Hoeveel tijd kost dat nou, administratie bijwerken en btw-aangifte doen?

[Belastingdienst]

De Belastingdienst wil inlevend communiceren met ondernemers. We willen de situatie van ondernemers begrijpen en vandaaruit werken aan verbetering van processen en producten. Daarom zou ik graag willen weten wat we eigenlijk van ondernemers vragen met ‘administratie doen’ en ‘aangifte doen’. Starters vragen dat ook aan ons: waar moet ik rekening mee houden? Hoeveel tijd kost me dat?

 

De administratie van veel ZZP’ers is vaak redelijk overzichtelijk. Zeker als je geen voorraad of allerlei materiaal hebt om je product of dienst te leveren. En je wilt als ondernemer toch weten hoe je er financieel voorstaat? Daarom denkt de Belastingdienst dat veel starters en ZZP’ers hun administratie en btw-aangifte best zelf kunnen doen. Maar hoe denk jij als ondernemer daar zelf over? We zijn benieuwd naar je antwoorden op de volgende vragen:

 

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.)

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen?

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?

 

Alvast bedankt voor je reactie!

 

Wilma

Webcareteam Belastingdienst

[Marcel Spruit R.I.P.]

Zou het niet veel logischer zijn als jullie het ook in dit geval de klant makkelijker zouden maken en het aangiftetijdvak veranderen in een kalenderjaar?

Sympathiek voorstel! Wellicht heb ik mijn vertrouwen in de mensheid al verloren, maar ik zie dit slecht uitpakken.

Als iemand elk kwartaal 3.000,- btw moet betalen en dit lukt hem/haar niet, dan zou de Belastingdienst het dus mogelijk kunnen maken om het aangiftetijdvak te wijzigen naar een kalenderjaar, zodat die persoon in maart 12.000,- moet betalen.

Ik vrees dat de kans groot is dat de persoon die moeite heeft om elk kwartaal btw aan te geven en te betalen, die moeite in maart van het jaar erop nog steeds heeft, die moeite is wellicht zelfs veel groter geworden gezien het bedrag.

 

Ik ben het met je eens dat het overzetten naar maand-aangifte nogal een straf kan zijn, maar ik vermoed dat het een goed werkende stok achter de deur is om de gewenste gedragsverandering te realiseren.

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ging er vanuit dat dit een prima opzet was omdat ik nauwelijks debiteuren/crediteuren heb op een enkele post na aan het eind van het kwartaal. :-\

Volgens mij is dit ook een prima opzet, ik zie fiscaal geen reden om het per se anders te doen.

Het is belangrijk dat je de btw op je verkoopfacturen afdraagt op de aangifte van het kwartaal waar de factuurdatum in ligt, dus als je het kasstelsel gebruikt, wel goed kijken dat je de ontbrekende debiteuren (de heidenen die nog niet betaald hebben) ook nog even inboekt of op z'n minst meeneemt in de btw-aangifte.

En je loopt een klein risico op btw die je te laat terugvraagt, maar aangezien je tegenwoordig tot 1.000,- mag corrigeren in de btw-aangifte van het volgende kwartaal, zal de fiscus daar vast niet om mauwen.

 

Eventuele tussenvariant zou kunnen zijn om de debiteuren (verkoopfacturen) wel in te boeken en verder alles o.b.v. het kasstselsel te doen, maar waar bemoei ik me mee. Zolang de administratie voor jouw bedrijf werkt en je fiscale verplichtingen er correct door zichtbaar worden, voldoet het volgens mij.

[henkh]

Het is belangrijk dat je de btw op je verkoopfacturen afdraagt op de aangifte van het kwartaal waar de factuurdatum in ligt, dus als je het kasstelsel gebruikt, wel goed kijken dat je de ontbrekende debiteuren (de heidenen die nog niet betaald hebben) ook nog even inboekt of op z'n minst meeneemt in de btw-aangifte.

 

Op 30 juni had ik geen crediteuren, de btw van 3 debiteuren die open stonden heb ik handmatig mee gerekend voor de aangifte btw. Ga voor het komende kwartaal eens kijken of ik het factuurstelsel kan toepassen en of me dat veel meer tijd kost.

 

 

 

[P.J.]

