Factuurnummering per opdrachtgever?

[bcxxxx]

Ik ben al even opzoek gegaan maar ik heb nergens concrete antwoorden kunnen vinden over wat er wel en niet is toegestaan met betrekking tot de factuur nummeringen.
Ik ben net begonnen als zzp'er en op dit moment werkzaam binnen twee praktijken, dus twee verschillende opdrachtgevers. Ik heb twee vragen;

- Kan ik per opdrachtgever een andere factuurnummer maken dus bij AB-2021-xx voor opdrachtgever AB  en CD-2021-xx voor opdrachtgever CD? 
- Na de jaarwisseling, mag ik mijn factuur dan beginnen met AB-2022-xx. ondanks waar mijn vorige factuur op eindigde?

 

Iemand die mij hierin wegwijs kan maken? Alvast bedankt.

 

[Joost Rietveld]

Op 6-11-2021 om 19:03, bcxxxx zei:

Kan ik per opdrachtgever een andere factuurnummer maken dus bij AB-2021-xx voor opdrachtgever AB  en CD-2021-xx voor opdrachtgever CD? 

Uiteraard, zolang alles maar opvolgend is en logisch. 

 

Op 6-11-2021 om 19:03, bcxxxx zei:

Na de jaarwisseling, mag ik mijn factuur dan beginnen met AB-2022-xx. ondanks waar mijn vorige factuur op eindigde?

Ook dat mag.

 

Ik factureer jaartal-klantnummer-opvolgend nummer.

[bcxxxx]

Bedankt voor je duidelijke en snelle antwoord!

6 november 2021 aangepast door bcxxxx

[bcxxxx]

Op 6-11-2021 om 19:14, Joost Rietveld zei:

Uiteraard, zolang alles maar opvolgend is en logisch. 

 

Ook dat mag.

 

Ik factureer jaartal-klantnummer-opvolgend nummer.

Bedankt voor je duidelijke en snelle antwoord!

Dan heb ik nog een klein vraag mag ik dan na de jaarwisseling AB-2022-01 beginnen of moet het opvolgend nummer doorgaan van het jaar ervoor dus als ik AB-2021-12 eindig, moet het dan voor januari 2022: AB-2022-13 zijn of mag ik weer vanaf 01 beginnen met tellen?

[Rik ·]

Volgens mij mag 1 alleen als je xx ook over alle opdrachtgevers opvolgend maakt (je mag dus geen AB-2021-01 en CD-2021-01 hebben want op die manier zou je achteraf alle facturen van CD kunnen 'verduisteren'). 2 mag wel. Je mag dus wel AB-2021-01 en CD-2021-02 hebben. En dus ook AB-2021-56 en AB-2022-57 (nieuw jaar, doornummerend) en CD-2022-58. Je mag ook elk jaar op - 01 beginnen (omdat dit weer een nieuwe logische reeks is). Dus AB-2021-01, CD-2021-02, AB-2022-01 etc. 

 

Maar per opdrachtgever een eigen nummer is volgens mij niet de bedoeling.

[Cosara]

Op 6-11-2021 om 20:51, Rik · zei:

2 mag wel. Je mag dus wel AB-2021-01 en CD-2021-02 hebben. En dus ook AB-2021-56 en AB-2022-57 (nieuw jaar, doornummerend) en CD-2022-58.
Je mag ook elk jaar op - 01 beginnen (omdat dit weer een nieuwe logische reeks is). Dus AB-2021-01, CD-2021-02, AB-2022-01 etc. 

Voer voor discussie … maar optie twee - het ononderbroken doornummeren - is eigenlijk de enigste juiste methode.

Elk jaar opnieuw met 1 beginnen is eigenlijk ook niet de bedoeling, maar dat wordt wel heel vaak toegepast en geen belastinginspecteur die daar een halszaak  van zal maken.

 

Alle toeters en bellen rondom het factuurnummer  - als prefix of suffix - kan alleen voor de eigen administratie aanvullende informatie leveren.

[Rik ·]

Ik zou overigens ook niet elk jaar op 1 beginnen. Lijkt me wel veelzeggend naar de klanten toe als je op het einde van het jaar bij nummer CD-2021-05 bent 

 

Mijn voorkeur gaat er ook naar om het jaartal niet te vermelden maar gewoon door te nummeren zonder poespas (15632, 15633, 15634 etc.).

