gesprek met inkoper bij groot bedrijf met meerdere vestigingen - tips?

[waard500]

Beste ondernemers,

 

Ik heb als jonge ondernemer een eigen productlijn/merk op de markt gezet.

Na verloop van tijd heb ik contact kunnen leggen met een groot bedrijf (vergelijkbaar met een V&D of een Bijenkorf) met vele vestigingen. Dit zou een erg mooie en winstgevende relatie op kunnen leveren.

Ze hebben al aangeven enthousiast te zijn over de producten, nu volgt een afspraak met de inkoper van het betreffende segment op het hoofdkantoor.

 

Nu is mijn vraag of ondernemers mij kunnen adviseren over een situatie als deze. Wat is over het algemeen het inkoopbeleid bij dit soort grote bedrijven?

Worden producten eerst getest voordat een order wordt geplaatst? Of wordt (wanneer de voorwaarden, condities en prijzen goed zijn) direct al een eerste order geplaatst?

Gaan dit soort grote bedrijven direct al uit van grote aantallen, of proberen ze nieuwe producten eerst op kleine schaal uit?

 

Hopelijk is mijn vraag concreet genoeg, alle feedback is meer dan welkom.

Bij voorbaat dank!

[Wouter Hol]

Je vragen zijn moeilijk te beantwoorden, het wisselt namelijk per concern en per geval erg hoe ze er mee omgaan.

 

Zorg er in elk geval voor dat, mochten ze veel bestellen, dat jij daar ook mee overweg kan en een buffer hebt om eventuele problemen op te lossen. Zorg dat je verkoopvoorwaarden goed op orde zijn en dat ze daar mee akkoord gaan. Het laatste wat je wilt is dat je een grote order retour krijgt en dat je daardoor jouw producent/leveranciers niet meer kan betalen.

[Norbert Bakker]

Mijn persoonlijke ervaring (met inkoop van een grote keten tuincentra):

 

Worden producten eerst getest voordat een order wordt geplaatst

Afhankelijk van soort product (bijv iets met een stekker of speelgoed) kan van jouw worden verlangd dat jij - dus op jouw kosten - het product en het productieproces getest hebt of laat testen op samenstelling, deugdelijkheid en consumentenveiligheid bij - bijvoorbeeld - TNO of TÜV.

Maar er zijn ook veel organisaties die de producten ook altijd zelf laten testen voordat er grote volumes afgenomen worden. Geen enkel sterk en vertrouwd merk zit te wachten op een akkefietje met een ondeugdelijk product met bijbehorende publiciteit en recall.

 

Gaan dit soort grote bedrijven direct al uit van grote aantallen, of proberen ze nieuwe producten eerst op kleine schaal uit

Meestal dat laatste, pilot in een paar vestigingen en/of mark(e)t(ing) onderzoek. Maar heel soms zijn ze ook zo overtuigd van iets nieuws dat ze onmiddellijk uitrollen om de eerste te kunnen zijn. Dat gebeurde bij de tuincentra bijvoorbeeld met die gekke kleine huisjes voor onder de kerstboom: daar werd in the blind gelijk een miljoenenorder geplaatst. (maar eerlijkheidshalve: dat kwam ook omdat het in andere EU landen al zo'n grote hype was)

[sca_]

Let ook enorm goed op wat je afspreekt over levering en betalingstermijnen. Deels uiteraard door het risico op omvallen van de grote keten die je op het oog hebt, maar vooral omdat je de benodigde financiën omtrent leveren op krediet waarschijnlijk niet kunt behappen. Afspreken dat je de producten op krediet levert en het vervolgens niet kunnen financieren is een veelgemaakte fout.

 

Veel grote ondernemingen kennen de waardecreatie die gratis leverancierskrediet op kan leveren en pogen alles op rekening af te nemen. Werkkapitaalmanagement en de invloed hierop op vrije kasstromen is bij grote ketens geïndoctrineerd. Ze kennen de waarde van leverancierskrediet, en zullen echt je geleverde voorraad niet vooraf gaan betalen. Dit betekent dat je de liquiditeiten moet hebben om waarschijnlijk het overgrote deel van de voorraad voor de keten te financieren. En dat tikt aan als je direct bij vele vestigingen mag leveren.

 

Betaaltermijnen van 45 dagen zijn echt geen uitzondering. Zeker in de huidige retailmarkt.

 

Staar je dus niet blind op wat je kunt verdienen met een levering, maar ook of je de levering wel kunt financieren. Pas dan word je er immers beter van.

 

[geanonimiseerd__]

"Droom droom droom" is het eerste wat bij mij opkomt als ik dit soort topics lees.