Ik ben er na 22 jaar mee gestopt om alles achter de bankafschriften te steken. Hetgeen natuurlijk ook overzichtelijk is. Sinds 1 jan 2011 steek ik alleen nog maar CC-overzichten, belastingaanslagen e.d. en opname-receipts achter de bankafschriften. De verkoopfacturen stapel ik numeriek en de inkooprekeningen stapel ik ook numeriek en de kas stapel ik op datum. Dit werkt sneller voor mij. Uiteraard lever ik ook een een schaduw-saldoverloop af, waarop dan de verkoop- en inkoopnummers met klanten/leveranciers vermeld staan. Maar het enige nut daarvan is na te zoeken op welke datum er een bepaalde betaling is gedaan of een factuur aan mij is betaald. Daar zoek ik dus nooit in. Controle van mijn boekhouding is dan ook heel simpel.

[henkh]

Voor mij is dit jaar een nieuwe start en daarom wil ik ook zelf de administratie bijhouden. Denk zelf dat ik dit jaar rond de 200 in en verkoopfacturen kom, dus redelijk overzichtelijk

 

@peter, om wat voor aantallen gaat het bij jou?

 

[Marjan]

Zou het niet veel logischer zijn als jullie het ook in dit geval de klant makkelijker zouden maken en het aangiftetijdvak veranderen in een kalenderjaar?

Sympathiek voorstel! Wellicht heb ik mijn vertrouwen in de mensheid al verloren, maar ik zie dit slecht uitpakken.

Als iemand elk kwartaal 3.000,- btw moet betalen en dit lukt hem/haar niet, dan zou de Belastingdienst het dus mogelijk kunnen maken om het aangiftetijdvak te wijzigen naar een kalenderjaar, zodat die persoon in maart 12.000,- moet betalen.

Ik vrees dat de kans groot is dat de persoon die moeite heeft om elk kwartaal btw aan te geven en te betalen, die moeite in maart van het jaar erop nog steeds heeft, die moeite is wellicht zelfs veel groter geworden gezien het bedrag.

 

Ik ben het met je eens dat het overzetten naar maand-aangifte nogal een straf kan zijn, maar ik vermoed dat het een goed werkende stok achter de deur is om de gewenste gedragsverandering te realiseren.

 

Aangifte doen is iets anders dan een betaling verrichten. Wat mij betreft kan in dergelijke gevallen op basis van een vooraf gegeven schatting maandelijks automatisch een deel worden geincasseerd door de BD, vgl. de wijze waarop de IB werkt voor ondernemers. De aangifte kan dan jaarlijks achteraf worden gedaan.

 

In het kader van verbetering van de dienstverlening zou ik dit niet zo gek vinden.....

[Marcel Spruit R.I.P.]

Kijk, zo had ik het nog niet bekeken, ik vind het goed klinken. Een inschatting van je btw-schuld op jaarbasis doorgeven aan de Belastingdienst, en het dan maandelijks laten incasseren, met achteraf één aangifte die alles rechttrekt. Ik vind het het onderzoeken waard. Omdat de btw-schuld bij lagere inkomens bijna altijd de ib-schuld overtreft, kan ik me voorstellen dat de Belastingdienst wat huiverig is omdat ze vreest dat mensen dit aanvankeiljk te laag inschatten en dan kapot gaan aan de uiteindelijke aanslag.

Maar ik vind het een interessant idee! Meneer Weekers, leest u mee?

 

[Hermes Ratgers]

Inderdaad een soort kasstelsel. gewoon uit gemakzucht.

 

Ja, op die manier kan ik in 5 minuten de administratie van een heel jaar doen - ik denk alleen niet dat de BD dat bedoelde...

 

Henk en Peter,

Er zijn ook systemen (Kleisteen) die de manier van Henk mogelijk maken. De boeking zoals Henk het doet, wordt dan weggeschreven in een (betaalde inkoop- of verkoop)factuur. Deze factuur is dan of later aan te vullen met uitgebreide gegevens.

 

Nadeel van dit systeem is minder controle op inkoopfacturen (dubbel/permanence/etc) en de omschrijvingen zijn afhankelijk van de bankafschrift.

 

[mmint]

Henk zal bij dat systeem dan toch minimaal de factuurdatum moeten ingeven en evt. nog niet betaalde/ontvangen facturen die over een kwartaalgrens gaan handmatig moeten inboeken. Ik zit denk ik ook wel onder de 200 facturen/bonnen en betalingen in het jaar. Met het inboeken ervan ben ik per kwartaal +/- een halve dag bezig. Met name de inkoop facturen/bonnetjes kosten tijd, terwijl het meestal om kleine bedragen gaat.

 

Overigens: hier kun je lezen voor wie het kasstelsel geldt.

[Belastingdienst]

@Marjan

Dankjewel voor je suggestie! Helaas is dit niet makkelijk te wijzigen, omdat het wettelijk is vastgelegd. Op dit moment mag je wel per jaar aangifte doen als je een lage omzet hebt (per jaar minder dan €1883 btw te betalen).

