Geldige factuur voor belastingdienst en verzekeraar?

[lindazzp]

Ik ben nu bijna een jaar ZZP'er en in die hoedanigheid doe ik consulten vanuit een eigen werkruimte of op locatie bij mensen thuis of hun werkplek.

Voor mensen die meerdere consulten nodig hebben bied ik de mogelijkheid om een korting-pakket af te nemen. Dit is een 'tegoed' voor vijf consulten. De cliënten betalen dit vooraf en krijgen daarvoor 10% korting.

 

Een korting-pakket boek ik dus op een enkele factuur, want de cliënt betaalt het volledige bedrag in één keer. Nu is er echter een cliënt die de consulten wil laten vergoeden door zijn verzekeraar en die accepteert deze facturen niet.

 

Om in aanmerking voor een vergoeding te komen, mag het géén verzamelfactuur zijn. De consulten moeten dus apart worden gefactureerd voor deze verzekeraar.

 

Hoe moet ik dit oplossen in mijn boekhouding?
Strikt genomen is er maar sprake van één verkoop-factuur toch? (de cliënt koopt een 'product' i.p.v. dat hij voor de diensten betaald.)

Hoe kan ik een voor de verzekeraar acceptabele factuur maken zonder dat ik in de knoei kom met de belastingdienst?

[Rik ·]

De verzamelfactuur crediteren en de andere facturen gewoon individueel maken?

 

Overigens zou ik in dat geval de korting laten vervallen.

[Herr Julio]

Technisch gezien is de eerste verkoop geen omzet maar vooruitbetaalde omzet. Deze omzet moet je per behandeling nog boeken. In dit geval zou ik ook netjes iedere behandeling een factuur sturen/maken. Wel wat meer werk en niet vooruit betaald. 

[lindazzp]

Hartelijk dank voor jullie reacties!

Voor de administratie moet ik mijn korting-pakket / tegoed dus eigenlijk zien als een vorm van cadeaubonnen? Kortlopende leningen waar de tegenprestatie pas op een later moment geleverd wordt. Een obligo-boeking zoals hier beschreven:

https://www.jortt.nl/boekhouden/hoe-boek-ik/hoe-boek-ik-cadeaubonnen-in-mijn-boekhouding/

Dan is het moment wanneer het tegoed verzilverd wordt de datum dat ik de officiële factuur voor de klant moet opmaken en boeken. Heb ik het zo goed begrepen?

 

Ik heb net ook ontdekt dat er sinds 2019 nieuwe europese regelgeving is omtrent vouchers:

https://hilger-administratie.nl/nieuwe-btw-regeling-vouchers/

 

Ik zit nu met mijn handen in mijn blonde haren met de volgende vragen:

1. Wat krijgt de cliënt als hij het tegoed koopt? (geen officiële factuur maar toch wel een andere vorm van bewijs dat hij heeft betaald?)
2. Hoe moet ik nu de initiële aankoop boeken en later weer met de BTW verrekenen? (betaling wordt per consult geboekt wanneer, maar de BTW moet blijkbaar weer wel in één keer?)

[Bert.]

Vijf facturen tegelijk sturen? Vooruitbetaling lijkt me geen probleem toch?

[lindazzp]

Ik kan toch niet vijf facturen tegelijk sturen? Consulten die nog niet plaats hebben gevonden en in de toekomst liggen kan ik geen correcte factuur voor maken toch? (datum is dan nog onbekend)

[Bert.]

Je stuurt nu toch ook 1 factuur voor toekomstige consulten? 

[Rik ·]

4 minuten geleden, Bert. zei:

Je stuurt nu toch ook 1 factuur voor toekomstige consulten? 

En daar gaat de verzekeraar dus niet mee akkoord.

 

Je zou een kwitantie kunnen maken voor de vooruitbetaling en de facturen meegeven bij de behandeling. Ik denk alleen dat de verzekeraar de klant dan pas betaald als die devechte factuur krijgt. Dus het is dan de vraag of de klant wel vooruit wil betalen.

[Roel J]

Ik zou bij klanten meteen uitvragen of ze gaan declareren bij de verzekering of zelf betalen. Dan kun je rekening houden met facturatie methode.

 

Het staat jou volledig vrij te factureren zoals je nu doet voor klanten die zelf betalen. 

