Administratie in de cloud is risico bij faillissement

 

Korte samenvatting:

Je administratie in de cloud beheren is handig, zolang je niet failiet bent. Het komt volgens expert Martijn Noordermeer steeds vaker voor dat it-dienstverleners de administratie niet vrijgeven. Je kunt daardoor als bestuurder aansprakelijk worden gesteld.

 

Lees het volledige artikel in Sprout

 

Waarom vind je dit interessant of wil je dit delen?:

Naar aanleiding van talloze vragen van (startende) ondernemers over het voeren van hun administratie.

 

 

Dat niet alleen, de gegevens zijn ook gedeeltelijk openbaar. Ze zijn door diverse overheden vrij opvraagbaar.

 

Lijkt me dat een remote connectie veiliger is, alleen dat kost wat meer (pc moet namelijk aan staan)

Dat niet alleen, de gegevens zijn ook gedeeltelijk openbaar. Ze zijn door diverse overheden vrij opvraagbaar.

 

Lijkt me dat een remote connectie veiliger is, alleen dat kost wat meer (pc moet namelijk aan staan)

 

Waar haal je vandaan dat de gegevens openbaar zijn? En dat zelfs 'diverse' overheden het 'vrij' (zomaar?) kunnen opvragen? Lijkt me niet helemaal het geval te zijn.

 

En een remote connectie, met wie/wat dan?

 

Verder lijkt me dit probleem gemakkelijk af te wenden door (periodiek) exports te maken van de administratie naar een (in)leesbaar bestand, pdf of auditfile.

 

Daarmee dek je je ook gelijk in voor het gevaar dat je ICT-dienstverlener (onverwacht) failliet gaat en/of zijn leverancier en/of zijn servers kapot gaan en de backups niet goed geregeld blijken te zijn, etc.

Ik volg niet helemaal.

 

Heb zelf mijn administratie in de cloud bij een bekende en grote nederlandse aanbieder.

 

Gebruiksvriendelijkheid is heel laag dat wel maar voor de rest heb ik mijn administratie wel op papier in ringmappen.

 

alles wordt einde kwartaal/jaar afgeprint en daarnaast heb je toch alle inkomende en uitgaande facturen in een mapje zitten.

 

Ik heb al vaker controle gehad en er werd telkens enkel naar de papieren stukken gekeken en naar de overzichten die netjes waren afgeprint. Er is mij nooit gevraagd om toegang te krijgen tot de software. (Ondanks dit wel kan en je wettelijk verplicht bent om dit toe te staan)

 

Disclaimer: Eerste stuk geldt voor iedereen. Tweede stuk van mijn tekst ivm toegang geldt voor mij in België. Misschien dat het in Nederland anders is geregeld.

Belangrijk is om inderdaad alles structureel uit te printen en/of regelmatig een auditfile te maken.

 

Er is echter een online boekhoudpakket die na stopzetting van het abonnement de gegevens beschikbaar houdt. Het is mij nog niet bekend hoe lang, maar uit betrouwbare bron begrijp ik dat dit minimaal 7 jaar zal zijn.

Belangrijk is om inderdaad alles structureel uit te printen en/of regelmatig een auditfile te maken.

 

Er is echter een online boekhoudpakket die na stopzetting van het abonnement de gegevens beschikbaar houdt. Het is mij nog niet bekend hoe lang, maar uit betrouwbare bron begrijp ik dat dit minimaal 7 jaar zal zijn.

 

Dus deze aanbieder blijft ook alles beschikbaar houden als je je abonnement (lange tijd) niet betaalt?

 

Bij maandelijks opzegbare abonnementen is dit niet zo'n issue, dan zegt de curator die gelijk op, maar ik kan me situaties voorstellen waarin er veel langer lopende contracten zijn en er al een geruime tijd niet betaald is. Vraag is wat er dan gebeurt.

 

En wat nou als de aanbieder van dit pakket failliet gaat? Of als zijn servers ermee ophouden, en zijn backup niet blijkt te werken? Programmeerfoutje met grote gevolgen? (gevolg is waarschijnlijk ook faillissement)

 

Het lijkt me dus altijd verstandig om dan toch maar wat achter de hand te hebben.

Als de klant niet betaald wordt de administratie gedeactiveerd. In de niet actieve administratie kan ingelogd worden, echter niet in gewijzigd. De aanbieder werkt niet met lange contracten, het pakket is per maand opzegbaar.....

 

Voor de andere opmerkingen / vragen, weet ik het antwoord niet. Maar dat kan uiteraard overal gebeuren. Bij elk softwareleverancier, bij elke administratiekantoor, bij elke ondernemer. Is dat geruststellend? Nee, maar zoals ik al heb gezegd. Het is altijd verstandig om regelmatig uit te printen en structureel auditfiles te maken. En deze goed en gespreid te bewaren.

 

Een klant van mij vroeg me dat ook. Hij factureert uit het pakket en heeft besloten om daarnaast een pdf te maken van elk factuur. Heel verstandig.

Dat niet alleen, de gegevens zijn ook gedeeltelijk openbaar. Ze zijn door diverse overheden vrij opvraagbaar.

 

Lijkt me dat een remote connectie veiliger is, alleen dat kost wat meer (pc moet namelijk aan staan)

 

Waar haal je vandaan dat de gegevens openbaar zijn? En dat zelfs 'diverse' overheden het 'vrij' (zomaar?) kunnen opvragen? Lijkt me niet helemaal het geval te zijn.

 

En een remote connectie, met wie/wat dan?

 

Verder lijkt me dit probleem gemakkelijk af te wenden door (periodiek) exports te maken van de administratie naar een (in)leesbaar bestand, pdf of auditfile.

