Factuur nummering?

[2lollypop2]

Ik heb een vraag waar ik eigenlijk nog geen antwoord op heb gevonden.

De nummers op de facturen.

 

Wanneer ik een factuur een nummertje geef, mag dat dan zijn Z061, Z062....Z06111 enz (06 staat uiteraard voor 2006)

Of moet dat zijn Z06001, Z06002, ...Z06111 enz...

 

[Harde werker]

Ik snap niet waarom mensen zo moeilijk moeten denken over factuurnummers en wat voor beeld je naar de klant schept.

 

Ik ga straks ook beginnen en het makkelijkst lijkt mij om gewoon 2009001 / 2009002 / 2009003 enz. te gebruiken.

Gewoon jaartal en daar achter factuurnummer.

 

Mocht de klant dan vragen hebben na x weken en je zit al bij 2009065 en hij/zij wil iets weten over 2009023 kan je sneller de factuur erbij halen.

Tenminste als je ze netjes op volgorde in de map heb gedaan.

[Zomaar iemand]

kleine tip mijnerzijds ik zou een extra nul maken anders kun je nooit boven de 1000 facturen per jaar maken.

 

Ik denk dat de reden trouwens is dat beginnende ondernemers graag willen laten zien dat ze veel orders hebben en daardoor betrouwbaarder zouden zijn.

Het is dan net alsof ze het heel druk hebben. Ik factureer trouwens gewoon door. Ik begin niet elk jaar opnieuw. Maar dat is gedaan omdat er ooit een boekhouder beweerde dat het zo moest. Later kwam ik er achter dat hij het verkeerd had. En heb ik het gewoon zo gelaten.

Ik heb geen problemen met het vinden van factuurnummers. Ik schrijf altijd op waar een jaar mee begint en mee eindigt.

[John Kode]

Beste enrico en J.S.,

 

Het gaat niet zozeer hoe het op de klant overkomt, maar hoe de fiscus het ziet. Een onlogische nummering kan ertoe leiden dat de controle-ambtenaar niet kan zien of er facturen ontbreken en dat kan vragen oproepen met mogelijk vervelende gevolgen.

 

groet,

 

John

[Zomaar iemand]

Dit was inderdaad al eerder gezegd. Het gaat er meer om waar een beginnend ondernemer mee begint.

[Jadeb]

Factuur gewoon beginnen met 1 (of 0001 als je wilt) en dan altijd doornummeren. Ook bij nieuwe boekjaren. Je mag overigens ook beginnen met bijvoorbeeld 10001, 10002 of 420001, 420002, etc. Maar wel door blijven nummeren op 1 januari.

 

Als je iets met een nummer met een datum en/of letters wil, dan noem je dat bijvoorbeeld orderrefentie of ordernummer of iets dergelijks. Op de factuur staat dan bijvoorbeeld:

 

Op 30-02-2009:

Factuurnummer: 630001

Factuurdatum: 30-02-2009

Orderrefentie: ZR300209001 (ZR 30 02 09 001)

 

Op 31-12-2009:

Factuurnummer: 630573

Factuurdatum: 31-12-2009

Orderrefentie: ZR311209032 (ZR 31 12 09 032)

 

Op 01-01-2010:

Factuurnummer: 630574

Factuurdatum: 01-01-2010

Orderrefentie: ZR010110001 (ZR 01 01 10 001)

 

 

Vervolgens maak je en een ordner met de facturen gesorteerd op factuurnummer voor de belastingdienst en de accountant en een ordner voor jezelf met de facturen gesorteerd op de orderreferentie.

 

Suc6!

 

 

 

[Zomaar iemand]

Waar haal je deze wijsheid vandaan?

 

Als je een controle krijgt vraagt de controleur om 1 of meerdere jaren en meestal niet om de gehele administratie. Dus het is beter op je facturen per boekjaar in een map te doen, bijvoorbeeld in dezelfde map als de rest van de boekhouding al dan niet gesorteerd per maand.

 

Ook de nummering mag per jaar opnieuw beginnen mits er een duidelijk onderscheid is met het vorige jaar. (bijvoorbeeld door het jaarnummer mee te nemen in het nummer.

 

(zoek maar eens op de belastingsite.)

[Jadeb]

Waar haal je deze wijsheid vandaan?

 

Als je een controle krijgt vraagt de controleur om 1 of meerdere jaren en meestal niet om de gehele administratie. Dus het is beter op je facturen per boekjaar in een map te doen, bijvoorbeeld in dezelfde map als de rest van de boekhouding al dan niet gesorteerd per maand.

 

Ook de nummering mag per jaar opnieuw beginnen mits er een duidelijk onderscheid is met het vorige jaar. (bijvoorbeeld door het jaarnummer mee te nemen in het nummer.