 

Een gesprek betekend nog niets. Veel te voorbarig allemaal.

Je bent de enige niet en 90% van de concurrentie is waarscheinlijk professioneler, beter onderlegd en beter gepokt en gemazeld dan iemand die het voor het eerst eens mag proberen.

 

Groot denken is goed want dan ben je bezig met de toekomst. Maar voor realistische praktijk nu is misschien beter advies eerst een historie op te bouwen, ervaring op doen, leren en richten op kleinere aantallen of simpelere produkten.

 

Ja er zijn genoeg succes verhalen die het tegendeel bewijzen maar 99% van beginnende ondernemers kan enkel succesvol worden door het doorlopen van een geplande groei, realistisch denken, focus op netwerk en kleine stappen die naar grotere stappen leiden.

 

Kansen zijn klein bij grote bedrijven om order te scoren. Slagingskans stijgt bij kleinere bedrijven, dat is mijn ervaring dus verschiet niet al je kruit op de grote vissen terwijl het laaghangend fruit met enige inzet bereikbaar is.

[Devlinx]

Groot denken is goed want dan ben je bezig met de toekomst. Maar voor realistische praktijk nu is misschien beter advies eerst een historie op te bouwen, ervaring op doen, leren en richten op kleinere aantallen of simpelere produkten.

 

Vreemd advies. TS is ondernemer, een potentiele grote afnemer is geintresseerd in zijn producten, en jij adviseert hem eigenlijk om niet om de tafel te gaan. TS vraagt juist advies omdat hij het gesprek wel aangaat maar er geen ervaring in heeft.

 

@TS: naast de eerder gegeven adviezen kun je overwegen om iemand mee te nemen (in te huren) die hier wel ervaring in heeft. (als je niemand kent zou je die vraag zelf kunnen uitzetten in Vraag & Aanbod op HL)

 

Gr

Devlinx

 

[Marco van den Maagdenberg]

Groot denken is goed want dan ben je bezig met de toekomst. Maar voor realistische praktijk nu is misschien beter advies eerst een historie op te bouwen, ervaring op doen, leren en richten op kleinere aantallen of simpelere produkten.

 

Dus TS kan volgens jou die afspraak beter afzeggen?

 

Kom nou Paul ! Een mede-ondernemer wordt geconfronteerd met een grote partij en vraagt hier op Higherlevel wat adviezen van gepokte en gemazelde ondernemers en jij stuurt hem het bos in?

[geanonimiseerd__]

Groot denken is goed want dan ben je bezig met de toekomst. Maar voor realistische praktijk nu is misschien beter advies eerst een historie op te bouwen, ervaring op doen, leren en richten op kleinere aantallen of simpelere produkten.

 

Dus TS kan volgens jou die afspraak beter afzeggen?

 

Kom nou Paul ! Een mede-ondernemer wordt geconfronteerd met een grote partij en vraagt hier op Higherlevel wat adviezen van gepokte en gemazelde ondernemers en jij stuurt hem het bos in?

 

Neen, dan lezen jullie niet goed heren. Als ik dat advies nuttig gevonden had, had ik dat wel zo gezegd maar dat staat er niet.

 

Wat ik wel zeg is meer in de trant van: leuk om op gesprek te mogen maar mijn ervaring is dat je meeste hoop kan hebben op gesprekken met kleinere partijen als je dat al zo in een hokje kan plaatsen. Een dag heeft maar 24 uur en je kan alle hoop vestigen op luchtkastelen of vanaf de grond af iets gedegen opbouwen. Ik zeg niet dat ik gelijk heb, of mijn suggestie de juiste is want er zijn meer wegen die naar Rome leiden natuurlijk.

 

Ik wens natuurlijk net als jullie dat TS wegloopt met een giga order want dan doet hij het in 1x beter dan 99% van alle andere HL deelnemers.

[Norbert Bakker]

Mod toelichting: topic opgeschoond van reactie op kneus en reactie/motivatie van kneusgever daarop.

[Roel J]

Toch maar weer even terug naar waar je op moet letten.

 

Belangrijk is zo goed mogelijk voorbereid te zijn en vooral ook kritisch naar je eigen organisatie te kijken. Beetje afhankelijk van het product kosten dit soort trajecten vaak geruime tijd zeker als je een vaste leverancier wordt en de relatie zal in fasen worden opgebouwd. Er zijn letterlijk 10 tallen zo niet honderden zaken waar je op moet letten in het traject.

Even puntsgewijs wat zaken om op te letten,

De leverancier

- Met wie zit je aan tafel is dat de Category buyer ofwel de hoofdinkoper, of spreek je met 1 van zijn assistenten of een "sourcing specialist" die vooral aan het verkennen is wat er zoal in de markt gebeurd.