 

Daarmee dek je je ook gelijk in voor het gevaar dat je ICT-dienstverlener (onverwacht) failliet gaat en/of zijn leverancier en/of zijn servers kapot gaan en de backups niet goed geregeld blijken te zijn, etc.

 

Sorry ik wilde de link delen, maar kon er niet bij omdat ik op locatie aan het werk was. De internet verbinding verbood mij om de website te bezoeken.

Nu eenmaal thuis kan het wel:

http://webwereld.nl/beveiliging/58882-vs-verlengt--draconische--surveillancewet

http://tweakers.net/nieuws/89348/groenlinks-einde-aan-amerikaanse-toegang-tot-europese-clouddata.html

 

pdf met Kamervragen:

http://www.rijksoverheid.nl%2Fbestanden%2Fdocumenten-en-publicaties%2Fkamerstukken%2F2013%2F03%2F16%2Fantwoorden-kamervragen-over-dat-de-vs-mogelijkheden-heeft-om-in-clouddata-te-graaien%2Flp-v-j-0000002844.pdf&ei=6HKmUfyKIMTE0QXWq4CQBQ&usg=AFQjCNGW0Zwv6Q39oyo5TQ_EUe63PLLVxw&sig2=0aqQXiVjBXM9QWrmQb9Nsg

 

Met remote bedoelde ik eigenlijk een remote desktop.

Jemig Jasper, doe jij soms zaken die het Amerikaanse dachtlicht niet kunnen verdragen ??? ::)

 

Pdf link werkt bij mij niet in safari. Je bedoelt denk ik deze link

Die wet heeft weinig te maken te bedrijven die wel of niet te vertrouwen zijn. Om dit namelijk te kunnen onderzoeken, kunnen ze met deze wet een hele hoop doen.

 

Nu is een boekhouding nou niet echt heel spannend en zullen ze er weinig mee doen, maar patenten e.d. kunnen heel makkelijk in verkeerde handen terecht komen.

Bovendien wie verzekert jouw dat een cloud bedrijf niet zomaar je gegevens openbaar maakt al dan niet verkoopt.

Met de email wordt dit immers ook op grote schaal gedaan.

 

Wat ik vooral wil zeggen is dat je niet moet denken dat gegevens bij een derde partij zomaar in veilige handen zijn.

 

En als antwoord op je vraag, ja dat doen we. Wij zijn immers vaste leveranciers voor diverse ambassades en als ik een talen wonder zou zijn dan zou ik vast een hoop meer weten over de wereld.

Helaas heb ik tot nu toe alleen in de ambassade van een land in het midden oosten een keer dingen gehoord die ik lever niet had willen horen. Hier spraken namelijk wel gewoon engels.

Alleen heeft dit niets met internet te maken. Denk ook niet dat ze mij zullen gaan onderzoeken. En in de ambassade van de VS mogen we toch nooit meer komen.

Oef Jasper. De States staan erom bekend dat angst onder hun onderdanen makkelijk regeren maakt.....trap daar toch vooral niet in. Dit is de ver van je bed show voor jou.

 

Maar terug naar het topic dus. Want de Feds zal het weinig interesseren of jouw admin wel of niet in de cloud hangt.

 

Je administratie is jouw verantwoordelijkheid. Bij brand alles kwijt? Probleem! Failliet en alles in the cloud foetsie? Probleem!

Oplossingen zijn reeds gegeven: periodiek downloaden en back up maken. Hoeft beslist niet via de boomslopende printers, maar kan prima in pdf.

 

Gr. Joost

Ik heb een officiële weigering van de ambassade, het was een behoorlijk papierwinkel, maar we kwamen er niet doorheen, vanwege de relaties die hadden met bepaalde groep klanten. (klonk in hun brief netter, uiteraard klinkt alles in het engels beter ;-))

 

Maar ben het met Joost eens dat een goede back up van je administratie zeker geen overbodige luxe is.

Nu is een boekhouding nou niet echt heel spannend en zullen ze er weinig mee doen, maar patenten e.d. kunnen heel makkelijk in verkeerde handen terecht komen.

 

Patenten vindt je gewoon in de octrooi database, je bedoelt waarschijnlijk, wat als uiterst gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Bijvoorbeeld onderzoeksgegevens op basis waarvan een octrooiaanvraag word voorbereid.

 

Persoonlijk denk ik dan, waarom deel je dat soort info in godsnaam via het web, sterker nog, waarom zou je een computer met gevoelige data aan het web hangen en het risico lopen dat gevoelige bedrijfsinformatie uitlekt. Gewoon niet doen dus. Zet dan een stand alone machine neer die niet met het web verbonden is en waarvan duidelijk is dat usb stickies aansluiten een doodzonde is.

 

Denk in dat kader ook even aan netwerk randapparatuur, het zal niet helemaal uit de lucht komen vallen dat bepaalde landen waarschuwen voor het gebruik van Chinese netwerk apparatuur zoals die van Huawei.

Van week werd duidelijk dat er opnieuw strategische informatie over de techniek van verschillende high tech wapensystemen is gestolen door 'vreemde mogendheden'.

 

 

Helaas heb ik tot nu toe alleen in de ambassade van een land in het midden oosten een keer dingen gehoord die ik lever niet had willen horen. Hier spraken namelijk wel gewoon engels.

 

Als ik je een tip mag geven, laat dit soort uitspraken op een (openbaar) forum achterwege. Je zulkt hier waarschijnlijk toch niet willen delen wat je opgevangen hebt, het voegt hier aan de discussie niets toe maar het vestigt wel de aandacht op jou.

Daar heb je dan weer helemaal gelijk in, hoewel dit alweer een jaar of 5 geleden is, is het inderdaad niet echt nuttige informatie.