Van offerte naar opdracht

[Patrick Heijmans]

Mede HL-aars,

 

graag had ik jullie advies in het volgende:

 

Hoe maak jij een goede offerte en kun je deze omzetten naar een opdracht? Welke stappen onderneem je ?

misschien komen dan tot een 'standaard' waar we allemaal wat aan hebben ?

 

Aan welke eisen moet een offerte voldoen ?

 

- duidelijke layout

- Is het desgin van een offerte van belang ?

- Stuur je de algemene voorwaarden altijd mee ?

- alleen als pdf versturen of ook via de post ?

- Welke geldigheidsduur geef je op ?

- Hoeveel korting geef je en maak je gebruik van staffelkorting ?

- Heb je hiervoor een speciaal programma of gebruik je excel ?

- Laat je een % vooraf betalen of alles ?

- Neem je de verzendkosten mee in de offerte ?

- Zijn er "standaard" voorbeelden ?

 

Misschien zie ik nog wat over het hoofd ?

 

Alvast bedankt voor de reacties

Patrick

[Jeroen Bakker]

Wat is de reden van je vraag? Ketsen er offertes af? Dat is interessanter in mijn ogen om te weten en om te analyseren.

 

Verder heeft een deel van je vragen namelijk meer te maken met bedrijfsstrategie, wat voor soort klanten en projecten/producten je hebt en hoe je je wilt positioneren, dan met mogelijke standaarden voor offertes.

[Patrick Heijmans]

De reden is dat we eingelijk weinig ervaring met het maken van offertes hebben, dit omdat we het meest aan particulieren verkopen. Hierdoor gaan er relatief veel offertes niet door.

De offerte aanvragen die we krijgen zijn van bedrijven die een van onze prodcuten in grote aantal wil ontvangen.

denk aan 50 stuks tot 10.000 stuks

 

mvg,

Patrick

 

 

 

[Yannick_]

Ik zit niet in dezelfde business, maar toch even als vb:

 

- AV stuur ik altijd mee.

- Offerte alleen als pdf (AV ook) per mail

- Tsjah, layout. Mijn offertes zijn ook meteen de voorstellen die ik doe omtrent wat ik precies ga doen

- Geldigheidsduur van 4 weken

- Word is mijn speciaal programma

- 30% vooraf betalen (commitment van beide kanten)

- Korting alleen bij hele grote trajecten

 

Verzendkosten zou ik zeker meenemen in het voorstel. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de prijs van je producten te verhogen met de verzendkosten.

Staffelkorting lijkt me wel toepasbaar in jouw branche

Korting geef je overigens alleen als daar wat tegenover staat. Nooit korting geven als je er niets voor terugkrijgt.

 

Dus x % korting als ze vooraf (een deel) willen betalen. Of grotere hoeveelheden (staffelkorting) of als ze een (jaar)contract afsluiten, of als ze alles zelf komen ophalen, of....

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Patrick,

 

Een offerte in jouw geval hoeft niet veel meer te zijndan een bevestiging van de gemaakte afspraken. Ik neem aan dat je de mogelijke klant spreekt voor je een offerte opstelt?

 

Wat neem je op:

-wat lever je

- wanneer

- eventueel in deelleveringen

- garantie / retourregelingen

- geldigheidstermijn offerte (bijv X weken)

- offerte getekend retour laten sturen!

- betalingsvoorwaarden: wanneer betalen, evt (gedeeltelijk) vooruitbetalen, hoe betalen bij deelleveringen, evt kortingsafspraken

- algemene voorwaarden meesturen

- als er vragen zijn, bellen!

 

Vergeet niet te bedanken dat je een offerte mag maken voor ze.

 

Ik zou het als PDF opsturen, en als je een tijd niets hoort, eens bellen. Zorg ook dat iemand anders je offerte doorleest voordat je hem opstuurt. Zelf zie je vaak je eigen foutjes niet.

 

Het rekenwerk inderdaad in Excel doen. Maak er daarna een sjabloon van voor hergebruik bij andere klanten.

[Ronnie]

Een offerte moet inderdaad vermelden:

- Wat je doet;

- Welke kosten je daarvoor berekend (kortingen kun je hier in meenemen;

- Eventueel extra afspraken over betaalwijze, levering e.d.;

- Hoe moet ik reageren? De offerte terug sturen? Of is een belletje genoeg?

 

Geldigheid van offertes scheelt per product. Normaal gesproken ongeveer een weekje of vier tot zes of bijvoorbeeld 60 dagen.

