Verplicht overdragen technische documentatie tussen ICT bedrijven bij overstap

[m3ph]

Beste leden,

 

Ik heb een ICT bedrijf en neem regelmatig klanten over van andere ICT bedrijven, zoals er ook wel eens een klant overgenomen wordt van ons.

 

Ik heb het gelukkig nog niet mee gemaakt dat het een probleem was, maar in hoeverre is de oude leverancier verplicht om alle technische documentatie en installatie procedures, licentie informatie etc. van de betreffende klant te overhandigen? Is hier een wet voor?

 

Met documentatie bedoel ik dan; alle wachtwoorden, installatie procedures, backup & (disaster) recovery procedures, netwerk tekeningen, licentie informatie etc.

 

Ik heb via ondernemersplein, google en de zoekfunctie op deze site al gezocht maar tot nu toe niets kunnen vinden.

 

Alvast bedankt voor jullie hulp

[Christine]

Als een klant overstapt van leverancier dan hangt het af van de contracten met de oude leverancier wat er meegaat of niet. Als de klant in het oude contract heeft geregeld dat het IP van de software, documentatie en andere dingen bij de leverancier ligt, dan gaat dat niet mee.

Ik heb wel meegemaakt dat het een probleem was. Een klant had niet gezorgd dat het eigendom van source code bij hen lag, dus toen ze over wilden stappen naar een nieuwe ontwikkelaar was er geen source code. Hetzelfde kan gebeuren met registraties van aps in Google Play of in een app store: als je IT leverancier dat voor je doet, moet je wel goed zorgen dat het eigendom en beheer bij jou als klant ligt, anders kun je zomaar je app helemaal kwijtraken.

[m3ph]

hallo,

 

zeer bedankt voor je reactie. m.b.t. broncode (source) heb je te maken met intellectueel eigendom en dat ligt misschien weer net iets anders als de wachtwoorden en documentatie van alle fysieke apparatuur op locatie die door de klant is aangeschaft?

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Als jouw klant de eigenaar is moeten ze dat gewoon overdragen - ze zijn alleen maar beheerder geweest en hebben geen recht om dat achter te houden, lijkt me.

[m3ph]

Lijkt mij ook niet, maar ik meen me iets te herinneren dat bedrijven wettelijk gezien verplicht zijn om alle documentatie (wat voor bedrijf nu ook) over een persoon over te dragen op het moment dat een persoon hier om vraagt. Ik vraag me nu af of hier wettelijk ook iets voor is, zakelijk gezien.

 

Best vervelend als de oude beheerder over 100% documentatie beschikt maar slechts 10% overdraagt zodat de nieuwe leverancier het wiel opnieuw moet uitvinden bijv. Zou fijn zijn als wetgeving hierin ondersteund.

[Norbert Bakker]

Ik lees in dit topic tot nu toe alleen maar "verplicht", "verplicht", "wet", "recht" en "wetgeving".

Hoop dwang- en spierballentaal...

 

Heb jij of de klant het gewoon al eens vriendelijk gevraagd aan de oude leverancier?

 

En... gewetensvraag.... wat zou jij doen als de nieuwe ICT leverancier van jouw oud-klant die vraag aan jou zou stellen?

 

 

[John B]

Lijkt mij ook niet, maar ik meen me iets te herinneren dat bedrijven wettelijk gezien verplicht zijn om alle documentatie (wat voor bedrijf nu ook) over een persoon over te dragen op het moment dat een persoon hier om vraagt.

Ik vermoed dat die herinnering gaat over de wetgeving dat een organisatie verplicht is inzage te geven in de (persoons)gegevens die zij van iemand in hun systemen hebben vastgelegd, maar dat is iets anders dan wat hier speelt.

 

@Norbert: volgens mij gaat het hier alleen nog om een eventuele mogelijkheid en niet om een actuele situatie ...

