Online boekhouden

[Zomaar iemand]

Steeds meer boekhoudprogramma's werken via een online systeem.

Dit is voor zowel, de gebruiker, de fabrikant als de boekhouder een stuk voordeliger.

(minder persoonlijk contact nodig, updates sneller en makkelijker door te voeren, mee kijken bij vragen etc etc)

 

Maar hoe veilig is het nu werkelijk, want zover ik kan zien kun je zelf geen backup maken en ben je dus afhankelijk van de fabrikant.

De ervaring leert dat ook grote partijen slecht omgaan met de veiligheid, denk hierbij aan zaken die onlangs in het nieuws kwamen van Apple en Sony.

 

Ik stel deze vraag omdat ik per 1 januari 2015 gan overstappen naar een ander boekhoudpakket en een andere boekhouder.

De keuze van de boekhouder is gedeeltelijk afhankelijk van het pakket waarmee ik wil gaan werken.

Een keuze die door het grote aanbod al moeilijk genoeg is.

[pcdesk]

Ik ben het roerend met Norbert eens. Mijn ervaring is dat veel bedrijven hun beveiliging niet of nauwelijks op orde hebben. Veelal door onkunde en gebrek aan kennis. Dit probleem is nog groter geworden met het gebruik van tabletcomputers en smartphones, want het is altijd fijn alles bij de hand te hebben. Het werken in de cloud heeft dan het voordeel dat gevoelige informatie niet op het apparaat zelf wordt opgeslagen.

Daarbij is het de vraag hoe uw boekhouder met uw gegevens omgaat, oftewel hoe heeft hij de beveiliging van uw kostbare en persoonlijke gegevens geregeld.

Wellicht maakt hij regelmatig een back-up in de cloud!

[Ward van der Put]

Bij hoeveel websites kun je niet gewoon je wachtwoord via de e-mail toegestuurd krijgen. Leuke service hoor, maar dat betekend alleen maar dat het dus leesbaar is opgeslagen.

Daarom worden plain text offenders tegenwoordig aan de schandpaal genageld.

 

On topic: wie overweegt clouddiensten af te nemen die persoonsgegevens verwerken, doet er sinds de invoering van de Patriot Act verstandig aan met een grote boog om Amerikaanse bedrijven én hun Europese dochters heen te lopen.

[Joost Rietveld]

Waar ik al een tijd naar op zoek ben is een online boekhoudpakket die ook direct kan consolideren. Wij hebben meerdere bedrijven maar eigenlijk ben ik alleen geinteresseerd in het totaal van deze tesamen.

 

Iemand een idee?

 

Nope. De software weet op voorhand nooit welke posten voor consolidatie in aanmerking komen. Dan zul je elke transactie en balanspost die inter company is moeten vlaggen voor je programma. Dan kun je net zo goed in excel een consolidatie maken.

[Norbert Bakker]

Daarbij is het de vraag hoe uw boekhouder met uw gegevens omgaat, oftewel hoe heeft hij de beveiliging van uw kostbare en persoonlijke gegevens geregeld.

Wellicht maakt hij regelmatig een back-up in de cloud!

Spijker op de kop. Vroeg of laat staat een deel van de keten toch on-line.

Ik ken een boekhouder (meerdere zelfs!) die zijn hele administratie of backup in de cloud heeft staan, en werkt voor relaties die zelf liever niet on-line / in de cloud willen werken.

Bovendien, de belastingdienst werkt ook nagenoeg volledig online.

 

En het on-line stuk is lang niet altijd de zwakste schakel van de keten: zo ken ik een ondernemer die de inloggegevens voor BD Zakelijk en zijn DigiD in een aan zichzelf gestuurd opgeslagen mailtje in gmail heeft staan, dat is volgens hem namelijk "erg handig voor copy paste". Dat heeft niets te maken met on-line of offline, maar met menselijk gedrag

[illustris]

Klopt daar bij is het wel zo dat de belastingdienst een aantal controlle servers er tussen heeft.

dat is met online boekhouden niet! en de backups ook niet.

gevaar zit hem in direct benaderbaar ook al beloven ze van alles het blijkt steeds maar weer dat het makkelijk te hacken is.

 

[Christine]

Ik maak gebruik van een boekhouder en geen boekhoudpakket

 

+1

[illustris]

De boekhouder is niet verantwoordelijk voor jouw boekhouding ook hij kan fouten maken de fiscus kijkt jou daar voor aan!

[Christine]

De boekhouder is niet verantwoordelijk voor jouw boekhouding ook hij kan fouten maken de fiscus kijkt jou daar voor aan!

