Vestigingsadres winkel in VIES is privé-adres (GDPR/AVG)

[bbk]

Goedemiddag allemaal,

Via de belastingdienst site kwam ik op dit forum. Ik heb het forum proberen af te speuren over de vraag die ik heb maar ik kan het helaas niet vinden. Staat deze al wel ergens dan bijdeze mijn excuses. Ik weet ook niet zeker of ik de vraag in de goede rubriek plaats maar dat hoor ik dan graag.

 

Mijn "probleem" is het volgende:

Ik ben al een aantal maanden telefonisch aan het steggelen met de belastingdienst en denk er nu over na om een afspraak te maken maar dan wil ik wel wat meer zekerheid hebben en wat meer informatie hebben.

 

Maar ik zal eerst wat informatie geven.

Ik heb sinds 1997 eenmanszaak (winkel) die gevestigd is in Zoetermeer, deze staat uiteraard ingeschreven bij de kvk op het vestigingsadres in Zoetermeer, ook heb ik een kleine webshop aan mijn winkel gekoppeld. Ik woon in Rijswijk.

 

Wat is er nu voorgevallen... Een aantal maanden geleden ontving ik een retour zending van een klant via de webshop op mijn prive adres in rijswijk! Ik schrok hier behoorlijk van, hoe kan dit? Dit was alleen maar een retourzending maar het had ook minder vriendelijk kunnen zijn...

Na wat zoeken in google kwam ik een site tegen die mijn prive adres bij mijn btw nummer openbaar had gezet, ik weet helaas de naam niet meer, ik heb dit bedrijf aangeschreven en zij hebben dit netjes en heel snel verwijderd. Maar aangezien ik dacht hoe komen zij aan die informatie ben ik verder gaan zoeken en kwam bij de site VIES (Systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie), daar mijn BTWnr ingevoerd en tot mijn verbazing komt daar ook mijn prive adres te voorschijn en niet mijn zakelijke adres in Zoetermeer. Wat gaan zoeken en graven op internet en ik las verschillende berichten dat als je een zakelijk adres hebt dit adres getoond zou moeten worden. (maar dit waren allemaal topics van zzp'ers zie aan huis werken en dus een zakelijk adres moesten gaan aanmaken, op wat voor manier dan ook, omdat je dan van dat probleem af zou zijn) Dat je bij de Kvk aan kan geven dat je je prive adres niet openbaar wil hebben. (zoiets dergelijks)

 

Hierna de kvk gebeld en deze heeft mij verzekerd dat mijn prive adres niet openbaar staat. Hierna heb ik contact opgenomen met de belastingdienst, deze gaven aan dat het dus verkeerd staat bij de kvk, wederom de kvk gebeld, maar verzekerde mij dat mijn zakelijk adres zichtbaar is en niet mijn prive en dat ik bij de belastingdienst moet zijn... dus weer een aantal keren de Belastingdienst gebeld en ze veranderen ook wel iets maar steeds niet het goede. Mijn vestigingsadres is mijn post adres geworden (met persoonlijke naam), weer gebeld mijn persoonlijke naam werd met vestigingsnaam zonder p/a voor mijn vestigingsadres. Ik dacht Yes eindelijk goed maar na tijd stond mijn prive adres nog steeds in de VIES, weer contact opgenomen, verhaal uitgelegd... ze verzekerde mij dat ze het begreep en dat het nu goed zou komen... Helaas weer niet, weer mijn prive naam en p/a vestigings adres.

 

Mijn prive adres zou toch niet zichtbaar moeten zijn in de VIES aangezien ik daadwerkelijk een vestigingsadres in Zoetermeer heb, ik vind het niet echt een veilig gevoel dat een vaag figuur ineens bij mijn huis zou kunnen staan terwijl ze iedere dag in de winkel kunnen komen. En daarbij komt dat ze dus daadwerkelijk al mijn gegevens van mijn BSN nummer hebben, juiste adres juiste naam etc.