 

Wat zie je als voordeel om CD, AB en 2022 te vermelden in het factuurnummer? 

 

 

6 november 2021 aangepast door Rik ·

[bcxxxx]

Op 6-11-2021 om 21:37, Rik · zei:

Ik zou overigens ook niet elk jaar op 1 beginnen. Lijkt me wel veelzeggend naar de klanten toe als je op het einde van het jaar bij nummer CD-2021-05 bent 

 

Mijn voorkeur gaat er ook naar om het jaartal niet te vermelden maar gewoon door te nummeren zonder poespas (15632, 15633, 15634 etc.).

 

Wat zie je als voordeel om CD, AB en 2022 te vermelden in het factuurnummer? 

 

 

Om mijn opdrachtgevers en alle facturen te onderscheiden en mij lijkt het dan overzichtelijker voor mijn boekhouding. Ik werk als mondhygiënist bij verschillende opdrachtgevers ieder jaar. CD, AB is meer voor mij dan afkortingen van de praktijken en jaartallen spreken natuurlijk voor zich. Mijn reden om elk jaar op 1 te beginnen is meer om de overzichtelijkheid van de factuur te verkrijgen, dus als het ware de maand aan te geven (AB-2021-11 is dus november). Of maak ik alles moeilijk? 😂
 

Als ik het goed heb begrepen, mag ik dus wel verschillende klantnummers of in mijn geval letters per opdrachtgever, maar moeten de nummers doorlopen tussen beide opdrachtgevers. Ik dacht dat AB-2021-01 en CD-2021-01 dus wel mocht, omdat de letters verschillen vd factuurnummers. Maar dat is dus niet zo.

[zzpegel]

Natuurlijk mag dat!! Logisch is het toverwoord 

[prinsrachid]

Het eenduidig nummeren voor de inkomsten/vennootschapsbelasting is niet verplicht, al is het wel natuurlijk wel handig. Hoe je je facturen nummert is een kwestie van smaak, maar moet voor de omzetbelasting wel aan bepaalde eisen voldoen om btw te kunnen terugvragen (zie Artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968).

 

Met de methode van Joost is dus niets mis. Je mag meerdere reeeksen gebruiken, als die allemaal maar opvolgend genummerd zijn en de facturen "eenduidig" geïdentificeerd kunnen worden.

[bcxxxx]

Op 6-11-2021 om 22:07, prinsrachid zei:

Het eenduidig nummeren voor de inkomsten/vennootschapsbelasting is niet verplicht, al is het wel natuurlijk wel handig. Hoe je je facturen nummert is een kwestie van smaak, maar moet voor de omzetbelasting wel aan bepaalde eisen voldoen om btw te kunnen terugvragen (zie Artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968).

 

Met de methode van Joost is dus niets mis. Je mag meerdere reeeksen gebruiken, als die allemaal maar opvolgend genummerd zijn en de facturen "eenduidig" geïdentificeerd kunnen worden.

Dan zou AB-2021-01 en CD-2021-01 dus wel mogen?

[Rik ·]

Op 6-11-2021 om 22:03, bcxxxx zei:

dus als het ware de maand aan te geven (AB-2021-11 is dus november). Of maak ik alles moeilijk? 😂

Dat mag dus niet (tenzij je maar 1 klant hebt met 1 factuur per maand). 

 

Op 6-11-2021 om 22:03, bcxxxx zei:

Ik dacht dat AB-2021-01 en CD-2021-01 dus wel mocht, omdat de letters verschillen vd factuurnummers. Maar dat is dus niet zo.

Nee, dat mag dus niet. De 01 moet doornummeren. 

 

Bovenstaand inderdaad voor de omzetbelasting zoals prinsrachid aangeeft (maar ook gewoon goed boekhouderspraktijk). 

 

Maar als je je boekhouding een beetje goed bijhoudt is een CD/AB of jaarnummer echt niet nodig. Ik vindt dat alleen maar 'knullig' en amateuristisch. Maar goed, dat is mijn mening. 

 

 

[Cosara]

Op 6-11-2021 om 22:14, Rik · zei:

Maar als je je boekhouding een beetje goed bijhoudt is een CD/AB of jaarnummer echt niet nodig. Ik vindt dat alleen maar 'knullig' en amateuristisch. Maar goed, dat is mijn mening. 

