Regels oninbare vorderingen afboeken

[keesmolenaar]

Weet iemand of er regels zijn verbonden aan het afboeken van oninbare vorderingen? Mag je bijv. maar een percentage in een jaar afboeken? Zijn er stappen die ik ondernomen moet hebben voordat ik de vorderingen afboek?

[avelache]

Ik weet eigenlijk niet eens of er echt regels voor zijn.

 

Om te voorkomen dat de belastingdienst (of welke instantie dan ook) later moeilijk gaat doen, zou ik afschrijvingen altijd goed documenteren. Er zijn een aantal standaard redenen waarbij het logisch is dat een vordering wordt afgeschreven. Denk aan faillisement of spoorloos verdwenen zijn van de schuldenaar.

 

Op zich denk ik dat er ook geen problemen zullen komen als je weinig (in aantal en bedrag) vorderingen afschrijft. Als je dit vaker doet, dan zal de BD zich gaan afvragen hoe dat kan. En waarom je geen incassobureau in de arm neemt.

 

Uiteindelijk zijn het natuurlijk ook je eigen inkomsten die je afschrijft. Dat doe je natuurlijk liever niet.

[anna82]

Interressante vraag eigenlijk. Als je je boekhouding volgens kassysteem doet, moet je oninbare betalingen dan ook op de een of andere manier in boekhouding verwerken? Beetje domme vraag misschien, maar ik dacht je boekt gewoon in voor hoeveel euro je spullen zijn verkocht, en aan het eind van het jaar voor hoeveel er nog staat, en dat de 'onbetaalde artikelen' dan vanzelf verdwenen zijn zeg maar....enige verschil is dat je winstmarge wat kleiner lijkt, maar als je niet veel oplichters hebt heeft het niet echt effect. Of moet het anders?

[ronaldinho]

Daar is eigenlijk maar 1 regel voor: de waardering van vorderingen vindt fiscaal plaats volgens goedkoopmansgebruik.

In beginsel moet iedere vordering op balansdatum worden bekeken en gewaardeerd. Als de kans groot is dat je niets terug krijgt, bijvoorbeeld bij een faillissement waar geen of nauwelijks activa zijn, dan kun je naar 0 afwaarderen. Belangrijkste is dat je een deugdelijke onderbouwing hebt.

 

Er is niet zoiets als een vast of maximum percentage. Wel kun je, bijvoorbeeld op basis van ervaringscijfers, op balansdatum een bepaald percentage van de debiteuren als voorziening treffen, maar ook daarvoor geldt: altijd onderbouwen.

[avelache]

Ik weet niet of ik je helemaal goed begrijp. Maar met kassysteem bedoel je als er daadwerkelijk een bank- of kas transactie heeft plaatsgevonden?

 

Zodra je een factuur verstuurd is dat omzet. In het meest simpele geval stuur je in 1 jaar tijd 1 factuur naar 1 klant voor zeg 50.000 euro en heb je verder helemaal geen kosten. Ongeacht of de klant nu wel of niet betaald heb je dat jaar een winst van 50.000 euro en daarover ga je belasting betalen.

 

Als die factuur oninbaar blijkt te zien, zal je hem moeten afboeken. Anders heb je immers belasting betaald over een (fictieve) winst die je nooit daadwerkelijk hebt gerealiseerd.

 

Bij het afschrijven van de oninbare factuur, kan je de belasting weer terug vorderen.

 

(in de praktijk gebeurt er in een onderneming natuurlijk veel meer dan 1 enkele factuur per jaar. Maar voor het begrijpen van het principe leek dit me een handig voorbeeld)

 

Als je een winkelvoorraad hebt wordt het afschrijvingsprincipe wat ingewikkelder. Daar lijk je in het 2e deel van je post wel op te doelen. MAar ik wacht nog even op bevestiging voor ik daar een heel verhaal over type.

[ROVened]

Het ligt eraan waarom de vorderingen oninbaar zijn. Is de debiteur failliet dan kan het bedrag direct als oninbaar worden afgeboekt. Wanneer er destijds btw over het omzetbedrag is afgedragen dan kan het btw bedrag bij de Belastingdienst worden teruggevraagd. Meestal vraagt de Belastingdienst om kopie facturen alsmede informatie over het faillissement.

