Boekhouding 7 jaar bewaren, maar on-line pakket ?

[Marcel (Up)]

Beste collega's,

 

Vanaf het moment dat ik via een nieuw kantoor ben gaan werken om mijn administratie/boekhouding te doen, werken we/ik/zij met een on-line boekhoudpakket. (dit is dus sinds het begin van het einde, 6 mnd. ong.)

 

Ik was van plan dit aan te houden tot de afwikkeling/beëindiging van de zaak een feit is, dus ik betaal nu nog maandelijks mijn factuur. (40,00 euro p. mnd.)

 

Je (papieren) boekhouding moet je 7 jaar bewaren, maar hoe zit dit nu met een on-line pakket ? Moet dit ook 7 jaar aangehouden worden ?

 

(of is dit nu een heel domme gedachtengang ?)

 

Groet, Marcel

[Joost Rietveld]

online en digitale stukken zijn gewoon onderdeel van de admin, dus ook daarvoor geldt 7 jaar, overigens te rekenen vanaf het moment dat je de aangifte moet indienen, dus incl. verleend uitstel.

 

groeten

Joost

[Marcel (Up)]

Dus nog 7 jaar 40 piek p mnd. betalen ? 7*12*40 = 3.360,00 euri....Voor een toko die niet meer bestaat ?

 

[renep]

Je (papieren) boekhouding moet je 7 jaar bewaren, maar hoe zit dit nu met een on-line pakket ?

 

Een online systeem dat een knip voor zijn neus waard is biedt een backup/dump van de hele administratie om te archiveren. Anders zou ik nooit aan het systeem beginnen.

[Karen]

Ha Joost,

 

Betekent dit dan dat het als startende ondernemer verstandiger is om een boekhoudpakket te kopen dat je zelf installeert, dan om een online pakket te kopen dat met een abonnement werkt?

Als je in die laatste situatie na pakweg 2 jaar stopt met je bedrijf, moet je dan je abonnement nog 7 jaar laten doorlopen om aan je verplichtingen naar de Belastingdienst te voldoen? Dat kan goedkoop online boekhouden nog wel eens duurkoop worden...

 

Benieuwd naar je antwoord.

 

Karen

[Karen]

Oeps, we zijn even allemaal tegelijk bezig. ;D

 

Rene,

Kun je na zo'n dump alleen de administratie bekijken of kun je er dan ook nog wat in veranderen?

 

[Joost Rietveld]

Hi Karen

 

Een backup volstaat.

 

groeten

j

[Karen]

Ha Down (long time no see),

 

Misschien moet je dan maar eens bellen met de softwareleverancier voor zo'n back-up en dan kun je meteen het abonnement opzeggen.

Verdien je zomaar 40 euro per maand met 1 telefoontje...

[WaltervL]

Je (papieren) boekhouding moet je 7 jaar bewaren, maar hoe zit dit nu met een on-line pakket ?

 

Een online systeem dat een knip voor zijn neus waard is biedt een backup/dump van de hele administratie om te archiveren. Anders zou ik nooit aan het systeem beginnen.

Moet je na 7 jaar nog wel de mogelijkheid hebben om die backup in te lezen als dat nodig is. Je hebt immers niks aan een backup in bestandsformaat X als het boekhoudpakket ondertussen is geupgrade naar een nieuw bestandsformaat en het oude pakket niet meer leverbaar is.

 

Is inderdaad wel een interessant aandachtspunt. Wat zeggen de online boekhouders?

[GastonS]

Je kunt toch simpelweg alles uitprinten op papier?

Grootboekrekeningen, balansen, boekingsbonnen, alles netjes uitgeprint op papier. Dat bewaar je 7 jaar.

Je kunt dan inderdaad geen wijzigingen meer doorvoeren, maar dat verlangt de Belastingdienst ook niet.

 

[Joost Rietveld]

of alles opslaan als PDF files, scheelt weer papier ;)

[Marcel (Up)]

online en digitale stukken zijn gewoon onderdeel van de admin, dus ook daarvoor geldt 7 jaar, overigens te rekenen vanaf het moment dat je de aangifte moet indienen, dus incl. verleend uitstel.

 

groeten

Joost

 

Schijnbaar niet dus....

 

 

[Joost Rietveld]

vaak is een backup de manier, zeker als je onderneming wat groter is. Elke boeking wordt immers vastgelegd in het programma. Als je volledig wilt zijn met de papieren backup, dan kan dat per jaar om honderden of zelfs duizenden A4-tjes gaan. Immers, elke mutatie moet dan zichtbaar zijn.

 

Overigens wel iets om de fiscus tegen je te krijgen. Backups kunnen zij vrijwel altijd inlezen. Je maakt geen vrienden als je met 10 ordners aankomt bij een controle

[Marjan]

Sommige leveranciers stellen tegen een gering bedrag een "archief" versie van het pakket beschikbaar. Lokaal geïnstalleerd en met een licentie die uitsluitend geschikt is om te raadplegen en printen. Je kunt er verder niets mee maar wel netjes 7 jaar lang de boel bewaren. Updates heb je niet nodig, de gegevens zijn immers in de oude versie bewaard.

[Marcel (Up)]

Allen bedankt voor de input.

 

Ik bel morgenochtend eerst de leverancier van het pakket en het acc. kantoor, hoe nu te handelen.

Kom i.i.g. beslagen ten ijs.

 

Antwoord van beiden zal ik nog plaatsen.

 

Groet, Marcel

[Maarten]

Het beste kun je het XML Audit bestand vragen, dit is een in overleg met de belastingdienst geschreven formaat.

 

Het bewaren van data is overigens aan regels gebonden, zie http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/auditfile/ en de brochures waarnaar verwezen wordt.

[Marcel (Up)]

Hé goed man, dank je wel !

 

Mail 'm gelijk door naar acc. kantoor !

 

 

[Marcel (Up)]

Ik heb met de software leverancier gebeld.

 

Zij melden het volgende : Zij hebben zichzelf de plicht gesteld de admin 7 jaar te bewaren. Aangezien ik werk onder een omgeving van een acc kantoor, moet dit kantoor mijn abo opzeggen, en een copie bewaren. Aangezien abo dan gestopt wordt, kan er ook niets meer in veranderd worden, en wordt bewaard als "alleen lezen" .

 

Ook is er de mogelijkheid binnen het programma alles om te zetten naar excel, en alles zo uit te draaien.

 

Kantoor heb ik nog niet kunnen bereiken, maar ik kan er van uit gaan dat alles gaat zoals hiervoor beschreven.

 

Bedankt voor de tips en moeite,

 

Marcel

 

(PS heb link doorgestuurd naar betreffende leverancier, kan goed zijn dat zij zelf ook nog reageren ! ;))

[W-Media]

Zoiezo is KPN Backup Online ook een optie denk ik al vraag ik mijzelf af of deze tool ook beveiligde verbindingen zoals bij sommige facturatieprogramma's het geval is uit kan lezen.