Mee eens …  maar doornummeren is vooral ter voorkoming van frauduleuze handelingen, doordat  facturen aan het einde van een reeks makkelijk zijn weg te moffelen. Met meerdere reeksen is dat makkelijker dan met slechts één reeks. Vergelijkbaar is het kwitantieboekje, dat bestaat uit kwitanties met een doorlopende en aaneengesloten nummering.

 

Zoals gezegd … voer voor discussie … zoek maar eens op ‘factuurnummering’ op dit forum.

6 november 2021 aangepast door Cosara

[bcxxxx]

Dan nog mijn allerlaatste vraag: opdrachtgever A maakt zelf de factuur voor mij en hanteert 20210001 etc elke maand, mag ik dan voor opdrachtgever B bij het opstellen van mijn factuur, factuurnummer 202101 hanteren? 
 

ik heb begrepen dat het toegestaan is meerdere reeksen te hebben, als het maar logisch en overzichtelijk is. Voorwaarde is natuurlijk dat binnen een reeks de nummering aaneengesloten moet zijn. Dus dan zou in principe praktijk A zo doorgaan en ik met praktijk B mijn factuurnummer opstellen en doornummeren?

6 november 2021 aangepast door bcxxxx

[Rik ·]

Op 6-11-2021 om 23:15, bcxxxx zei:

opdrachtgever A maakt zelf de factuur voor mij

Zie de regels en aandachtspunten voor selfbilling. 

https://www.accountant.nl/magazines/accountant-oktober-2013/self-billing/#

 

Ook

 

 

[MGC1969]

Misschien een domme opmerking, maar je kunt toch ook een extra veld introduceren naast het factuur nummer. Dan zijn de nummer opvolgend voor de belastingdienst en kan je in een ander veld de extra info voor de klant zetten. 

[prinsrachid]

Op 6-11-2021 om 22:13, bcxxxx zei:

Dan zou AB-2021-01 en CD-2021-01 dus wel mogen?

 

Ja, dat mag in principe wel, maar de fiscus stelt daar voor zover ik weet tegenwoordig wel een voorwaarde aan. Als je meerdere reeksen gebruikt, dan moeten die geautomatiseerd worden aangemaakt en moet dat het gevolg zijn van het gebruiken van meerdere systemen die automatisch nummers aanmaken (bijvoorbeeld ordersysteem, loonsysteem, bestelsysteem, boekhoudsysteem, etc).

 

Als je facturen handmatig aanmaakt (ook als je die in Word, Excel of iets dergelijks aanmaakt), dan zul je wél moeten doornummeren in een enkele reeks, omdat het anders wel heel makkelijk wordt om facturen te verzinnen. De bewijslast ligt daarbij ook bij jou.

 

Heel theoretisch zou je dan ook over het jaar heen moeten blijven nummeren, maar ik geloof niet dat het een probleem is om elk jaar met een nieuwe reeks te beginnen, na het afsluiten van een boekjaar.

[Cosara]

Op 7-11-2021 om 09:23, MGC1969 zei:

Misschien een domme opmerking, maar je kunt toch ook een extra veld introduceren naast het factuur nummer. Dan zijn de nummer opvolgend voor de belastingdienst en kan je in een ander veld de extra info voor de klant zetten. 

Een prefix of suffix dus

[MGC1969]

Nee, in een apart veld. Dan heb je een belasting proof veld en een klanten proof veld zonder overlap. Voorkom je discussie aan alle kanten.

[bcxxxx]

Ik heb mij sinds gisteravond in alle links en informatie van jullie suf gelezen. Ik wil graag een voorbeeld geven om te kijken of ik het nou goed begrijp./

Situatie:
3 opdrachtgevers, waarvan opdrachtgever A; self-billing, opdrachtgever B en C maak ik zelf mijn facturen.
Opdrachtgever A hanteert als factuurnummer voor mij: 20210188 
1ste vraag is bij opdrachtgever A; moet de nummering voor mij opvolgend zijn, dus de volgende ontvangen factuur van hun moet 20210189 zijn etc?
2de vraag: kan ik voor opdrachtgever B; 2021-01 HS hanteren voor oktober en voor opdrachtgever C wordt dit voor oktober dan 2021-02 TG, november wordt dan voor opdrachtgever B 2021-03 HS en opdrachtgever C 2021-04 TG. Januari van 2022 wordt dan voor opdrachtgever B 2022-01 HS en voor opdrachtgever C 2022-02 TG. De letters zijn dan de suffix, als ik het zo goed heb geschreven. 
 

