Factuur nummering?

[2lollypop2]

Ik heb een vraag waar ik eigenlijk nog geen antwoord op heb gevonden.

De nummers op de facturen.

 

Wanneer ik een factuur een nummertje geef, mag dat dan zijn Z061, Z062....Z06111 enz (06 staat uiteraard voor 2006)

Of moet dat zijn Z06001, Z06002, ...Z06111 enz...

 

[ronaldinho]

Niet dat ik het weet, maar de staatssecretaris vindt er het volgende van in zijn besluit van 12 februari 2009:

 

3.3 Inhoud van de factuur

 

3.3.1 Nummer

 

Facturen moeten een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Een van deze vermeldingen is de opeenvolgende nummering. De facturen moeten opeenvolgend worden genummerd, met één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.

 

Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Er hoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur buiten de reeks te kunnen houden die wel is voorbereid, maar die niet wordt uitgereikt. De beslissing om de factuur niet uit te reiken moet gevolgd kunnen worden, met andere woorden de zogenoemde audit trail moet niet doorbroken worden.

 

Er mogen dus meerdere reeksen zijn. Als voorbeeld wordt gegeven een reeks per vestiging, maar een reeks per jaar lijkt mij ook binnen dat kader vallen. Een reeks per klant, om maar eens wat te noemen, lijkt mij al een stuk schimmiger worden, maar theoretisch kun je daar ook nog een boom over opzetten. Praktisch zal je bewijspositie dan lastig zijn, omdat het aantal vestigingen, evenals het jaar, nog wel te traceren zijn in de boekhouding, maar het aantal klantenniet. Gebruik ik dus ook alleen om even aan te geven dat er meer voorbeelden van reeksen te verzinnen zijn.

[robstigter]

doe zelf altijd beginnen bij 100 dus eerste factuur dit jaar was in mijn geval R06.100 :D

 

Dan lijkt het tenminste niet als je eerste factuur, maar alsof je het al lekker druk gehad hebt.

[Jadeb]

Factuur gewoon beginnen met 1 (of 0001 als je wilt) en dan altijd doornummeren. Ook bij nieuwe boekjaren. Je mag overigens ook beginnen met bijvoorbeeld 10001, 10002 of 420001, 420002, etc. Maar wel door blijven nummeren op 1 januari.

 

Als je iets met een nummer met een datum en/of letters wil, dan noem je dat bijvoorbeeld orderrefentie of ordernummer of iets dergelijks. Op de factuur staat dan bijvoorbeeld:

 

Op 30-02-2009:

Factuurnummer: 630001

Factuurdatum: 30-02-2009

Orderrefentie: ZR300209001 (ZR 30 02 09 001)

 

Op 31-12-2009:

Factuurnummer: 630573

Factuurdatum: 31-12-2009

Orderrefentie: ZR311209032 (ZR 31 12 09 032)

 

Op 01-01-2010:

Factuurnummer: 630574

Factuurdatum: 01-01-2010

Orderrefentie: ZR010110001 (ZR 01 01 10 001)

 

 

Vervolgens maak je en een ordner met de facturen gesorteerd op factuurnummer voor de belastingdienst en de accountant en een ordner voor jezelf met de facturen gesorteerd op de orderreferentie.

 

Suc6!

 

 

 

[Jadeb]

Waar haal je deze wijsheid vandaan?

 

Als je een controle krijgt vraagt de controleur om 1 of meerdere jaren en meestal niet om de gehele administratie. Dus het is beter op je facturen per boekjaar in een map te doen, bijvoorbeeld in dezelfde map als de rest van de boekhouding al dan niet gesorteerd per maand.

 

Ook de nummering mag per jaar opnieuw beginnen mits er een duidelijk onderscheid is met het vorige jaar. (bijvoorbeeld door het jaarnummer mee te nemen in het nummer.

 

(zoek maar eens op de belastingsite.)

 

 

Het is geen "wijsheid" maar een ideeetje. Meedenken heet dat. Doe ermee wat je wilt.

 

Suc6.

 

[Jantax]

Als de wet niet duidelijk is wat precies onder een doorlopende nummering moet worden verstaan, kan de fiscus een ondernemer niet zo maar beboeten voor het hanteren van een nummering die op welke manier dan ook wel aan het criterium doorlopende nummering voldoet. Want zoals de bijdrage van Ronaldinho laat zien, gaat het er om dat ook een controleur de nummering kan gebruiken als een hulpmiddel voor zijn controle. Niets meer en niets minder. Daarom zijn de regels inzake de nummering ook zo algemeen gesteld. Want in verschillende situaties heeft men behoefte aan verschillende nummeringssystemen. En dus is het niet praktisch om als wetgever voor elke denkbare situatie vooraf een heel systeem te bedenken en voor te schrijven.

