Digitale post (ontvangen + verwerking)

[malbregt]

Beste Leden,

 

De afgelopen jaren heb ik regelmatig gebruikt gemaakt van deze website bij het vinden van antwoorden op vragen. Nu wil ik jullie graag namens mijn mede idee-houders vragen naar jullie mening over het volgende...

 

Samen met twee andere collega ondernemers ben ik bezig een nieuwe dienst te ontwikkelen voor de zakelijke markt, het digitaliseren en afhandelen van inkomende post. Dit is natuurlijk geen innovatief idee en bestaat al veel langer.

 

Het idee ontstond een aantal maanden geleden toen ik op zoek was naar een betaalbare mogelijkheid om mijn inkomende post via e-mail te ontvangen. Als zzp-ers was ik veel op pad en werkte ik op meerdere locaties en daardoor had ik minder goed inzicht in mijn binnenkomende post.

 

Ondanks dat deze service al bestaat, is deze best prijzig of naar ons idee (nog) niet compleet genoeg. Ons idee:

 

- Voor bedrijven die geen postbus hebben kunnen gebruik maken één van onze landelijke postbusnummers. Bedrijven met een eigen postbus kunnen kiezen voor een doorstuurservice.

 

- Sorteren van inkomende post: Scanbaar, Folders en vertrouwelijke post en het inscannen van de poststukken. Vertrouwelijke post zal niet geopende worden en direct doorgestuurd worden.

 

- (Geautomatiseerd) classificeren van ingescande documenten + afzender, bijvoorbeeld: Algemene correspondentie, facturen, herinnering, contracten, etc.

 

- Afleveren digitale documenten: Per e-mail, sFTP, Dropbox, etc. Dit is per type document (classificatie) in te stellen.

 

- Afleveren fysieke poststukken: Deze kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks opgestuurd worden naar de klant.

 

Prijzen: Afhankelijk van het volume zal de prijs tussen € 0,25 – € 0,35 per poststuk zijn.

 

De kosten van het opsturen van fysieke poststukken zal ongeveer € 2,40 per zending zijn exclusief portokosten van PostNL.

 

Optionele diensten

- Data Capture (uitgebreid): bepaalde documenten kunnen uitgebreid gescand worden om extra gegevens uit de document te halen, zoals bijvoorbeeld bij facturen, factuurnummer, betaaldatum, totaalbedrag, etc. Deze gegevens kunnen via een apart XML bestand aangeleverd worden.

 

Om deze service ook vooral kleinere bedrijven aantrekkelijk te maken zouden wij een minimale afname van 25 poststukken per maand willen hanteren.

 

Wij zijn benieuwd zijn jullie meningen, reacties en ideeën.

 

Alvast bedankt,

Jeroen, Mariska en Maikel

[HHB]

De door jou aan te bieden dienst tegen de voorgestelde tarieven is een start.

Of dit een echt succes gaat worden zal de markt uitwijzen.

Hierbij zijn naast de prijs zal ook de snelheid (krijg je je documenten pas 3 dagen later?) en accuratesse van groot belang.

Vertrouwelijke post zal niet geopend worden? Wie bepaalt dat? Waar blijft dan het digitaliseren?

Is vertrouwelijke post nooit spoed? enz.

 

Kortom, ik denk dat er best behoefte is naar zo'n dienst, maar het succes zal in de details zitten.

 

suc7

 

Hans Bertram

[DaMedia]

Ik doe dit al enige tijd voor een klant die regelmatig voor langere tijd in het buitenland zit. Met de de door jouw voorgestelde prijs verdien je er niets aan. Het zijn nogal wat handelingen die je moet verrichten: envelop openen, post eruit halen, gevouwen post openvouwen, eventuele nietjes verwijderen, scannen, de post weer terug in de envelop, de scan mailen naar de klant.

 

Daarna moet je per klant de post bewaren totdat het opgestuurd kan worden - doos inpakken, dichtplakken, etiket maken, wegbrengen.