Voor de overige vorderingen die dubieus inbaar zijn kun je een voorziening maken, de btw kan pas na 5 jaar teruggevraagd worden. Zo'n voorziening kun je berekenen op basis van ouderdom en andere factoren.

Suc6

[anna82]

Ik weet niet of ik je helemaal goed begrijp. Maar met kassysteem bedoel je als er daadwerkelijk een bank- of kas transactie heeft plaatsgevonden?

...

Eigenlijk wel ja. Van wat ik begreep zijn er 2 manieren van boekhouding, namelijk kas of een andere (weet naam even niet). Bij dat laatste moet je voor iedere bestelling factuur in de boekhouding stoppen. Je draagt dus al btw af al voordat het is betaald. Bij kas stop je alleen in boekhouding wat is betaald. Voordeel hiervan is dat je pas btw afdraagt als klant ook heeft betaald. Is ook wat minder werk. Dat is wat mij toen ik begon iig werd verteld...Je mag niet altijd voor kas kiezen, maar in mijn geval mocht het wel.

 

Heb even gegoogled:

enkel boekhouding / kas: http://nl.wikipedia.org/wiki/Enkel_boekhouden

dubbel boekhouding (manier waar jij het over heb) http://nl.wikipedia.org/wiki/Dubbel_boekhouden

[keesmolenaar]

Wat ik eigenlijk bedoel.

 

Stel ik heb 5 facturen (in de praktijk gaat het om duizenden):

 

01-01-2005 | F001 | 11,90 euro

01-01-2005 | F002 | 11,90 euro

01-01-2006 | F003 | 11,90 euro

01-01-2007 | F004 | 11,90 euro

01-01-2007 | F005 | 11,90 euro

 

Omdat de facturen te laat betaald zijn, geef ik ze uit handen aan een incassobureau. Deze kan de vorderingen vervolgens niet innen. In welk jaar mag ik deze facturen dan afboeken? En wanneer kan ik de BTW terugvorderen (5 jaar?)?

 

Ik neem aan dat hiervoor regels zijn. Anders kun je bijv. makkelijk frauderen in het geval dat je in een jaar weinig winst hebt. Dan maak je gewoon een factuur met onzin gegevens aan, en boekt die in het jaar waarop je veel omzet draait als oninbaar af.

 

[avelache]

Ik heb oninbare vorderingen altijd direct afgeboekt zodra bekend was dat ze niet meer te vorderen waren of de kans zeer gering (faillisement) was. Die 5 jaars regel ken ik niet. Afboeken deden wij vaak ook door een creditfactuur te maken en (indien aanwezig) ten laste van de voorziening te boeken. Bij sommige bedrijven wordt de afschrijving ook ten laste van het project, de afdeling oid geboekt (vaak enkel als hen te verwijten valt dat de vordering niet ge-ind kan worden).

 

Ik ben benieuwd naar de verdere uitleg van ROVEned over die 5 jaars btw terug vraag regeling?

 

Om aan het eind van het jaar zo maar even een rommel credit factuur te maken, lijkt me geen strak plan. Als je door een accountant wordt gecontroleerd zal die alle grote creditfacturen incl motivatie willen zien. Stel dat je in die creditfactuur een 5-tal facturen laat vervallen. Hoe verantwoord je dan de inkomende betalingen voor die 5 facturen? Ik neem tenminste aan dat je dat geld nog wel wilt hebben......

[keesmolenaar]

Ik heb het er niet over om betaalde facturen te crediteren. Ik bedoel het als volgt:

 

In 2007 maak je weinig winst. Je schrijft een factuur uit op naam van Pietje voor geleverde diensten. De verwachting is dat je in 2008 meer gaat verdienen, dus crediteer je in 2008 die factuur van die niet bestaande debiteur om daarmee in 2008 een lagere winst te halen.

 

Kortom, het lijkt me dat hiervoor regels bestaan.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Klopt, dat mag dus niet. Als de fiscus daar achter komt kun je tenminste een boete verwachten, plus een jaar of wat zeer nauwgezette controles.

 

'Verschuiven' van omzet is niet toegestaan. Zie Handboek Ondernemen van de BD of kijk op hun site.