 

Conclusie: hanteer de nummering die jou het beste uitkomt, maar zorg dat er een bepaalde logische volgorde in zit. En vraag de accountant/fiscalist/controleambtenaar die zegt dat jouw systeem niet mag, waarop hij dat baseert en wat de gevolgen zijn als je er toch mee doorgaat. Grote kans dat hij dan besluit om de vraag in het midden te laten en zijn aandacht te besteden aan zaken die er echt toe doen.

[MTF]

Nummering hoort opeenvolgend te zijn!!

Dus van 12345,6 mag dan niet ontbreken. Dat gaat opvallen bij een controle als er een factuurnummer ontbreekt!!

[2lollypop2]

Er zal niks gaan ontbreken. Misschien legde ik wat onduidelijk uit.

Ik vroeg me af of ik gewoon 1 tot 999 zo kaal mag gebruiken, of dat dat aan gegeven moet worden als 001 tot 999.

[MTF]

Nou als een belastingcontroleur daarover struiktelt is hij echt een **** als je snapt wat ik bedoel. Dat kan geen kwaad zou ik zeggen!!

[MTF]

Mag ik vragen wat voor bedrijf je hebt?

[MTF]

Kijk dat is nog eens een slim idee!!

[Wilbert Philippo]

doe zelf altijd beginnen bij 100 dus eerste factuur dit jaar was in mijn geval R06.100 :D

 

Dan lijkt het tenminste niet als je eerste factuur, maar alsof je het al lekker druk gehad hebt.

 

Tja, dat soort facturen zie ik ook wel eens binnen komen begin januari.... Maakt bij mij geen beste indruk. Erg doorzichtig. Ik laat ze gewoon met 001 starten.

[Nils de Witte]

Ik heb een vraag waar ik eigenlijk nog geen antwoord op heb gevonden.

De nummers op de facturen.

 

Wanneer ik een factuur een nummertje geef, mag dat dan zijn Z061, Z062....Z06111 enz (06 staat uiteraard voor 2006)

Of moet dat zijn Z06001, Z06002, ...Z06111 enz...

 

 

Voor de belastingdienst maakt het niks uit. Zelf vind ik voorloopnullen netjes. En met 100 beginnen is ook altijd aardig.

[Christine]

Tja, dat soort facturen zie ik ook wel eens binnen komen begin januari.... Maakt bij mij geen beste indruk. Erg doorzichtig. Ik laat ze gewoon met 001 starten.

 

Je kunt ze ook met 11 laten starten, of 21? Niet doorzichtig, wel handig. Wij starten wel met 0001 meen ik.

 

dagdag

Christine

[MarkScholten]

Tja, dat soort facturen zie ik ook wel eens binnen komen begin januari.... Maakt bij mij geen beste indruk. Erg doorzichtig. Ik laat ze gewoon met 001 starten.

 

Je kunt ze ook met 11 laten starten, of 21? Niet doorzichtig, wel handig. Wij starten wel met 0001 meen ik.

 

dagdag

Christine

 

Hier is het systeem zo opgebouwd dat hij met 1 begint, momenteel ben ik al wel bezig deze iets aan te passen (ik wil de hele datum in het nummer hebben). Dan krijg je iets als 060326001 (dit kan tot 999 facturen per dag en die heb ik nog lang niet), ik heb nog niet uitgezocht of dit mag (ik denk het wel, weet iemand dit toevallig?). Zelf vind ik starten met een ander getal dan 1 (of 01 of 001 etc.) niet echt eerlijk overkomen (zo zal een gemiddeld bedrijf op 1 januari niet factuur 100 verstuurt hebben en een half jaar later nog niet aan de 1000 zitten).

[MTF]

Het is zo dat er een doorlopende nummering in moet zitten. Waar je begint maakt niet uit, als er maar een logische volgorde inzit

[MarkScholten]

Het is zo dat er een doorlopende nummering in moet zitten. Waar je begint maakt niet uit, als er maar een logische volgorde inzit

 

Zou mijn idee daardoor verboden worden? Er zit immers een doorlopende nummering per dag aanvast en het begin geeft de datum weer.

[MTF]

Nou verboden niet denk ik. Voor jezelf is het natuurlijk best een handig systeem.

