Wat zijn je eerste stappen als financiele man bij een startend bedrijf?

[Laurens1980]

De grote hamvraag:

 

Wat doe je als je als nieuwe financiële man als eerste als je bij een start-up binnenkomt en een administratie aantreft die niet goed ingericht is en wanneer de helft van de arbeidscontracten niet getekend zijn, wanneer investeerders zitten te popelen voor een goede rapportage en er behoorlijk druk op de ketel staat?

 

Wat zijn je eerste stappen?

 

Benieuwd..

[Iwan van Geelen]

Ik denk dat dit juist de reden zijn waarom ze een financiele man hebben aangesteld; dit hoort (helaas) natuurlijk ook een beetje bij een startent bedrijf .

 

Dus ik zou zeggen, aan de slag! (eerst natuurlijk goede koffie :P )

[Joost Rietveld]

stap 1 is de investeerders de status quo meedelen en een tijdspad waarbinnen je de boel rechtgezet denkt te hebben.

Daarna de administratie op orde brengen.

[pewede]

Bekend bijltje...

 

Laurens, wat is je positie binnen deze organisatie en dien je verantwoording af te leggen?

[Laurens1980]

Bekend bijltje...

 

Laurens, wat is je positie binnen deze organisatie en dien je verantwoording af te leggen?

 

Financiële man :)

Jazeker, uitendelijk mijn verantwoordelijkheid dat Finance op orde is en dat investeerders tevreden zijn (en worden).

 

 

Grootste punt wat mij tot nu toe opvalt is dat mijn eerste idee om als hoogste prioriteit de administratie op orde te brengen, en daarop te rapporteren, niet het beste uitgangspunt was.

 

In eerste instantie zicht op cashflow en een voorlopige cashflowprognose (+6mnd) zijn by far het belangrijkst zoals ik het nu zie! Maar ik hoor graag hoe anderen daar tegen aan kijken.

 

 

 

[pewede]

Hallo Laurens,

 

Mijn vraag had ik wellicht niet goed gesteld, dus zal ik deze proberen te verduidelijken.

Welke positie bekleed je binnen de organisatie --- DGA / directeur / general-manager / eigenaar / ?

en

aan wie moet je verantwoording afleggen - directie / aandeelhouders / mede-aandeelhouders / ?

 

De aanvliegroute van je vraagstelling kan imo verschillend zijn door je positie en verantwoordelijkheid.

 

groet,

 

Peter

[Roel J]

Wat doe je als je als nieuwe financiële man als eerste als je bij een start-up binnenkomt en een administratie aantreft die niet goed ingericht is

Beetje afhankelijk van of het alleen organisatorische problemen zijn of ook financiële druk.. maar meestal is het voor mij. Hetzelfde als wat de loodgieter doet bij lekkage.. de hoofdkraan dichtdraaien en dan gaan repareren.

Het begint met:

- Niemand mag meer iets bestellen zonder toestemming van de financieel of algemeen directeur

- Alle uitgaande betalingen beoordeel je zelf, zeker de eerste maand langer indien nodig.

- kijk dagelijks naar de bankstanden kost je elke ochtend 5 minuten. Maar het is je hartslagmeter.

 

Daarna

- Inventarisatie van achterstanden of stand van zaken in boeken inkoopfacturen, het aantal aanmaningen is goede indicatie van omvang achterstand.

- Inventarisatie van openstaande verkooporders zonder verkoop factuur. Ouderdomsanalyse openstaande posten. Direct actie nemen op de top 10-20 oude openstaande posten.

- Cashflowplanning gaan maken, begin met 2 weken vooruitkijken, bouw z.s.m. uit naar 6 tot 13 weken.

gebruik openstaande posten lijsten met ouderdomsanalyse als uitgangspunt en neem schattingen op voor achterstanden . Plan conservatief, inkomsten laat plannen, uitgaven vroeg. Dan zie je snel waar de pijn zit en kun je daarna gaan schuiven zodat er geen gaten meer zijn.

