Zelf administratie, boekhouder ter controle

[Bammer]

Na een tijdje meegelezen te hebben, ben ik nu zover om als ZZP-er te willen beginnen per 2013.

Veel uitzoekwerk, een marktscan, opgebouwd ondermeningsplan, en nu ligt alleen de laatste stap nog bij een investeerder (hoop ik komende week uitsluitsel over te krijgen). Tijd dus voor mijn eerste post :)

 

Nu rijst de vraag over administratie en boekhouding. Graag zou ik zelf alle administratie bijhouden via bijv. Moneybird. Hierin is prima een overzicht te maken van alle inkomende en uitgaande facturen, en daaruit de omzetbelasting. Hiermee hou ik ook een goed beeld van de cashflow binnen mijn bedrijfje.

 

Overige punten die wat mij betreft echt voor een boekhouder zijn (afschrijven, jaarrekeningen, etc) wil ik dan ook graag uitbesteden, maar ik ben heel benieuwd hoe dat gaat. Ik heb al wat boekhouders in omgeving Rotterdam benaderd, maar heb nog niet echt uitsluitsel.

 

Hieronder even in mijn ogen zoals ik denk dat het zal gaan:

 

Alle administratie en boekhouding uitbesteed

In dit geval komt het schoenendoos verhaal bij mij naar boven. Alle inkomende en uitgaande facturen/bonnetjes worden per maand of kwartaal ingeleverd bij de boekhouder, welke een complete administratie opzet, bijhoudt, en daarin automatisch herkend welke aangekochte artikelen weggeboekt worden via afschrijving over een aantal jaren. Wellicht dat hij ook tips geeft wat verstandig is om te doen, bijv. investeren, auto prive of zakelijk rijden, etc.

 

Zelf de administratie, boekhouden uitbesteed

Als ik zelf de administratie via Moneybird zou doen, heeft de boekhouder ook compleet overzicht in alle inkomende en uitgaande facturen en bonnetjes. De schoenendoos wordt vervangen met een digitale variant. Verder zal de boekhouder via dit overzicht kunnen inzien wat er aangekocht wordt, en wat daar mee gebeurd. De boekhouder ziet dat bepaalde aankopen afgeschreven kunnen worden, of heeft wat tips, en neemt hier even contact over op om te overleggen.

 

 

Even uitgaand van het feit dat bovenstaande situaties kloppen, in hoeverre denkt een boekhouder mee, of houdt alles goed bij? Als ik bijvoorbeeld in 2013 een auto zakelijk zal kopen, en deze over 3 jaar wil laten afschrijven (willekeurig afschrijven voor starters), houdt de boekhouder dit dan automatisch bij voor de komende jaren, of dien ik dat zelf aan te geven als we om de tafel zitten voor de jaarrekening.

 

Even in het kort: de administratie wil ik zelf bijhouden, dat is goed te doen. Alles wat met boekhouden te maken heeft wil ik graag uitbesteden, onder het motto 'ieder zijn vak'. Wellicht maak ik het al moeilijker dan het daadwerkelijk is :)

 

 

Ter info: als ZZP-er ga ik uit van het volgende:

- max 5 uitgaande facturen per maand

- max 15 inkoop bonnetjes van kantoorartikelen en dergelijke

- zakelijke tweedehands auto + tankpas voor makkelijke registratie (afschrijving)

- aanschaf laptop (afschrijving)

 

 

[Iwan van Geelen]

Ik ken die geldvolgel niet ... ik heb ff gekeken en ziet er fris uit. Ik denk dat dit een prima begin is. Het geld wat je bespaart door zelf bonnen in te kloppen kan je beter besteden aan leuke dingen of nog leukere dingen een boekhouder of adviseur die je zo nu en dan een advies geeft (verkoopt) en je einde jaar...

 

suc6

[Joost Rietveld]

Dag Bammer

 

Als een boekhouder klachntgericht werkt en alert is, dan zal hij/zij naast de verwerking jou ook uit eigen beweging signaleren op fiscale kansen.

 

Als jij een auto versneld af wilt schrijven dan mag je verwachten dat je boekhouder dat correct verwerkt en dat hij dat een jaar later weer correct toepast.