 

Dus je wil beginnen met je datum: 2603 en dan eraan gekoppeld de factuurnummering? dus 001 = 2603001

[MarkScholten]

Ik wil inderdaad beginnen met de datum (060326 voor vandaag) en daarachter een nummer dat elke dag bij 001 begint. Een voordeel is dat ik dan altijd snel kan zien op welke datum de factuur verstuurd is.

 

Het is vergelijkbaar met beginnen met 06 (jaar) en daarachter een nummer dat je elk jaar met 001 laat beginnen.

[Erik Duindam]

Je kunt toch ook gewoon datum met algemene factuurnummer? Dan heb je een oplopend nummer voor het hele jaar én zie je de datum meteen:

 

bijvoorbeeld:

 

260306-001

260306-002

270306-003

280306-004

 

 

[MarkScholten]

Ik wil het aantal facturen dat ik dat jaar al gestuurd heb juist niet zichtbaar hebben. Aangezien sommige ervan uitgaan dat ik enkel de diensten lever en factureer die op de website staan en ik echter meer verdien met andere diensten (wat wel iets minder mag worden overigens).

[JVA]

Dan kan je voor de duidelijkheid ook 2006-0324-001 of 06-0324-001 gebruiken. 060324001 lijkt weer veel op een mobiel nummer, mist alleen 1 cijfer.

[2lollypop2]

Toevallig gisteren nog salaris strookjes op volgorde gelegd. Nu zaten er daar een paar bij met een lastige datum vermelding.

Dan krijg je dus 11102005, 10112005, 11112005, 12122005, 27032006 enz enz. Ik noem maar wat als voorbeeld.

Wat ik ondervond is dat je erg goed moet kijken. Wat inhoud dat er net effies wat meer tijd in gaat zitten om ze niet fout op volgorde te leggen, door je te vergissen in de cijfers, dan met datums die bv met streepjes ertussen aangegeven staan.

Je snapt vast wel wat ik bedoel.

Niet dat jou manier niet kan, maar wellicht zou je het eens moeten proberen om wat voorbeeldjes uit te draaien en die dan vlot achter elkaar te steken als ze door elkaar liggen. Is het voor jou gevoel dan nog steeds fijn? En als ze op volgorde liggen en je hebt er 1 van nodig, kun je die dan snel vinden?

 

Nog een vraag van mijn kant.

Een factuur met nummer en een herinnering met nummer.

Wanneer een factuur nummer 3 heeft bv, heeft een herinnering dan ook nummer 3, of heeft deze nummer 8 omdat je daar gebleven was met tellen bv?

[Peter (Simpll Solutions)]

Een voordeel is dat ik dan altijd snel kan zien op welke datum de factuur verstuurd is.

 

Je bent toch verplicht ook de factuurdatum te vermelden? Waarom zou je deze datum dan in je factuurnummer versleutelen? Bovendien ben je met oplopende nummering toch ook altijd chronologisch bezig in je boeken. Ik bedoel te zeggen, als je een factuur moet terugzoeken moet je bladeren in de boeken ongeacht of de datum in het nummer staat.

 

Of heb je een specifieke reden om de exacte datum terug te willen lezen in het nummer. Dan ben ik hier wel benieuwd naar.

[MarkScholten]

Een voordeel is dat ik dan altijd snel kan zien op welke datum de factuur verstuurd is.

 

Je bent toch verplicht ook de factuurdatum te vermelden? Waarom zou je deze datum dan in je factuurnummer versleutelen? Bovendien ben je met oplopende nummering toch ook altijd chronologisch bezig in je boeken. Ik bedoel te zeggen, als je een factuur moet terugzoeken moet je bladeren in de boeken ongeacht of de datum in het nummer staat.

 

Of heb je een specifieke reden om de exacte datum terug te willen lezen in het nummer. Dan ben ik hier wel benieuwd naar.

 

Als ik een factuur zoek waarvan ik het nummer weet dan vul ik dat nummer in en dan verschijnt hij. Zo kan ik het zoeken op datum dan simpeler maken, daarnaast kan ik bij een betaling sneller zien of er op tijd betaald is (lees max. 3 dagen na de uiterste datum ontvangen op de bank).

 

Het heeft voor de overzichten ook nog andere voordelen maar dat terzijde.

[daand]

Mag ik van nummering veranderen?

Ik werk nu met nu met 2 letters die het product aangeven en daarna het nummer van de factuur met een 0 erachter, maar ik wil dit ook graag per jaar en maand organiseren;

Dus van FL-020 naar 0907_FL_001

 

Kan dit of mag ik dit niet zomaar veranderen, want zoals ik het nu hebt werkt toch niet ideaal, ben ik dus nu achter gekomen na een maandje..