Je moet hooguit op einde jaar een post "nog af te nemen consulten" zodat je die omzet in het jaar neemt dat het consult plaats vind.

 

Voor verzekeringsklanten spreek je dam af dat je de consulten gespecificeerd factureert. Dat kan per stuk maar ook per.maand met datums van consulten.

Verzekeraars willen geen facturen voor nog af te nemen consulten omdat ze dan te weinig zicht hebben op wat precies is afgenomen en wat nog moet. 

Dat heeft vaak ook te.maken met max kosten per jaar of eigen bijdrage e.d.

 

 

 

[Rik ·]

Uiteraard factureer je dan voor verzekeringsklanten zonder korting (want je hebt er ook meer werk aan).

 

[prinsrachid]

Op zich hoeft dit toch allemaal niet zo moeilijk? Je factureert nu vooruit. Niets mis mee. Eigenlijk net zoals een ouderwetse strippenkaart.

 

Nu wil de verzekeraar voor een specifiek consult een aparte factuur. Je kunt deze maken door eerst een creditfactuur te maken ter hoogte van dat ene consult en tegelijkertijd een factuur voor dat ene consult waarop je bijvoorbeeld ook meteen de datum van het consult zet.

 

Wat je overigens nog zou kunnen doen in de toekomst is simpelweg om een voorschot vragen. De klant maakt dan alleen het bedrag over en jij zet dat bedrag apart. Op het moment dat er een consult plaats vindt factureer je dat consult en schrijf je een navenant deel af van het vooruit betaalde bedrag. Je kunt dan op de factuur zetten dat die al betaald is met het vooruit betaalde bedrag (en eventueel wat het resterende bedrag is).

 

De korting kunnen ze volgens mij gewoon houden, ook als je separaat factureert. Ze krijgen de korting immers voor het vooruit betalen, niet voor het feit dat jij vooruit factureert. Dus als zij 5 consulten vooruit betalen en jij gewoon factureert op het moment dat het consult is geweest, dan is een vooruitbetalingskorting nog steeds op z'n plaats. Je moet dan overigens wel de waarde van 5 consulten op de balans zetten en de vooruitbetalingskorting meteen als kosten boeken.

[shoptillyoudrop]

Ik zou het als volgt doen en dat ook duidelijk communiceren richting de afnemer (van het consult dus). Dan voldoe je ook aan alle wettelijke factuureisen:

 

Bij vooruitbetaling maak je een factuur. Dan is de verschuldigde BTW verantwoord, de belastingdienst blij en alles tot op dat moment koek-en-ei dus. Op de factuur moet dan staan “factuur reeds betaald d.d. XX-YY-ZZZ” of zoiets. Want die is dan al betaald.
Mocht je eerst een factuur sturen vóór de (op dat moment beoogde) vooruitbetaling, dan zet je in plaats daarvan de betalingstermijn op de factuur (die dan dus op dat moment nog niet betaald is).

Overigens is accounting-technisch de vooruitbetaling (nog) geen omzet, maar een balanspost in je eigen bedrijfsadministratie.  

Je moet duidelijk maken (vooraf!) dat deze factuur niet gebruikt kan worden voor de zorgverzekeraar lijkt mij. Maar dat men ná het consult een factuur krijgt die daar wél voor geschikt is. Afnemer dus ook blijk (hoop je!) en alles nog steeds koek-en-ei.

 

Vervolgens komt het: het consult.

Moet je wéér een factuur maken (zodat de zorgverzekeraar niet gaat mekkeren en de afnemer dus ook nog steeds blij is) met daarop zoiets als “factuur reeds voldaan of is/wordt verrekend”.

Tegelijkertijd moet je dan ook een creditnota maken voor deze laatste factuur (anders ben je wéér BTW verschuldigd!) en daarop zoiets als “creditnota wordt verrekend met factuur AAAA”. Iedereen nog steeds blij en alles dus koek-en-ei tot aan het eind.

Op dat moment is dat gedeelte van de vooruitbetaling (accounting-technisch) wél omzet (verhoogt je winst dus) in je eigen bedrijfsadministratie.

 

Wel een tikkeltje omslachtig, dat wel, maar jij wil graag (begrijp ik uit het verhaal) de optie van vooruitbetaling kunnen aanbieden.

 

Succes!