Transacties niet juist verwerkt door boekhouder

[MarijnT]

Hallo allemaal,

 

Sinds ruim een jaar zit mijn partner met zijn eenmanszaak bij een nieuwe boekhouder.

 

Het valt wat tegen. Er is weinig betrokkenheid, geeft geen tips..staat op  automatische piloot met omzet aangiften en zo ook de jaarrekening.  Geeft geen tussendoor inzichten en hebben geen dashboard/rapport waar we zo nu en dan in kunnen kijken (al was dit wel besproken in eerste gesprek). 

 

Ik heb de boekhouding incl alle aangiften zelf gedaan twee jaar lang, maar vond het tijd om het uit handen te geven, maar je geeft hierbij ook gelijk een groot deel controle uit handen.  

 

Wat ons opviel is dat op de jaarrekening (we versturen hem uitgesteld in) geen prive stortingen staan vermeld. Deze zijn gezet op 0 / nihil, terwijl deze er wel degelijk zijn geweest. Grotere en kleinere bedragen.

 

Zodra ik dit aankaart geeft hij aan dat het toch geen invloed heeft op de betalen belasting dus ik hoef daar voor de rest niet mee bezig te zijn. 

 

Wanneer ik aangeef bij hem dat we een kloppende administratie willen hebben, zo ook het eigen vermogen, herhaalt hij het bovenstaande.

 

Veel boekhouders werken met een geautomatiseerd systeem die transacties "automatisch" in juiste boek wordt weggezet, maar ik begin nu wel zorgen te maken over hoe de gehele administratie (semi) automatisch is verwerkt.  

 

Mijn plan is dus nu om alle prive stortingen weer te geven in een excel en het naar hem te sturen met de vraag hoe hij deze transacties heeft verwerkt. 

 

Maar het is toch een beetje van de gekke dat ik hier op deze manier tijd aan moet besteden in dit moet vragen?

 

Ik heb de neiging om de gehele verwerkte administratie op te vragen of vragen of ik mee kan kijken (hij werkt met  Exact). 

 

Hebben jullie tips hoe ik dit het beste aan kan pakken? Is dit een slecht teken voor de rest van de administratie?

 

 

 

 

 

[Jasper S.]

Volgens mij heeft Exact een meekijk optie.
Ik weet niet of elke boekhouder dit pakket heeft, maar ik heb dit bij een collega bedrijf wel eens ingezien. Dit was wel een aantal jaar geleden. Het was een online portal waar je dingen als ingestuurde bonnen, aangiftes en balansen kon inzien.
Wel erg beperkt, maar voor de meeste ondernemers voldoende om "mee te kijken" en te controleren .

 

Maar dan iets heel anders, je boekhouding is de hart van je bedrijf, als dit niet klopt kun je serieus in de problemen komen.
Als je geen vertrouwen hebt in je boekhouder, ga dan heel snel op zoek naar een andere. En ik denk dat een hoop ondernemers het met mij eens zijn, dat dit een moeilijke zoektocht is. Helaas zegt de prijs niets over de kwaliteit en/of kennis.

De enige manier waarop je echt zekerheid hebt, is het inhuren van een accountant, maar deze kosten wegen vaak niet op tegen de omzet.
Iedereen in Nederland kan zichzelf boekhouder noemen.

Wij zijn ook heel lang opzoek geweest en toen ik eindelijk een goed bedrijf gevonden had, gingen ze of met vervroegd pensioen of konden ze geen personeels verloning doen.

9 september 2024 aangepast door Jasper S.

[Cosara]

1 uur geleden, MarijnT zei:

Wat ons opviel is dat op de jaarrekening (we versturen hem uitgesteld in) geen prive stortingen staan vermeld. Deze zijn gezet op 0 / nihil, terwijl deze er wel degelijk zijn geweest. Grotere en kleinere bedragen.

 

Zodra ik dit aankaart geeft hij aan dat het toch geen invloed heeft op de betalen belasting dus ik hoef daar voor de rest niet mee bezig te zijn. 