 

Bij veel poststukken valt er misschien iets te automatiseren, maar dat valt denk ik tegen.

[malbregt]

Hans & DaMedia

 

Allereerst bedankt voor jullie feedback. Wij zijn heel erg blij met iedere reactie om erachter te komen wat de ideeën en bezwaren van mensen zijn.

 

Hierbij zijn naast de prijs zal ook de snelheid (krijg je je documenten pas 3 dagen later?) en accuratesse van groot belang.

Vertrouwelijke post zal niet geopend worden? Wie bepaalt dat? Waar blijft dan het digitaliseren?

Is vertrouwelijke post nooit spoed? enz.

In onze plannen zullen de ingescande documenten dezelfde dag of de volgende werkdag beschikbaar zijn. Post wat op dinsdagochtend binnenkomt zou dus uiterlijk woensdag beschikbaar zijn, is de acceptabele snelheid?

 

Verder bepaalt de klant zelf aangeven welke afzenders vertrouwelijk zijn, zo kan de klant bijvoorbeeld opgeven dat post van ABN Amro vertrouwelijk behandeld moet worden. Vertrouwelijke post kan dagelijks of wekelijks doorgestuurd worden. Voor deze zendingen zou een lager tarief gelden dan het standaard tarief.

 

Het doel is dat de klant zelf de verwerking van de fysieke en digitale post kan beheren (workflow). Inkomende facturen kunnen bijvoorbeeld doorgestuurd worden naar het e-mailadres van je online boekhoudpakket (bv. Moneybird) of de medewerker die verantwoordelijk is voor de administratie.

 

Ik doe dit al enige tijd voor een klant die regelmatig voor langere tijd in het buitenland zit. Met de de door jouw voorgestelde prijs verdien je er niets aan. Het zijn nogal wat handelingen die je moet verrichten: envelop openen, post eruit halen, gevouwen post openvouwen, eventuele nietjes verwijderen, scannen, de post weer terug in de envelop, de scan mailen naar de klant.

Het zijn inderdaad een hoop handelingen en zeker als je het af en toe voor een klant doet. Onze service is uiteraard gebaseerd op een grotere hoeveelheid documenten waardoor veel handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Documenten van klanten zullen in een batches ingelezen worden en zodra de bestanden digitaal zijn is het relatief eenvoudig om deze verder digitaal te verwerken. zoals het verzamelen van meta-gegevens en versturen of extern opslaan.

 

Het is niet onze bedoeling om alle documenten terug in de envelop te stoppen voordat deze fysiek naar de klant worden gestuurd. Documenten worden netjes en overzichtelijk gebundeld en samen met een soort indexlijst naar de klant gestuurd.

 

We hebben er ook over gedacht om deze service als een reseller pakket (white-label) aan te bieden. Voor de interne processen zal dit geen groot verschil zijn t.o.v. andere klanten, echter de factuur gaat naar de reseller. Zou je wellicht interesse hebben in een dergelijke service om deze aan klanten aan te bieden?

[Ron van der Kolk]

Op welke punten wil je jezelf dan onderscheiden van bijvoorbeeld https://www.postboxnl.nl ? (Geen zelfpromotie, ik ben daar wel tevreden klant maar heb er geen belangen)

[malbregt]

Op welke punten wil je jezelf dan onderscheiden van bijvoorbeeld https://www.postboxnl.nl ? (Geen zelfpromotie, ik ben daar wel tevreden klant maar heb er geen belangen)

Bedankt voor uw reactie. Ik ken het bedrijf postboxNL, echter niet inhoudelijk qua kwaliteit en service. In de basis van scannen, doorsturen en de prijzen zal er weinig onderscheid zijn, echter willen wij niet alleen het fysieke poststuk scannen, maar ook de inhoud van het document. Hier liggen naar ons idee meer kansen.