 

Als ondernemer zorg je dat je core business samenvalt met je core competence. En dan is een goed principe dat je alles wat je core business is zelf doet, en dat je al het andere uitbesteedt. Boekhouden is niet je core business, noch je core competence, en een boekhouder wiens core competence het wel is kan dat altijd beter, sneller en goedkoper dan jij.

 

 

[illustris]

zou kloppen wat u daar zegt, behalve dat de fiscus daar geen genoegen mee neemt als het fout gaat!

[Zomaar iemand]

De boekhouder is niet verantwoordelijk voor jouw boekhouding ook hij kan fouten maken de fiscus kijkt jou daar voor aan!

 

Als ondernemer zorg je dat je core business samenvalt met je core competence. En dan is een goed principe dat je alles wat je core business is zelf doet, en dat je al het andere uitbesteedt. Boekhouden is niet je core business, noch je core competence, en een boekhouder wiens core competence het wel is kan dat altijd beter, sneller en goedkoper dan jij.

 

Dat is inderdaad een beetje de levensspreuk van het forum geworden. Zoveel mogelijk uitbesteden dat je zogenaamd niet zelf zou kunnen. Met als gevolg dat een groot deel van de ondernemers totaal geen idee van zijn cijfers heeft.

Daar komt dan bij dat er een hoop beunhazen actief zijn in de boedkhoud/administratie wereld. Dus als er weer eens eentje met de noorderzon vertrekt of grote fouten maakt. Is de ondernemer de sjaak en heeft hij geen idee wat er werkelijk in zijn bedirjf gaande is.

 

In mijn ogen is een ondernemer pas een goede ondernemer als hij niet alleen goed bekend is mijn zijn eigen 5p's maar dat hij alle aspecten binnen zijn bedrijf kent. Dus ook het boekhouden.

In hoeverre hij het zelf uitvoert is natuurlijk een eigen keuze, wat deels met budget en interesse te maken heeft, maar hij hoort het wel te beheren.

 

Als je je boekhouder nodig hebt om een kollomenbalans of een w/v rekening te kunnen laten zien, ben je echt verkeerd bezig.

Uiteraard heb ik het hier wel over ondernemers en geen directeuren van grote B.V.'s oid. Ook heeft dit geen betrekking op ficale voor en nadelen bij bepaalde constructies.

 

De rillingen lopen bij mij al over mijn rug, als ik er aan denk om mijn complete boekhouding te moeten uitbesteden. Het is net als verzekeringen, bankzaken en marketing. Als je niet heel scherp blijft, wordt je keihard onderuit gehaald.

[Christine]

Met als gevolg dat een groot deel van de ondernemers totaal geen idee van zijn cijfers heeft.

 

Ho! Stop!

 

Niemand zegt dat je als ondernemer geen gedetailleerd inzicht in je cijfers moet hebben. Je moet niet zelf de details uitrekenen, maar je moet je cijfers wel kennen.

 

En voor het inhuren van niet-core-business zaken in het algemeen geldt: als ondernemer dien je te kunnen beoordelen of iemand goed is in z'n vak of niet. Je huurt natuurlijk alleen goed mensen en goede bedrijven in, dat spreekt voor zich. Vandaar dat een netwerk zo belangrijk is: je vraagt aan je fiscalist "zeg, weet jij nog een goede boekhouder?" (of omgekeerd natuurlijk)

 

 

 

 

 

 

 

:-)

 

 

 

[Christine]

Als je je boekhouder nodig hebt om een kollomenbalans of een w/v rekening te kunnen laten zien, ben je echt verkeerd bezig.

 

Dat ben ik eigenlijk helemaal niet met je eens. Zolang ik als ondernemer met mensen in dienst weet dat de cash flow ok is en zal blijven, kan het me niks schelen wat de verlies en winst rekening zegt of wat er op de balans staat. Een bedrijf gaat failliet door gebrek aan cash, niet door gebrek aan verlies of winst of balans.

[Zomaar iemand]

Als je dat vraagt binnen je netwerk krijg je 9 van de 10 keer een vriendje van die ondernemer. Dat wil niet zeggen dat het een goede boekhouder is.

Maar inderdaad vooral je eigen netwerk is belangrijk.

 

Misschien ligt het dan aan mij, maar ik ben nog geen boekhouder tegengekomen die ik geen dingen heb moeten uitleggen. Ik wissel al 16 jaar lang van boekhouder en ooit maar 1 echt goede tegengekomen, maar die moest na 2 jaar van klanten afscheid nemen omdat ze het teveel hooi op haar vork had genomen.