 

Zo snel mogelijk (binnen 2 of 3 weken gecombineerd met de eerstvolgende maandafsluiting) een "nulmeting" rapportage voor de investeerders maken. Cijfers rapporteren op basis van wat er is met resultatenrekening, balans summiere analyse van de resultaten en inschatting (financiële) risico's door achterstanden en een inschatting maken van hoe lang het duurt om de cijfers volledig betrouwbaar te hebben. Laat de zwakke plekken zien en bagatelliseer het niet en heb niet de illusie dat je in 3 weken alles oplost 2 a 3 maanden is ook acceptabel met een duidelijk tijdpad en acties met korte duidelijke rapportages met the cold hard facts en weinig salespitch, dat word al snel ervaren als smoezen of mooie praatjes.

Altijd op afgesproken deadlines rapporteren al moet de nacht doorwerken maar accepteer geen deadlines die je niet kan halen ook al zet de investeerder nog zoveel druk. De neiging is vaak om snel te gaan rapporteren omdat het vroeger altijd laat was. Betrouwbaar rapporteren is veel belangrijker.

Geef als het kan tussen 2 rapportages even een korte update van de grootste issues (vooral als ze opgelost zijn) 1 of 2 mailtjes over opgeloste problemen geeft meer vertrouwen dan een lijstje van 4 successen in de maandrapportage.

 

Daarna begint pas echt het verbeteren van processen. Begin met de basis, verkoopfacturatie gaat voor alles, aanmanen van klanten is punt 2. Daarna komt de inkoopfacturatie en communicatie met leveranciers die moet duidelijk zijn, betalingen laat beloven maar wel voor de deadline betalen.

 

De arbeidscontracten op zo kort mogelijke termijn alsnog opstellen op basis van gemaakte afspraken, niet proberen te standaardiseren, zo dicht mogelijk bij de gemaakte afspraken blijven zorgt dat de meeste medewerkers alsnog tekenen. De meeste contracten zullen tijdelijk dienstverband zijn dus standaardiseren kan ook bij de verlenging.

 

Afijn dat is een beetje een weergave van een strijdplan, hier en daar kort door de bocht en vast onvolledig maar de kernpunten zitten er wel in. Mijn uitgangspunt is wel een vrij operationele rol, handson

 

 

[Laurens1980]

Hallo Laurens,

 

Mijn vraag had ik wellicht niet goed gesteld, dus zal ik deze proberen te verduidelijken.

Welke positie bekleed je binnen de organisatie --- DGA / directeur / general-manager / eigenaar / ?

en

aan wie moet je verantwoording afleggen - directie / aandeelhouders / mede-aandeelhouders / ?

 

De aanvliegroute van je vraagstelling kan imo verschillend zijn door je positie en verantwoordelijkheid.

 

groet,

 

Peter

 

Controller maar eigenlijk soort van Junior CFO, complete verantwoordelijkheid over financiën zonder aandelenbelang (zo zou het ook moeten zijn vind ik, toch iets neutraler in deze rol zonder aanmerkelijk belang).

[Joost Rietveld]

je bent dus werknemer?

[Laurens1980]

je bent dus werknemer?

 

loonslaaf, maar wel een ondernemende geest :)

[Hans van den Bergh]

Tja, dan zal je elders moeten kijken, dit forum is uitsluitend voor ondernemers bedoeld.

 

Succès en groet,

 

Hans

[pewede]

Hallo Laurens,

loonslaaf, maar wel een ondernemende geest :)

Dat vermoeden had ik al.

 

Zorg in ieder geval dat je positie binnen de organisatie geborgd is want je krijgt vast te maken met heilige huisjes met alle mogelijk vervelende gevolgen van dien. Niet alleen met heilige huisjes van personeel maar ook van directie en mogelijk aanwezige managers.

Als eerste zou ik ruime verslaglegging doen van het wel en wee van de organisatie en dit met directie bespreken om samen een plan van aanpak te maken met duidelijke prioriteitenstelling.

Verder heeft Roel je al een heleboel nuttige tips gegeven die je kunt gebruiken.

 

veel succes,

 

groet,

 

pewede

 

[Laurens1980]

Wat doe je als je als nieuwe financiële man als eerste als je bij een start-up binnenkomt en een administratie aantreft die niet goed ingericht is

Beetje afhankelijk van of het alleen organisatorische problemen zijn of ook financiële druk.. maar meestal is het voor mij. Hetzelfde als wat de loodgieter doet bij lekkage.. de hoofdkraan dichtdraaien en dan gaan repareren.