Kan iemand bevestigen of ik zo juist hanteer dus opdrachtgever A een andere factuurnummerrreeks en facturen die ik zelf maak een andere reeks (spatie met een suffix om mijn opdrachtgevers te onderscheiden),  of een voorbeeld geven hoe het dan wel moet? 

7 november 2021 aangepast door bcxxxx

[Ward van der Put]

Laat je niet van de wijs brengen door allerlei variaties op een thema.

 

• Een prefix met het jaartal is overbodig want, veel belangrijker én vollediger, je móét een correcte factuurdatum vermelden.
• Een suffix met een zelfbedachte afkorting van de klantnaam is overbodig want, veel belangrijker en vollediger, je móét de volledige (juridische) naam van de afnemer vermelden.

 

Als je de factuurnnummers van self-billing exact overneemt en de facturen die je zelf uitreikt over de jaren heen doorlopend nummert als 1, 2, 3, enzovoort, dan is daar niets op aan te merken. Voor de audit trail is één doorlopende reeks ideaal. KISS.

[bcxxxx]

Op 7-11-2021 om 15:36, Ward van der Put zei:

Laat je niet van de wijs brengen door allerlei variaties op een thema.

 

• Een prefix met het jaartal is overbodig want, veel belangrijker én vollediger, je móét een correcte factuurdatum vermelden.
• Een suffix met een zelfbedachte afkorting van de klantnaam is overbodig want, veel belangrijker en vollediger, je móét de volledige (juridische) naam van de afnemer vermelden.

 

Als je de factuurnnummers van self-billing exact overneemt en de facturen die je zelf uitreikt over de jaren heen doorlopend nummert als 1, 2, 3, enzovoort, dan is daar niets op aan te merken. Voor de audit trail is één doorlopende reeks ideaal. KISS.

Dankjewel voor de info! Wat zou jij mij aanraden om voor mijzelf onderscheid te kunnen maken in opdrachtgever B en C qua factuurnummers? 

[Ward van der Put]

De opdrachtgever wordt al genoemd op de factuur en die factuur moet je bewaren. Verwacht je desondanks dat je niet meer weet aan wie je welke factuur hebt uitgereikt?

[bcxxxx]

Op 7-11-2021 om 15:47, Ward van der Put zei:

De opdrachtgever wordt al genoemd op de factuur en die factuur moet je bewaren. Verwacht je desondanks dat je niet meer weet aan wie je welke factuur hebt uitgereikt?

Het is niet dat ik niet weet welke factuur ik aan iemand heb gegeven, ik vind het overzichtelijker; met mijn bankafschriften en dan ook qua jaar omzet wat ik dan sneller terug kan vinden wat ik heb gedraaid bij één opdrachtgever. 

[Rik ·]

Op 7-11-2021 om 16:07, bcxxxx zei:

ik vind het overzichtelijker; met mijn bankafschriften en dan ook qua jaar omzet wat ik dan sneller terug kan vinden wat ik heb gedraaid bij één opdrachtgever. 

Als je alle facturen gewoon in je boekhoudprogramma (of Excel) zet dan is er helemaal geen jaartal en klantcode nodig in het factuurnummer. Die kun je gewoon in een andere kolom zetten. Een kolommetje betaald erbij en je bent klaar. Ik heb het gevoel dat je met jouw voorgestelde nummering een probleem probeert op te lossen wat er niet zou moeten zijn. Tenzij je alles in een grote schoenendoos gooit (wat ik af zou raden). 

 

Ook omzetcijfers per jaar en per klant zijn op dit manier makkelijk uit een Excelsheet (of boekhoud programma) te halen. Dat moet je niet aan de hand van een zelf verzonnen factuurnummer doen. 

 

[Cosara]

Op 7-11-2021 om 23:17, Rik · zei:

Ik heb het gevoel dat je met jouw voorgestelde nummering een probleem probeert op te lossen wat er niet zou moeten zijn.