[m3ph]

Zoals ik al zei in het begin;

 

"Ik heb het gelukkig nog niet mee gemaakt dat het een probleem was"

 

Ik sta echter nu op het punt een klant in beheer te nemen en ik weet dat de oude leverancier potentieel moeilijk zou kunnen gaan doen wegens een dispuut met de klant... Is voor mij een eerste keer dus ik vraag me enkel en alleen af in hoeverre een leverancier documentatie verplicht moet overhandigen en niet mag weigeren. Ik probeer mezelf van kennis te voorzien mocht er ooit een discussie ontstaan op dit vlak, daar mag dit forum toch wel voor gebruikt worden? :)

 

 

[m3ph]

Lijkt mij ook niet, maar ik meen me iets te herinneren dat bedrijven wettelijk gezien verplicht zijn om alle documentatie (wat voor bedrijf nu ook) over een persoon over te dragen op het moment dat een persoon hier om vraagt.

Ik vermoed dat die herinnering gaat over de wetgeving dat een organisatie verplicht is inzage te geven in de (persoons)gegevens die zij van iemand in hun systemen hebben vastgelegd, maar dat is iets anders dan wat hier speelt.

 

Ah ja inderdaad, dat was het... Hmm, zal wel een gevalletje juridisch moeilijk verhaal worden dan als de oude partij lastig is..

 

 

[Norbert Bakker]

Ik sta echter nu op het punt een klant in beheer te nemen en ik weet dat de oude leverancier potentieel moeilijk zou kunnen gaan doen wegens een dispuut met de klant... Is voor mij een eerste keer dus ik vraag me enkel en alleen af in hoeverre een leverancier documentatie verplicht moet overhandigen en niet mag weigeren. Ik probeer mezelf van kennis te voorzien mocht er ooit een discussie ontstaan op dit vlak, daar mag dit forum toch wel voor gebruikt worden?

 

Uiteraard, en helder (ook dank John)

 

Maar het antwoord op de vraag of een leverancier daartoe wettelijk verplicht (te stellen) is, in principe nee. Vragen en eventueel een billijke kostenvergoeding overeenkomen lijkt mij daarom praktischer. (... en maakt je positie imho ook sterker in een eventueel geschil )

 

En desondanks ben ik nog steeds benieuwd naar jouw antwoord op de vraag wat jij zou doen bij zo'n verzoek ;)

 

 

[Maxn]

Met documentatie bedoel ik dan; alle wachtwoorden, installatie procedures, backup & (disaster) recovery procedures, netwerk tekeningen, licentie informatie etc.

 

Dat je een wachtwoordenlijst wilt hebben kan ik begrijpen (maar zou ook daar niet op rekenen, als er nog openstaande posten bij de oude dienstverlener zijn).

 

Zaken als procedures zijn echter maar zelden specifiek voor een bepaalde klant geschreven, maar eerder de interne procedures van het ICT bedrijf voor het inrichten van bijvoorbeeld een webserver.

Kan me voorstellen dat -ook als er geen geschil speelt- de dienstverlener deze liever niet naar een concullega stuurt.

 

[m3ph]

Ik sta echter nu op het punt een klant in beheer te nemen en ik weet dat de oude leverancier potentieel moeilijk zou kunnen gaan doen wegens een dispuut met de klant... Is voor mij een eerste keer dus ik vraag me enkel en alleen af in hoeverre een leverancier documentatie verplicht moet overhandigen en niet mag weigeren. Ik probeer mezelf van kennis te voorzien mocht er ooit een discussie ontstaan op dit vlak, daar mag dit forum toch wel voor gebruikt worden?