[avelache]

Ik heb het er niet over om betaalde facturen te crediteren. Ik bedoel het als volgt:

 

In 2007 maak je weinig winst. Je schrijft een factuur uit op naam van Pietje voor geleverde diensten. De verwachting is dat je in 2008 meer gaat verdienen, dus crediteer je in 2008 die factuur van die niet bestaande debiteur om daarmee in 2008 een lagere winst te halen.

 

Kortom, het lijkt me dat hiervoor regels bestaan.

 

Grappig is dat je in deze situatie je te betalen belasting naar voren haalt. Lijkt me dat er geen ondernemers is die dat wenst te doen.

[John Kode]

Het ligt eraan waarom de vorderingen oninbaar zijn. Is de debiteur failliet dan kan het bedrag direct als oninbaar worden afgeboekt. Wanneer er destijds btw over het omzetbedrag is afgedragen dan kan het btw bedrag bij de Belastingdienst worden teruggevraagd. Meestal vraagt de Belastingdienst om kopie facturen alsmede informatie over het faillissement.

Voor de overige vorderingen die dubieus inbaar zijn kun je een voorziening maken, de btw kan pas na 5 jaar teruggevraagd worden. Zo'n voorziening kun je berekenen op basis van ouderdom en andere factoren.

Suc6

 

Hallo,

 

even over die 5-jaars-termijn. Die is mij niet bekend. Ik zou, net als sommige anderen hier, graag weten waarop die termijn gebaseerd is. Het betreffende wetsartikel zegt er niets over:

 

Artikel 29 Wet OB:

1.Op verzoek wordt teruggaaf verleend van de belasting ter zake van leveringen en diensten, voor zover de vergoeding:

 

a. niet is en niet zal worden ontvangen;

 

b. wordt terugbetaald omdat een vermindering van de vergoeding is verleend of omdat de goederen in ongebruikte staat zijn teruggenomen.

 

In het tweede lid wordt voor het verschuldigd worden van de afgetrokken voorbelasting wél een termijn genoemd, maar die is 2 jaar.

 

groet,

 

John

 

[wilco u]

Ik weet dat het onnodig ophalen van oude topics niet gewenst is. Geinteresseerd door de vraagstelling (ik zit namelijk ook met die vraag) ben ik dit topic gaan lezen maar ik heb het idee dat er niet echt een afsluting is.

 

Wellicht iemand met actuele info?

[Joost Rietveld]

Welk deel van de vraag wil je actuele info over?

[VNIS]

Is dit een antwoord op de vraag ?

 

http://www.belastingtips.nl/zakelijk/belastingtips_bedrijven/voorziening_fiscaal/fiscale_voorziening_dubieze_debiteuren/

 

Met vriendelijke groet,

 

Jan van Nistelrooij.

[wilco u]

Welk deel van de vraag wil je actuele info over?

 

Wel, ik zou vier deelvragen weten (Ik ga er even eenvoudigweg vanuit dat er niet kan worden verrekend met andere facturen).

 

1) Welke inspanningen moet je hebben verricht voordat je een factuur als oninbaar mag bestempelen. Is faillissement een voorwaarde, wat als de opdrachtgever de factuur gewoon betwist of de situatie langdurig traineert?

2) Mag je een factuur 'verrekenen' door een identieke creditfactuur te maken en zoja, binnen of buiten welke termijn na het versturen van de betreffende factuur?

3) Als je niet mag crediteren, hoe maak je e.e.a. dan kenbaar bij de fiscus.

4) Is er een termijn betreffende de BTW die zwaarwegend is voor het al dan niet kunnen afwaarderen van de vordering (in dit topic de zogenoemde maar niet onderbouwde 5 jaar)

[4711]

Als je een aantal pogingen hebt gedaan om een vordering te innen, maar dat nog steeds niet gelukt is en je dan (conform de in jouw branche gebruikelijke handelswijze) de vordering afschrijft, dan heb je recht op teruggaaf van de BTW.

 

De teruggaaf moet je schriftelijk aanvragen en je moet aannemelijk kunnen maken dat de afnemer niet heeft betaald en dat ook niet gaat doen. Dat zou bijvoorbeeld middels een brief van een curator (bij faillissement) kunnen zijn. Of middels een brief van de afnemer waaruit blijkt dat hij/zij niet gaat betalen.

