Ik hoop dat ik als onwetende een domme vraag stel en dat er een heel logisch antwoord is.

 

Voor onze startende onderneming probeer ik processen te automatiseren, waaronder onze boekhouding, die mijn compagnon doet via e-boekhouden.

Ik heb van hem begrepen dat de inkoopfacturen allemaal via "scan en herken" gaan. De facturen die wij zelf maken moeten echter handmatig ingevoerd worden. Deze facturen maak ik via een eigen (GoogleSheet) programma dat alle info rechtstreeks in een PDF plaatst. 

We zitten nu op ca 100 facturen per kwartaal en hopen dat dat alleen maar meer wordt. Dan is handmatige verwerking geen optie meer.

 

De facturen hebben allemaal een standaard format, dat ik heel gemakkelijk kan aanpassen. Hoe krijgen we het voor elkaar om dit te automatiseren?

Welkom op HL 

 

Nu gebruik ik e-boekhouden niet meer, maar die heeft zeer bruikbare modules, om facturen aan te maken en te verwerken. Je zou dus nog eens goed door de supportpagina's kunnen bladeren hoe je dit in kunt richten, want dit is inderdaad allemaal gemakkelijk te automatiseren.

Dank voor je reactie!
Punt is dat ik zelf al de ideale tool heb gemaakt om de facturen samen te stellen, gewoon in GoogleSheets waar alles meteen correct staat. Dus ik wil dat liever niet vanuit e-boekhouden gaan doen, waar dan alles handmatig geselecteerd moet gaan worden. Of iemand moet hier kunnen zeggen dat dat anders kan/gaat :)?

Heb je al bij de factuurkoppelingen van E-boekhouden gekeken? 

 

1 uur geleden, Grandi_joost zei:

Punt is dat ik zelf al de ideale tool heb gemaakt om de facturen samen te stellen

 

Dat is nou ondernemen Grandi_joost. Heb je het net voor mekaar moet het weer anders omdat het te bewerkelijk wordt. Ik gun je veel van dit soort problemen want dan gaat het goed met de zaak..

Je twee belangrijkste opties zijn al genoemd. factureren vanuit e-boekhouden of een factuurkoppeling. je kan ook nog even googlen of navragen of ze ook nog een csv of xml import heeft voor facturen dat is meestal ook wel goed te doen om dat soort bestanden vanuit google sheets te maken. Maar ik vermoed dat ze gaan verwijzen naar de koppelingen en dat je zelf even moet uitzoeken welke koppeling ook google sheets factuurinfromatie kan importeren.
Of natuurlijk een factuurtool vinden die dicht bij jou wensen komt.

Als je bedrijf vrij hard groeit kan het zomaar zijn dat je elke 2-3 jaar je facturatie moet aanpassen of met een andere tool moet gaan doen.

 

Nog een derde optie zou kunnen zijn dat je je google sheet gebruikt als factuurbijlage maar de feitelijke factuur wel uit e-boekhouden laat komen.

 

En een vierde optie is dat je een lijst van eisen en wensen maakt en dan ook naar andere pakketten gaat kijken. Vaak zijn er wel branchespecifieke oplossingen te vinden wat vooral handig is als je facturen complex zijn of er bijv een koppeling is met werkbonnen of veel (directe) inkoop voor opdrachten.

Kill your darlings. Het is duidelijk dat je hardstikke trots bent op je spreadsheet. Maar ook een spreadsheet vult zich niet vanzelf. De factureringsmoduel van e-boekhouden is overzichtelijk, kent standaard producten en - facturen en is rechtsreeks gekoppeld aan je boekhouding, dus minder kans op fouten. 

e-boekhouden biedt een api dus vanuit je eigen tool kun je de inhoud van je factuur naar e-boekhouden pushen. Op https://cdn.e-boekhouden.nl/handleiding/Documentatie_soap.pdf staat de handleiding.