 

Wat ook zeer belangrijk is om je offertes na te bellen! Zeker als je weinig respons krijgt. Gewoon even een telefoontje aan wagen. En natuurlijk gemaakte afspraken nakomen. Maar dat lijkt me logisch.

 

In ieder geval succes ermee!

[Jeroen Bakker]

Een offerte moet inderdaad vermelden:

- Wat je doet;

 

Ik doe dit net anders en vermeld wat men er voor krijgt en wat men er aan heeft. Ik schets een enthousiasmerend beeld van het probleem en hoe dat opgelost wordt, dat is veel interessanter dan de details van hóe we dat dan precies gaan doen. In grote lijnen is daar wel van af te leiden wat we daarvoor moeten en gaan doen als men dat echt wil weten, maar primair schrijf ik de offertes vanuit de klant en probeer ik een beeld te schetsen van het te bereiken einddoel, niet van de weg daar naar toe.

 

Ik hoop dat duidelijk is wat ik bedoel :)

[Jeroen Bakker]

Aan welke eisen moet een offerte voldoen?

 

Minimaal aan de eisen die jóuw klant er aan stelt, aangevuld met wat jij denkt dat je als offerte uit moet brengen om de deal binnen te krijgen :) Wanneer we dit bovenstaande als uitgangspunt nemen, zou ik je vragen als volgt beantwoorden:

 

duidelijke layout

 

Lijkt me vrij logisch. Zonder een duidelijke layout houdt het per definitie al op. Hetzelfde geldt voor typfouten, stijlfouten, en vooral: een offerte die niet aansluit bij waar een klant om vraagt. Als je goed luistert naar een klant en je inleeft, maak je al een 90% kans op de deal. Als je de basics al fout doet, dan blijven offertes puur een kansspel.

 

Is het desgin van een offerte van belang ?

 

Zeker. Hóe wil je dat je offerte overkomt? Pas daar je design op aan! Je offerte moet passen in het plaatje wat je schetst op je site, in een eventueel kennismakingsgesprek, in beursstands, enz. Een offerte is ook marketing! Geen gek idee om je offertedesign dus ook door een huisstijldesigner te laten ontwerpen.

 

Stuur je de algemene voorwaarden altijd mee ?

 

Ja, maar dat is puur om praktische redenen. Alle juridische details wil je niet in je offerte hebben, die moeten in een bijlage zoals de AV.

 

alleen als pdf versturen of ook via de post ?

 

Afhankelijk van wat je uit wilt stralen. Wij versturen ze tegenwoordig altijd enkel als PDF omdat we snelheid willen uitstralen (via de post is te langzaam). Maar wil je een statige, serieuze indruk maken, dan is op papier met een mooie kaft een betere keuze. Afhankelijk van je doelgroep en je eigen gewenste uitstraling en positionering dus.

 

Welke geldigheidsduur geef je op ?

 

Afhankelijk van het project of de vraag. Soms wil ik een opdracht graag op korte termijn hebben dus zet ik er extra druk op met bijvoorbeeld aantrekkelijke start- en levertijden als men snel akkoord geeft, die niet meer geldig zijn als men later akkoord geeft. Je kunt hier dus mee spelen en hier een actief instrument van maken.

 

Hoeveel korting geef je en maak je gebruik van staffelkorting ?

 

Dit hangt puur af van je gekozen positionering. Ook dit is een instrument waar je mee kunt spelen bij het samenstellen van je offerte.

 

Heb je hiervoor een speciaal programma of gebruik je excel ?

 

Word, soms Photoshop bij het maken van verduidelijkende afbeeldingen, en daarna doc2pdf.

 

Laat je een % vooraf betalen of alles ?

 

Onze software is SaaS, afrekenen dus op basis van daadwerkelijk gebruik (ons businessmodel daarbij gebruiken we ook als unique selling point, want we zijn als SaaS echt anders dna alternatieven in de markt). Bij maatwerk brengen we meest tussen 30 en 50% vooraf in rekening (al zijn we soms al klaar voordat zelfs maar de aanbetaling betaald is). Belangrijk uitgangspunt is je eigen cashflow in de gaten houden: hoe meer je hoe eerder binnen kunt krijgen, hoe beter.

 

Neem je de verzendkosten mee in de offerte ?

 

N.v.t. voor onze producten, maar als dit bij jou wel speelt: ja, neem ze mee. Niemand houdt van verrassingen achteraf!

 

Zijn er "standaard" voorbeelden ?