 

Stel als u gebruik maakt van een online facturatie programma (bijv. Moneybird) kunt u ervoor kiezen om de gescande facturen daar naar toe te sturen en af te handelen. De overige documenten kunnen dan naar uw eigen e-mailadres gestuurd worden.

 

Het omzetten van fysieke naar digitale post is 1! Maar wij denken dat je de klant nog beter van dienst kan zijn aangezien je als bedrijf al betrokken ben in het proces, postafhandeling, van de klant.

 

Ik ben wel benieuwd wat uw voornaamste redenen waren om over te stappen op digitale post? En wat zijn uw ervaringen en ideeën over dit soort diensten in de toekomst?

 

[Mathias@evelo]

Zou het dan niet interessanter zijn om jullie software rechtstreeks beschikbaar te stellen aan jullie klanten? Eventueel met een optie tot huur van een geschikte scanner of zo ifv de volumes?

 

Dan mogen de klanten zelf de enveloppen openscheuren en sorteren (op vrijdagmiddag) want daar valt toch niks mee te verdienen ;D ;)

[fredbreedveld]

Ik las deze thread en wilde toch even reageren omdat er onjuiste informatie in staat. Overigens lijkt het idee wat je beschrijft zinvol en gericht op de toekomst.

 

Ook ik ben al jaren met mijn bedrijf klant van postboxnl, (en nee ik heb er geen aandelen in). Zij doen onze volledige postverwerking, filteren de reclame eruit, scannen de post (de inhoud!) en sturen dit naar verschillende mailadressen zodat deze direct op de juiste afdeling komt. Ook gaan de facturen direct naar ons boekhoudpakket.

 

Wellicht kun je er iets mee

[Ward van der Put]

Hier kan de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht [PDF] van de Belastingdienst van pas komen.

 

De hoofdregel is namelijk dat documenten in hun oorspronkelijke vorm bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld een op papier ontvangen factuur moet dus op papier bewaard blijven. En omgekeerd mag van een per e-mail ontvangen factuur niet slechts een printje bewaard blijven.

 

Paragraaf 3.2, "Conversie", en paragraaf 3.3, "Afdrukken van gegevens", van de brochure gaan daar uitgebreider op in.

 

Kortom: als je een digitaliseringsdienst aanbiedt, zul je van originelen die onder de wettelijke bewaarplicht vallen het fysieke origineel moeten bewaren, tenzij-mits-maar-en-indien.

[rvermeer]

Ik heb ook nog geen echte punten gehoord waarmee jullie je willen onderscheiden. Ik ben erg benieuwd. Ben namelijk ook al een tijdje tevreden klant van postboxNL maar het kan natuurlijk altijd beter.

[fredbreedveld]

Dat ben ik toch niet helemaal met je eens.

Ten eerste kan ik ervoor kiezen bij postboxnl om mijn facturen bijvoorbeeld 1 x per 4 weken alsnog te laten doorsturen zodat ik de originelen ook heb maar volgens de belastingdienst hoef ik deze zeker niet te bewaren:

 

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren

 

Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand

 

U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

 

Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

[Ward van der Put]

Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

Geschept papier kan niet worden gescand. Papier met een watermerk kan niet worden gescand. Een handtekening kan eigenlijk ook niet worden gescand: op een scan mis je de hoog/laag-vlakken van de indruk. De samenstelling en herkomst van papier kan niet worden gescand.

 

Misschien helpt het als we het voor een lakmoesproef omkeren:

 

• Zou je een door deze service voor echt aangeboden scan van een getekend contract zonder meer accepteren als het origineel van dat contract?

 

• En dat ook als het origineel van het contract ontbreekt, zodat je het zelf niet meer kunt controleren?

 

• En dat zelfs nog als de wederpartij de echtheid van het contract betwist?

 

Pas dan heb je namelijk een scanservice die onomstotelijk voldoet aan de vereiste echtheidskenmerken.