 

Voor het overige geldt gewoon dat je duidelijk moet zijn in wat je wilt en dat je de afspraken goed vastlegt met je boekhouder.

 

groet

Joost

[Bammer]

Dank heren voor het antwoord.

 

Volgens mij denk ik al te moeilijk wat boekhouden betreft. De administratie kan ik prima zelf bijhouden, een kwestie van alle gemaakte kosten en inkomsten in een overzicht weergeven. De omzet belasting vloeit hier uit voort uiteraard (en volgens mij geven heel veel ondernemers/ZZP-ers dit ook zelf aan bij de belasting).

 

Ik dacht nu vooral aan een maandelijks vast bedrag, waarin de boekhouder de administratie elke maand/kwartaal controleert.

Zou het als ZZP-er wellicht interessanter zijn om een relatie aan te gaan met een boekhouder, in het begin vooral voor advies, en verder alleen tegen het einde van het jaar voor een jaarrekening en de inkomstenbelasting?

 

Hoe pakken jullie dat bijvoorbeeld aan? (heb de zoekfunctie al gebruikt, en er komen best veel online pakketten naar boven die gebruikt worden, maar niet hoe dat in samenwerking gaat met een boekhouder)

[Iwan van Geelen]

...... klachtgericht werkt .....

 

Of klantgericht ?

[Jazzy]

Ik heb de administraties en boekhouding van twee BV's, mijn PH en de werk BV en doe de administratie zelf. Mijn boekhouder doet de boekhouding en beantwoordt mijn vragen (waarop boek ik dit en dat in, hoe verwerk ik de BTW bij die en die post). Ik zit nu in het eerste jaar en heb toch nog wel aardig wat dingetjes waar voor ik hem nodig heb, dat komt natuurlijk door mijn onervarenheid en ook omdat ik weinig aanleg heb voor boekhouden en administratie. Verder doet de boekhouder mijn loonadministratie en vertelt mij iedere maand welk bedrag over te maken aan salaris en wat er naar de belasting mag.

 

Als pakket gebruik ik Afas Online wat ik als abonnement afneem, dit is op zich een beetje overkill maar heeft het voordeel dat ik ook uren en projectadministratie allemaal in één pakket kan doen.

 

Anyway, ik ben heel tevreden met het proactieve en reactieve optreden van mijn boekhouder.

[herman van der helm]

Ik gebruik snelstartsoftware. Ik voer alles zelf in, en 4x per jaar gaan de btw uitdraaien naar de boekhouder, die alles controleert en na het einde van het jaar gaan de gegevens allemaal naar de boekhouder. De posten waar ik niet zeker van ben zet ik altijd op een aparte rekening en die controleert de boekhouder in overleg met mij. Die post wordt elk jaar kleiner, omdat je steeds meer van het boekhoudproces snapt. Ik heb drie bedrijven die ik op deze manier administreer (BV, vof, en eenmanszaak) en ik ben er per jaar in totaal ongeveer 1500 a 2000 euro aan kwijt. Deze boekhouder zit in Delft.

[fvddungen]

Volgens mij denk ik al te moeilijk wat boekhouden betreft. De administratie kan ik prima zelf bijhouden, een kwestie van alle gemaakte kosten en inkomsten in een overzicht weergeven. De omzet belasting vloeit hier uit voort uiteraard (en volgens mij geven heel veel ondernemers/ZZP-ers dit ook zelf aan bij de belasting).

En dat is precies zoals ik het zelf ook doe. Inkomsten en uitgaven kan ik zelf wel bijhouden en de btw-aangifte doe ik ook zelf. Mijn accountant doet verder het jaarverslag voor de BD en de IB-aangifte.

 

Hoe pakken jullie dat bijvoorbeeld aan? (heb de zoekfunctie al gebruikt, en er komen best veel online pakketten naar boven die gebruikt worden, maar niet hoe dat in samenwerking gaat met een boekhouder)

Ik begon er mee dit in Excel te doen, maar dat werd al snel veel te onoverzichtelijk en te onhandig. Ik heb toen zelf een simpel programmaatje in elkaar geknutseld, waarmee ik dat allemaal kan bijhouden. Daarnaast kan ik dan ook uitgaven per kostensoort aangeven, de facturen automatisch laten versturen en de km's bijhouden. Met 1 druk op de knop heb ik een overzicht voor de btw en de jaaropgave. Deze laatste stuur ik door naar mijn accountant. Dat is wel mijn voordeel dat ik programmeur ben. Tuurlijk bestaan er veel goede boekhoudpakketten, maar ik vind ze of te duur of veel te onduidelijk. Wat ik zelf heb gemaakt is niet te vergelijken met dit soort pakketten, maar voldoet voor mij uitstekend.