Dit jaar weer een nieuwe partij, met supergoede referenties.

Laten we hopen dat ik het mis heb en dat ze werkelijk zo goed is als de referenties zeggen.

Tot die tijd, blijf ik zelf elke stap controleren. Invoeren zal ik altijd zelf blijven doen, want ik vind het leuk en interessant om te weten waar al mijn geld naar toe goed.

[Zomaar iemand]

Als je je boekhouder nodig hebt om een kollomenbalans of een w/v rekening te kunnen laten zien, ben je echt verkeerd bezig.

 

Dat ben ik eigenlijk helemaal niet met je eens. Zolang ik als ondernemer met mensen in dienst weet dat de cash flow ok is en zal blijven, kan het me niks schelen wat de verlies en winst rekening zegt of wat er op de balans staat. Een bedrijf gaat failliet door gebrek aan cash, niet door gebrek aan verlies of winst of balans.

 

Een bedrijf gaat falliet door leningen en rekeningen. Omdat er een cultuur is ontstaan dat alles op rekening moet en dat de bank maar moet inschieten.

 

Bovendien is winst/verlies wel degelijk interessant, hoe weet je anders wat je aan het einde van een periode overhoud. Denk maar aan belastingen, BTW, vakantiegeld, investeringen etc etc.

 

Geld is leuk, wij hebben een behoorlijke cashflow, maar dat geld is niet allemaal van mij. Zonder goede boekhouding weet je nooit welk deel wel en niet van jou is.

 

Als voorbeeld een opdrachtgever betaald voor een beurs een x bedrag vooraf als aanbetaling. Pas na de opdracht kan je zien wat er werkelijk van overblijft en welke restfactuur er ng naar de klant moet. Zonder goee boekhouding kun je dan ooit zien om wat voor bedragen het gaat.

 

 

Ander voorbeeld, een kerk betaald aan het begin van het jaar (ivm subsidies) een x bedrag aan huur voor diverse evenementen.

Ook dit geld is niet van mij, alle opdrachten moeten immers nog gedaan worden. Soms raak ik een deel van de winst kwijt omdat we het moeten uitbesteden als wij het te druk hebben of door een kalimiteit. Ook hier boed de boekhouding een goed zicht op welk geld er wel en niet uitgegeven kan worden.

[illustris]

Beste Jasper ik ben het met jou eens!!!

heb zelf ervaren dat ook een fiscalist soms fouten maakt en een ondernemer moet gewoon ten alle tijden weten hoe hij er voor staat. en niet zijn boekhouder die op dat moment net bij een ander klant zit. eenmanszaken en zzp-er moeten wat meer op hun administratie letten daardoor zijn er na 1 of 2 jaar veel die het niet redden en niet omdat ze geen goed product of dienst leveren.

[Zomaar iemand]

Ben inmiddels met gravtia begonnen. De factuur module valt echter wel erg tegen.

 

Voor verkoop van producten of diensten is het helemaal prefect, alleen als je wat meer wensen hebt loop je al gauw tegen de beperkingen aan. Dit is absoluut geen klacht, maar een bevinding. Voor 69 euro is het absoluut zijn geld waard.

 

Nu ben ik dus opzoek naar een niet online factuur programma, die de volgende dingen kan.

 

- Vrij invulveld (voor productienaam/productiecode)

- Vrij invulveld (voor begindatum-eindatum)

- Vrij invulveld (voor aantal productie dagen (dit wijkt af van het aantal huurdagen))

- Kortingspercentage per product

- Staffelprijs (één dag is 100%, twee dagen is 150%, 3 dagen is 200% etc etc)

 

 

Of kan ik beter zelf iets in Excell maken, is er dan een mogelijkheid om factuurnummer nooit dubbel te gebruiken? En hoe doe je dat met een klanten bestand?

[pcdesk]

Je kunt een en ander in Excel realiseren, dubbele factuurnummers kun je voorkomen met een apart 'teller' bestandje. Een en ander vereist wel de kennis van macro's en wat VBA binnen Excel.

Heb je deze kennis/tijd niet, dan kun je ook kijken naar de volgende websites:

http://www.office-kit.com/

http://www.nchsoftware.com/index.html

 

Succes

 

[Zomaar iemand]

Bedankt voor de tip.

 

Ik heb inmiddels begrepen dat de artikelkorting bij de volgende update zit en de andere misschien worden meegenomen.

Ik ga nu dus voor een goedkope tijdelijk oplossing zoeken.