Privé stortingen en opnamen vallen buiten de hebben inderdaad geen invloed op de te betalen belasting ... maar wel op het eigen vermogen en het kas- of banksaldo in de balansrekening. Dus ik ben benieuwd hoe deze "boekhouder" de belastingaangifte gaat invullen.

 

zie ook: https://goedestartbelastingdienst.nl/wiki/view/ad6f67b9-6d77-4a17-9c3c-729ec60b324d/hou-altijd-je-priveopnames-en-stortingen-bij

 

1 uur geleden, MarijnT zei:

Hebben jullie tips hoe ik dit het beste aan kan pakken?

Is dit een slecht teken voor de rest van de administratie?

1. Zo snel als mogelijk, inpakken en wegwezen.

2. Deze vorm van gemakzucht voorspelt in ieder geval niet veel goeds.

[Cosara]

1 uur geleden, Jasper S. zei:

Iedereen in Nederland kan zichzelf boekhouder noemen.

Klopt ... de verantwoordelijkheid ligt bij de ondernemer die de administratie uitbesteed.

Dus niet, tegen beter weten in, blijven hangen bij een slordige, gemakzuchtige of ronduit slechte boekhouder.

[shoptillyoudrop]

3 uur geleden, MarijnT zei:

Wat ons opviel is dat op de jaarrekening (we versturen hem uitgesteld in) geen prive stortingen staan vermeld.

 

Dat wordt ook niet vermeld op jaarrekeningen (een jaarrekening bestaat uit een balans en een resultaatrekening voor een eenmanszaak) uit mijn aangifteprogramma.

Dus daar is niets vreemds aan.

 

Maar je krijgt toch een grootboekuitdraai van die beste man/vrouw neem ik aan?

Daar kan je dan toch alle transacties op terugvinden, dus ook die van de (privé) opnamen/stortingen.

 

En inderdaad is het ook terug te vinden in de IB aangifte zelf (bij de fiscale winstberekening), want daar krijg je toch ook wel een uitdraai van neem ik aan.

 

9 september 2024 aangepast door shoptillyoudrop

[Rik ·]

3 uur geleden, MarijnT zei:

Wat ons opviel is dat op de jaarrekening (we versturen hem uitgesteld in) geen prive stortingen staan vermeld. Deze zijn gezet op 0 / nihil, terwijl deze er wel degelijk zijn geweest.

Even dat ik me dan afvraag waarom er een post 0 is... wat stuur je precies in en waarnaartoe???

 

Het gaat hier toch om een eenmanszaak (zei je).

Je weet toch wel dat je voor een eenmanszaak geen jaarrekening hoeft te deponeren bij de KvK ???

 

En voor je IB aangifte heb je al die gegevens wel nodig.

 

9 september 2024 aangepast door Rik ·

[MarijnT]

Op de aangifte  staan alleen prive opnamen, geen prive stortingen. Daarbij staat aangegeven " NIHIL". 

 

In de jaarrekeningen van deze boekhouder staan de posten prive opnamen en stortingen wel vermeld, alleen bij prive stortingen staat dus 0. 

 

Nee wij hebben nog nooit een grootboekuitdraai ontvangen. 

 

Bij de vorige boekhouder kregen we dat ook nooit. Bij die boekhouder heb ik op een gegeven moment wel inzicht gevraagd in de boekhouding nadat ik er achter kwam dat alle kruisposten waren weggeboekt als prive opnamen (terwijl de tegenrekening bekend was als buffer/spaarrekening).  Ik kreeg toen online inzicht in de grootboeken.

 

Ik zal zelf nu zelf eerst beginnen rekenen. 

 

Daarna vraag ik inzicht in de administratie / grootboeken. 

 

 

Om nog even de andere vraag te beantwoorden:  opstellen van de jaarrekening was nodig voor de bank.

Zowel in de jaarrekening als in de aangifte staat dat prive stortingen 0 zijn.

[MarijnT]

2 uur geleden, Cosara zei:

Privé stortingen en opnamen vallen buiten de hebben inderdaad geen invloed op de te betalen belasting ... maar wel op het eigen vermogen en het kas- of banksaldo in de balansrekening. Dus ik ben benieuwd hoe deze "boekhouder" de belastingaangifte gaat invullen.