- Waarom is men bij jou gekomen? Was er iemand enthousiast over je product of gewoon het afwerken van een longlist van potentiële leveranciers.

- Wil men jou als vaste leverancier of zoeken ze voor een actieperiode een mooie aanbieding, heel belangrijk om te weten want als vaste leverancier

- Inkoopvoorwaarden zullen vaak gepresenteerd worden als vaststaand feit, maar "trap” daar niet meteen, durf betaalafspraken te beperken tot de pilotfase en dat als de hoofdfase doorgaat er opnieuw gesproken kan worden. Als men enthousiast is over de pilot/testfase is het vaak veel makkelijker afspraken maken.

 

 

Je eigen organisatie

- Wat is de impact op je eigen organisatie als je grote orders gaat krijgen, word je niet financieel of logistiek gegijzeld door deze ene nieuwe klant, waardoor levering naar andere klanten in gevaar komt.

- Hoe snel kun je je inkoopvolume opvoeren en betrouwbaar op hoog niveau houden. Zowel als je zelf produceert of als je elders inkoopt hoe snel kun je opschalen, kunnen jou (toe)leveranciers mee opschalen en hoe snel kan dat (als het structureel moet kan het zo maar maanden kosten om dat te realiseren en te borgen) of zijn er nieuwe extra leveranciers nodig en hoe lang hebben die nodig om op te starten.

- Hoe lever je nu je producten naar de klant als je volume sterk toeneemt, is het zinvol om er zelf nog tussen te zitten of laat je van de fabriek naar de klant leveren. Kun je de grote klant misschien faciliteren in het logistiek proces.

Bijv. als de klant het toestaat, het product geschikt is zodat jij direct naar winkels kunt leveren kan dat de tijd dat de producten bij de klant op voorraad zijn (in het distributiecentrum en de winkels) sterk verkorten en daarmee komt er vaak ook ruimte voor snellere betaling.

- Kunnen en willen je leveranciers meebewegen in hun leveringscondities.

- Neem de tijd om alle risico’s en gevolgen te overzien voor je eigen organisatie. Pak het aan als een grootschalig project of misschien wel bijna een ondernemingsplan, maak een goed overzicht van alle zaken waar je tegenaan en de gekozen oplossing incl. financiering. Begin maar eens met een simpel doorlooptijd van een grote order en de financiële impact met bepaalde betaaltermijnen.

 

Wat ik ook altijd belangrijk vind. Doe je niet groter voor dan je bent, als er serieuze interesse blijkt te zijn, wees dan open over belangrijke knelpunten die betrouwbare levering bedreigen, geef realistische tijdsplanningen af en zorg. Grote partijen schrikken meestal niet van een aanlooptijd van een aantal maanden, zorg dus ook dat je hun verwachtingen (vooraf) kent en niet uitgaat van je eigen verwachtingen. Grote organisaties functioneren totaal anders (vaak trager) als kleine organisaties.

Ik kan nog wel even doorgaat, zoveel om aan te denken, maak voor jezelf een goed overzicht en probeer zaken zo goed mogelijk in te schatten, je hoeft zeker niet alle antwoorden te hebben bij het eerste gesprek maar het feit dat je ergens al over of aan gedacht hebt zorgt alleen maar dat je goed voorbereid bent en dat je sterk overkomt als de vraag op tafel komt.

 

[waard500]

Iedereen bedankt voor alle reacties! Ik waardeer het echt ontzettend. Wat is zo'n forum voor startende ondernemers waardevol.

Ik zal morgen even inhoudelijk ingaan op alle reacties.

[waard500]

Mijn persoonlijke ervaring (met inkoop van een grote keten tuincentra):

 

Worden producten eerst getest voordat een order wordt geplaatst

Afhankelijk van soort product (bijv iets met een stekker of speelgoed) kan van jouw worden verlangd dat jij - dus op jouw kosten - het product en het productieproces getest hebt of laat testen op samenstelling, deugdelijkheid en consumentenveiligheid bij - bijvoorbeeld - TNO of TÜV.

Maar er zijn ook veel organisaties die de producten ook altijd zelf laten testen voordat er grote volumes afgenomen worden. Geen enkel sterk en vertrouwd merk zit te wachten op een akkefietje met een ondeugdelijk product met bijbehorende publiciteit en recall.