 

(zoek maar eens op de belastingsite.)

 

 

Het is geen "wijsheid" maar een ideeetje. Meedenken heet dat. Doe ermee wat je wilt.

 

Suc6.

 

[John Kode]

Ook de nummering mag per jaar opnieuw beginnen mits er een duidelijk onderscheid is met het vorige jaar. (bijvoorbeeld door het jaarnummer mee te nemen in het nummer.

 

Beste J.S.,

 

Ik neem aan dat de anonieme kneus voor Jadeb van jou afkomstig is? Nou ben ik niet zo'n kneuzenuitdeler, maar ik vraag me op mijn beurt af waar jij de gequote wijsheid vandaan haalt. In de Wet staat: een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd;

 

Jaarlijks opnieuw beginnen met nummeren lijkt logisch, maar mag dat wel als je naar de wettekst kijkt? Ik ben oprecht benieuwd.

 

Anyway, Jadeb krijgt van mij een compensatiereus en jij een gewone als je met een bewijs voor je stelling komt.

 

groet,

 

John

[Zomaar iemand]

De kneus komt inderdaad van mij vandaan.

Jadeb, schreef zijn bijdrage niet als idee of als meedenken maar meer als feit en in de trant van ik weet hoe het zit. Met de kneus wilde ik toekomstige lezers waarschuwen voor deze onwaarheid.

 

Mijn wijsheid komt uit het boek van de belastingdienst die elk jaar wordt uitgebracht. Hierin staan geen wetten, want er is namelijk geen wet voor nodig voordat iets verplicht is. (ben benieuwd of ik die Reus nu ook werkelijk krijg)

De belastingdienst stelt namelijk wel eisen op voor een goede administratie, daaronder valt deze regel.

 

Het is geen "wijsheid" maar een ideeetje. Meedenken heet dat. Doe ermee wat je wilt.

 

Suc6.

 

Als dit werkelijk het geval is, is het misschien slim om dit volgende keer wat duidelijker aan te geven, het kwam mij nu over alsof je een feit wilde neerplanten. Zal morgen de kneus compenseren.

 

Ik ben op mijn beurt dan wel benieuwd welke wet je aanhaald. Ik zou hem dan graag in het wetboek willen opzoeken....

 

Edit: een hoop boekhoudprogramma's hebben deze optie ingebakken, zodat je het niet per ongeluk kan vergeten. Zou deze optie erin zitten als het niet goedgekeurd zou zijn door de heren van de belastingdienst?

 

edit 2: mijn excuses het is dus wel degelijk een wet:

Wet op de omzetbelasting 1968

Hoofdstuk VI. Bijzondere bepalingen

Artikel 35a

[John Kode]

Beste J.S.,

 

Sorry, nog geen reus, na dit n.m.m. beetje warrige antwoord.

Eerst zeg je dat er geen wet voor nodig is, maar dat de BD wel eisen stelt aan de admin. Dat laatste klopt en dat is gebaseerd op ........... eeeeeh, de wet OB, die ik al had geciteerd. In je 2e edit verwijs je er dan zelf ook naar. Dus geen wet, wel een wet? Wat is het nou?

 

Goed: ik begrijp uit je 2e edit dat je het nu wél in de wet ziet staan. Mooi, dan is en was mijn vraag: hoe interpreteer je dat?

Ik lees er niet uit dat je jaarlijks opnieuw moet/mag beginnen, maar ook het tegendeel niet.

 

Ik zou graag een goed beargumenteerd antwoord zien van iemand die het weet.

 

groet,

 

John

 

P.S. Jouw comp.reus morgen aan Jadeb is terecht en siert je.

[ronaldinho]

Niet dat ik het weet, maar de staatssecretaris vindt er het volgende van in zijn besluit van 12 februari 2009:

 

3.3 Inhoud van de factuur

 

3.3.1 Nummer

 

Facturen moeten een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Een van deze vermeldingen is de opeenvolgende nummering. De facturen moeten opeenvolgend worden genummerd, met één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.

 

Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Er hoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur buiten de reeks te kunnen houden die wel is voorbereid, maar die niet wordt uitgereikt. De beslissing om de factuur niet uit te reiken moet gevolgd kunnen worden, met andere woorden de zogenoemde audit trail moet niet doorbroken worden.

 

Er mogen dus meerdere reeksen zijn. Als voorbeeld wordt gegeven een reeks per vestiging, maar een reeks per jaar lijkt mij ook binnen dat kader vallen. Een reeks per klant, om maar eens wat te noemen, lijkt mij al een stuk schimmiger worden, maar theoretisch kun je daar ook nog een boom over opzetten. Praktisch zal je bewijspositie dan lastig zijn, omdat het aantal vestigingen, evenals het jaar, nog wel te traceren zijn in de boekhouding, maar het aantal klantenniet. Gebruik ik dus ook alleen om even aan te geven dat er meer voorbeelden van reeksen te verzinnen zijn.