 

Uiteraard, en helder (ook dank John)

 

Maar het antwoord op de vraag of een leverancier daartoe wettelijk verplicht (te stellen) is, in principe nee. Vragen en eventueel een billijke kostenvergoeding overeenkomen lijkt mij daarom praktischer. (... en maakt je positie imho ook sterker in een eventueel geschil )

 

En desondanks ben ik nog steeds benieuwd naar jouw antwoord op de vraag wat jij zou doen bij zo'n verzoek ;)

 

 

 

Bedankt ;)

 

Wij maken gelukkig weinig mee dat klanten weg gaan gelukkig, maar als het gebeurd geven we volledige medewerking tijdens de overdracht en kunnen ze ook na de overdracht bij ons altijd terecht voor vragen. Het wereldje is maar klein, de klant heeft vast ook een goede reden om over te stappen, en verder weet je nooit of de klant ooit nog eens terug wil komen. Als je van begin tot het einde en ook daarna goed in je dienstverlening bent dan komen de klanten vanzelf, en blijven ze ook.

 

 

[StevenK]

Ik heb het gelukkig nog niet mee gemaakt dat het een probleem was, maar in hoeverre is de oude leverancier verplicht om alle technische documentatie en installatie procedures, licentie informatie etc. van de betreffende klant te overhandigen? Is hier een wet voor?

Nee.

[Branko Collin]

Niet alleen is de oorspronkelijke leverancier niet verplicht wachtwoorden, handleidingen en dergelijke aan jou over te dragen, ze zijn zelfs niet verplicht (tenzij er iets is afgesproken) deze zaken aan de klant over te dragen. En zelfs al zijn ze dat laatste wel verplicht, dan wil dat nog niet zeggen dat de klant deze zaken aan jou mag overdragen.

 

Wat te doen? Er is inderdaad niet zoveel te doen. Zoals Norbert zegt, ga eens met de oude leverancier praten. Het hoeft niet zo te zijn dat als zij een conflict met de klant hebben, dat zij dan automatisch ook ongunstig tegenover jou staan.

 

Zorg ook dat je goede afspraken met de klant hebt. Je wil niet dat de oude leverancier jou aanklaagt wegens auteursrechtinbreuk, dus zorg ervoor dat de klant jou niet in een situatie kan manoeuvreren waarin inbreuk maken de enige uitweg lijkt.

 

Voor je eigen klanten kun je zorgen wegnemen door bij grote projecten een escrowregeling aan te bieden. Je stopt dat source code, handleidingen, wachtwoorden en dergelijke in een escrowdepot dat door een onafhankelijke derde (de escrowagent) wordt beheerd. Als jij failliet gaat of om de een of andere reden nog weigert aan je software te werken, kunnen je klanten die gegevens uit het depot halen.

 

Ik ben geen advocaat: is het onthouden van enige medewerking door de oude leverancier mogelijk een onrechtmatige handeling die de klant de mogelijkheid biedt schade te verhalen op de oude leverancier?

 

Bij wachtwoorden wil ik het volgende nog opmerken. Vaak geven deze toegang tot een dienst of tot een verzameling persoonsgegevens. Door deze door te geven kan de oude leverancier in overtreding raken van respectievelijk de algemene voorwaarden van de dienst of van de privacywetgeving van Nederland. Het is dus niet zo dat de leverancier geen belang heeft bij het achterhouden van wachtwoorden. Bij diensten zit ik dan met name te denken aan diensten die de leverancier onder zijn eigen naam aanvraagt in plaats van die van de klant.

[StevenK]

Niet alleen is de oorspronkelijke leverancier niet verplicht wachtwoorden, handleidingen en dergelijke aan jou over te dragen, ze zijn zelfs niet verplicht (tenzij er iets is afgesproken) deze zaken aan de klant over te dragen.

Dat er geen wet is die zegt 'geef wachtwoorden af', wil niet zeggen dat die verplichting er niet is of opgelegd kan worden. Als een overstappende klant tegen dit soort problemen aanloopt, zal een rechter in kort geding al snel afgifte van bijvoorbeeld wachtwoorden bevelen.

[Branko Collin]

Wat dat betreft is deze recente uitspraak wellicht interessant.

 

Hierbij wordt opgemerkt dat de voorzieningenrechter de code beschouwt als een zaak als genoemd in artikel 3:290 juncto 3:2 BW, nu de code in deze gelijk te stellen aan een fysieke sleutel.