 

Gaan dit soort grote bedrijven direct al uit van grote aantallen, of proberen ze nieuwe producten eerst op kleine schaal uit

Meestal dat laatste, pilot in een paar vestigingen en/of mark(e)t(ing) onderzoek. Maar heel soms zijn ze ook zo overtuigd van iets nieuws dat ze onmiddellijk uitrollen om de eerste te kunnen zijn. Dat gebeurde bij de tuincentra bijvoorbeeld met die gekke kleine huisjes voor onder de kerstboom: daar werd in the blind gelijk een miljoenenorder geplaatst. (maar eerlijkheidshalve: dat kwam ook omdat het in andere EU landen al zo'n grote hype was)

 

Bedankt voor je reactie.

Ben je zelf inkoper geweest voor een grote keten tuincentra? Of heb je te maken gehad met een dergelijke inkoper?

Het stuk over het testen van het product is waardevol. Ik heb de websites en informatie van de TNO/TUV uitvoerig doorgenomen.

 

Bovenstaande klinkt verder logisch en verstandig. Ik kan me goed voorstellen dat dergelijke ketens een bepaalde "zekerheid" willen inbouwen. Dit kan op basis van al behaalde resultaten in het verleden. Als dit nog ontbreekt ligt een pilot het meest voor de hand (wanneer men voldoende overtuigd is).

[waard500]

Let ook enorm goed op wat je afspreekt over levering en betalingstermijnen. Deels uiteraard door het risico op omvallen van de grote keten die je op het oog hebt, maar vooral omdat je de benodigde financiën omtrent leveren op krediet waarschijnlijk niet kunt behappen. Afspreken dat je de producten op krediet levert en het vervolgens niet kunnen financieren is een veelgemaakte fout.

 

Veel grote ondernemingen kennen de waardecreatie die gratis leverancierskrediet op kan leveren en pogen alles op rekening af te nemen. Werkkapitaalmanagement en de invloed hierop op vrije kasstromen is bij grote ketens geïndoctrineerd. Ze kennen de waarde van leverancierskrediet, en zullen echt je geleverde voorraad niet vooraf gaan betalen. Dit betekent dat je de liquiditeiten moet hebben om waarschijnlijk het overgrote deel van de voorraad voor de keten te financieren. En dat tikt aan als je direct bij vele vestigingen mag leveren.

 

Betaaltermijnen van 45 dagen zijn echt geen uitzondering. Zeker in de huidige retailmarkt.

 

Staar je dus niet blind op wat je kunt verdienen met een levering, maar ook of je de levering wel kunt financieren. Pas dan word je er immers beter van.

 

 

Bedankt. Ik zal hier zeker op gaan letten. Ik kan me goed voorstellen dat ondernemers vaak de fout in gaan en meer aandacht geven aan wat de opdracht kan gaan opleveren.

Kritisch kijken naar de voorwaarden en condities zal ik doen. Realistisch en verstandig ondernemen combineren met een gezonde dosis ambitie!

[waard500]

Toch maar weer even terug naar waar je op moet letten.

 

Belangrijk is zo goed mogelijk voorbereid te zijn en vooral ook kritisch naar je eigen organisatie te kijken. Beetje afhankelijk van het product kosten dit soort trajecten vaak geruime tijd zeker als je een vaste leverancier wordt en de relatie zal in fasen worden opgebouwd. Er zijn letterlijk 10 tallen zo niet honderden zaken waar je op moet letten in het traject.

Even puntsgewijs wat zaken om op te letten,

De leverancier

- Met wie zit je aan tafel is dat de Category buyer ofwel de hoofdinkoper, of spreek je met 1 van zijn assistenten of een "sourcing specialist" die vooral aan het verkennen is wat er zoal in de markt gebeurd.

- Waarom is men bij jou gekomen? Was er iemand enthousiast over je product of gewoon het afwerken van een longlist van potentiële leveranciers.

- Wil men jou als vaste leverancier of zoeken ze voor een actieperiode een mooie aanbieding, heel belangrijk om te weten want als vaste leverancier

- Inkoopvoorwaarden zullen vaak gepresenteerd worden als vaststaand feit, maar "trap” daar niet meteen, durf betaalafspraken te beperken tot de pilotfase en dat als de hoofdfase doorgaat er opnieuw gesproken kan worden. Als men enthousiast is over de pilot/testfase is het vaak veel makkelijker afspraken maken.

 

 

Je eigen organisatie

- Wat is de impact op je eigen organisatie als je grote orders gaat krijgen, word je niet financieel of logistiek gegijzeld door deze ene nieuwe klant, waardoor levering naar andere klanten in gevaar komt.