Als je verder niets hebt, dan kan je ook vermelden dat je alle pogingen tot incasso gestaakt hebt en dat zij niet reageren (of dat je ze niet kan vinden). Dat zal meestal wel voldoende zijn.

 

Formeel mag je dus geen creditnota maken, maar moet je een verzoek om teruggaaf (wegens oninbaarheid van de vordering) indienen.

 

[Joost Rietveld]

Zoals artikel 29 OB al aangeeft, moet duidelijk zijn dat de factuur niet betaald is en niet betaald zal worden. Daarvoor is hard bewijs nodig. Brief curator waarin hij aangeeft dat betaling niet zal plaatsvinden is gangbaar. Als een afnemer traineert, dan is dat niet voldoende. Immers staat de weg via een gerechtelijke procedure open om je vordering te innen.

 

Een creditfactuur is niet zondermeer afdoende. Wel als daarmee en levering geannuleerd of teruggedraaid wordt, maar het werkt niet als lapmiddel om een wanbetaler aan te pakken. Bovendien zou je in dat geval ook nog eens aan de wanbetaler toegeven dat je hem gelijk geeft :-\

 

Het kenbaar maken aan de fiscus is dus alleen aan de orde als de vordering ook juridisch niet uitgewonnen kan worden.

 

Er is geen 5 jaars termijn van toepassing op dergelijke verzoeken (staat niet in de wet). Ik kan me hooguit indenken dat gerefereerd wordt aan de termijn voor verzoeken tot ambtshalve verminderingen. Dan gaat het echter om verminderingen die geen formele rechtsgrond hebben en op basis van welbehagen van de inspecteur toch verleend kunnen worden. Artikel 29 OB is echter een formele rechtsgrond.

 

Hopelijk is het zo duidelijk.

 

groet

Joost

[Joost Rietveld]

Of middels een brief van de afnemer waaruit blijkt dat hij/zij niet gaat betalen.

Als je verder niets hebt, dan kan je ook vermelden dat je alle pogingen tot incasso gestaakt hebt en dat zij niet reageren (of dat je ze niet kan vinden). Dat zal meestal wel voldoende zijn

 

Zo'n brief zul je niet snel krijgen van een wanbetaler ;D

 

Pogingen tot incasso omvatten ook het halen van een vonnis om beslag- en executiemaatregelen te nemen. Zomaar roepen dat je alle pogingen tot incasso gestaakt hebt omdat het niets oplevert, zal niet zomaar voldoende zijn (bewijs, bewijs, bewijs ;)).

 

groet

Joost

 

[wilco u]

Ik wilde toch nog even graag met jullie delen dat mijn ingebrekestellingsbrief (is dat 1 woord ???), waarin in krachtige termen wordt uitgelegd dat eventuele innings- en proceskosten voor rekening van de wederpartij zijn, heeft geleid tot betaling van de achterstallige factuur.

 

Inclusief een bonusje (administratiekosten) 8)

 

[NewContacts]

In bovenstaand geval wordt gesproken over een dienst die al geleverd is. Wat als de dienst nog niet geleverd is en je vooruitbetaling vroeg. De klant betaald niet, traineert, en uiteindelijk zit je in een nieuw boekjaar.

 

Mag je dan de factuur in het nieuwe boekjaar crediteren en hoever terug in jaren mag je crediteren?

 

Met groet,

Rick.

 

[Wouter_N]

sorry voor het omhoog trappen van deze oude discussie; ik vind het zelf wel interessant om te lezen dat er afhankelijk van de situatie een aantal opties zijn.

 

In het geval dat door ProRi-Rick genoemd wordt lijkt mij de aangewezen weg om nog niet ontvangen inkomsten gewoon nog niet officieël te factureren. Je maakt dan een voorbeeldfactuur zonder nummer, ofwel een "Pro Forma" factuur. Op moment dat de klant oneindig traineert of de bestelling annuleert hoef je alleen de pro forma factuur bij het oud papier te gooien en ben je verder klaar.

 

Op moment dat het geld binnen komt maak je direct netjes een factuur met nummer. Voor een juiste koppeling van betalingen aan facturen kan het slim zijn om de pro forma factuur in ieder geval wel een referentienummer te geven.

 

Op die manier voorkom je dus dat je in de situatie "gefactureerd maar oninbaar" terecht komt met de bijbehorende gevolgen voor omzetbelasting en btw afdracht