 

Ik hoop dat jullie mij kunnen vertellen of de gegevens die de belastingdienst laat zien ook echt wel mag en of dit juist is. Dus of het " normaal " is dat je prive adres te voorschijn komt ipv je vestigingsadres, waar daadwerkelijk de winkel gevestigd is. Mocht het prive adres juist zijn dan valt me dat wel tegen maar dan weet ik dat ik het moet laten rusten. Het blijft nu toch maar spoken.

 

Als er nog iets onduidelijk is of als er meer informatie nodig is dan hoor ik het graag

Alvast heel erg bedankt voor jullie reacties!

 

[verandering: link naar VIES toegevoegd]

 

[Highio]

Beste bbk,

 

allereerst welkom op ondernemersforum Higherlevel.

 

Heb je al eens telefonisch contact opgenomen met de Autoriteit Persoonsgevens:

 

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/telefonisch-contact

 

Er zijn verder heel veel webshophouders die vanaf hun privéadres ondernemen en weinig van hun klanten te vrezen hebben.

 

Groet,

 

Highio

 

[bbk]

Dank je wel voor je reactie! Ik zal deze site eens bezoeken. Ik vind het alleen vreemd omdat ik daadwerkelijk in Zoetermeer gevestigd ben sinds 1997 en wanneer je dus de btw gegevens opzoekt er een heel ander adres tevoorschijn komt dan dat de winkel daadwerkelijk is. Het komt een beetje tegenstrijdig over vind ik en het komt ook verwarrend over... want is adres dat de winkel aangeeft wel waar? Die winkel zegt gevestigd te zijn in Zoetermeer? Maar met een Btw-nr check komt er tevoorschijn dat ze in Rijswijk gevestigd zijn.

 

Ik heb na dat ene pakketje ook niets meer op mijn prive adres gekregen, dit was waarschijnlijk ook een "slimmerik" om het hier naartoe te sturen, waarom deze persoon düberhaupt het btw nummer heeft opgezocht en dat gedaan heeft is mij een raadsel. en daar ga ik verder ook niet over nadenken. Ik heb hier ook verder niet op gereageerd en netjes alle verplichtingen voldaan. Mijn btw-nummer wat openbaar te vinden was heb ik wel van mijn website verwijderd na dit incident maar het btw nummer wordt wel in alle e-mail, wat betreft een aankoop, genoemd.

[bbk]

Eigenlijk is mijn vraag dus in het kort: Welk adres hoort er te voorschijn te komen als je een BTW nummer check uitvoert als je daadwerkelijk een vestigingsadres (waar je je werk uitvoert) hebt. Hoort je vestigingsadres of je prive adres te voorschijn te komen?

[Rik ·]

In VIES zou het vestigingsadres behoren te staan lijkt mij.

 

Als ik op mijn KvK uittreksel kijk staat er ook netjes bij "Vestiging" mijn bezoekadres en postadres (postbus). Bij "Eigenaar" staat mijn privé adres. Als dat bij jou ook zo is dan lijkt het mij bij de belastingdienst fout te zijn gegaan. Ze geven dat eigenlijk ook wel toe want ze willen (en kunnen) het dus wel wijzigen.

 

In VIES staat voor mij dan het bezoekadres dat op mijn KvK uittreksel staat voor mijn vestiging.

 

[NDO.]

Is mij ook eerder opgevallen (kreeg van een EU klant de melding dat mijn BTW-nummer niet met mijn adres klopte). Heb er destijds naar lopen zoeken maar volgens mij is het zo dat bij eenmanszaken het vestigingsadres van de eigenaar getoond wordt en niet het bedrijfsadres. (Is in ieder geval bij mij zo.)

[bbk]

@rik99 en NDO bij mij staat op mijn kvk uittreksel exact hetzelfde als bij jou. Misschien dat het met de verhuizing van mijn winkel in 2015, wat overigens in het zelfde winkelcentrum plaats vond, misschien is gebeurd. Maar ik heb daar eerlijk gezegd nooit op gelet hoe de winkel geregistreerd staat bij de VIES. Ik ben hier verleden jaar pas achter gekomen door deze klant. Anders had ik het waarschijnlijk nog niet geweten. Ik heb nl ook geen nieuwe leveranciers in binnen of buitenland sinds 2015 die evt een check zouden kunnen doen. Het komt op mij gewoon raar over dat mijn winkel vestigings adres niet gelijk is aan mijn btwnr adres.