- Hoe snel kun je je inkoopvolume opvoeren en betrouwbaar op hoog niveau houden. Zowel als je zelf produceert of als je elders inkoopt hoe snel kun je opschalen, kunnen jou (toe)leveranciers mee opschalen en hoe snel kan dat (als het structureel moet kan het zo maar maanden kosten om dat te realiseren en te borgen) of zijn er nieuwe extra leveranciers nodig en hoe lang hebben die nodig om op te starten.

- Hoe lever je nu je producten naar de klant als je volume sterk toeneemt, is het zinvol om er zelf nog tussen te zitten of laat je van de fabriek naar de klant leveren. Kun je de grote klant misschien faciliteren in het logistiek proces.

Bijv. als de klant het toestaat, het product geschikt is zodat jij direct naar winkels kunt leveren kan dat de tijd dat de producten bij de klant op voorraad zijn (in het distributiecentrum en de winkels) sterk verkorten en daarmee komt er vaak ook ruimte voor snellere betaling.

- Kunnen en willen je leveranciers meebewegen in hun leveringscondities.

- Neem de tijd om alle risico’s en gevolgen te overzien voor je eigen organisatie. Pak het aan als een grootschalig project of misschien wel bijna een ondernemingsplan, maak een goed overzicht van alle zaken waar je tegenaan en de gekozen oplossing incl. financiering. Begin maar eens met een simpel doorlooptijd van een grote order en de financiële impact met bepaalde betaaltermijnen.

 

Wat ik ook altijd belangrijk vind. Doe je niet groter voor dan je bent, als er serieuze interesse blijkt te zijn, wees dan open over belangrijke knelpunten die betrouwbare levering bedreigen, geef realistische tijdsplanningen af en zorg. Grote partijen schrikken meestal niet van een aanlooptijd van een aantal maanden, zorg dus ook dat je hun verwachtingen (vooraf) kent en niet uitgaat van je eigen verwachtingen. Grote organisaties functioneren totaal anders (vaak trager) als kleine organisaties.

Ik kan nog wel even doorgaat, zoveel om aan te denken, maak voor jezelf een goed overzicht en probeer zaken zo goed mogelijk in te schatten, je hoeft zeker niet alle antwoorden te hebben bij het eerste gesprek maar het feit dat je ergens al over of aan gedacht hebt zorgt alleen maar dat je goed voorbereid bent en dat je sterk overkomt als de vraag op tafel komt.

 

 

Bedankt voor alle adviezen. Vrijwel alles is bruikbaar! Er zijn inderdaad zo ontzettend veel zaken om aan te denken. Daarom ben ik ook blij met alle opmerkingen.

Ik merk dat ik me als jonge ondernemer blijf ontwikkelen. iedere ondernemer maakt foutjes, het is de kunst om daarvan te leren.

Ik sta open voor tips en advies, zeker op zo'n interessant forum vol ervaren ondernemers.

 

Ik zal binnenkort verslag doen van de situatie en wat meer uitleggen, het ziet er vooralsnog positief uit.

Nogmaals dank, ik waardeer het zeer.

[Aafke]

Beste allemaal,

 

Graag zou ik jullie adviezen lezen over hetvolgende:

 

Ik heb diverse geimporteerde producten, denk hierbij aan badkleding, div. sieraden en telecom/tablet producten.

 

Ik heb hier enkele weken terug diverse 'dag deals' website's over gemaild.

 

1 hele bekende website hapte toe, ze wouden een prijs van me weten, ik heb ze de prijs gemaild maar ze vonden het te duur. Daarop stuurde ik een email met dat ik ook diverse andere producten had.

 

Ruim een week later kreeg ik een email met de mededeling of het niet een goed idee was om een kennismakings gesprek aantegaan, hierop heb ik akkoord gegeven en hebben morgen een afspraak.

 

Echter denk ik niet dat ze weten dat ze te maken hebben met een 19 jarige studente. Dit is me eerste gesprek met een groot bedrijf en zou daarom graag jullie adviezen willen over wat ik ervan moet verwachten, en de do and dont's.

 

Alvast bedankt!

 

Mod-edtt: titel verhelderd

 

[Norbert Bakker]

Of heb je te maken gehad met een dergelijke inkoper?

Dat laatste. Ik begeleidde de inkoper inhoudelijk bij het onderhandelen met verzekeraars. Ik kan je dus helaas niet verder helpen met marges e.d.

[Norbert Bakker]

 

Echter denk ik niet dat ze weten dat ze te maken hebben met een 19 jarige studente. Dit is me eerste gesprek met een groot bedrijf en zou daarom graag jullie adviezen willen over wat ik ervan moet verwachten, en de do and dont's.

 

Alvast bedankt!

 

Even samengevoegd met dit topic. Scheelt een hoop dubbel commentaar