 

[Hermes Ratgers]

Wat ik je wil aanraden om een pakket te gebruiken dat online werkt en waarbij je boekhouder ook in kan loggen (dus 2 gebruikers). Daarbij moet het naar mijn mening financieel goed te doen zijn (10 a 15 per maand) maar ook een volwaardig pakket zijn (sorry, naar mijn mening geldt dat niet voor alle pakketten).

 

Deze weken moet ik nog even tijd maken om mijn eigen site op dat gebied aan te pakken, maar binnen mijn concept kies ik voor het pakket van Kleisteen.

 

Succes met je keuze.

[Bammer]

Dank voor jullie antwoord, in mijn hoofd is het al wat helderder geworden rondom deze materie.

 

@Fvddungen: goed om te horen dat jij het zo ook aanpakt in de praktijk. Als ik het zo bekijk zal dit ook mijn voorkeur hebben. Naar wat je beschrijft lijkt Moneybird daar ook aan te voldoen, wat dat betreft moet dat in orde zijn. Ze hebben ook de mogelijkheid om jaaroverzichten en btw overzichten per periode te genereren. (en ben erg te spreken over het gemak en gebruiksvriendelijkheid vandit pakket)

 

@HeRaFin: Kleisteen is al direct een boekhoudpakket, dit schiet denk ik het doel voorbij, gezien ik me daar niet teveel in wil verdiepen, dat laat ik aan de boekhouder over.

[fvddungen]

Ik haak al af bij een boekhoudpakket als ze het over crediteuren en debiteuren hebben. Ik weet het verschil wel, maar ik kan nou nooit onthouden wat welke is. Ik heb het dan liever over leveranciers en klanten/afnemers. En zo gebruiken veel boekhoudpakketten wel meer allerlei termen, die voor mij als simpele gebruiker niet te bevatten zijn. Ik denk dat dat wel geldt voor wel meer ondernemers.

 

Ik moet er wel bij zeggen dat mijn accountant dit tot op heden wel prima vond, omdat ik niet echt mega omzetten draaide. Maar hij heeft recentelijk wel aangegeven dat een en ander nu toch wel in een echt boekhoudpakket moet, omdat het betalingsverkeer groeiende is en de omzet stijgt. Dus binnenkort toch maar eens kijken naar een prima en betaalbaar boekhoudpakket.

 

Waar het eigenlijk op neerkomt is dat veel ondernemers een gewoon eenvoudig administratief systeem willen, welke ze prima snappen en waar ze prima mee kunnen werken. Gewoon lekker simpel en doeltreffend. Veel boekhoudpakketten zijn veel te uitgebreid voor de simpele gebruiker.

[Hermes Ratgers]

Prima, maar is Moneybird geen boekhoudpakket dan?

Als je de bank wilt inlaten lezen is Kleisteen goedkoper ook.

 

Maar besides dat, je hebt te maken met wettelijke vereisten. Als je zelf wilt administreren maar bovenal het niet moeilijk wilt doen, dan moet je een werkgebied zoeken dat het mogelijk maakt.

Oftewel, dan moet je voornamelijk op de particuliere markt zitten en niet op de zakelijke markt (factuurstelsel vs kasstelsel).

 

Als je het simpel en doeltreffend wil doen, doe het dan wel goed.

Zie ook deze topic.

 

Als je dat te lastig en omslachtig vind, besteed het dan uit (er van uit gaande dat het kantoor wel een debiteuren en crediteuren administratie bijhoud, wat ook niet altijd gebeurd.)

[Bammer]

Ik denk dat je Moneybird het beste kunt zien als een digitale variant van de bekende schoenendoos. Je kunt al je inkomende en uitgaande facturen en bonnetjes erin zetten, en kunt daaruit direct overzichten generen (bijv. btw overzicht). Bijkomend voordeel is dat je ook direct kunt factureren vanuit het programma, zo simpel is het.