 

@Henk

Je bepaalt in principe zelf hoe je je administratie opzet. Deze moet wel aan een aantal eisen voldoen. Hierover lees je meer op de pagina Wat administreert u voor de btw?

Voor de inkomstenbelasting volstaat het om de opbrengsten en kosten aannemelijk te maken.

 

Karin

Webcareteam Belastingdienst

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Dat was dus de reden van mijn opmerking, Henkh - zelfs de vereenvoudigde administratie is gewoon een hoop gedoe om niks, imho... ;)

Welke gegevens administreert u?

 

U legt in uw administratie de volgende gegevens van ontvangen facturen vast:

 

[*] de datum van de factuur

[*] het nummer van de factuur

[*] de naam en het adres van de leverancier

[*] het btw-identificatienummer van de leverancier of vervoerder (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee samenhangende diensten)

[*] een omschrijving van de goederen of diensten die aan u zijn geleverd

[*] de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief

[*] het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief

 

Vereenvoudigde administratie van ontvangen facturen

 

Geeft u facturen die u ontvangt een nummer of kenmerk waarmee ze eenvoudig terug te vinden zijn? Dan mag u de gegevens die u vastlegt in uw administratie ook beperken tot:

 

[*] het nummer of kenmerk waarmee u de factuur kunt terugvinden

[*] het btw-identificatienummer van de leverancier of vervoerder (alleen bij handel met andere landen van de EU en daarmee samenhangende diensten)

[*] de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief

[*] het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief

[henkh]

zelfs de vereenvoudigde administratie is gewoon een hoop gedoe om niks

 

Je kan het wel een hoop gedoe vinden (en vooral dan met die bonnetjes) maar links om of rechts om zal je toch een administratie bij moeten houden. Wellicht kan jij aangeven hoe het volgens jou simpeler kan dan op mijn manier. ;)

 

 

 

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Wellicht kan jij aangeven hoe het volgens jou simpeler kan dan op mijn manier. ;)

 

Eh...ik stel jouw manier voor, ongeveer, maar probeer je al een tijdje duidelijk te maken dat je daarmee (op het moment) niet voldoet aan de eisen van de BD...

[Hermes Ratgers]

Zoals Henk aangeeft kan het wel via Kleisteen.

Als je de bankmutatie als kosten wegboekt, kun je deze daarna (maar ook tijdens het boeken van de bankmutaties) uitbreiden met crediteur (als de bankrekening niet al is gekoppeld), datum van factuur (niet van betaling) en alles wat je wenst.

 

Zie bijlage als voorbeeld.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Zoals Henk aangeeft kan het wel via Kleisteen.

 

Vast, maar niet met Excel. Ik heb eigenlijk alleen maar reguliere uitgaven (internet, telefoon, webserver, abonnementen) en tussendoor alleen tankbonnetjes. Ik zou dat allemaal graag, met instemming van de BD, gewoon in een bakje 'Uitgaven' willen gooien. Het is allemaal op datum en bedrag aan mijn bankafschriften te koppelen, dus...why the hassle?

[P.J.]

Het is duidelijk dat jij geen voorraad hebt Peter. ;)

[Hermes Ratgers]

Peter, ook daar is een mooie feature voor.

Je kunt nl vaste kosten inboeken en aangeven dat deze maandelijks terugkomt (zie bijlage "maandelijks"). Dus 1x inboeken, maandelijks wordt deze dan vanzelf geboekt. Eenvoudig matchen aan betaling en klaar is Peter.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Het is duidelijk dat jij geen voorraad hebt Peter. ;)

 

Ik heb hier anders een flinke lading DIV's en SPAN's liggen... ;)

 

Peter, ook daar is een mooie feature voor.

 

Ongetwijfeld, maar ik ben niet op zoek naar alternatieven, en al helemaal geen betaalde. De BD vroeg naar suggesties, en dat was de mijne. *shrug*

[henkh]

Vast, maar niet met Excel. Ik heb eigenlijk alleen maar reguliere uitgaven (internet, telefoon, webserver, abonnementen) en tussendoor alleen tankbonnetjes.

 

Nou begrijp ik waarom je het zo'n gedoe vindt. "Boekhouden met Excel" ;D Prachtig programma, Bill Gates is er rijk mee geworden maar totaal ongeschikt als boekhoudpakket.