Ik snap dat ik als eenmanszaak hoofdelijk aansprakelijk ben en dus bepaalde bedrijven en instanties recht hebben om te weten waar ik persoonlijk te vinden ben in geval dat ze mij moeten vinden.

 

Het veranderen van het adres weet ik dus niet zeker of het wel of niet kan, want bij de belastingdienst gaat het telefonisch dus niet echt goed. De personen die ik aan de telefoon heb gehad wisten niet eens wat VIES was. (ik wijd hier maar niet over uit hoe ik het geprobeerd heb uit te leggen :-)) En werd er dus alleen maar de naam veranderd of de winkel werd het post adres.

 

Omdat ik nu eindelijk een paar daagjes vakantie heb probeer ik een antwoord te vinden op deze, in mijn ogen, vreemde zaak.

De belastingdienst ben ik wederom aan het (proberen) bellen, ik schrijf proberen omdat de verbinding vanwege de drukte gewoon verbroken wordt.

 

NDO Ik zie veel berichten van zzp'ers die een bedrijf aan huis hebben en waar wordt geadviseerd om een alternatief adres te verkrijgen zodat je prive gegevens niet zichtbaar zijn, over eenmanszaken met een apart vestigingsadres kan ik helaas weinig vinden. Maar naar aanleiding van deze berichten lijkt het mij niet meer dan normaal dat het vestigings adres te voorschijn zou moeten komen, net zoals Rik99 zegt.

 

In ieder geval al heel erg blij met de reacties die er zijn... Maar graag ontvang ik nog meer input, misschien van iemand die het meegemaakt heeft of iemand die weet wat wettelijk zou moeten?

[Cosara]

Eigenlijk is mijn vraag dus in het kort: Welk adres hoort er te voorschijn te komen als je een BTW nummer check uitvoert als je daadwerkelijk een vestigingsadres (waar je je werk uitvoert) hebt. Hoort je vestigingsadres of je prive adres te voorschijn te komen?

Het vestigingsadres!

 

Zelf gebruik ik een postadres waar alle correspondentie naar toe gaat, zo ook de post van de Kamer van Koophandel en van de Belastingdienst, maar dat heeft geen gevolgen voor de VIES-registratie. Die staat, zoals het hoort, op het vestigingsadres.

 

De samenwerking tussen KvK en Belastingdienst is er een van 'op hoop van zegen', dus stop geen energie in de vraag 'wie is er in de fout gegaan'.

 

Doorgaans is de beller sneller, maar inzake de Belastingdienst zou ik het verzoek tot adreswisseling uitsluitend per brief doen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

Ik heb ook een eenmanszaak en in VIES staat dus gewoon mijn kantoor/vestigingsadres (bezoekadres). Dat is ook het adres wat daar moet staan want dat is ook het adres wat jij op je briefpapier hebt staan en wat de klanten vergelijken wanneer ze de registratie controleren.

 

Ik denk dat de belastingdienst dit gewoon moet kunnen regelen. Maar je moet wel de juiste persoon treffen die daar iets vanaf weet (iemand die niet weet wat VIES is lijkt mij niet de juiste persoon). Het kan ook aan de verschillende systemen of termen liggen waarmee gecommuniceerd wordt.

 

De belastingdienst negeert overigens ook mijn handelsnaam en vestigingsgegevens zoals postadres en gebruikt de "Eigenaar" gegevens (privé-adres) voor het versturen van OB-gegevens e.d. Maar in VIES staat dus wel de juiste handelsnaam en adres (bezoekadres van de vestiging).

 

Volgens mij wordt in VIES de handelsnaam en het adres opgenomen wat aan je BTW-nummer gekoppeld is.