 

zie ook: https://goedestartbelastingdienst.nl/wiki/view/ad6f67b9-6d77-4a17-9c3c-729ec60b324d/hou-altijd-je-priveopnames-en-stortingen-bij

 

1. Zo snel als mogelijk, inpakken en wegwezen.

2. Deze vorm van gemakzucht voorspelt in ieder geval niet veel goeds.

Eens. Dit zal waarschijnlijk ook (weer) moeten gaan gebeuren. 

[shoptillyoudrop]

35 minuten geleden, MarijnT zei:

In de jaarrekeningen van deze boekhouder staan de posten prive opnamen en stortingen wel vermeld, alleen bij prive stortingen staat dus 0. 

 

Maar dan zijn de opnamen/stortingen toch gewoon gesaldeerd?

Ook niets vreemds aan.

 

Kennelijk dan meer opnamen dan stortingen (wat ook heel normaal is bij een goedlopende eenmanszaak).

[MarijnT]

28 minuten geleden, shoptillyoudrop zei:

 

Maar dan zijn de opnamen/stortingen toch gewoon gesaldeerd?

Ook niets vreemds aan.

 

Kennelijk dan meer opnamen dan stortingen (wat ook heel normaal is bij een goedlopende eenmanszaak).

Ok, dat is een 2e optie. Laten we hopen dat het dit is. "Maar niks vreemds aan"? Het roept bij mij alleen maar vragen op als er bij een post 0 staat en hij de aangifte "nihil".  

 

Ik ga het uitrekenen.  Bedankt voor jullie reacties tot nu toe!

[shoptillyoudrop]

36 minuten geleden, MarijnT zei:

Het roept bij mij alleen maar vragen op (...)

 

En toch is dat heel normaal en gebruikelijk, dus dat ligt niet echt aan "de boekhouder" in deze.

[Roel J]

Hallo MarijnT,

kort en bondig: Deze boekhouder pas niet bij jullie. Zoek een andere..  Je kunt best eens verschil van inzicht hebben over verwerking van een post. Maar antwoorden als "daar hoef jij jniet mee bezig te zijn" vind ik ongepast.
Het is opmerkelijk dat je boekhouder niet heeft gezorgd dat je bij de administratie kunt. Juist met een professioneel pakket als Exact kan gemakkelijk samenwerken

 

Je zegt in je startpost:  maar je geeft hierbij ook gelijk een groot deel controle uit handen.  

 

Dat hoeft absoluut niet meer zo te zijn. Je kunt bij wijze van spreken meekijken terwijl een inkoopfactuur geboekt wordt.

 

 

[shoptillyoudrop]

9 minuten geleden, Roel J zei:

Zoek een andere.. 

 

Maar zorg er dan éérst voor dat je een grootboekuitdraai of dergelijke krijgt, want als de belastingdienst over (bijvoorbeeld) 5 jaar komt vragen wat je nou precies gedaan hebt om aan de cijfers voor de aangifte te komen moet je wel dat kunnen uitleggen.

 

Welke transacties dus geleid hebben tot datgene aangegeven is.

 

[Cosara]

15 uur geleden, shoptillyoudrop zei:

19 uur geleden, MarijnT zei:

Wat ons opviel is dat op de jaarrekening (we versturen hem uitgesteld in) geen prive stortingen staan vermeld.

Dat wordt ook niet vermeld op jaarrekeningen (een jaarrekening bestaat uit een balans en een resultaatrekening voor een eenmanszaak) uit mijn aangifteprogramma.

Dus daar is niets vreemds aan.

Het is maar net hoe je de jaarrekening inricht.

Privé stortingen en privé opnamen zijn hulprekeningen van het eigen vermogen. Een oud alternatief is dat beiden in één hulprekening worden samengevoegd … privé stortingen/opnamen.

Om het menig ondernemer duidelijker te maken, is het aan te bevelen om deze hulprekeningen wel zichtbaar te maken in de jaarrekening. Zo zie je in één oogopslag hoe en hoeveel het eigen vermogen veranderd.