de controle, en heb ik het nu mis, of heb je met dit aantal mutaties (facturen) ook niet gewoon kwartaalaangiftes voor de omzetbelasting gedaan? Hoeveel verschillende leveranciers betreft het? In welk systeem is een en ander bijgehouden?

 

Het boekenonderzoek is al een keer uitgesteld omdat ik stel op sprong voor mijn bedrijf naar China moest.

En toen heeft de adviseur ook geen voorwerk verricht?

 

Groet,

 

Highio

[herman van der helm]

Wij hebben in het jaar 2010 heel veel geinvesteerd en ik lieg er niet om als de inkoopfacturen tussen de 750 en 800 liggen. Het is voor mij / ons onmogelijk dit allemaal opnieuw te ordenen in zo'n kort tijdsbestek.

 

Volgens mij hoef je niet alles ter beschikking te hebben bij het bedrijfsbezoek. De belasting inspecteur moet met gerichte vragen komen. Bijvoorbeeld: waar is die en die faktuur. Die moet je dan binnen redelijke termijn boven water halen. Enkele weken llijkt me hiervoor redelijk.

Ik heb alle bescheiden thuis op een zolder. daar staan enkel honderden dozen van de administraties van de laatste twintig jaar. Als ik controle krijg geeft de BD aan welk jaar ze willen controleren en dan precies wat. Ik zorg dan dat als de inspecteur komt er een goede bak koffie is, en wacht zijn vragenlijstje af. Meestal komt hij/zij met een faktuur waar mijn naam op voorkomt van een ander bedrijf. Ik schrijf het netjes op en overhandig de bewuste faktuur in een later stadium, of laat op dat moment in mijn boekhoudprogramma zien hoe ik eea geboekt heb,

Ongeveer zes controles gehad de afgelopen dertig jaar en slechts één kleine correctie gehad.

 

Kreeg je toen ook een boete? Of hoe zit dat precies?

 

Nee hoor, ik had er gewoon een goed verhaal bij, maar het werd toch niet aanvaard. Je krijgt dan gewoon correctie van het te weinig opgegeven bedrag.