 

Logischerwijs doorredeneren op het bovenstaande: nee. Zorg voor je eigen geluid in je offerte, kom enthousiast over en ga, tenzij je producten commodities zijn, dus geen invuloefening zitten doen.

 

Belangrijkste tip: zie je offertes als marketing, en ga er met die ogen naar kijken! En een aanvullende tip: breng alleen offertes uit als je echt een kans maakt (>80% zeg maar). Wees daar streng in, dan heb je vanzelf meer tijd om meer werk van je wel-kansrijke offertes te maken.

[Chris Hammink]

Hallo,

 

ik heb toevallig net een klant gebeld om te vragen wat hij van mijn oferte vind.(Was wel een yes-moment, klus gekregen!)

 

Ik ben bij hem langsgeweest en de situatie bekeken en heb hem begin vorige week een pdf gestuurd met een overzicht van alle materialen en uren die ik denk nodig te hebben netjes opgeteld in een excelbestand.

Vrij standaard offerte verhaal erbij en erbij vermeld dat ik binnenkort contact opneem om de offerte te bespreken.

Geldigheidsduur is bij mij dat de klus dit jaar uitgevoerd wordt, omdat het weersafhankelijke werkzaamheden betreft noem ik geen datum.

Verder geen aparte programma's gebruikt, excel en word.

 

Zoals Jeroen net aangaf denk ik dat je moet proberen de offerte te laten voldoen aan de eisen die je klant stelt.

succes ermee.

 

Chris.

[Frans Sijtsma]

Mede HL-aars,

Zullen we daar maar even HL-ers van maken? ;)

 

Onderstaande antwoorden zijn van toepassing op mijn eigen offertes, niet per definitie van toepassing op iedere offerte

 

- duidelijke layout

Ja, in de zin dat het overzichtelijk moet zijn. Bij grotere offertes een inhoudsopgave maken, voettekstje met paginanummer, offertenummer, klantnaam

 

- Is het desgin van een offerte van belang ?

Ja, ik probeer in de offerte al zoveel mogelijk de verhelderen door specifieke voorbeeldfoto's in te voegen. Niet alles in een bijlage proppen maar daar waar de tekst staat ook de toelichting geven in de vorm van beeldmateriaal

 

- Stuur je de algemene voorwaarden altijd mee ?

Ja

 

- alleen als pdf versturen of ook via de post ?

Als het een wederverkoper (dealer) is dan stuur ik het als Word-bestand. Kunnen ze kopieren/plakken en werkt simpeler

Anders als PDF

Vrijwel altijd als papieren versie nagestuurd (in mijn geval vaak met CAD-tekeningen op A3-A0+ formaat

 

 

- Welke geldigheidsduur geef je op ?

Varieert. Soms 30 dagen, soms drie maanden, soms een jaar met prijscorrectieformules

 

- Hoeveel korting geef je en maak je gebruik van staffelkorting ?

Ik bied complete projecten aan, geen losse producten, dus (in principe) niet van toepassing

Heel soms (bijvoorbeeld als ik boekensteunen aanbied als optie voor een groot project) dan met staffel

 

- Heb je hiervoor een speciaal programma of gebruik je excel ?

Word voor de tekst, excel voor mijn eigen calculatie, AutoCAD, Photoshop

 

- Laat je een % vooraf betalen of alles ?

Hangt van bedrag en klant af. Soms vooraf, soms achteraf en vaak termijnen (30/60/10 o.i.d.)

 

- Neem je de verzendkosten mee in de offerte ?

Offerte is turn-key dus inclusief alle kosten

 

- Zijn er "standaard" voorbeelden ?

Nee, al heb ik een stuk of 5 sjablonen die afhankelijk van de brache en type klant worden gebruikt. Grotere offertes en aanbestedingen schrijf ik van scratch. (wel met gebruikmaking van elementen van eerdere offertes)

 

Misschien zie ik nog wat over het hoofd ?

Ja, laat je tone of voice aansluiten bij je klant (geen al te formele taal voor een bikerclub) en als je vooraf een gesprek hebt: Luister goed, noteer zijn/haar belangrijkste punten en laat die terugkomen in de offerte incl. toelichting.

 

Alvast bedankt voor de reacties

graag gedaan

[suhdalskdj]

Nog één tip:

-Verstuur een offerte nooit in een open formaat zoals een Word-bestand. Klant kan daar namelijk aanpassingen in maken, mocht je dit over het hoofd zien, kan het je geld gaan kosten.