 

Zie ook https://www.higherlevel.nl/forum/financiering-juridische-en-fiscale-zaken/kvk-uwv-en-overige-juridische-zaken/vies-btw-database-bevat-foutieve-gegevens-478700

 

Je kunt in ieder geval aangeven dat de controle die de belastingdienst zelf voorschrijft dus mis gaat bij jouw (buitenlandse) klanten. (Ze hoeven niet te weten dat je die niet hebt)

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/btw_nummers_controleren/

 

[Cosara]

Volgens mij wordt in VIES de handelsnaam en het adres opgenomen wat aan je BTW-nummer gekoppeld is.

Bij eenmanszaken wordt het BTW-nummer gekoppeld aan een natuurlijk persoon - de eigenaar van de eenmanszaak - en niet aan de bedrijfsnaam.

 

Wanneer een klant via VIES het BTW-nummer wil controleren, dan komt deze tot de ontdekking dat de (bedrijfs)naam op het briefpapier niet correspondeert met de naam in de VIES-informatie.

 

Als ik met buitenlandse bedrijven zaken doe, dan schrijf ik er altijd bij dat, volgens de Nederlandse wetgeving, het BTW-nummer is gekoppeld aan de eigenaar van de eenmanszaak en niet aan de bedrijfsnaam. Deze toelichting voorkomt een hoop verwarring en wordt altijd in dank afgenomen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

Volgens mij wordt in VIES de handelsnaam en het adres opgenomen wat aan je BTW-nummer gekoppeld is.

Bij eenmanszaken wordt het BTW-nummer gekoppeld aan een natuurlijk persoon - de eigenaar van de eenmanszaak - en niet aan de bedrijfsnaam.

 

Wanneer een klant via VIES het BTW-nummer wil controleren, dan komt deze tot de ontdekking dat de (bedrijfs)naam op het briefpapier niet correspondeert met de naam in de VIES-informatie.

 

Grappig. Dat is bij mij dus niet het geval. Ik heb een eenmanszaak en in VIES staat bij mijn BTW nummer mijn handelsnaam en vestigingsadres van de vestiging. Geen van beide is naar mij privé te leiden.

 

[Highio]

Ik zal deze site eens bezoeken.

En dan zou ik vooral bellen met een uitgeschreven verhaal...

 

...daarbij zou je de klant toch nog eens kunnen vragen hoe hij of zij bij dit retouradres is gekomen, want misschien zie je iets in eigen documenten of internetpagina's over het hoofd. Incidenteel verzendlabel met privégegevens als afzender?

 

Groet,

 

Highio

 

[bbk]

Cosara na jouw bericht en het bericht van Rik99 hebben we toch, tegen beter weten in, wederom de belastingdienst gebeld, hier werden we na het noemen van Vies, in de wacht gezet en toen de dame weer terug was, werden niet wijzer van het antw. Daarna maar weer eens de KvK gebeld of zij advies hebben wat betreft deze vraag, alles staat goed in het systeem en is goed doorgegeven aan de belastingdienst. Deze heer gaf aan dat ze deze vraag eerder hebben gehad, dat zij het ook vreemd vinden dat ondanks dat je een eenmanszaak bent en je daadwerkelijk een ander vestigingsadres hebt dan je woonadres dit zo te voorschijn komt, bij een vof ed staat ook altijd de woonadres van de eigenaar vermeld maar wordt dit niet genoemd in de VIES. Zijn advies was om de belastingdienst aan te schrijven met dit verhaal omdat de belastingdienst verplicht is om te antw met een goede uitleg. Dit hebben we dan ook gedaan en deze brief gaat morgen nog op de post. Dus ik wacht het antw op deze brief even af, mocht dit antw "teleurstellend" zijn dan volg ik jouw advies op Highio en bel ik ze op, maar dan heb ik in ieder geval zwart op wit wat het antw van de belastingdienst is.