[John Kode]

Dank je wel Ronaldinho,

 

Dit nou een bereusbaar antwoord.

Dit schept meer duidelijkheid al blijft het n.m.m. een beetje gissen of dat 'meer reeksen' ook op een reeks per jaar kan slaan. Toch denk ik dat, bij die blijvende onduidelijkheid, de fiscus weinig kan inbrengen tegen een dergelijke werkwijze.

 

groet,

 

John

[Jadeb]

Leuk zeg al die reuzen en kneuzen: in 2 dagen heb ik er inmiddels 5 en ik ben nog maar een Noobie ;D

 

Dit belooft wat voor de toekomst :P

 

 

[John Kode]

Gefeli!!!

[Zomaar iemand]

Eerst zeg je dat er geen wet voor nodig is, maar dat de BD wel eisen stelt aan de admin. Dat laatste klopt en dat is gebaseerd op ........... eeeeeh, de wet OB, die ik al had geciteerd. In je 2e edit verwijs je er dan zelf ook naar. Dus geen wet, wel een wet? Wat is het nou?

 

Zoals ik in mijn edit ook aangaf is het dus wel een wet, ik had mij hierin vergist, vandaar ook het excuses dat ik aanbood voor mijn eerdere bewering.

Overens staat er in het belasting boek niets over deze wet, maar staat het omschreven als een eis van de belastingdienst, omdat er neit werd verwezen naar een wet, dacht ik dat het slechts een vereistte was. En lang niet alle eisen omtrent een administratie staan omschreven in een wet. (tenminste voor zo ver mij bekend is.

 

Goed: ik begrijp uit je 2e edit dat je het nu wél in de wet ziet staan. Mooi, dan is en was mijn vraag: hoe interpreteer je dat?

Ik lees er niet uit dat je jaarlijks opnieuw moet/mag beginnen, maar ook het tegendeel niet.

 

 

Ik zou graag een goed beargumenteerd antwoord zien van iemand die het weet.

 

Lees en leer op internet worden door verschillende bekende en minder bekende administratiekantoren aangegeven dat het mag.

Daarnaast staat er toch duidelijk dat men met meerdere reeksen mag werken? Dus reeksen per jaar, filiaal, bestellingsland etc etc mag gewoon, zolang je het maar duidelijk kan verantwoorden naar de belastingdienst.

De belastinginspecteur die onlangs onze vesting bezocht bevestigde dit ook nog. En vroeg zich af waarom wij een dergelijk systeem niet toepastte.

[John Kode]

Beste J.S.,

 

Als de wet duidelijk was, dan hadden we geen adviseurs meer nodig. Helaas, of mss wel niet helaas, ligt het allemaal wat ingewikkelder. 'Meer reeksen' kan zoals Ronaldinho zegt op 'per jaar' slaan. Maar het zou zomaar kunnen zijn dat de wetgever dat niet zo bedoeld heeft.

 

Voorlopig ga ik er vanuit dat per jaar opnieuw beginnen mag, maar voor de zekerheid ga ik het schrifttelijk aan de inspecteur voorleggen.

 

Wordt vervolgd dus....

 

groet,

 

John

[Jantax]

Als de wet niet duidelijk is wat precies onder een doorlopende nummering moet worden verstaan, kan de fiscus een ondernemer niet zo maar beboeten voor het hanteren van een nummering die op welke manier dan ook wel aan het criterium doorlopende nummering voldoet. Want zoals de bijdrage van Ronaldinho laat zien, gaat het er om dat ook een controleur de nummering kan gebruiken als een hulpmiddel voor zijn controle. Niets meer en niets minder. Daarom zijn de regels inzake de nummering ook zo algemeen gesteld. Want in verschillende situaties heeft men behoefte aan verschillende nummeringssystemen. En dus is het niet praktisch om als wetgever voor elke denkbare situatie vooraf een heel systeem te bedenken en voor te schrijven.

 

Conclusie: hanteer de nummering die jou het beste uitkomt, maar zorg dat er een bepaalde logische volgorde in zit. En vraag de accountant/fiscalist/controleambtenaar die zegt dat jouw systeem niet mag, waarop hij dat baseert en wat de gevolgen zijn als je er toch mee doorgaat. Grote kans dat hij dan besluit om de vraag in het midden te laten en zijn aandacht te besteden aan zaken die er echt toe doen.

[Joost Rietveld]

en daarmee kan er wel een slotje op.

 

Ronaldinho, bedankt voor het verhaal van de Staatssecretaris.

 

groet

Joost