Het begint met:

- Niemand mag meer iets bestellen zonder toestemming van de financieel of algemeen directeur

- Alle uitgaande betalingen beoordeel je zelf, zeker de eerste maand langer indien nodig.

- kijk dagelijks naar de bankstanden kost je elke ochtend 5 minuten. Maar het is je hartslagmeter.

 

Daarna

- Inventarisatie van achterstanden of stand van zaken in boeken inkoopfacturen, het aantal aanmaningen is goede indicatie van omvang achterstand.

- Inventarisatie van openstaande verkooporders zonder verkoop factuur. Ouderdomsanalyse openstaande posten. Direct actie nemen op de top 10-20 oude openstaande posten.

- Cashflowplanning gaan maken, begin met 2 weken vooruitkijken, bouw z.s.m. uit naar 6 tot 13 weken.

gebruik openstaande posten lijsten met ouderdomsanalyse als uitgangspunt en neem schattingen op voor achterstanden . Plan conservatief, inkomsten laat plannen, uitgaven vroeg. Dan zie je snel waar de pijn zit en kun je daarna gaan schuiven zodat er geen gaten meer zijn.

 

Zo snel mogelijk (binnen 2 of 3 weken gecombineerd met de eerstvolgende maandafsluiting) een "nulmeting" rapportage voor de investeerders maken. Cijfers rapporteren op basis van wat er is met resultatenrekening, balans summiere analyse van de resultaten en inschatting (financiële) risico's door achterstanden en een inschatting maken van hoe lang het duurt om de cijfers volledig betrouwbaar te hebben. Laat de zwakke plekken zien en bagatelliseer het niet en heb niet de illusie dat je in 3 weken alles oplost 2 a 3 maanden is ook acceptabel met een duidelijk tijdpad en acties met korte duidelijke rapportages met the cold hard facts en weinig salespitch, dat word al snel ervaren als smoezen of mooie praatjes.

Altijd op afgesproken deadlines rapporteren al moet de nacht doorwerken maar accepteer geen deadlines die je niet kan halen ook al zet de investeerder nog zoveel druk. De neiging is vaak om snel te gaan rapporteren omdat het vroeger altijd laat was. Betrouwbaar rapporteren is veel belangrijker.

Geef als het kan tussen 2 rapportages even een korte update van de grootste issues (vooral als ze opgelost zijn) 1 of 2 mailtjes over opgeloste problemen geeft meer vertrouwen dan een lijstje van 4 successen in de maandrapportage.

 

Daarna begint pas echt het verbeteren van processen. Begin met de basis, verkoopfacturatie gaat voor alles, aanmanen van klanten is punt 2. Daarna komt de inkoopfacturatie en communicatie met leveranciers die moet duidelijk zijn, betalingen laat beloven maar wel voor de deadline betalen.

 

De arbeidscontracten op zo kort mogelijke termijn alsnog opstellen op basis van gemaakte afspraken, niet proberen te standaardiseren, zo dicht mogelijk bij de gemaakte afspraken blijven zorgt dat de meeste medewerkers alsnog tekenen. De meeste contracten zullen tijdelijk dienstverband zijn dus standaardiseren kan ook bij de verlenging.

 

Afijn dat is een beetje een weergave van een strijdplan, hier en daar kort door de bocht en vast onvolledig maar de kernpunten zitten er wel in. Mijn uitgangspunt is wel een vrij operationele rol, handson

 

 

 

Een aantal geweldige tips! Mijn dank is groot.

 

[Hans van den Bergh]

je bent dus werknemer?

loonslaaf, maar wel een ondernemende geest :)

Je geeft een kneus met geprikkeld commentaar dat je ondernemer bent. Prima, maar hoe moet de term 'loonslaaf' dan wel geïnterpreteerd worden? Dit forum is voor ondernemers bedoeld. Als je dat wel bent, dan is het nog vreemd, want het is hier ook niet gebruikelijk iemand advies te geven hoe het eigen vak bij een klant moet worden uitgeoefend.

 

Succès en groet,

 

Hans

[Frans Sijtsma]

Zoals Hans al aangeeft is HL een ondernemersforum waar ondernemersvragen voorbij komen

Werknemersvragen staan we zoals je weet niet toe

 

Ik heb gezien dat je naast je loonslavenbestaan :) ook freelancer bent, echter, mede omdat je al veel goede tips gekregen hebt, gaat er een slot op