 

Highio, Mijn prive gegevens zijn voor 100% zeker op geen enkele manier te vinden op de website, in google of op verzendlabels, zelfs bij alle bestellingen die ik doe gebruik ik altijd mijn winkel adres. Mijn Prive adres is niet zichtbaar zelfs niet in het telefoonboek.. Als persoon en dan niet eens met achternaam, als je heel diep zoekt, ben ik op 1 site vinden als eigenaresse van de winkel maar met het adres van de winkel. De enige keer dat mijn prive gegevens open en bloot in google hebben gestaan was via die andere website die btw nummers vrijgaf, dat bedrijf zat ergens in het buitenland. Ik zocht toen heel simpel op mijn winkelnaam en toen kwam deze tevoorschijn, maar na aanschrijven was deze ook binnen een paar uur verwijderd en werd het dus een " blanco pagina" in google. Zeer netjes dus. Mijn woon adres gegevens komen echt alleen maar tevoorschijn als iemand op mijn BTW nummer zoekt en dan (gelukkig maar) alleen in Vies.

 

Wederom bedankt voor alle reacties!

 

[CLabs]

Was sowieso al van plan iets te vragen, maar zag dit voorbij komen in de zoekresulten en dacht: mooie inhaker eigenlijk.

 

Als je als eenmanszaak ingeschreven bent dan wordt je hier al gedwongen om je BSN te openbaren, met alle risico's van dien. Zou toch fijn zijn als ze dat eens oplossen.

Maar inderdaad, tot overmaat van ramp wordt ook nog eens je adres gepubliceerd.

 

Nu vroeg ik me eigenlijk af hoe dat tegenwoordig juridisch zit.

Een BSN is zeer duidelijk een persoonsgegeven, waarom mag je nog altijd gedwongen worden om die te openbaren?

 

Ten tweede, waarom wordt je adres eigenlijk gepubliceerd? Enkel de bedrijfsnaam (+ evt land) zou moeten volstaan lijkt me. En mag dat publiceren eigenlijk wel met het oog op de GDPR/AVG? Is daar een uitzondering voor? Ik kan me ook niet herinneren toestemming te hebben gegeven om mijn adres in een publieke database te dumpen :P Dat het van BV's enzo mag snap ik, maar als Zelfstandigen (waarbij je eigenlijk wettelijk gezien sowieso een soort positie in neemt van een "half bedrijf, half burger") lijkt het me toch dat privacy ook om de hoek komt kijken :)

 

Was benieuwd waarom ze dat eigenlijk zomaar mogen publiceren. En óf dat eigenlijk wel mag met deze wetgeving.

 

Mod edit: aanvulling + inhaken > topics samengevoegd en titel aangepast

 

[Ron van der Kolk]

Een BSN is zeer duidelijk een persoonsgegeven, waarom mag je nog altijd gedwongen worden om die te openbaren?

Omdat dit nu eenmaal in je BTW nummer zit en je volgens een andere wet dat BTW nummer bekend moet maken.

 

Ten tweede, waarom wordt je adres eigenlijk gepubliceerd? Enkel de bedrijfsnaam (+ evt land) zou moeten volstaan lijkt me. En mag dat publiceren eigenlijk wel met het oog op de GDPR/AVG?

Volgens weer een andere wet is het Handelsregister een openbaar register, omdat het van belang is voor de rechtszekerheid dat bedrijfsgegevens kunnen worden gecontroleerd en de belanghebbenden een plaats moet hebben om hun recht te halen.

 

[pe7er]

Omdat dit nu eenmaal in je BTW nummer zit en je volgens een andere wet dat BTW nummer bekend moet maken.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de belastingdienst er op aangesproken dat ze het BSN nummer niet als basis voor BTW nummers voor ZZP-ers mag gebruiken: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/belastingdienst-verwerkt-burgerservicenummers-strijd-met-de-wet

 

[Ron van der Kolk]

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de belastingdienst er op aangesproken

Klopt, en de staatssecretaris heeft al aangegeven dat de Belastingdienst de door de AP gestelde deadline niet gaat halen, omdat het erg ingewikkeld zou zijn. Wel heeft hij het instellen van een commissie van deskundigen toegezegd, die onderzoek gaat doen en voor het einde van dit jaar uitsluitsel zou moeten geven over de te zetten vervolgstappen. (Bron).

 

Kortom, het zal nog wel even gaan duren.