PDF is dan de makkelijkste oplossing, een gesloten bestand waar de klant nog wel uit kan kopiëren en plakken (de opmaak gaat dan wel verloren, waardoor makkelijk is aan te tonen dat het niet de officiële offerte betreft

[Frans Sijtsma]

Ook PDf is relatief eenvoudig aan te passen met bijvoorbeeld Foxit PDF-editor.

 

Vandaar dat ik vrijwel altijd per post nastuur en in de mail met de PDF/Word-offerte al vermeld dat het origineel per post wordt nagezonden

 

Frans

[Patrick Heijmans]

Ik wil iedereen alvast bedanken voor de reacties !

ik ga er mee aan de slag, mocht het iets worden dan zal dit wel een Yes moment worden :)

[Jeroen Reith]

Ik heb verder niet veel toe voegen aan de vorige reacties, behalve:

 

- Welke geldigheidsduur geef je op ?

 

In onze branche hebben we nogal eens te maken met een onverwachte prijsstijging van bijvoorbeeld kabelgoot of kabel die

opeens 10% duurder wordt.

Ik vermeld daarom altijd dat de offert 30 dagen geldig is.

 

[Jeroen Reith]

In offertes vermeld ik ook altijd dat deze vrijblijvend is.

Mocht je na het uitbrengen van de offerte inzien dat je een fout hebt gemaakt en een aanbod hebt gedaan

waar je absoluut niet achter staat dan hoef je je daaraan niet te conformeren.

[Joost Rietveld]

Ook PDf is relatief eenvoudig aan te passen met bijvoorbeeld Foxit PDF-editor.

 

Vandaar dat ik vrijwel altijd per post nastuur en in de mail met de PDF/Word-offerte al vermeld dat het origineel per post wordt nagezonden

 

Frans

 

 

Je hebt dan altijd nog het bewijs in de vorm van de verzonden email. Bovendien is de offerte pas geldig als ik ook getekend heb en als ik aanpassingen constateer, dan neem ik neem ik contact op met cliënt. Overigens nog nooit gebeurd.

 

Groet

Joost

[R.I.P. - Fred Wiersma]

In offertes vermeld ik ook altijd dat deze vrijblijvend is.

Mocht je na het uitbrengen van de offerte inzien dat je een fout hebt gemaakt en een aanbod hebt gedaan

waar je absoluut niet achter staat dan hoef je je daaraan niet te conformeren.

 

Is dat niet wat merkwaardig? Een klant tekent een offerte en verbindt zich daarmee, maar voor de leverancier is het vrijblijvend? Wanneer leg je je dan wel vast als leverancier?

 

Ik ben niet zo'n voorstander van vrijblijvende offertes. Ik begrijp wel dat dat in sommige branches gebruikelijk is, em misschien zelfs noodzakelijk (complexe projecten die ook voor de klant nog niet volstrekt helder zijn), maar dan nog. Noem het dan geen offerte maar een intentieverklaring tot samenwerking. Een offerte is m.i. een aanbod waar je je als leverancier aan wilt houden.

[Jeroen Reith]

Is dat niet wat merkwaardig? Een klant tekent een offerte en verbindt zich daarmee, maar voor de leverancier is het vrijblijvend? Wanneer leg je je dan wel vast als leverancier?

In het offertestadium is het op deze manier voor zowel de klant als de leverancier vrijblijvend. Als je tot overeenstemming komt tekenen beide partijen en verbinden beide partijen. Uiteraard is het dan niet zo dat je als leverancier na het aangaan van de order nog vrijblijvend kunt opstellen.

 

 

[sourcedesign]

...

Hoe maak jij een goede offerte en kun je deze omzetten naar een opdracht? Welke stappen onderneem je ?

misschien komen dan tot een 'standaard' waar we allemaal wat aan hebben ?

...

 

Hey Partick,

 

Ik heb laatst een offerte voor mijn eigen bedrijf gemaakt.

Dit heb ik opgemaakt als interactieve pdf. De meeste mensen kunnen

wel gewoon pdf bestanden lezen dus dat leek me wel makkelijk.

 

De voordelen:

 

Wanneer een bedrijf via e-mail een offerte binnenkrijg ipv per post reageerd deze sneller.

Hij zit toch al achter de computer en hoeft niet veel moeite te doen om te reageren.

Daarnaast heb ik in de interactieve pdf een selectievakje geplaatst waardoor de lezer direct

een bevestiging kan geven door deze aan te vinken. Vervolgens staat hiernaast de knop "terugsturen"

door deze aan te klikken stuurt hij automatisch de offerte terug naar jou emailadres.

 

Sinds ik deze gebruik krijg ik vrijwel per direct een bevestigde offerte terug.