 

Daarnaast kun je ook netjes aangeven bij bank transacties waar de kosten vandaan komen of kun je ze in groepen zetten, puur om je administratie netjes en overzichtelijk te houden. Een boekhouder kan ook toegang krijgen tot dit overzicht, en hiervan dan een grootboek maken om alles compleet te hebben.

 

In mijn ogen is het grote voordeel dat alles digitaal staat, overzichtelijk is, makkelijk is terug te vinden, en voor de boekhouder is alles overzichtelijker in te zien, in vergelijking met een schoenendoos.

 

Moneybird heeft ook geen ambities om een boekhoudpakket te worden, maar heeft als hoofddoel puur om de administratie makkelijker te maken voor een ondernemer, dat is wat mij zo aanspreekt. Wel hebben ze aangegeven om meer met boekhouders te willen samenwerken, zodat het ook voor die partij overzichtelijk is als ze meekijken met een klant.

[P.J.]

Dan kun je het net zo goed ook gewoon zelf even in een paar spreadsheets maken. Worden de overzichten ook precies zo als je het zelf wilt.

 

En natuurlijk voor een perfecte back-up zorgen, zodat je nooit je gegevens kwijtraakt door een pc crash.

[Joost Rietveld]

...... klachtgericht werkt .....

 

Of klantgericht ?

 

allebei :)

 

Dank voor je correctie

[sjsprong]

Zou zelf niet in Excel alles gaan bijhouden, je hoeft echt niet het wiel opnieuw uit te gaan vinden. Voor een paar tientjes per maand heb je uitstekende boekhoudpakketten die het mogelijk maken om online je administratie bij te houden. En de meeste geven je niet alleen een administratie maar ook een inzicht. Exact Online of Reeleezee zijn handige programma's die ik ken. Je kan dan zo je administratie met 1 knop in leveren bij de belasting. Je zou nog wel een boekhouder er naast kunnen houden voor de controle of inderdaad voor echt goed advies.

[Erik-]

Ik gebruik MoneyBird voor al mijn uitgaande facturen en offertes. Het is eenvoudig, intuïtief en het ziet er representatief uit. Ik denk dat het prima past bij het gebruik dat jij omschrijft, en voor 10 euro per maand kan er weinig mis gaan. Een groot voordeel van zelf een deel bijhouden in MoneyBird of een ander systeem is dat je zelf ook bovenop de financiële situatie zit.

 

Ik doe mijn boekhouding volledig zelf, maar ik zou dat lang niet iedereen aanraden: het moet wel iets zijn waar je je echt in wil verdiepen. Het helpt ook dat mijn administratie behoorlijk klein is en heel eenvoudig: ik heb minder dan 200 facturen per jaar, geen auto, geen voorraad, verkoop geen goederen en heb geen werknemers.

 

Net als Fvddungen ben ik begonnen met Excel, maar dat voldeed net niet. Ik vond het niet voldoende overzichtelijk naar mate ik meer verschillende situaties tegenkwam. Software bouwen is mijn vak, dus ook ik heb hier een stukje eigen software voor gemaakt. Dat doet precies wat ik nodig heb, en kan ik eenvoudig uitbreiden als het niet meer voldoet. Of alsnog later besluiten om het uit te besteden, als het echt te ingewikkeld wordt. Maar, als je het niet zelf kan, raad ik maatwerksoftware laten maken voor boekhouden erg sterk af.

 

MoneyBird zelf is absoluut geen boekhoudsoftware. Het kan niet omgaan met afschrijvingen, bijvoorbeeld. Maar, dat is op dit moment ook niet de bedoeling van het product. Het doet wat het belooft, en dat doet het heel aardig en betaalbaar. De reden dat ik niet meer administratie in MoneyBird doe is dat het systeem geen verlegde BTW begrijpt, dus zelfs mijn BTW-aangifte kan ik niet op basis van MoneyBird doen. Uiteraard kan ik wel facturen maken met verlegde BTW, maar die telt het dan als "geen btw" voor de BTW-aangifte, wat uiteraard niet correct is.