 

En voor mijn pinbonnetjes kan ik gewoon het kasstelsel volgen want gepind is betaald dus niks met crediteuren van doen. Dat geldt ook voor mijn inkoop die ik of met Ideal betaal of vooraf overmaak naar Duitsland. En de schaarse zakelijke facturen betaal ik direct na ontvangst. Kan ik niks vergeten en krijg ik geen aanmaningen ;)

 

Zit ik alleen nog met wat debiteuren. Nu boek ik ze pas in als er betaald is en bij de aangifte btw reken ik de btw handmatig uit. Ben nu even stoeien met het boekhoud programma om een debiteurenadministratie aan te maken zodat dit probleem ook verholpen is.

 

Het is allemaal niet zo spannend, de kennis is er wel maar het toepassen is een tweede :-\

 

 

 

[mmint]

Zit ik alleen nog met wat debiteuren.

Ik heb zo het vermoeden dat die voor de BD met name interessant zijn, want met name die bepalen de BTW die je moet afdragen. Met evt. een kwartaal later terugvragen van de voorbelasting benadeel je vooral jezelf.

 

In jouw huidige systeem zal je van een laatbetalende klant ook pas laat de BTW afdragen, terwijl op basis van de factuur datum de afdracht veel eerder kan zijn. (Nb.Betaalt die klant uiteindelijk helemaal niet, dan kan je volgens deze webpagina de btw van de oninbare vordering later terugvragen.)

[Joost Rietveld]

Zullen we even terug on topic gaan?!

 

Welke programma's wel en minder geschikt zijn en of je moet nummeren is niet bepaald relevant voor de vraagstelling.

 

Mod pet af:

 

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding? een uur per maand

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.) eens per maand

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen? 10 minuten

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software? zelf, via BD.nl

- Als extra vraag: wat verstaan jullie onder het doen van administratie? alle handelingen die bijdragen aan de uiteindelijke balans en W&V

[Belastingdienst]

Bedankt voor alle (on-topic-)reacties ;) Dit helpt ons om nog meer vanuit de ondernemer te denken en te communiceren. De reacties hier hebben ook concreet bijgedragen aan de campagne die op 17 oktober start. Dank daarvoor!

O.a. door jullie input hebben we ervoor gekozen om de boodschap over de btw-aangifte de ‘ondernemerscorvee’-plek te geven die het bij ondernemers logischerwijs heeft. Vandaar dat gekozen is voor het concept ‘By the way, de btw’.

By the way, de btw

“Btw-aangifte doen hoort er voor iedere ondernemer gewoon bij. Wil je dat we je helpen herinneren aan de btw-aangifte? Meld je dan aan voor onze gratis sms-alert voor starters via belastingdienst.nl/starters”. Met deze boodschap wil de Belastingdienst startende ondernemers eraan te herinneren op tijd btw-aangifte te doen (zelfs als ze nog geen omzet hebben).

Op Belastingdienst.nl/actueel staat een nieuwsbericht over de campagne.

Radiospot luisteren

Video sms-alert aanvragen

Wilma

Webcareteam Belastingdienst

[Linda Maas]

Leuk, bedankt voor de terugkoppeling! Met het radiospotje is ook Higherlevel weer eens in het nieuws :)

 

Wat ik echter mis in het filmpje en het spotje is de noodzaak waarom men dit moet doen. Of verdwijnt de brief nog niet?

Indien men het spotje hoort, of de video ziet, kan men denken niet nodig want ik krijg de brief al?

 

[edit, ik zie nu dat die 'discussie' niet in dit topic was maar hier naar aanleiding van de column dat de brief verdwijnt]

[Belastingdienst]

Hoi Linda,

 

Dank voor je reactie. De aangiftebrief verdwijnt inderdaad, al staat dit los van de campagne. Op tijd je btw-aangifte doen is altijd belangrijk. De campagne is gericht op het op tijd doen van je btw-aangifte en de service die we daar voor bieden. Zoals de sms-alert voor startende ondernemers of de e-mailservice voor alle ondernemers.

 

Rianne

Webcareteam Belastingdienst

 

[Jean Ecogeneration]

Ik vind dit wel een gemiste kans om werkelijk wat innovaties door te voeren voor al die ploeterende starters. Ik denk niet dat er veel ondernemers de BTW echt vergeten. Ze komen er gewoon niet aan toe of ze hebben het juiste overzicht nog niet. Zo'n SMS is een veel te kortstondige herinnering (klikken en hij is weg). De BD had beter een heel eenvoudig on-line administratiepakketje kunnen aanbieden waarvan de achtergrond rood kleurt zolang de BTW aangifte nog niet is ingediend (of iets in die richting).